Ingegerd Lenander (KD), Markaryd

Transkript

1 SIDAN 1 (9) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Alvesta fredagen den 1 juni 2018 kl Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Börje Dovstad (L), Karlskrona Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Nils-Ingmar Thorell (L), Ronneby Gunnar Westling (MP), Oskarshamn Annika Westerlund (S), Karlshamn Kristina Brundin (S), Lessebo tjg ers. Bo Johansson (S), Ronneby tjg ers Närvarande ej beslutande ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Ingegerd Lenander (KD), Markaryd Mats Porsklev, sekreterare Elin Jonsson, bevarande strateg Bernhard Neuman, arkivchef analoga arkiv Alexander Kurtz, IT-arkivarie 20 Mårten Lindstrand, förvaltningsledare 20 Sydarkiveras kontor fredagen den 8 juni 2018 Underskrifter Sekreterare Mats Porsklev Paragrafer: Ordförande Per Ribacke (S) Justerande Annika Westerlund (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Sydarkiveras kontor Underskrift

2 SIDAN 2 (9) 15 Dnr. Sark Ekonomi - rapport Administrationen har tagit fram en ekonomisk rapport till och med den 20 februari Beslutsunderlag Ekonomisk rapport per den 20 februari Rapporten godkänns och läggs till protokollet.

3 SIDAN 3 (9) 16 dnr: Sark Behörighet för attest- och kontrasignation Administrationen har tagit fram förslag till behörighet för attest och kontrasignation. Beslutsunderlag Behörighet och attester from den 14 maj Förslag till behörighet- och attester från och med den 14 maj godkänns.

4 SIDAN 4 (9) 17 Dnr: Sark Utseende av dataskyddsombud för förbundet. Dataskyddsförordningen eller General Data Protection Regulation (GDPR) träder i kraft inom EU:s samtliga medlemsländer En EU-förordning blir direkt tillämplig i medlemsländerna till skillnad från EU-direktiv. Genom att nya regler träder i kraft upphör nuvarande personuppgiftslag (PuL). Syftet med den nya förordningen är att skydda fysiska personers integritet vid behandling av personuppgifter samt att det ska vara fritt flöde av personuppgifter inom EU. Den nya förordningen bygger på tidigare regler på området, men innehåller också en del nyheter. En nyhet är att varje personuppgiftsansvarig som är en myndighet måste utse ett dataskyddsombud. Tidigare PuL-ombud var frivilliga för kommunerna. PuL-ombudens uppdrag upphör genom att PuL upphör att gälla när dataskyddsförordningen träder i kraft. Ett dataskyddsombud ska informera och ge råd och stöd till de personuppgiftsansvariga och till de anställda som hanterar personuppgifter om deras skyldigheter enligt dataskyddsförordningen och andra dataskyddsbestämmelser. Vidare ska dataskyddsombud övervaka efterlevnaden, hjälpa till att ta fram riktlinjer och policies på området, samarbeta med tillsynsmyndigheten Datainspektionen och vara kontaktperson till de som är registrerade. Uppgifterna som dataskyddsombud kan utföras av en eller flera personer i grupp. Inom förbundet är styrelsen personuppgiftsansvarig. Därför ska styrelsen utse ett dataskyddsombud. Arbetet med att förteckna personuppgiftsbehandlingar, bestämma ändamål och syfte med behandlingen, göra inventeringar för att se vilka lagliga grunder myndigheten har för sin behandling av personuppgifter landar in Sydarkiveras förvaltning. Dataskyddsombudets uppgift är att övervaka detta arbete och att ge råd och stöd, men inte att utföra t ex förteckningar och inventeringar. I samband med att dataskyddsförordningen träder i kraft behöver ett dataskyddsombud vara utsett och det ska också anmälas till Datainspektionen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från den 21 maj 2018.

5 SIDAN 5 (9) 17, forts. Dnr: Sark Utseende av dataskyddsombud för förbundet. Anders Danielsson på kommunalförbundet Sydarkivera utses till dataskyddsombud för förvaltningen. En utredning kommer att genomföras avseende dataskyddsombud för överlämnade arkiv. Datainspektionen Anders Danielsson

6 SIDAN 6 (9) 18 Dnr: Sark Revidering av förbundspolicy (Dataskydd) Förbundspolicyn är ett dokument som beskriver hur Sydarkivera ska förhålla sig till lagkrav, föreskrifter och vägledningar och bryter ner dessa i de värderingar och grunder som ska styra arbetet när det gäller generella åligganden, personal, ekonomi samt kvalitet och miljö. Förbundsstyrelsen är kommunalrättsligt ansvarig för förbundspolicyns tillämpning i verksamheten och det åligger därför styrelsen att löpande följa upp och föreslå förändringar mot bakgrund av förändrad verksamhet, lagkrav eller andra faktorer av betydelse. Förändringen i denna policy är gjord på grund av att dataskyddslagen har trätt ikraft den 25 maj Beslutsunderlag Förbundspolicy från den 21 maj Yrkande Gunnar Westling (MP): Förbundschefen får i uppdrag att lägga fram förslag till förändring i förbundspolicyn så att det tas mer hänsyn till miljön avseende de fordon som förbundet leasar eller köper för sin verksamhet. Beslutsproposition Ordföranden ställer Gunnar Westlings (MP) yrkande under proposition och finner detsamma bifallet. Förbundschefen får i uppdrag att lägga fram förslag till förändring i förbundspolicyn så att det tas mer hänsyn till miljön avseende de fordon som förbundet leasar eller köper för sin verksamhet. Förbundsstyrelsens förslag till fullmäktige beslut Förbundspolicyn antas. Förbundschef Mats Porsklev Förbundsfullmäktige

7 SIDAN 7 (9) 19 Dnr: Sark Anslutande tjänst - pappersarkiv, information Oskarshamns kommun har skickat ut en förfrågan till samtliga medlemmar om det finns intresse att initiera en utredning kring en eventuell samordning av de fysiska pappersarkiven med tillhörande tjänster under ledning av Sydarkivera. Denna förfrågan har hittills resulterat i att ett relativ stort antal medlemmar visat intresse av att delta i utredningen. Förbundet är hel arkivmyndighet åt bl.a. Oskarshamns och Östra Göinge kommuner vilket har inneburit att förbundet har anställt personer att sköta dessa organisationers pappersarkiv som anslutande tjänst. Då det även finns stort intresse av att Sydarkivera ska överta pappersarkiven från flera andra organisationer inom medlemsfamiljen (bolag, kommunalförbund, kommuner). För att leda och samordna denna anslutande tjänst behöver förvaltningen anställa en person arbeta med detta och även är behjälplig inom ordinarie verksamhet. Personen ska även handleda personalen som är anställd att sköta pappersarkiven. Härefter har förvaltningen skickat ut förfrågan till samtliga medlemmar och har startat utredningen då tillräckligt många har svarat att de är villiga att ta kostnaden för en utredning. Informationen godkänns och läggs till protokollet. Utredningen ska översändas till samtliga medlemmar inkl. ansökande medlemmar.

8 SIDAN 8 (9) 20 Information arkivleveranser Mårten Lindstrand och Alexander Kurtz informerar muntligen om pågående och kommande arkivleveranser. Informationen godkänns och läggs till protokollet.

9 SIDAN 9 (9) 21 Dnr: Sark Rapporter Mats Porsklev informerar muntligen om diskussioner och utredning som har gjorts med avseende på att Landstinget Blekinge har lämnat en avsiktsförklaring om medlemskap i förbundet. Informationen godkänns och läggs till protokollet.