Agresso AB Tillämpning SFTI

Transkript

1 Agresso AB Tillämpning SFTI Enligt SFTI Affärsprocess 6 Tillämpningsanvisning för Agresso SFTI Affärsprocess 6. Version 2.7 Avrop mot Ramavtal Datum: Status: Version 0.2 Senast ändrad:

2 Innehållsförteckning Versioner... 3 Bakgrund... 3 Allmänt... 3 Kommunikation... 3 Minimikrav på Agresso systemet... 3 Kompletterande anvisningar... 3 Referenser... 3 Meddelanden... 4 Beskrivning av SFTI Affärsprocess 6, Avrop mot ramavtal... 5 Grunddata... 5 Partsinformation... 5 Överföring av artiklar och priser... 5 Avropsprocessen... 6 Avrop... 6 Avropserkännande... 6 Avropsbekräftelse... 7 Leveransprocessen... 7 Fakturaprocessen... 7 Agresso tillämpning av SFTI affärsprocess 6 Sidan 2 (8)

3 Versioner Version Status Kommentar Ansvarig 1.2 Godkänd Enl Agresso e-handel Thomas Altinell ver 1.2 Bakgrund Allmänt Parterna, leverantör och kund, förutsätts utväxla EDIFACT meddelande enligt SFTI scenario 6 version 2.5 eller senare. Kund använder Agresso som affärssystem. Dokumentet är tänkt att användas för kunder till Agresso i kommunikation mot sina leverantörer där man vill etablera elektronisk handel avseende Avrop mot ramavtal. Kommunikation Om inte avtal tecknas med Agresso avseende kommunikation via VAN operatör sker kommunikation i överenskommelse mellan leverantör och kund. Minimikrav på kundens Agresso systemet För att hantera inkommande leverantörsfakturor enligt denna specifikation krävs att följande komponenter finns hos Agresso kund: Agresso system version 5.5 (För tidigare versioner ta kontakt med Agresso) Agresso integration (hanterar kommunikation och konvertering av meddelanden) Elektronisk fakturahantering (elektronisk attestfunktion, EFH) Kompletterande anvisningar För att för en mer komplett Tillämpningsanvisning ska denna dokumentation läsas tillsammans med följande dokumentation: Agresso Prislista.doc Agresso Order.doc Agresso Ordererkännande.doc Agresso Orderbekräftelse.doc Agresso Faktura.doc Agresso Fulltextfaktura.doc Referenser Elektronisk handel i den offentliga sektorn GS1 Sverige Agresso tillämpning av SFTI affärsprocess 6 Sidan 3 (8)

4 Meddelanden Avrop mot ramavtal används av kommuner och landsting som träffar ramavtal med sina leverantörer. Bilden nedan visar översiktligt hur köpare och leverantör samverkar enligt SFTI affärsprocess 6. Allt eftersom affärsprocessen går igenom de olika faserna utbyter parterna affärsdokument. I den här samverkansprocessen överför leverantören information om avtalat sortiment och priser. Även prisändringar och ändringar i sortiment överförs i den här processen. Syftet är att köparen under avtalets gång ska ha tillgång till aktuell information om leverantörens sortiment och priser. En första överföring innehåller det sortiment av artiklar och priser som parterna har överenskommit i avtalet, därefter kan pris- och sortimentsförändringar överföras under avtalstiden. Agresso restriktioner/avvikelser: Partsinformation hanteras inte via elektroniska meddelande utan på annat sätt, exempelvis via Unit4Agresso excelmall PARTIN. Prislista kan antingen läsas in enligt SFTI eller via ett Agresso Artikelmall (excel). Agresso hanterar originalprislista och ersättningsprislista. Avrop kan sändas enligt SFTI eller som ett e-postmeddelande (pdf). I de fall e-post används, kan parterna endast hantera avropssvar manuellt. Agresso har f n inte stöd för Leveransavisering. Agresso tillämpning av SFTI affärsprocess 6 Sidan 4 (8)

5 Beskrivning av SFTI Affärsprocess 6, Avrop mot ramavtal Grunddata För att kunna genomföra elektronisk handel måste viss grundinformation finnas på plats. Partsinformation Agresso hanterar registrering av partsinformation via egenutformade excelmallar. Mallar finns för Köparen Köparen ska identifieras med Global Location Number (GLN). Köparens övriga parter såsom fakturamottagare, fakturaadressat, leveransmottagare och godsmottagare ska också identifieras med unika GLN. För varje part anges namn och adress. Den ifyllda mallen sänds till leverantören. Vid eventuella ändringar sänds ny mall till leverantören alternativt publiceras förteckningen på kundens webplats Leverantörer Leverantören identifieras med GLN. Leverantörens övriga parter såsom godsavsändare, fakturautfärdare och betalningsmottagare ska också identifieras med unika GLN. För varje part anges organisationsnummer, namn och adress. För leverantören kan man även ange kontaktuppgifter, personnnamn, telefon, fax, e- post. Notera avvikelser i partshanteringen. I övrigt behöver även komplettering ske i respektive e-handelssystem med de uppgifter som avtalats om i ramavtal, såsom betalningsvillkor, leveransvillkor, aktuellt giro för betalningar etc. Överföring av artiklar och priser Agresso kan hantera inläsning av artiklar och priser på följande sätt: 1) Pricat 2) Agresso Artikelmall (excel) Pricat kan innefatta de mesta av innehållet enligt SFTI sc 6 v 2.7. Funktioner och termer som INTE hanteras är: Stafflade pris, dvs pris som kan ändras beroende på orderkvantitet Förpackningshirearki dvs artikel som består av e eller fler andra artiklar Speciell läkemedelsinformation Andra produktgrupper än leverantörens egna och UNSPSC Returenheter och panter Agresso kräver UNSPSC-kod på samtliga artiklar. Om leverantören helt saknar möjlighet att ange detta finns stöd för hantering på annat sätt. Dels kan kod sättas på respektive artikel av kunden, vilket oftast inte är rimligt. Dels kan korsreferenstabell upprättas mellan leverantörens produktgrupp och UNSPSC-kod. Det bör då vara leverantören som förser kunden med denna information (excel). Lösningen Agresso tillämpning av SFTI affärsprocess 6 Sidan 5 (8)

6 förutsätter att leverantören skickar produktgrupper i Prislistan. Observera att UNSPSC är tillägg till SFTI Bas. Agresso excelmall ger möjlighet att registrera den viktigaste artikel- och prisinformationen. Dvs innehållsmässigt är detta mindre som finns i SFTI Pricat men större än SFTI Bas Pricat. Prisfilerna kan hanteras som Original och Ersättningsprislista. Ändringsprislista hanteras inte. Prisfil som importeras i Agresso måste accepteras av Köparen innan den blir aktiv. Avropsprocessen Processen startas av köparen när denne bestämmer sig för att utfärda ett avrop för att tillgodose behovet av en vara eller tjänst. Avrop (Begreppen avrop, order och beställning används här nedan synonymt) Beställaren skapar en beställning som kan innehålla artiklar från en eller flera leverantörer. Efter attest av rekvisition, skapar systemet avrop. Beställningen delas upp i flera avrop, eftersom avrop ska genereras per leverantör. OBS att en order kan innehålla rader från en eller flera avtal. Avrop skickas därefter till respektive leverantör. Expressorder och behörig beställare (Läkemedel) hanteras ej av Agresso. Observera att beställaren i sitt avrop kan ange avvikande önskat leveransdatum på radnivå. Om leverantören inte kan läsa/hantera detta, uppmärksammas inte beställaren. Detta gäller även Godsmärkning. Agresso kan sända avrop på följande sätt: 1) ORDERS enligt SFTI 2) Pdf-fil via e-post. I detta fall förväntas att man ej får något avropserkännande eller avropsbekräftelse. Avropserkännande När leverantören har tagit emot meddelandet kan leverantören bekräfta att avropet är inkommet via meddelandet Avropserkännande. I detta läge antas avropet av leverantören enbart behandlats på teknisk nivå. Om avropet är felaktigt sänds avropserkännande med status Avvisat. Agresso hanterar inte Orsak till avvisande. Köparen måste sända nytt avrop. Agresso tillämpning av SFTI affärsprocess 6 Sidan 6 (8)

7 Beställaren förväntas följa upp leverantörens svar på sitt avrop. Raderna statusändras vid inläsning till Mottagen alternativt Avvisad. Avropsbekräftelse När leverantören har tagit emot och läst in Avropet kan leverantören bekräfta avropet via meddelandet Avropsbekräftelse. Om avropet är felaktigt sänds avropserkännande med status Avvisat. Köparen måste sända nytt avrop. Vid avropsbekräftelse kan Agresso hantera ändring av leveransdatum på avrop och avropsradnivå, annan bekräftad kvantitet och avvisning av enskild avropsrad. Ersättningsartikel, split av rad och information om nästa möjliga leverans hanteras inte av Agresso. I detta läge antas att leverantören har kontrollerat innehåll i avropet (parter, artiklar, ev referens till avtal och prislista) samt kontrollerat om avropet kan levereras enligt önskemål. Köparen förväntar att Avropsbekräftelse sänds, såvida inte annat överenskommits. Beställaren förväntas följa upp leverantörens bekräftelse på sitt avrop. Aktuella rader statusändras för beställaren uppföljningsbild till Bekräftad, Accepterad med ändring alternativt Avvisad Leveransprocessen Leverans sker per Avrop och leveransdag. Dvs en leverans kan bara vara från ett och samma avrop och vid ett tillfälle. Leveranser tas emot, kontrolleras och attesteras av Godsmottagaren (varumottagning). En Avropsrad antas vara slutlevererad (stängs) om levererat antal är lika med eller större än bekräftad kvantitet. För en ej stängd rad kan kompletterande leveranser ske. Avropsrad kan även stängas manuellt av Köparen. Agresso hanterar inte meddelandet Leveransavisering. Fakturaprocessen Leverantören skapar faktura för varje leverans. Dvs en faktura kan enbart innehålla artiklar från en leverans och ett avrop. Om leverans inte är registrerad i Agresso, ankomstregistreras fakturan men går inte vidare till attest förrän varumottagning är gjord. Fakturan godkänns inte om följande är fel (=fakturakontroll): - Fakturanummer (finns sedan tidigare från leverantören). Agresso tillämpning av SFTI affärsprocess 6 Sidan 7 (8)

8 - Partsuppgifter jämfört med avrop. Tillkommande parten Betalningsmottagare är tillåtet. - Referens till avrop, avropsrad, avtal, prislista. - Artikelnummer. - Pris. - Levererad kvantitet jfr med varumottagen kvantitet - Radbelopp, faktura- och skattetotaler. Agresso tillämpning av SFTI affärsprocess 6 Sidan 8 (8)