RFI ARKIVREDOVISNING. Kort beskrivning av Sydarkivera

Transkript

1 RFI ARKIVREDOVISNING Kommunalförbundet Sydarkivera (Sydarkivera) inbjuder härmed till inlämnande av svar på denna RFI (Request for Information) avseende itstöd för arkivförteckning/arkivredovisning som tjänst (SaaS). Syftet med denna RFI är att få underlag till att bedöma om det på marknaden finns lösningar som motsvarar de behov Sydarkivera har av att redovisa arkiv. Detta är inte en upphandling utan ett led i en förstudie inför en eventuell upphandling. Sydarkivera behöver få en god bild av vilka typer av lösningar som finns på marknaden, hur dessa svarar mot Sydarkiveras behov samt vilken prismodell samt serviceavtal tänkbara leverantörer normalt nyttjar. Syftet är att få en uppfattning om mognadsnivån i dagens produkter och lösningar. RFI-svaren är därmed inte kvalificerande för en kommande upphandling, utan dess syfte är att förfina kraven på det upphandlingsunderlag som vi ämnar gå ut med under 2018, under förutsättning att medel finns. Rapporten från förstudien ska vara Sydarkiveras ledning tillhanda den 30 juni 2018 och utifrån denna avgöra om Sydarkivera får gå ut i upphandling och därmed påbörja fas 2 av projektet. Kort beskrivning av Sydarkivera Sydarkivera är ett kommunalförbund och bedriver verksamhet inom arkiv och informationsförvaltning. Förbundet bildades 2015 och i bastjänsterna ingår råd och stöd, digitalt slutarkiv och digitala arkivleveranser. Sydarkivera är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna vad avser överlämnade arkiv. Sydarkivera förvaltar ett bevarandesystem för att ta emot och bevara digital information som överlämnats till Sydarkivera som arkivmyndighet. Från och med 2018 har ett utredningsprojekt påbörjats där medlemskommunerna efterfrågar möjligheten att leverera även analoga arkiv. Huvudkontoret finns i Alvesta och verksamheten bedrivs i SIDAN 1 (6)

2 dagsläget i Oskarshamn, Broby och Vadstena centralarkiv/ kommunarkiv. Sydarkivera ansvarar för och bemannar arkivfunktionen på respektive plats. Uppgifterna för arkivfunktionerna är att ta emot arkivleveranser från förvaltningarna, ordna och förteckna arkiv, forskarservice och övriga på kommunarkiv förekommande uppgifter. Bakgrund till uppdraget arkivredovisningssystem Sydarkivera utreder möjligheten till ett gemensamt arkivcentrum där flera kommunala arkiv samlas. Sydarkivera har därutöver behov av att förteckna digitala arkiv som överlämnas. Utgångspunkten är att arkivredovisningssystemet kommer stöda arbetet med att redovisa både analoga och digitala arkiv. Svar på RFI Administrativa bestämmelser All dokumentation i detta ärende ska vara på svenska. RFI-svar skall vara inkomna till Sydarkivera senast , kl För utförliga anvisningar för RFI-svar se under rubrik 2.5 Anvisningar för svar. RFI-svaret ska skickas till: registrator@sydarkivera.se Märk RFI-svaret med: RFI arkivredovisning, dnr: SARK Frågor angående RFI:n lämnas till: Bernhard Neuman Telefon E-post bernhard.neuman@sydarkivera.se RFI-förfrågans uppbyggnad Denna RFI består av - en RFI-förfrågan (detta dokument) Sekretess Uppgifter som lämnas i svar på denna RFI omfattas inte av s.k. absolut upphandlingssekretess. Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan dock ändå gälla för vissa uppgifter. Om SIDAN 2 (6)

3 en svarslämnare anser att uppgifter i svaret skyddas av kommersiell sekretess, bör svarslämnaren precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada som kan åsamkas svarslämnaren om uppgifterna röjs. Vid en eventuell begäran om utlämnande av svaret kommer emellertid Sydarkivera att göra en självständig bedömning av om sekretess gäller för uppgifterna i fråga. Sydarkiveras bedömning i sekretessfrågan kan komma att överprövas av domstol. Förbehåll och ansvarsfrihet Denna RFI utgör inget åtagande från Sydarkiveras sida, det vill säga Sydarkivera förbinder sig inte att genomföra en upphandling efter det att RFI:n har genomförts. Sydarkivera är på inget sätt skyldig att ersätta RFI-mottagaren för de kostnader som uppstår i samband med framställandet av RFI-svar. Anvisningar för svar Sydarkivera önskar få svar i två (tre) separata dokument: Svarsbilaga A Övergripande målbild och frågor angående tjänsten. Leverantören ombeds besvara frågorna och beskriva hur lösningen motsvarar Sydarkiveras behov. Svarsbilaga B Målbild it-arkitektur och säkerhet. Leverantören ombeds besvara på frågorna och beskriva hur lösningen motsvarar Sydarkiveras behov. Svarsbilaga C Prismodell Leverantören ombeds beskriva prismodell och skalbarhet. SIDAN 3 (6)

4 Övergripande målbild Att ordna och förteckna arkiv är en central funktion i mottagandet av arkivleveranser till arkivet, analoga eller digitala. Syftet med förtecknandet är dubbelt. Hålla ordning på vilka arkiv och material som finns inom arkivorganisationen. Göra det möjligt för allmänheten att söka och finna vem som hanterar informationen och vart den kan begäras ut. Sydarkivera har i dagsläget endast manuellt system för att förteckna digitala arkivleveranser. I de fall då Sydarkivera övertar förvaltning av analoga centralarkiv/kommunarkiv finns i förekommande fall arkivredovisningsinformation, digitalt eller analogt. De flesta förbundsmedlemmar förtecknar i Visual Arkiv eller Klara. Sydarkiveras verksamhet och informationsomfång kommer växa och för att hålla ordning och kunna tillhandahålla informationen behövs ett systemstöd för att stödja arbetet med arkivredovisning och skapa sökbarhet. Det innebär att Sydarkivera framöver kommer att behöva tillgång till ett arkivförteckningsprogram för sin digitala och analoga verksamhet. Sydarkiveras strategi är att implementera stöd för Förvaltningsgemensamma specifikationer FGS i takt med att dessa beslutas av Riksarkivet. Tillgängliggörande av arkivredovisningsinformation externt är tänkt att ske via Nationella arkivdatabasen (NAD) som förvaltas av Riksarkivet. Syftet med RFI:n är inte att ändra eller skapa nya krav i hur systemet fungerar avseende dokumentation av arkiv. Arkivförteckningssystem och arkivredovisningssystem finns på marknaden och levereras för installation i kundens it-miljö. RFI:n syftar till att hitta leverantörer som erbjuder arkivförteckningssystem som tjänst (SaaS). SIDAN 4 (6)

5 Arkivredovisningssystem NAD Riksarkivet Sydarkivera Övrigt Framtida integrationer, organisation X Arkivarier Nedan finns övergripande frågor som vi önskar svar på: Beskriv översiktligt er lösning för arkivredovisningssystem som tjänst (SaaS). Redovisa hur länge har ni erbjudit tjänsten. Alternativt om ni avser att börja erbjuda arkivredningssystem som tjänst och i så fall hur den övergripande färdplanen ser ut. Har ni kunder som använder tjänsten i produktion? Hur ser er övergripande plan ut för förvaltning, utveckling av tjänsten? Beskriv vilka tekniska förutsättningar som finns för att vi som kund på egen hand ska kunna utföra integrationer mot andra konsumenter och producenter. I första hand med någon form av vedertaget maskingränssnitt, webservice API, eller i andra hand stöd för schemaläggning av import och exportfunktioner. Finns stöd för beslutad FGS arkivredovisning i er lösning? Beskriv övergripande hur ni planerar förvaltning och utveckling av er lösning för att stödja kommande versioner av FGS arkivredovisning. SIDAN 5 (6)

6 Beskriv er lösning för att leverera data för publicering till Riksarkivets Nationella ArkivDatabas (NAD). Finns stöd för att migrera arkivförteckningar från/till Visual arkiv och/eller Klara som i dagsläget används av kommunarkiven? Målbild för it-arkitektur och säkerhet All information som registreras ska vara allmän och offentlig. Personuppgifter förekommer endast i begränsad omfattning. Sydarkivera ansvarar för att instruera personal och följa upp att bestämmelser följs vad avser sekretess och dataskydd. Beskriv övergripande vilken servicenivå, eller servicenivåer, som ni erbjuder med avseende på tillgänglighet, servicefönster med mera. Beskriv hur ni arbetar med informationssäkerhet, särskilt med avseende på riktighet och tillgänglighet. Kontinuitetsplanering, säkerhetskopiering med mera. Arbetar ni efter någon metod eller ledningsinformationssystem (SIS27000, eller metodstöd från MSB eller liknande)? Uppge om ni är certifierade. Kostnader Beskriv prismodell för tjänsten, och hur den är skalbar med avseende på till exempel antalet användare. SIDAN 6 (6)