Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,"

Britta Mattsson
för 7 år sedan
Visningar:

1 Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen Karin Bredenberg, Inledning Jag gör en presentation och sedan får ni ta vid i diskussionen efter en kort paus! 2 1

2 eard Initierat av e-delegationen Baserat på förstudien: 3-årigt projekt som avslutas vid halvårsskiftet 2014 ( ) Överlämnande av utkast till FGS:er till förvaltningsorganisationen FGS Paket, FGS Ärendehantering, FGS Personal (FGS Databaser, FGS Filsamlingar, FGS Arkivredovisning) Tester, nyttorealisering 3 Förvaltningsorganisation eard projektet Förvaltningsorganisation Organisationen utgörs av en funktion inom Riksarkivets Division för offentlig informationshantering (DOI), Enheten för utveckling och e-förvaltning (UEF). Till funktionen bör knytas ett förvaltningsråd med en beredningsgrupp, samt ett antal referensgrupper och arbetsgrupper/projekt efter behov. Funktionen bör initialt bemannas med 2,5 tjänster: en expert inom metadataområdet som är funktions- och processansvarig för FGS-arbetet och som kan stödja och/eller ingå i projektgrupperna och som är aktiv i motsvarande arbete internationellt, en administratör/samordnare av arbetet i förvaltningsrådet, beredningsgruppen, arbetsgrupper/projekt och referensgrupper. I båda dessa tjänster ingår rådgivning till användarna. Därtill kommer en halv tjänst för främjandeverksamheten, dvs. administration av seminarier, publicering av vägledningar, nyhetsbrev m.m. Funktionen bör finnas på plats i sin helhet from september Förvaltningsrådet leds av riksarkivarien och kommer att bestå av cirka tolv medlemmar från myndigheter, kommuner och landsting. Förvaltningsorganisationen är ansvarig för fastslagning och publicering samt uppdatering av överlämnade FGS:er samt kommande FGS:er 4 2

3 Infrastruktur för långsiktig informationsförsörjning 5 FGS??? Förvaltnings Gemensam Specifikation (FGS) Är väl definierade utbytesformat som gör att informationen kan överföras mellan olika IT-system. Minsta gemensamma nämnare De FGS :er som tas fram av projektet kan användas av kommersiella aktörer, statliga myndigheter, kommuner och landsting för att upphandla, utveckla och tillhandahålla e-tjänster för e-arkiv och e-diarium. E-tjänster som ska ge landets innevånare, företag och organisationer möjlighet att på ett säkert och effektivt sätt kunna nå relevant information inom den offentliga sektorn oavsett var den finns. 6 3

4 FGS:er Arkivbildaren Arkivbildaren eller annan aktör Arkivmyndigheten Verksamhetssystem FGS E-arkiv (mellanarkiv) FGS E-arkiv (slutarkiv) FGS FGS är krav på metadata för märkning och paketering av information 7 FGS:er och deras samhörighet 8 4

5 Leveranstyp Leveransspecifikation Leveranstypsspecifikation Namndiskussion pågår!!! Paket uppbyggnad 9 FGS Paket Detta utkast överlämnas till förvaltningsorganisationen för fastslagning och publicering av första version Information om SIP såsom leverantör, mottagare, leveransöverenskommelse med mera Går även att använda för AIP och DIP Bygger på arbetet som genomfördes i ENSAM metadatagrupp Baserat på METS Specifikation av fält i FGS:en XML-schema Fler exempel behöver tas fram 10 5

6 FGS Ärendehantering (Saksfrågor) Detta utkast överlämnas till förvaltningsorganisationen för fastslagning och publicering av första version Information om ärenden och handlingar såsom handläggare, motpart, bilagda dokument med mera Eget format på svenska utan prickar Formatet inspirerat av MoReq2010 Baserat på ett av delprojekten i eard som gällde ärendehantering där man tog fram ett antal fält. Specifikation av fält i FGS:en XML-schema Exempel behöver tas fram 11 FGS Personal Detta utkast överlämnas till förvaltningsorganisationen för fastslagning och publicering av första version Personalinformation såsom lön, titel med mera. Kan användas för att plocka fram pensionsgrundande uppgifter. Eget format på svenska utan prickar Baserad på ett arbete utfört inom Stockholms Läns Landsting, R7 e-arkiv och Region Skåne Specifikation av fält i FGS:en XML-schema Exempel behöver tas fram 12 6

7 FGS Databas Detta första utkast överlämnas till förvaltningsorganisationen för vidare bearbetning och framtagning av första versioner för fastslagning och publicering Databas information såsom kolumnnamn, fältinnehåll med mera Baserad på ADDML Specifikation av fält i FGS:en XML-schema Exempel behöver tas fram 13 FGS Filsamlingar Detta första utkast överlämnas till förvaltningsorganisationen för vidare bearbetning och framtagning av första versioner för fastslagning och publicering Information om filer som än så länge inte går att placera in i någon annan leveranstypsspecifikation Baserad på ADDML Specifikation av fält i FGS:en XML-schema Exempel behöver tas fram 14 7

8 FGS Arkivredovisning Detta första utkast överlämnas till förvaltningsorganisationen för vidare bearbetning och framtagning av första versioner för fastslagning och publicering Information om arkivet och arkivbildaren Baserad på den processbaserade arkivredovisningsföreskriften Formatet behöver även hantera tidigare använd arkivredovisning Utbytesformaten baserade på EAD3 och EAC-CPF Specifikation av fält i FGS:en XML-scheman Exempel behöver tas fram 15 Leveransprocessen Standard: PAIMAS PAIS

9 Leveransprocessen, Sverige eard har via FGS:erna pekat på en standard Finns som ett projektresultat vissa delar översatta till svenska (Projektresultaten nås via ) Man beskriver enklast den nuvarande processen mha RADAR Finns en skriftlig leveransöverenskommelser För FGS:erna har det tagits fram en informationsmodell för leverans 17 RADAR Riksarkivets digitala arkiv ARKIS Data Management RALF Myndighetsverktyg för kontroll och SIP-generering KRAM Ingest KRAM Conversion KRAM Access Dissemination Digitala kedjan Ingest for scanning ESSArch Archival Storage 18 9

10 Informations modell för en leverans i Sverige enligt FGS 19 Digitala leveranser till Riksarkivet hanteras av Sektionen för AudioVisuella och Elektroniska arkiv (SAVE) SAVE består av två funktioner Ljud & Bild Elektroniska arkiv 20 10

11 SAVE:s uppdrag: Digitalisera analoga ljud och bildmedier Ta emot leveranser av audiovisuella och elektroniska handlingar i samverkan med informationsansvariga. Svara för teknisk hantering vid leveranser, vård, bevarande och utlämnande av digitala arkivbestånd samt analoga AVhandlingar. Bistå Divisionen för offentlig informationshantering med underlag till föreskrifter och allmänna råd. Följa utvecklingen inom verksamhetsområdet samt ge råd och information. 21 Arkivbestånd - analogt Fotografiskt material Ca 10 miljoner foton, exklusive passfotografier Mikrofilm (Säkerhetsexemplar) ( ) Rörlig film Ca 9000 st. 35mm, 16mm, 8mm, m.fl

12 Arkivbestånd - digitalt Born-digital: Ca 2,7 TB (0.5 TB inläst i RADAR) Ljud- och videofiler: Över 100 TB (0.3 TB inläst i RADAR) Multimedia: Cirka 1 TB, bevarat i form av ISO-avbildningar av CD skivor Skannade bilder: TIFF-filer: Närmar sig 4 Petabyte lagrat på band. Totalt ca 150 miljoner bilder Varje bild finns i två format; Arkivformat: TIFF och Visningsformat: DjVu 77 miljoner bilder tillgängliga via internet 23 Ordet är fritt Efter en 5 minuters paus!!!! 24 12

Relevanta dokument

Förvaltning av FGS:er (Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium) Karin Bredenberg /

Förvaltning av FGS:er (Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium) Karin Bredenberg / 2014-10-16 Visionen för information Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och arkivera