Datum. Svar: Ja, om det rör sig om frakt enligt tjänstefunktion 8 kan Leverantören ta betalt för detta.

Transkript

1 1 (7) Datum Sak- och Diarienr (åberopas) 949-A /2016 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Ansvarig handläggare Arash Jahani E-post FRÅGOR OCH SVAR 3 Fråga 1: Fråga angående punkten 2.1 i bilaga 5. I denna punkt framgår att ett visst antal artiklar ska skickas till myndigheten för leveranskontroll. Artiklarna returneras sedan av er varpå detta inte ska räknas som en retur enligt tjänstefunktion 3. Men visst är det OK att fakturera frakten för sändningen mellan oss och er enligt tjänstefunktion 8? Ja, om det rör sig om frakt enligt tjänstefunktion 8 kan Leverantören ta betalt för detta. Fråga 2 Fråga angående punkten 1 i bilaga 5. Varuvärdet är cirka 51 miljoner kronor. Ska leverantören teckna försäkring för skada, stöld och brand för detta belopp eller tillhandahåller ni försäkring för detta? Se punkten 29 i bilaga 4, Avtal angående försäkring. Fråga 3: Hur många unika artiklar lagerförs idag och ungefär hur många nya artiklar tillkommer varje år? Antalet unika artikelvarianter på lager är cirka 2000 stycken. Det finns ingen statistik på hur många nya artiklar som tillkommer varje år. Postadress Polismyndigheten Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2 Fråga 4: Fråga angående punkten 2.1 i bilaga 5. Får vi noteringar från er eller artikelleverantörerna i förväg på inkommande material? Exempelvis kopia på orderbekräftelse från leverantören? När godset har lämnat avsändaren ska en föravisering om ankommande gods skickas till Leverantören per e-post. Föraviseringen innehåller nedan information: Kund Leverantör Ordernummer Artikelnummer Antal kolli Antal pall Typ av leverans (container eller trailer) Beräknat leveransdatum Packlista Bokning av leverans/lossning görs per telefon eller per e-post till Leverantören senast dagen innan av avsändaren/avsändarens speditör. Fråga 5: Fråga angående punkten 9.1 i bilaga 5. Här framgår att större sändningar ska levereras på pall. Får kostnaden för pall debiteras myndigheten extra eller ska pallen vara kostnadsfri? De fraktpriser enligt tjänstefunktion 8 som av anbudsgivare angetts för bland annat respektive vikterintervall ska gälla under avtalstiden. Inga ytterligare kostnader får tillkomma. Fråga 6: Fråga angående punkten 9.1 i bilaga 5. För varje försändelse ska en följesedel bifogas. Denna ska bland annat innehålla pris. Är det vårt pris enligt denna upphandling eller priset från leverantören av plaggen, dvs inköpspriset? Följesedeln ska innehålla information om försändelsens innehåll, det vill säga artikelnummer, artikelbenämning, antal samt produktens pris. Fraktkostnad behöver inte skrivas ut på följesedeln. Artikelpris tillhandahålls från berörd myndighet.

3 3 Fråga 7: Kan man få ett exempel på en orderfil innehållande utrustning för minst två personer? Gärna både en PDF och en exportfil direkt från Agresso (xml eller vad det nu kan vara för format). Se bilaga 1 och bilaga 2 till Frågor och svar 3. Fråga 8: Fråga angående punkten 2.2 i bilaga 5. Hur säkerställer vi att endast behörig personal lägger beställningarna? Berörd myndighet kommer göra beställningar i sina respektive affärssystem som endast behöriga beställare har tillgång till. Berörd myndighet kommer även vid avtalsstart skriftligen uppge de personer som är behöriga att göra beställningar enligt Avtalet. Under avtalstiden kommer detta att meddelas enligt de instruktioner som framgår av Avtalet. Fråga 9: Vi förstår inte skillnaden mellan normalorder och artikelleverantörsorder enligt bilaga 5. Kan ni försöka förklara det lite närmare. Normalorder avser utleverans till fasta leveransadresser för de berörda myndigheterna. Artikelleverantörsorder avser utleverans till adresser för artikelleverantörerna, till exempel när vi skickar material och tillbehör till våra leverantörer. Fråga 10:1: Fråga angående punkten 4.1, i bilaga 5. Flera frågor avseende samma punkt. Om mottagaren beställt fel storlek och vill byta. Kommer då en ny order (normalorder eller expressorder) för den nya storleken eller sker detta direkt inom ramen för returer (dvs utan ny order). Ny eventuell utleverans sker inom ramen för tjänstefunktion 3 vid till exempel byte med mera, leverantören kan då även ta betalt för frakt enligt tjänstefunktion 8 i en dylik situation. Fråga 10:2: Om fråga 10:1 = nej förutsätter vi att frakten för den nya leveransen av korrekt storlek/artikel får faktureras enligt tjänstefunktion 8.

4 4 Se svar på fråga 10:1. Fråga 10:3: Ungefär hur stor del av returerna avser felaktig storlek/artikel där en ny produkt ska skickas tillbaks till kunden? Det finns ingen dokumenterad statistik på det som efterfrågas, men uppskattningsvis består majoriteten av alla returer av fel storlek och ångrat köp. Fördelningen däremellan är cirka 80 procent fel storlek och 20 procent ångrat köp. Fråga 11: Fråga angående punkten 5 i bilaga m3 ska avsättas för ert behov. Har ni något önskemål över hur mycket som bör vara ren golvyta, pallplatser och hyllmeter? Detta för att kunna planera layout i våra lokaler. Om ni har svårt att svara på frågan kan ni utgå från vad nuvarande leverantör använder för ändamålet. Så länge alla villkor som framgår av Förfrågningsunderlaget efterföljs finns inga önskemål om layouten. I dagsläget förvaras majoriteten av artiklarna på hyllor, detta för att underlätta plockning av artiklarna. Fråga 12:1-12:5: Frågor angående bilaga 5 och bilaga 6. Lagret ska hållas separat från övriga artiklar och enligt Säkerhetsskyddsavtalet får endast godkänd personal få tillgång till hemliga uppgifter. Är det OK med följande: 12:1 Att lossning och inleverans av era artiklar sker där personer utanför Säkerhetsskyddsavtalet har tillgång till samt att artiklar utanför ert avtal förvaras. 12:2 Ankomstkontroll sker i lokal där personer utanför Säkerhetsskyddsavtalet har tillgång till samt att artiklar utanför ert avtal förvaras. 12:3 Artikelkontroll sker i lokal där personer utanför Säkerhetsskyddsavtalet har tillgång till samt att artiklar utanför ert avtal förvaras. 12:4 Märkning och paketering av order sker i lokal där personer utanför Säkerhetsskyddsavtalet har tillgång till samt att artiklar utanför ert avtal förvaras.

5 5 12:5 Utgående gods (förpackat i kartonger/påsar) i väntan på upphämtning av transportör där personer utanför Säkerhetsskyddsavtalet har tillgång till samt att artiklar utanför ert avtal förvaras. Svar, allmänt angående 12:1-12:5: Generellt gäller att Säkerhetsskyddsavtalet blir tillämpligt om tjänstefunktioner som utförs av Leverantören omfattas av Säkerhetsskyddsavtalets bestämmelser. Svar 12:1: Lossning från lastbil/container kan ske utanför villkorens avsedda lokaler, men efter lossning ska godset skyndsamt förflyttas till avsedd lokal som följer villkoren. Inleverans omfattas av bilaga 6 varför endast godkänd personal får hantera inleveranser i avsedd lokal som följer villkoren. Svar 12:2: Ankomstkontroll omfattas av bilaga 6 varför endast godkänd personal får hantera ankomstkontroll i avsedd lokal som följer villkoren. Svar 12:3: Artikelkontroll omfattas av bilaga 6 varför endast godkänd personal får hantera artikelkontroll i avsedd lokal som följer villkoren. Svar 12:4: Märkning omfattas av bilaga 6 varför endast godkänd personal får hantera märkning i avsedd lokal som följer villkoren. Svar 12:5: Polismyndigheten tolkar utgående gods som utleverans enligt Förfrågningsunderlaget. Utleverans omfattas av bilaga 6 varför endast godkänd personal får hantera utleverans i avsedd lokal som följer villkoren. Lastning till lastbil kan ske utanför villkorens avsedda lokaler, men förvaring av packat gods i väntan på upphämtning ska ske i avsedd lokal som följer villkoren.

6 6 Fråga 13: Vilken säkerhetsnivå har ni på uttransporterna idag? Föregående upphandling hade, likt den här upphandlingen, Säkerhetsskyddsavtal nivå 1. Föregående upphandling genomfördes för cirka 4 år sedan varför villkoren kan se annorlunda ut jämfört med de villkor som är aktuella för den här upphandlingen. Ta gärna del av frågor och dess svar, 12:1-12:5, i belysande syfte. Fråga 14: Vilken säkerhetsnivå ska personalen som hanterar lagret klassas i? Se bilaga 6, Säkerhetsskyddsavtal nivå 1. Fråga 15: Finns det statistik på utleveranser av det som ska hanteras i kommande uppdrag, sändningshistorik för 2016? Vänligen ta del av Förfrågningsunderlaget och i synnerhet bilaga 3, Prisbilaga och statistik, där framgår estimerad volym för de kommande fyra åren där även Tullverkets estimerade volymer är inkluderade. Estimerade volymer bygger på prognoser samt historiska volymer. Var uppmärksam på att inga volymer garanteras bortsett från det som framgår av Förfrågningsunderlaget. Fråga 16: Fråga angående punkt 4.4 och dess underpunkter i Anbudsförfrågan. Vi önskar ej publicera våra kunders volymer offentligt och därför vill vi ej namnge dem i vår presentation av våra uppdrag enligt punkten 4.4 Teknisk och Yrkesmässig Kapacitet. Räcker det att kategorisera dem mer allmänt, typ kund 1, kund 2 etc.?

7 7 Det ställs inga krav i Anbudsförfrågan på att namnge företagsnamn för tidigare åtagande/-en, det går således bra att kategorisera tidigare åtagande/-en med valfri benämning. Frågställningen avser delar av punkten 4.4 i Anbudsförfrågan, anbudsgivare uppmanas att ta del av krav och beviskrav i dess helhet. Fråga 17: Det står att tidigast avtalsstart är 30 juni, Är det även planerad driftstart då? Tänker på att det krävs en del resurser för implementering av IT system och liknade för att det ska fungera enligt kravställning. Rimligt vore kanske att avtalsstart kan vara 30 juni, men driftstart under september oktober. Vänligen förtydliga så vi vet vad som förväntas av oss. Data/IT ingår som en del av efterfrågade tjänster under avtalstiden och kan således hanteras under avtalstiden och i enlighet med Avtalet, se Tjänstefunktion 7 i Förfrågningsunderlaget. Vid en ändamålsenlig tolkning kan det innebära vissa temporära lösningar under tiden då IT-systemen ska anpassas, exempelvis medges order per e-post med mera, se punkten 9.2 i bilaga 5. Utgångspunkten är att Avtalet påbörjas den 30 juni 2017.