Vad bör offertförfrågan, inköpsorder och kontrakt minst bestå av för parameter?

Transkript

1 1 Vad bör offertförfrågan, inköpsorder och kontrakt minst bestå av för parameter? Parameter (inköpsorder som exempel) Syftet med en inköpsorder är att förmedla inköpsbehov till leverantör samt påvisa under vilka förutsättningar inköpet sker genom att specificera pris, antal, villkor, etc. En inköpsorder är också ett dokument som verifierar att avtal slutits om: den kan ses som en accept på en offert given i muntlig eller skriftlig form. ordern accepteras ovillkorligt av leverantör. Detta gäller specifikt om sedvänja och handelsbruk medger detta förfarande. En kopia på inköpsorden skall alltid sparas. Det räcker ofta med att en kopia finns i MPS-systemet under förutsättning att det är en exakt kopia på vad som skickades till leverantören. Titel inköpsorder. Titeln inköpsorder ger dokumentet den legala stämpeln som avtalet kräver. Titeln inköpsorder kan ersättas av mindre vedertagna texter som beskriver dokumentets syfte. Beställare (företagsnamn, adress och telefonnummer). Skall beskriva vilket företag som är den legala parten i avtalet. Adress och telefonnummer hjälper säljaren i kontakten med köparen. Referens till inköpare. Kontaktdata för säljaren. Notera att den person som handlägger inköpsorden ej behöver vara den person som signerar avtalet, dels beroende på attestregler, dels beroende på hur inköpsprocessen är uppbyggd. Inköpsordernummer. Vanligtvis genererar ett MPS system ett unikt löpnummer för varje dokument som tas ut ur systemet. Om ett MPS system saknas skall en unik löpnummerserie skapas. Inköpsorder numret syftar till att ge dokumentet ett namn som både köparens och säljarens organisation kan relatera till. Inom köparens organisation används inköpsorder numret vid matchning av leveranser samt matchning av fakturan från leverantör. Leverantör (adress och referens). Skall beskriva vilket företag som är den legala parten i avtalet. Adress och telefonnummer hjälper köparen i kontakten med säljaren. Leveransadress. Leveransadress är den plats dit inköpt produkt skall levereras. Om ett leveransvillkor används som anger att leverantören ansvarar för transport är leveransadressen överlämningspunkt där ägande och risk övergår från säljare till köpare.

2 2 Fakturaadress Faktura adress anger den plats dit leverantören skall skicka sin faktura. Det är ej ovanligt att beställarens adress, leveransadress och fakturaadress är den samma. Specifikation av inköpt produkt/tjänst. Syftet med specifikation är att köpare och säljare har en gemensam uppfattning om förväntade effekter av inköpet. Omfattningen av inköpt produkt/tjänsts specifikation kan vara mycket skiftande. Om produkten/tjänsten är unik och komplex kan en specifikation utgöra flera hyllmeter text medan den andra ytterligheten är en kort rad. Vid ett komplext inköp är det vanliga att inköpsordern endast har en hänvisning till ett dokument som i sin tur beskriver produkten/tjänsten vidare, t ex beställning av produkt enligt dokument SMI Pris och valuta. Pris är en central del av en inköpsorder. Priset skall spegla det som skall levereras. Det är dock viktigt att notera pris är en del av kostnaden vid ett inköp. Övriga villkor såsom t ex betalningsvillkor och leveransvillkor påverkar kostnaden i olika grad. Pris kan hämtas från många källor; varubörser, kataloger (även på Internet), offerter, löpande avtal eller auktioner (även på Internet). Vid handel i annan valuta än den egna uppstår även valuta risker. Om en valutas värde förändras relativt den egna valutan påverkas kostnaden för den inköpta produkten/tjänsten. I större företag bevakar finansavdelningen valutors utveckling och terminssäkrar. Speciellt vid större upphandlingar bör valutarisker hanteras separat. Betalningsvillkor. Betalningsvillkor specificerar hur betalning för inköpt produkt/tjänst skall gå till. Det vanligaste sättet är betalning efter leverans. Ett betalningsvillkor kan vara 30DN vilket betyder att betalning skall ske 30 dagar efter leverans. Nedan finner ni en tabell som anger hur ett förändrad betalningsvillkor påverkar kostnaden relativt kontaktbetalning. Betalningsvillkor Rabatt vid 5% ränta Rabatt vid 10% ränta Rabatt vid 15% ränta Kontant till 30DN 0,42 % 0,83 % 1,25 % Kontant till 60DN 0,83 % 1,66 % 2,50 % Kontant till 90DN 1,25 % 2,50 % 3,75 % Kontant till 120DN 1,66 % 3,33 % 5,00 % Ränta utgör i detta fall företagets krav på kapitalavkastning. Om räntan ör 10 % samt 60 dagars kredit erhålles är rabatten, relativt kontant betalning, (30/360) * 10 % = 0,83 %. Leveransvillkor (ev förpackning och transportinstruktioner). Leveransvillkor anger vem av parterna, det vill säga säljaren eller köparen, som ska bära risken för skador samt svara för kostnader vid köp där varan ska fraktas. Det är väsentligt att säljare och köpare är överens om följande: betalning för transporten

3 3 försäkring av varan under transporten betalning av försäkringspremie betalning av tullavgifter och skatter bokning av transportör och ifyllning av dokument INCOTERMS 2000 utgiven av ICC utgör det vanligaste verktyget för att lösa fördela risk och ansvar för ovan 5 parameter. Det finns 13 olika villkor där FCA och DDU/DDP utgör de vanligaste. Läs mer under INCOTERMS 2000 kapitel nedan. Ett korrekt sätt att använda t ex FCA villkoret är FCA SE NORRKÖPING som anger att leveransvillkor är FCA med överlämningspunkt i Norrköping, Sverige. Om köparen ansvarar för transporten måste transportinstruktioner förmedlas till leverantören. Vilken transportör skall användas och är det en speciell service hos transportören (24h service med flyg eller billigast möjliga?) måste det anges. Närliggande till transportinstruktioner är förpackning och märkningsinstruktioner. Om företaget har generella eller specifika krav på hur godset skall förpackas kan hänvisning till en sådan instruktion vara lämplig. Det är även möjligt att göra förpackningsinstruktionen som en del av produktspecifikationen. Se även avsnitt om incoterms och allmänna bestämmelser. Hänvisning till avtal, offert eller villkor. På inköpsorder går det att, via hänvisning, inkludera andra villkor eller avtal. T ex går det att hänvisa till NSAB 2000 vid upphandling av transporttjänster. Antal (enhet). Här anges hur kvantiteten av det som beställts. Notera att antal kan uttryckas i tusental (t ex 10k st = st), i antal förpackningar (48 förp), i antal meter, etc. Leveransdatum. Leveransdatum anger det datum godset/tjänsten skall levereras enligt leveransvillkor. Notera att om leveransvillkoret säger att köparen ansvarar för godset utgör leveransdatum det datum godset finns tillgänglig på utpekat plats för avhämtning av köparen. Det innebär troligtvis att godset inte är tillgängligt för köparen på leveransdatum. Inom vissa verksamheter idag räcker inte leveransdag utan leveransdatum inkluderar även ett klockslag när leverans skall ske. Instruktion, (t ex ordererkännande inom 24h). I vissa fall kan specifika instruktioner vara nödvändiga. Ett exempel är om det är nödvändigt med ett snabbt ordererkännande eller en snabbare transport vad som är normal fallet.

4 4 Organisation och momsregistreringsnummer. Det underlättar för säljaren att följa upp köpande företag om ovan id nummer är tillgängliga på ett enkelt sätt. Underskrift. För att dokumentet skall vara en giltig inköpsorder skall inköpsorder signeras. Vidare rekommenderas studier av signering av EDI-order samt regler om fullmakt. Dessutom bör avsnitt om attest regler läsas.

5 5