Handledning för Stockholms stad

Transkript

1 Handledning för Stockholms stad Fristående Svefaktura 1.0 Via eprinter

2 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 2 av 12 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning Affärsprocessbeskrivning för Stockholms stad Processbeskrivning Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet Referenser Priser Avgifter Faktura och kreditfaktura Bilaga till fakturan Returer Generella krav på fakturan Obligatorisk information Valfri Information Handledning Fakturering Övriga Obligatoriska fält, generellt Moms Enheter Identifiering av köparen Fakturalayout Exempelfakturor Testning mot köpare Sändningsrapporter Uppstartsrutin för leverantören Uppstartspunkter... 12

3 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 3 av Användarhandledning I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder till att skicka en fristående Svefaktura 2. Affärsprocessbeskrivning för Stockholms stad 2.1 Processbeskrivning För denna process sker order helt manuellt. Faktura skickas i format Svefaktura (utgående från leverantör). Första gången en leverantör skall skicka en faktura önskar Stockholm stad som ett inledande steg, att få en testfaktura/ exempelfaktura skickad via e-post för en första verifiering 2.2 Affärsavtal, EDI-avtal och meddelandeflödet Fristående faktura kan användas både vid köp hos avtalad leverantör eller vid direktupphandling, dvs. avtal saknas men inköpsvärdet är lågt. I de fall en faktura refererar till ramavtal mellan köpare och säljare gäller dess villkor. Svefaktura är framtagen för att kunna användas utan att e-kommunikationsavtal tecknas mellan parterna. Det är inga formkrav på artikelnummer, GTIN eller leverantörens artikelnummer kan användas i fakturan. Det viktigaste är att den beskrivande texten gör att köparen kan godkänna fakturan.

4 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 4 av Referenser Alla fakturor och kreditnotor ska vara märkta med faktura referens (beställarreferens). Referens 1 obligatoriskt Referens 1 (Beställarens referens, eller andra variablar som t.ex kundnummer, kontraktsnummer, objektnr etc) - Obs max 12 positioner och Alfanumreriskt (ej punkt (.), kommatecken (,), bindestreck (-) etc. Referens 1 används för att distribuera fakturan till korrekt mottagare i Stockholms stad s affärssystem. Referensen ska alltid uppges av beställaren i samband med beställning. Saknas aktuell referens finns det risk att fakturan betalas efter förfallodatum då det är omständligt att identifiera aktuell mottagare. Referens 2 används vid behov Ange ett namn eller andra typer av referenser Priser Priser anges per artikel, kvantitet och à-pris. Priset visas i nettopris Avgifter Vid eventuell räntefakturering ska fakturanummer för ursprungsfakturan finnas angiven på räntefakturan Eventuella villkor om dröjsmålsränta ska specificeras på fakturan Faktura och kreditfaktura Leverantören skapar och skickar fakturan. En leverans motsvarar en faktura. Huvudregeln är att all information ska finnas på fakturan. Om detta inte går ska Stockholms stad kontaktas för vidare diskussion. Alla belopp avrundas till 2 decimaler, öresavrundning nyttjas på totalbeloppet. Ingen samlingsfakturering accepteras. Fakturor som omfattas av sekretess ska kodas enligt särskild anvisning från Stockholms Stad. Se vidare under rubrik Sekretessfakturor. Vid factoringfaktura ska det framgå att fordran är överlåten till ett factoringbolag. Leverantören skapar och skickar kreditfaktura. Kreditfaktura ska referera till fakturanummer i den ursprungliga (debet) fakturan. Faktura tillåts att ha negativa rader eller negativt belopp totalbelopp. Fakturan får även ha beloppet 0 kr på en radnivå. Sekretessfakturor Enligt sekretesslagens 7 och 8 kapitel gäller sekretess med hänsyn främst till skyddet för enskilds personliga respektive ekonomiska förhållanden m.m. Kapitel 9 i sekretesslagen gäller sekretess med hänsyn till enskilds förhållanden av såväl personlig som ekonomisk natur. Leverantörsfakturor avseende personer som får vård eller omsorg exempelvis inom socialtjänst eller äldreomsorg, fakturor avseende personalvård eller fakturor inom andra områden som omfattas av sekretesslagen anses utgöra s.k. sekretessfaktura. Dessa fakturor ska som skydd för den enskilde avkodas, dvs namn och personnummer ska inte anges på fakturan. För hantering av Sekretessfakturor se dokument Sekretessfakturor Stockholms stad.

5 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 5 av Bilaga till fakturan Stockholms stad tar inte emot bilaga till fakturan Returer Returer, t.ex beroende på fel i godset korrigeras med kreditfaktura. 2.3 Generella krav på fakturan Några generella krav som ställs vid utförandet av leverantörsfakturor i Svefakturaformat Obligatorisk information Fakturorna i Svefakturaformat ska innehålla följande information: a. Generell fakturainformation/fakturahuvud Fakturadatum datum då fakturan utställs Fakturanummer- och/eller OCR-nummer - unikt nummer som refererar till fakturan. Förfallodatum 30 dagar efter fakturadatum. Betalningsvillkor - Stockholms stad tillämpar följande betalningsvillkor: 30 dagar efter att mottagen korrekt faktura och godkänd leverans. Eventuell dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen. Faktura- och expeditionsavgifter betalas inte, om de inte är avtalade. Bank- och/eller plusgiro nummer, plusgiro prioriterat Valuta (SEK) b. Information om köparen Köparens juridiska namn (Stockholms stad) Köparens förvaltning, avdelning/enhet Köparens fakturaadress, dessa adresser ska användas för andra försändelser som ska skickas i pappersform, till exempel påminnelser. Påminnelser och evetuella Inkassoärenden ska skickas till Serviceförvaltningen. Köparens leveransadress(den adress dit varorna levererats med uppgift om enhet och gatuadress). Har varorna hämtats ska det framgå. Namn på den som hämtat varorna ska anges på lämplig plats på fakturan. Tex kan rad 2 i Beställarreferens användas, se rubrik Referenser ) Gatuadress/Postbox Postnummer Ort GLN-kod (Obs! En GLN-kod för respektive förvaltning) c. Information om Leverantören Leverantörens namn GLN-kod för identifiering av leverantören. Finns ingen GLN-kod kan organisationsnummer användas Leverantörens organisationsnummer Leverantörens momsregistreringsnummer Uppgift om leverantören har F-skattebevis d. Leverantörens utdelningsadress/fakturerande enhet Namn Gatuadress/ Postbox Avdelning Ort

6 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 6 av 12 Postnummer e. Fakturarader Vad varan/tjänsten avser (ev. specifikation i bilaga) artikelbeskrivning Leveransdatum Momsprocent Antal Enhet A-pris Radbelopp f. Faktura totaler Totala belopp Totalt momsbelopp g. Momsspecifiktion Momssummering Momsdeklaration per momssats Eventuell orsak till momsbefrielse 3. Valfri Information Fakturameddelande Faktura period Leverantörens referens

7 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 7 av Handledning 4.1 Fakturering Nedan följer instruktioner för vad ni behöver tänka på för att det ska fungera smidigt och korrekt Övriga Obligatoriska fält, generellt Förutom de termer som beskrivs i affärsprocessbeskrivningen måste er faktura innehålla vissa saker, dels för att vara en giltig faktura, men även för att den rent tekniskt ska kunna behandlas i överföringen. De saker som måste sändas med i er faktura är följande: Fakturadatum Fakturanummer Leverantörs momsregistreringsnummer 1 Köparidentifikation (Se avsnitt Identifiering av köparen ) Köparens momsregistreringsnummer 2 Leveransdatum Tillämpad momssats 3 Beställarreferens 4 Skattekategori (Standard eller undantag) Skattetyp (F-skatt eller mervärdesskatt) Antal fakturarader o Artikel o Artikelnummer 5 o Enhetspris o Radbelopp Totalt fakturabelopp 1. Detta är i de flesta fall registrerat i Exder och kompletteras i så fall därifrån. Ni kan kontrollera detta under era företagsinställningar på fliken Momsregistreringsnummer. 2. Detta kan kompletteras från Exder, men det förutsätter att köparen är upplagd som partner i Exder och att ett momsregistreringsnummer har registrerats på fliken Betalning under partnerinställningarna. 3. Även detta kan kompletteras från Exder, se vidare instruktioner i avsnittet Moms. 4. Denna avtalas med er köpare, format och typ varierar, för närmare information se affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet. 5. Detta är obligatoriskt endast om ni använder er av olika momssatser i fakturan och dessa har satts per artikel, se avsnittet Moms. Om ni inte sänder med ett artikelnummer i er faktura kommer Exder att komplettera med ett generellt artikelnummer till mottagaren. Notera att dessa termer är i tillägg till de specifika bestämmelser som ni finner i affärsprocessbeskrivningen i början av dokumentet.

8 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 8 av Moms En faktura innehåller inte alltid en momssats och därför kan momssatsen hämtas ifrån era inställningar i Exder. Vid uppstart anges standardmoms i Exder. Angiven momssats kan ni själva ändra i Exder under Diverse Momsinställningar Momssatser, eller kontakta Kundtjänst så hjälper vi till. Om ni använder andra momssatser på fakturan än den ni satt som standard, så måste de anges per artikel i Exder. Ni lägger då upp de aktuella artiklarna i Exder och anger den specifika momssatsen på dessa. Ni gör detta under Artiklar Uppdatera artiklar, på fliken Pris. Ovan ser ni ett exempel på en artikel upplagd med en momssats på 12%. När ni sedan fakturerar ett av dessa artikelnummer kommer Exder att använda momssatsen som är satt på just den artikeln Enheter De enheter ni sänder i er faktura måste finnas upplagda i Exder. Dessa lägger ni in som externa enheter i Exder. Det gör ni i rutinen Uppdatera företagsinställningar och fliken Enheter.

9 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 9 av 12 Exempel på hur det kan se ut när ni använder ett antal olika enheter. Observera att använder ni flera olika enheter som betyder styck så kan ni ange det. I exemplet ovan ser ni att både ST och STYCK kommer att tolkas som styck i Exder Identifiering av köparen Oftast sker detta genom att ni sänder ett kundnummer i fakturan. Det ni måste tänka på är att det kundnummer som ni skickar i er faktura måste matcha rätt kundnummer (Partner-ID) i Exder. Detta för att Exder ska veta vem som är mottagare av fakturan och var fakturan ska skickas. Det betyder att ni behöver lägga upp en partner i partnerregistret för varje kundnummer som ni har i ert affärssystem. Saknar ni kundnummer så kan Exder använda fakturamottagarens organisationsnummer eller fakturamottagarens GLN för att hitta rätt partner i Exder Fakturalayout Vi rekommenderar stark att ni efter att mappning utförts och accepterats inte ändrar er fakturalayout om det inte är absolut nödvändigt. Om ni gör några ändringar i fakturalayouten så kan det påverka hur era fakturor tolkas elektroniskt. Därför är det mycket viktigt att ni först kontaktar Expert Systems för stöd så att vi kan verifiera att ändringar inte medför några problem. Ändrad fakturalayout kan leda till att era fakturabetalningar fördröjs. Eventuell ommappning debiteras löpande. 4.2 Exempelfakturor Skicka 10 st fakturor via Exder eprinters virtuella skrivare, 5 av dessa fakturor ska vara kreditfakturor. Meddela oss via support@expertsystems.se att fakturorna är på väg. Vi mappar fakturafilerna och testar dessa. Fakturorna måste uppfylla de krav på innehåll som respektive fakturamottagare har. Det gäller både de obligatoriska fälten samt de mottagarspecifika kraven. Anledningen till att ni ska skicka både debet- och kreditfakturor är att layouten ibland varierar mellan de olika fakturatyperna.

10 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 10 av 12 Tänk på att skicka fakturor så ifyllda som möjligt, t.ex. skickar ni rabatter ibland så skicka med det i någon testfaktura. Skicka minst en faktura som är flersidig. Om det behövs korrigeringar/kompletteringar från er sida meddelar vi detta. När allt är klart för test mot er köpare meddelar vi er detta. Fakturan får inte innehålla några skyddade typsnitt samt fakturan måste skickas som text. En del affärssystem skickar hela fakturor som bilder vilket inte är tillåtet. För flersidiga fakturor måste det vara sidbrytning mellan fakturabladen. Även om ni skickar flera fakturor på samma utskrift måste det vara sidbrytning mellan de olika fakturorna i samma utskrift. 4.3 Testning mot köpare När Exder eprinter är uppsatt kommer ni att genomföra tester med er fakturamottagare. Testningsförfarandet kan skilja sig lite åt beroende på fakturamottagare. 4.4 Sändningsrapporter En rapport med dagens sändningar av fakturor kommer att skickas via e-post till er som avsändare: Här ser ni resultatet av varje skickad faktura. Ni ser även till vilken fakturamottagare (kallas partner i Exder) som fakturan avser. Det kan ibland hända att saker går fel, i exempelvis överföring eller liknande. I många av de fallen kommer den person som är uppsatt för notifiering att få ett meddelande om att något gått fel och eventuella anvisningar för att avhjälpa det. Vissa typer av fel är dock inte möjliga att meddela på detta sätt, vilket gör det viktigt att ni varje dag, som ni skickat iväg en eller flera fakturor, kontrollerar att ni har fått följande dagrapport med rätt fakturor. Om det saknas fakturor i dagsrapporten eller ni inte har fått någon dagsrapport alls så har dessa fakturor inte skickats iväg. Dagsrapporten genereras en gång per dygn under natten.

11 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 11 av 12 Genom att logga in i Exder-klienten kan ni också plocka fram en logg som visar alla filer som har kommit. Gå till: menyn Diverse EDI-logg och välj listtyp Utskrifter: Grönt visar att utskriften kunde tolkas och skickas vidare som en elektronisk faktura, rött visar att den är mottagen men innehåller fel. Klickar ni på detaljer så får ni fram utskriftsdetaljer om fakturan och klickar ni på PDF så ser ni hur er ursprungliga utskrift av fakturan ser ut. Ni kan här även se eventuell felorsak.

12 Senast Uppdaterad: Exder Stockholms stad eprinter Sida 12 av Uppstartsrutin för leverantören Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av affärsflödet Fristående Svefaktura Uppstartspunkter Nr Vad Vem 1 Teckna avtal med Expert Systems om avtal inte redan finns. Du kan skicka Fristående Svefaktura med Exder EDI, Exder efaktura, Exder eprinter samt Exder Link. Leverantör 2 Experts Systems behöver få in följande information: Momsnummer Tekniskt ansvarig hos leverantören Kontaktperson hos Expert Systems GLN nr som fakturorna kommer att skicka ifrån Möjligt datum för uppsättning av fakturor Expert Systems 3 Följande ska gås igenom innan ni kan börja med att skicka faktura: Få information av Expert Systems vilket regelverk som gäller, bl.a. fakturaadresser, referenser. Få information av Expert Systems att det finns en handledning som beskriver hur du går tillväga när du skall skicka e-faktura. Expert Systems 4 Meddela Expert Systems datum när ni kan börja med att skicka e-faktura. Leverantör 5 Få bekräftelse av Expert Systems på att driftsättningen är klar. Expert Systems