Välkommen till Eskil"una

Transkript

1 Välkommen till Eskil"una

2 Elektroniskt bevarande etapp 2 Det handlar om a. säkerställa en långsik5g informa5onsförsörjning! Slutrapporten etapp 2 Sambruk Dokumentet får dock spridas enligt Creative Commons CC-BY-3.0

3 Välkommen till Eskilstuna Mona Kanaan (S) ordförande i Kultur- och fritidsnämnden Eskilstuna kommun

4 Agenda Presentation resultat från etapp 2 Lunch runt kl. 11:30 Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarium Nästa steg, upphandling - SKL projekt e-arkiv: samarbete Sambruk, KSL, SKL, SKI - Deltagare i projektet - Diskussion Fika runt kl. 14:00 Avslutning kl. 16:00

5 Resultat från etapp 2 Presentation - Kravspecifikation med vägledning Mats Nafsund - Leveranshandledning Anders Karlsson - Metadata och filformat Samuel Lindeborg - Checklista Pelle Gertow - Gemensamt elektroniskt arkiv Christian Jarnekrantz - Juridiken Eva Lindelöw Sjöö - Definition mellanarkiv Tomas Carlberg - Slutsatser, vision, slutrapport Caspar Almalander Frågor, diskussion

6 Resultat, sammanfattning Kravspecifikation med vägledning Leveranshandledning Checklista Översyn metadata och filformat Marknadskartläggning Hållbarhetsanalys gemensamt elektroniskt arkiv Definition mellanarkiv Juridiska förutsättningar

7 kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. I projektets andra etapp ingick dessutom följande delprojekt: Leverans från verksamhetssystem Metadata och filformat Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet med kravspecifikation) = 3 Checklista Juridiska förutsättningar och konsekvenser Gemensamt elektroniskt 47 deltagande arkiv kommuner Definition mellanarkiv stora och små I projektet ingick inte upphandling Sambruks av e-arkiv, största anpassning projekt någonsin till enskilda kommuners verksamhet, stort nätverk pappersarkiv eller skanning/digitalisering av dela pappershandlingar kunskaper och samt erfarenheter kostnads- och nyttoanalys. samarbete arkiv, verksamheten, IT Projektet har under arbetet med slutrapporten sammanställt en ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur projektet har genomförts i Projektredovisningen.

8 Slutrapport (1) Projektets förslag - att upphandla ett ramavtal för e-arkiv i januari 2012 eller snarast - att samarbeta med Riksarkivet om att ta fram förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) samt förvaltningsform för dessa - att starta en utredning om mellanarkiv som är gemensamt för den hela kommunen - andra förslag bl.a.: konsekvensanalys, informationsvård

9 Slutrapport (2) Slutsatser - e-arkiv berör den totala kommunala verksamheten - varje kommun bör (ska) förbereda sin organisation och sina verksamhetssystem, helst omgående - tekniken finns - arkiv, verksamheten och IT behöver varann - samarbete är lönsamt (gemensamt elektroniskt arkiv) - kompetensutveckling är nödvändig - kommunens kapital ska tas tillvara

10 Slutrapport (3) Framgångsfaktorer - nyttor - förenkla vardagen för invånare och verksamheten - förbättra tillförlitlighet - spara tid, pengar och miljön - information: kvalitet, värdering, återanvändning - samverkan och samarbete - kommunikation och dokumentation - framtidskoll

11 Från nu till vision (1/3)

12 Från nu till vision (2/3)

13 Från nu till vision (3/3)

14 Riksarkivet Göran Kristiansson, projektledare - projektet e-arkiv och e-diarium - förvaltningsgemensamma specifikationer - samarbete med den kommunala sektorn

15 Sambruk Lotta Ruderfors, projektsamordnare - Sambruk gemensamt material - SGM5 behövs och är viktigt inför kommande projektet - utskick

16 SKL esamhället Strategi för esamhället - enklare vardag för privatpersoner och företag - smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet - högre kvalitet och effektivitet i verksamheten

17 SKL projekt e-arkiv projekt e-arkiv (under förberedning) - att anskaffa och implementera e-arkiv - förvaltningsgemensamma specifikationer - att uppnå målen för esamhället - intressenter, bl.a. Sambruk, KSL, Riksarkivet - aktivt deltagande från kommuner - utifrån arbetet från bl.a. Sambruk, KSL, Riksarkivet

18 SKL / SKI Michaela Kanti, projektledare SKI - projektdirektiv - upphandling - förvaltningsgemensamma specifikationer (kommunal sektor) förvaltning och utveckling samarbete med Riksarkivet - utredning mellanarkiv

19 Diskussion Kommentarer Styrkor Visioner Viktiga frågor Vad tycker du? Dina synpunkter Åsikter Hinder Svagheter Våra funderingar? Möjligheter Och nu då?

20 Inledning e-arkiv, inte bara teknik Teknik Standarder Organisation Ekonomisk hållbarhet Lagstiftning Ekonomi Utbildning

21 Om systemet Hur ställer du dig till produkt, tjänst, eller egenutveckling? Vilka nackdelar och fördelar ser du?

22 Om hinder och risker Vilka farhågor, hinder och risker ser du med kommande upphandling? Är vi rätt ute med våra framgångsfaktorer?

23 Om upphandlingen Ser du några alternativ till upphandlingen? I vilken omfattning? Vilka avgränsningar kan finnas?

24 Om samverkan Hur kan vi samverka kring förvaltning och utveckling framöver, såväl under som efter upphandlingen? Utveckling av nya produkter och tjänster? Vem tar initiativet?

25 Om verksamheten Hur gör du att förbereda verksamheten och systemen för att leverera till e-arkiv? Kostnader? Bör (ska) vi beställa anpassningarna gemensamt?

26 Om strategi för bevarande Hur kommer vi fram till en strategi för att bevara information? Vilken kompetens behövs? Hur värderar vi information? Hur klassificerar och förteckna vi?

27 Om ett gemensamt arkiv Vad är det egentligen vi tänker oss? Flera möjliga lösningar som hanterar information på ett standardiserat sätt? Varför inte ett nationellt e-arkiv?

28 Om arkivrollen Hur ser du arkivariens och arkivfunktionens roll i framtiden? Arkivkompetent IT-tekniker eller IT-kompetent arkivarie? Eller något helt annat?

29 Vad betyder det Förenklad vardag allmänheten: invånare, företag verksamheten Förbättrad tillförlitlighet Bättre laguppfyllnad Spara miljön Lägre kostnader

30 Att förbereda sig Förankring din kommun, din förvaltning, din enhet, dig utbildning informationsflödet Samarbete verksamheten, IT och arkiv Samtal med leverantörerna av verksamhetssystem

31 Tack Caspar Almalander Kontor Eskilstuna stadsarkiv Telefon (direkt) Mail Skype Caspar Almalander