Request for Information Kameratjänster

Transkript

1 37 Öppen/Unclassified Datum FMV Beteckning (5) Request for Information Kameratjänster 1 Inledning 1.1 Allmän information Detta dokument är en så kallad Request for Information (RFI) vilket innebär att Försvarets Materielverk (FMV) efterfrågar information från marknaden inom ett specifikt område, i detta fall kameratjänster. Det är således inte en anbudsinfordran. Det är heller inte en garanti för att det kommer en anbudsinfordran, och det förbinder inte FMV till några framtida åtaganden. FMV garanterar inte heller att krav i en eventuell framtida upphandling korresponderar mot framställningen i detta dokument. Deltagande i denna RFI är frivillig och utgör inte villkor för deltagande i framtida anbudsprocesser. Ingen ersättning utgår för deltagande. Huvudsyftet med denna RFI är att skapa ökad marknadskännedom om vilka leverantörer och produkter som finns tillgängliga för en eventuellt kommande upphandling. 1.2 Omfattning i korthet FMV köper för FM:s (Försvarsmakten) räkning kamerautrustning, omfattande kameror, objektiv, blixtar, stativ, videokameror och liknande. Denna anskaffning görs vanligen i en stor klump med betydande mängder kameramateriel, och det är rimligt att tro att det blir så nästa gång också. Det uppstår vidare ibland behov att komplettera befintlig utrustning. Därför vill FMV undersöka leverantörsmarknaden inom detta område, som förutom att leverera utrustning i stora och små partier omfattar att hålla konfigurationer uppdaterade (till exempel genom att hålla reda på när vissa artiklar inte längre går att få tag på), ombesörja märkning och packning samt tjäna som FM:s centralverkstads servicemotpart. 1.3 Arv FM har sedan tidigare stora mängder kameramateriel från Nikon. När det gäller systemkameror och liknande räknar FMV med att materielen av detta skäl även framöver behöver vara kompatibel med objektiv och andra tillbehör avsedda för Nikon-kameror. 1.4 Svar Ett svar på denna RFI ska åtminstone innehålla kommentarer/svar på alla frågor i sektion 2. För ytterligare information om svar och kontakt, se sektion 3. 2 Information och frågor I denna sektion utvecklas FMVs informationsbehov och det ställs ett antal numrerade frågor relaterade därtill.

2 2(5) 2.1 Allmänt om materielen Större delen av materielen FMV upphandlar kommer vara vanlig kamerautrustning. Det är dock möjligt att det uppstår behov av mer specialiserad kamerautrustning, som undervattenshus för systemkameror, undervattensbelysning och liknande. Fråga 1. Vilka möjligheter har ni att leverera vanlig kamerautrustning samt även mer specialiserad kamerautrustning? 2.2 Utgående produkter Under den tid som FMV har kontrakt med en leverantör kommer sannolikt en del produkter som omfattas av avtalet utgå och få ersättare. FMV specificerar vanligen i sina upphandlingar funktion och prestanda, inte specifika produkter. En produkt som utgår kan därför ofta ersättas av en likvärdig efterföljare. Däremot är flexibiliteten avseende prissättning ofta starkt begränsad, såväl uppåt som nedåt. Detta kan stå i motsatsförhållande till önskemålet att teckna ett avtal som gäller under lång tid. Fråga 2. För ungefär hur lång tid kan ni garantera priser på kamerautrustning? 2.3 Märkning och packning När FM tar materiel i bruk ska den märkas ordentligt, ofta med både äganderättsmärkning och FMs egen förrådsnomenklatur. Exempel visas nedan.

3 3(5) Viss märkning kan göras med klisterlappar, annan kräver lasergravyr eller liknande. Efter att Leverantören försett FMV med information om ingående artiklar talar FMV om vad respektive artikel ska märkas med. Fråga 3. Kan ni ombesörja sådan märkning? Klarar ni själva av detta eller finns möjlighet att anlita underleverantör? Materielen ska också packas i någon form av tålig transportväska (som i sin tur ska märkas). Transportväskan ska ha en anpassad inredning för materielen. Exempel visas nedan. Den typ av inredning som består av skumgummistavar man plockar ut för att forma hål är inte acceptabel, då den tenderar att tappa formen över tid. Fråga 1. Kan ni ombesörja sådan packning? Med eller utan hjälp av underleverantör? 2.4 Service FM har en centralverkstad för optik. Centralverkstaden har begränsad serviceförmåga; man kan rengöra en kamera invändigt, men inte mycket mer. Eventuellt kan det vara intressant att låta kontrakterad leverantör fungera som servicemotpart för centralverkstaden. Det betyder att när centralverkstaden får in kameramateriel med servicebehov överstigande egen förmåga skickas materielen till kontrakterad leverantör. Exempel på servicebehov kan vara fokusjustering mellan objektiv och kamerahus, trasiga bländarlameller i ett objektiv, eller byte av slutare i kamerahus. Det är sedan upp till kontrakterad

4 4(5) leverantör att ombesörja service antingen själv eller via underleverantör (givet att serviceåtgärd är tekniskt och ekonomiskt rimlig). Fråga 2. Fråga 3. Skulle ni kunna utgöra en sådan serviceresurs? Om ja, vänligen exemplifiera med några typiska omloppstider för vanliga serviceåtgärder. Med omloppstid avses här antalet arbetsdagar från det att kontrakterad leverantör mottagit materielen tills att den i reparerat skick kan vara på en godtycklig adress i Sverige. 2.5 Om Leverantören Det är också av visst intresse att bilda sig en uppfattning om de företag som skulle kunna vara intresserade av ett avtal enligt ovan. Fråga 4. Fråga 5. Fråga 6. Fråga 7. Ungefär hur stort är ert företag, i omsättning och antal anställda? Har ni någon tidigare erfarenhet av att leverera till myndigheter? Har ni någon tidigare erfarenhet av att leverera till FMV/FM? Följer ni, alternativt är certifierade i, något kvalitetsledningssystem? 2.6 Cirkapriser I informationssyfte efterfrågar FMV av leverantören bedömda cirkapriser enligt följande: Fråga 8. Fråga 9. Cirkapriser på märkning och packning, till exempel av kamerautrustning enligt bilder ovan Cirkapriser på vanliga serviceåtgärder 3 Kommunikation 3.1 Svarsinnehåll Ett svar till denna RFI bör åtminstone innehålla svar på alla numrerade frågor i sektion 2. Svaret ska vara på svenska. 3.2 Hur man svarar Svar till denna RFI ska vara FMV tillhanda senast den 12 april Svaret ska märkas med referensnummer och RFI Kameratjänster. Det skall bestå av ett undertecknat original/pappersbrev i ett exemplar. Kopia med e-post bör också skickas. För e-post gäller att storlek på eventuella bilagor ska uppgå till sammanlagt maximalt 25 MB, och maximalt 20 sidor vid utskrift på A4.

5 5(5) Pappersbrev adresseras till: FMV Inköpsadministrationen Stockholm Kopia med e-post skickas till: klas.sjoblomatfmv.se och dan.tilertatfmv.se FMV vill på förhand tacka deltagarna för deras bidrag till denna informationsinhämtning. 3.3 Frågor Frågor om denna RFI ska ställas i e-post riktad till dan.tilertatfmv.se med kopia till klas.sjoblomatfmv.se. Frågor mottas till och med 19 mars. Svar och förtydliganden publiceras på FMV:s hemsida till och med 27 mars. 3.4 Hantering av mottagna svar Mottagen information kommer endast att användas för internt bruk inom FMV och kommer att hanteras i enlighet med Svensk lag och övriga bestämmelser som gäller för myndigheten FMV. FMV kommer inte att lägga någon beställning baserad på denna RFI, ej eller betala för inkommen information. FMV kan komma att vilja bjuda in representanter från utvalda företag till FMV i Stockholm för att närmare presentera svaren till denna RFI. 3.5 Kommersiell sekretess Vissa uppgifter som lämnats av leverantör enligt denna RFI kan omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (Offentlighets- och sekretesslag 2009:400). För kommersiell sekretess till skydd för en leverantörs uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärseller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifterna röjs. Om leverantören anser att de uppgifter som lämnats i detta RFI-ärende omfattas av kommersiell sekretess enligt ovan, bör leverantören skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess innehållande precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som kan åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. FMV kommer härefter att vidta en självständig prövning av om kommersiell sekretess kan anses föreligga.