Workshopmallar The e C ap a it i al a l o f S c S a c n a din i av a ia

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Workshopmallar The e C ap a it i al a l o f S c S a c n a din i av a ia"

Birgit Jansson
för 6 år sedan
Visningar:

1 Workshopmallar The Capital of Scandinavia

2 Ta fram redovisningsstruktur Information ska kunna återsökas och förstås över tid. Redovisning på flera nivåer. Endast de delar som levereras behöver redovisas.

3 Redovisningsstruktur Kommun Myndighet Arkivbildare Bestånd Verksamhetsområde Processgrupp Process

4 Exempel Kulturförvaltningen Stockholms stad Kommun Kulturnämnden Myndighet Kulturförvaltningen Arkivbildare 6. Fördela stöd och stipendier Verksamhetsområde 6.1 Fördela stöd Process

6 Bestäm arkivobjektens utformning Hur ska informationen paketeras? Behöver sammanställningar skapas? (vilka fält ska ingå ur databas eller tabell) Påverkas av: Klassificering PuL/sekretess Sökbehov

7 Redovisningsstruktur och arkivobjekt Kommun Myndighet Arkivbildare Bestånd Verksamhetsområde Processgrupp Process Arkivobjekt

8 Arkivobjekt Redovisningsstruktur Process Arkivobjekt HO Huvudobjekt UO UO Underobjekt

9 Arkivobjektstruktur Process Arkivobjekt HO Ärende UO UO Handling Fil Handling Fil Fil

10 Exempel Kulturförvaltningen Stockholms stad Kommun Kulturnämnden Myndighet Kulturförvaltningen Arkivbildare 6. Fördela stöd och stipendier Verksamhetsområde 6.1 Fördela stöd Process Kulturstödsärende Arkivobjekt

11 Arkivobjektstruktur Kulturförvaltningen HO Kulturstödsärende ansökan projektstöd UO Ansökan pdf/a UO Beslut pdf/a UO Redovisning pdf/a

12 Arkivobjektstruktur Miljöförvaltningen HO Borrhålsärenden pdf/a

13 Arkivobjektstruktur ekonomisk information HO UO Årsleverans GL txt -datafil pdf -filbeskrivning UO FA txt -datafil pdf -filbeskrivning UO CR txt -datafil pdf -filbeskrivning UO Leverans dokumentation pdf -filbeskrivning pdf -filbeskrivning

14 Definiera metadata Hur ska informationen beskrivas? Vilka sökbegrepp behövs? Förvaltningen Allmänhet Forskning Påverkar: Återsökningen Arkivobjekten Klassificeringen

16 SIDAN 16

17 SIDAN 17

18 Klassificera enligt PuL och sekretess Omfattas informationen av PuL eller sekretess? Kan den informationen särskiljas? Påverkas av: Indexering Sökbegrepp (metadata) Påverkar: Arkivobjekten

19 Sekretess och PuL - tregradig skala Sekretess Ingen sekretess publicering och utlämning kan ske till alla Omfattas av svag sekretess publicering av förekomst kan ske. Utlämning görs efter begäran och manuell bedömning. Omfattas av stark sekretess kan visa att denna typ av information finns. Vid sökning på enskild person ingen publicering av förekomst Personuppgifter 0 Inga personuppgifter Kan publiceras på Internet 1 2 Harmlösa personuppgifter Kan publiceras på Internet Personuppgifter Kan inte publiceras på internet

20 Vilken information kan visas via Internet? Med Hel avses att informationen i sin helhet lämnas ut automatiskt via e-tjänsten. Med Förekomst avses att en sökning ger en begränsad mängd metadata som visas i en träfflista. Detaljer som är publikt synliga är ID för arkivobjektet samt Beskrivning och ett relevant Datum. Själva handlingen är inte åtkomlig, utan får begäras ut via handläggare på Stadsarkivet. Med Ej avses att sökträff ej visas överhuvudtaget även om information som matchar sökningen existerar. Informationstext upplyser om att sökning i detta material ej ger träff.

21 Välj format Används arkivgodkända format? Konverteringar? Arkivformat: txt xml pdf/a-1b jpeg tiff mpeg 2 Teckenuppsättning: ISO UTF 8

22 Hur ska återsökning ske? Webbsök Självbetjäning e-arkivet Integration via webbtjänst Andra publiceringskällor i staden iipax Archive Egen e-tjänst Verksamhetssystem Påverkar: Anslutningsform

23 Ansluta tekniskt till e-arkiv Synkron SIP av mindre storlek Omedelbar arkivering och återkoppling Få eller enskilda arkivobjekt Kontinuerliga leveranser från ett system Asynkron SIP av stor mängd data Lågt behov av snabb arkivering Många ihopsamlade Mindre frekvent återkommande leveranser

24 Lämna Hämta Externa aktörer Internet/läsesal Arkivarie Handläggare Allmänhet/forskning Verksamhetssystem E-tjänst FTP-tjänst SOA-plattform Behörighetskontroll och filter Mottagningskontroll Access Lagring

Relevanta dokument

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande. Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv

E-arkiv Stockholm - leveranser och tillgängliggörande Matilda Ekström, Stockholms stadsarkiv The Capital of Scandinavia Begrepp Gallring Sekretess PUL Diarie-dossiéeplan /registreringsplan Diarium (NO