E-arkiv på SLL landstingsarkivet

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "E-arkiv på SLL landstingsarkivet"

Ulrika Bergqvist
för 5 år sedan
Visningar:

1 E-arkiv på SLL landstingsarkivet Martin Olsson, förvaltningsledare E-tjänster för arkivering

2 Stockholms läns landsting Ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik och regionplanering samt bidrar till kultur och folkbildning. Varje vardag besöker cirka personer sjukvården De personer som träffar en läkare per vardag ger upphov till en läkarförd journal. Framtidens hälso- och sjukvård: ny vårdinformationsmiljö

3 Landstingsstyrelsens förvaltning Om landstingsarkivet En effektiv, säker och samordnad informationshantering i landstinget utifrån ett livscykelperspektiv. Arkivmyndighet inom Stockholms läns landsting Ser till att landstingets verksamheter upprätthåller en god arkivvård Bevarar och vårdar det material som finns förvarat Tillhandahåller och tillgängliggör det förvarade materialet för verksamheterna, allmänheten och forskning

4 Innehåll Bakgrund E-arkiv på landstingsarkivet idag Planer och utmaningar framöver

5 Bakgrund SLL e-arkiv Slutarkiv 1.0: Infördes 2001/ Mellanarkiv 2.0: /14 Slutarkiv 2.1: 2013 Slutarkiv 3.0 (LTA by FP): Införs nu

6 Vision Det ska vara enkelt att leverera. Det ska vara användarvänligt. Det ska ge kostnadskontroll (förutsägbarhet). LA ska ha ett helhetsperspektiv. LA ska samverka med andra parter.

7 Vad är då ett e-arkiv enligt oss?

8 Återanvända Producera Arkivera och gallra INFORMATION Organisera och klassificera Utvärdera Tillhandahålla

10 levereras av 1..1 (om annan än arkivbildaren) Beståndsregister/ Informationsredovisning Accessionsliggare uppgifter skickas till Landstingsarkivet, kulturförvaltningen uppgifter integreras med Organisation uppgifter integreras med Myndighet Arkivbildare Uppgifter om myndighet Uppgifter om vilken arkivbildare i namn [1]: string (ex Södra arkivredovisningen som arkivobjektet tillhör. Stockholm SVO ) id [1]: string namn [1]: string (ex SöS Kirurgkliniken ) id typ [1]: string (ex HSA-id ) referens [1]: int (ex 612') Har 0..1 Ingår i 1..1 Enhet Uppgifter om enhet som ingår i myndighet Arkiv namn [1]: string (ex Uppgifter som talar om vilket Kirurgkliniken ) arkiv i arkivredovisningen som id [1]: string ett arkivobjekt ingår i. id typ [1] string (ex HSA-id ) referens [1]: string Har 0..1 strukturenhet [0..1]: string redovisningsplan [0..1]: string förvaringsenhet [1]: string Anger 1..1 Anges i 1..* leveransinnehåll Uppgifter som beskriver informationen som ingår i en leverans. period [1]: DatumIntervall exporterad från [1]: string leveranstyp [1]: lov (ex Ekonomi ) Tillhör 1..1 Gäller 1..* Leverans Uppgifter som beskriver en leverans. unikt id [1]: pakettyp [1]: lov (ex SIP ) skapad tidpunkt [1]: datetime skickad datum [1]: date status [1]: lov (ex NY LEVERANS ) överenskommelse [1]: string anteckning [0..1]: string schema namn [1]: string schema version [1]: string Beskriver 1..1 Ingår i 1..1 Beskriver 0..* Beskrivs i 1..1 Restriktion Uppkommer i 1..1 Skapar 1..* Tillkommande data Extra information som inte ryms inom fördefinierade fält som finns i leveransspecifikationen/ schemat namn [1]: string värde [1]: string Tillhör 1..1 Bildar 1..* Paketinformation Det informationspaket som ska bevaras. Olika leveranstyper levererar olika arkivpaket. Se leveransspecifikation för Har 0..* respektive leveranstyp. Gäller 1..1 leverans id [1]: string schema namn [1..*]: string schema version [1..*]: string (ex v1.0') relationobjekt id [1]: string relationobjekt id typ [1]:string Innehåller 0..* Ingår i 0..1 specialisering av Har 1..1 Gäller 1..1 Har 0..1 Gäller 1..1 Uppgifter om sekretess och personuppgifter. sekretess [1]: boolean lagrum [0..1]: string personuppgift [1]: boolean Har 0..* Gäller 1..* Gallringsinformation Används för att märka upp gallringsbara arkivobjekt. gallras [1]: date gallringsfrist 10 år [1]: boolean annan gallringsfrist [1]: string gallringsbeslut [1] string Består av 0..* Händelse Händelser som är viktiga för förståelsen av informationen på lång sikt. typ [1]: string datum [1]: date beskrivning [1]: string Arkivpakettyp Digitalt objekt Specialisering av arkivpaket per leveranstyp. Ärver superklassens attribut och egenskaper. Ex på arkivpaket: Huvudbok Ärende Handling Består av 0..* Är del av 1..1 Består av 0..* Är del av 1..1 Externt objekt Referens eller länk till innehåll/filer som finns på annan plats hos landstingsarkivet namn [1]:string beskrivning [1]: string referens [1]: string system [1]: string Uppgifter som används för att bifoga en binär fil eller textbaserad information till ett arkivobjekt. namn [1]: string beskrivning [0..1]: string länk [1]: string (sökväg + filnamn inkl. ändelse) storlek [1]: integer teckenkod [0..1]: lov (ex UTF-8') filtyp [1]: lov (ex application/pdf ) format namn [1]: string (ex PDF/A, TIFF ) format version [1]: string (ex 1b, 1.6') checksumma [0..1]: string checksumma metod [0..1]: string e-signatur [0..1]: string version [0..1]: string

11 Bevarandeplanering Datalagring Förteckning ETL Pre-ingest Inleverans Gemensamma tjänster Åtkomst Publik åtkomst Arkivlagring Administration Inspiration: Andreas Segerberg, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Inspiration: Andreas Segerberg, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

12 Förvaltningsstyrning Pm3 Förvaltningsverksamhet Objektverksamhet Leverans Vård Svar IT-verksamhet

13 E-arkiv är del i helhet Producera SLL verksamheter Bevara Landstingsarkivet Tillgängliggöra Landstingsarkivet Skanning Webb Handläggarstöd Beståndsregister Sök Digitalt utlämnande IT-system Dokumentfiler Audiovisuella filer e-arkiv Informationsstrukturer Stödtjänster Informationssäkerhet Specifikationer Analogt utlämnande Kunder Invånare

14 E-arkiv är del i utveckling över tid Landstingsarkivet, kulturförvaltningen

15 Några detaljer angående E-arkiv 3.0 Installerad i vår egen maskinpark Lagring på disk, indexering i databas Separat verifieringsmiljö Allt är XML-scheman! (men hur många ska man ha?)

16 Leveransspecifikation, xsd-scheman, styling per leveranstyp: Ärende, Ekonomi, Personal, Journal etc Metadata-schema Ev Bevarandeobj-schema Styling Styling Styling Styling

18 E-arkiv sidig specifikation Jo, befintligt xml-schema fungerar i LTA ur ett specifikt tekniskt perspektiv, men

19 Några utmaningar migrering (LTA) Stora xml-filer Andra begrepp: Post, Innehall Annat användargränssnitt: post i post, utskrifter Mängder är en faktor

20 E-arkiv 3.0 som mottagande slutarkiv internt scenario 2.1 Div Förberedande aktiviteter Spec 3.0 Etc

21 E-arkiv 3.0 som mottagande slutarkiv externt scenario Journalsystem Framtidens vårdinformationsystem Förberedande aktiviteter Spec 3.0 Andra typer

22 Ur planen 1. Installera LTA 6.0: Nästa vecka 2. Produktionssätta informationsarkitektur: Senare i höst 3. Produktionssätta ärendeleverans: Senare i höst 4. Migrera : 2018/19 5. Redo för leverans av ekonomi, ärende, personal m fl, plus patientinformation Migrera från andra lösningar inom landstingsarkivet 7. Redo för leverans av patientinformation 3.0 (framtidens vårdmiljö) 8. Självbetjäning: medborgarsök, säker digital utlämning, koppling Beståndsregister

23 I en icke tidssatt framtid Erbjuda de levererande verksamheterna verktyg för leveransstöd/pre-ingest: Extrahera Mappa Konvertera Paketera Validera

24 Funktionalitet som finns och som (ännu) inte finns Funktionalitet som finns, inte finns, finns, inte finns Funktionalitet som inte finns FP Produktledning Funktionalitet som finns LA (kund) FP Support

25 Frågor på det? Landstingsarkivet, kulturförvaltningen

26 Landstingsstyrelsens förvaltning Det som ännu inte finns ETL-verktyg Objekt i objekt Ladda ner stylade bevarandeobjekt Utökad loggning på nedladdning via Utlämnande-fliken Söka på inget Förbättringar användargränssnitt: Ex rubrikrad alltid synas, sortera på flera kolumner

Relevanta dokument

Landstingsarkivet (Stockholms län) genom tre e-arkivgenerationer

Landstingsarkivet (Stockholms län) genom tre e-arkivgenerationer FAI 2017-10-25 Leif Pettersson, bevarandestrateg Martin Olsson, förvaltningsledare Vad vi ska prata om Resan från e-arkiv 1.0 till 3.0 SLL