Förbundsstyrelsen Datum för anslags nedtagande. Sydarkiveras kontor. Utdragsbestyrkande

Transkript

1 SIDAN 1 (5) Plats och tid Sydarkivera sammanträdesrum Alvesta fredagen den 1 december 2017 kl Beslutande och närvarande ersättare Per Ribacke (S), ordf., Alvesta Nils Ingmar Thorell (L), Ronneby Magnus Gunnarsson (M), Ljungby Annika Stacke (L), Växjö Gunnar Westling (MP), Oskarshamn Bo Johansson (S), Ronneby, tj.g. ers. Kristina Brundin (S), Lessebo, tj.g. ers. Närvarande ej beslutande ersättare Övriga deltagare Utses att justera Justeringens plats och tid Ingegerd Lenander(KD), Markaryd Erling Elmsfors (M), Östra Göinge Mats Porsklev, sekreterare Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie Anders Danielsson, informationssäkerhet Sydarkiveras kontor fredagen den 8 december 2017 Underskrifter Sekreterare Mats Porsklev Paragrafer: Ordförande Per Ribacke (S) Justerande Gunnar Westling (MP) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Förbundsstyrelsen Sammanträdesdat um Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslags nedtagande Sydarkiveras kontor Underskrift

2 SIDAN 2 (5) 40 Dnr. Sark Förbundsordning, förändringar i samband med Växjös utträde , bl.a. Växjö har begärt utträde ur förbundet. Växjö tog beslut i oktober Förhandlingar har genomförts med Växjö kommun om den överenskommelse som ska tecknas mellan förbundet och den utträdande kommunen enligt förbundets förbundsordning. Detta har resulterat i en överenskommelse som ska godkännas av förbundsfullmäktige och samtliga medlemmar. Förbundsordningen måste dessutom revideras i samband med Växjös utträde. Vidare har kommunallagen förändrats varför viss revidering av förbundsordningen behöver göras därav. Ärendet återremitterades till styrelsen den 10 november Beslutsunderlag Förslag till ny förbundsordning från den 6 oktober 2017 Protokoll från styrelsemöte , 31 Protokoll från förbundsfullmäktige , 20 Presidiet får tillsammans med förbundschef Mats Porsklev och Ingegerd Lenander (KD), Markaryd, i uppdrag att utarbeta ett förslag till tillägg till förbundsordningen som möjliggör ett smidigt och transparent sätt att utträda ur förbundet när man inte har överlämnat någon arkivinformation till förbundet. Expediering: Berörda

3 SIDAN 3 (5) 41 Dnr. Sark Sydarkiveras framtid - gemensam målbild för förbundets utveckling, projekt Förbundsstyrelsen beslutade den 2 juni att ge förvaltningen i uppdrag att driva projektet Sydarkiveras utveckling tillsammans med förbundsmedlemmarna. Projektet syftar till att uppnå samsyn inom förbundet när det gäller förbundets utveckling och uppfattning/avgränsning av bastjänster och anslutande tjänster. Projektet genomförs som en del i nyttorealiseringsprocessen. Det är dags för ett omtag med att identifiera och specificera nyttor med en gemensam arkivorganisation utifrån: Förbundets utökning av medlemmar och anslutande tjänster. Påverkan genom händelser i omvärlden och juridiska frågor som uppkommit efter förbundets start. Erfarenheter från genomförd uppföljning av realiserade nyttor Beslutsunderlag Protokoll från styrelsen den 2 juni 2017, 17 Informationen godkänns och läggs till handlingarna. Expediering

4 SIDAN 4 (5) 42 Dnr. Sark Information om anslutningar Förvaltningen ger muntlig information om hur arbetet fortskrider för Sydarkiveras del och de anslutande kommunernas arbete med att ansluta Informeras om att Nybro kommun har tagit beslut om avsiktsförklaring. Mörbylånga och Lomma kommun kommer den 5 december ta avsiktsförklaringar. En intressant aspekt är sammanslagningen av Landstinget Blekinge med Region Blekinge som redan är medlem. Kommuner i Sörmland har framfört önskemål om att påbörja diskussion om anslutning till Sydarkivera och har startat ett projekt för att möjliggöra detta. Informationen godkänns och läggs till handlingarna. Expediering

5 SIDAN 5 (5) 43 Julhälsningar Ordföranden tackar fullmäktige och förvaltningen för ett väl genomfört arbete under det gångna året och önskar alla en god jul och ett gott nytt år. Vice ordförande tackar ordföranden för ett väl genomfört arbete det gångna året och önskar honom och hans familj en god jul och ett gott nytt år.