Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv Sida 1 (5) Informationsförsörjning och utveckling Checklista för anslutningsarbete till e-arkiv Stockholm Stockholms stadsarkiv Informationsförsörjning och utveckling Telefon matilda.ekstrom@stockholm.se stockholm.se

2 Sida 2 (5) Inledning Denna sammanfattning syftar till att ge och anslutande verksamheter en kortfattad och översiktlig beskrivning över de arbetsmoment som krävs för att upprätta en förbindelse mellan ett verksamhetssystem och e-arkiv Stockholm. Syftet med anslutningen är att leverera digitalt material från verksamheten till e-arkiv Stockholm men också att säkerställa adekvata återsökningsrutiner såväl för den anslutande verksamheten som för medborgare, forskare och övriga förvaltningar. Dokumentet listar i en tänkt kronologisk ordning de huvudsakliga aktiviteter som ingår i anslutningsarbetet och listar vilka roller som förbereder och utför varje aktivitet. Det går bra att genomföra aktiviteterna i en annan ordning men alla aktiviteter ska genomföras. En komplett och mer detaljerad beskrivning av anslutningsarbetet finns i dokumentet Att leverera information till e-arkiv Stockholm. För varje aktivitet listad i den övergripande aktivitetslistan nedan finns en hänvisning till de/det avsnitt i detta dokument som berör just denna aktivitet. Till varje aktivitet finns ett antal frågor man bör ställa sig samlade i Frågor till checklistan. För vissa aktiviteter finna speciella mallar att tillgå som ska användas för att genomföra aktiviteten. Mallarna finns i anslutning till checklistan i projektet Digitala arkivprocessen på projektplatsen. Ifyllda dokument till checklistan läggs under resp projekt.

3 Sida 3 (5) Övergripande aktivitetslista för anslutning och leverans till e-arkiv Stockholm Nr Aktivitet Resultat Vem ansvarar?¹ Ta fram uppdragsbeskrivningen Mall Uppdragsbeskrivning 1 för anslutningen är ifylld och uppdrag fastställt. Läs mer ² Klar ja/nej 2 Fyll i mall för informationsredovisning för alla processer som skall levereras. Mall Metadata redovisning är ifylld för relevanta nivåer. Övriga nivåer är borttagna. s. 8 3 För varje process identifiera lämplig struktur för arkivobjekten. Kartlägg vilka ärendetyper och vilka handlingar som tas fram i processen. Enkel grafisk bild över beståndets/processens i mall Arkivobjektstruktur s Utred gallringsfrågan. Eventuella gallringsregler för iipax formulerade och dokumenterade i mall Gallringsregler. s Klassificera materialet med avseende på PuL och Sekretess. Klassificering av PuL och sekretess är dokumenterad för huvudobjekt samt ev. underobjekt. Dokumenteras i arkivobjektstrukturen ovan. s Kartlägg hur återsökning av materialet skall ske efter att leverans gjorts till e-arkivet. ens behov kartlagt och lösningen dokumenterad i mall Hämta efter leverans. s Definiera vilka metadata som skall finnas på arkivobjekten i anvisad mall. Alternativt välj att använda en fördefinierad AIPstruktur för leveransen. Metadata överförs till den tekniska AIP:n så den blir komplett. AIP-struktur är vald i mallen Metadata arkivobjekt. Flik AIP-Grund är uppdaterad efter verksamhetens behov. Alternativt har verksamheten valt annan fördefinierad AIPstruktur i mallen. Flikar som inte används är borttagna. Flik Teknisk AIP är ifylld. s. 9

4 Sida 4 (5) 8 Välj lämpligt format på filer i leveransen och ta fram exempel. Besluta om fritextindexering av filer ska ske. Lämpliga filformat beslutade. Exempel på varje filtyp i leveransen finns framtagna. Notera om fritextindexering ska ske. Dokumenteras i arkivobjektstrukturen ovan. Tekniker s Välj och beställ anslutningstyp Synkron (SOA) eller Asynkron (ftp). Beskriv anslutningslogik eller sipkonstruktion. Anslutningsform vald och nödvändiga beställningar för anslutning insända. Nödvändig dokumentation överlämnad. Tekniker /leverantör s. 14 s Konfigurera testmiljön i iipax med fastslagen redovisnings- och AIP-struktur. Korrekt redovisningsstruktur är upplagd samt inlämningskontrakt är skapat i iipax. Testmiljön redo för tester från anslutande verksamhet Skapa fungerande exempel-sip:ar för konfigurationen. Framtagna SIP:ar fungerar som en test av att kravspecifikation är korrekt. 13 ssystemet förbereds för anslutningen. Lösning implementerad och dokumenterad i mall Systemdokumentation, i form av enkel dokumentation gärna med formulärbilder från verksamhetssystemet. Leverantör - 14 Testar anslutningen genom hela utvecklingskedjan enligt ifylld testplan (inkl. kvalitetskontroll) Mall Testprotokoll för anslutning ifylld i relevanta delar. Lösningen är testad och godkänd för produktionssättning. s. 15

5 Sida 5 (5) 15 Utbildning/information om den nya leveransen. Genomförd utbildning alt. skriftlig information skickad till utfåendeansvarig Upprätta leveransöverenskommelse/avtal Mall Leveransöverenskommelse ifylld och undertecknad. s Skriv texter till webbsök, begära anmälan till i beståndsregistret. Avsluta ärendet i diabas. Text skickas till utfåendeansvarig. Blankett Anmälan till beståndsregistret lämnas till Lars A. Anslutningen klar och projektet stängs. ¹ Den först angivna har huvudansvaret för aktiviteten. Övriga assisterar. ² Referens till dokumentet Att leverera information till e-arkiv Stockholm.