e-faktura Total Allmänt Om e-faktura i Danske Bank Distributionskanaler Var hittar jag e-faktura Total?

Transkript

1 Allmänt e-faktura Total är en elektronisk faktureringstjänst i Business Online. Tjänsten möjliggör för dig att: registerhålla och administrera dina fakturamottagare ta emot anmälningsfiler från fakturamottagare skapa, granska och sända dina fakturor skicka dina fakturor på fil till banken i filformatet BGC Invoice lista alla fakturor och se status per faktura se bilder av dina fakturor Om e-faktura i Danske Bank Danske Bank använder Bankgirots fakturaväxel för distribution av e-fakturor till fakturamottagare i Sverige. Bankgirots fakturaväxel distribuerar också till printbyråer för utskrift och utskick av pappersfakturor. I det e-fakturanätverk som Danske Bank via Bankgirot är anslutna till utväxlas fakturor mot de flesta leverantörer av e-fakturatjänster (operatörer) som är verksamma i Sverige idag. Bankgirot kan distribuera e-fakturor till alla fakturamottagare som har en e- fakturalösning från någon av dessa operatörer. Distributionskanaler En fakturamottagare kan ta emot sina e-fakturor som filer, via sin operatör/tjänsteleverantör, in till sitt affärssystem. Fakturamottagarens filformat hanteras mellan Bankgirot och operatören, dvs. i fakturaväxeln, och är inte beroende av vilket format som fakturautställaren, dvs. du, använder. Vidare kan fakturamottagaren istället välja att ta emot e-fakturor i sin internetbank. Detta är alltid valet för privatpersoner men erbjuds också till företag. Danske Bank e-faktura Total erbjuder möjligheten att sända e-fakturor via alla distributionskanaler. Var hittar jag e-faktura Total? I Business Online ligger tjänsten e-faktura Total i modulen Collection Service. Collection Service är en samlingslösning för inbetalnings- och faktureringstjänster mot alla nordiska länder. Collection Service är i grunden uppbyggd kring fyra huvudmenyer som omfattar Mappar Fordringar/fakturor Kund Mottagare/Fakturautställare

2 Använda tjänsten online När du använder tjänsten online följer man vanligtvis en process på fem steg: Skapa kontouppgifter Vid uppläggning av tjänsten e-faktura Total registreras ett antal uppgifter om dig som kund. Dessa hämtas sedan automatiskt när du skapar din faktura och kommer att anges i den del som avser fakturautställarens uppgifter. Innan du skapar den första fakturan är det viktigt att du går in och bestämmer inbetalningsgironummer i menyn Kontoöversikt BG/PG. Det är detta eller dessa gironummer som kommer att stå på fakturan och dit betalaren ska göra den efterföljande betalningen. Du kan ange en av gironummertyperna eller ange bägge samtidigt. Det går alltid att närsomhelst ändra eller ta bort ett gironummer här. Skapa fakturamottagare I menyn Kund hittar du undermenyn Skapa Betalare/Fakturamottagare. Här kan du lägga upp egna fakturamottagare i fakturamottagarregistret. De fakturamottagare du registrerar här är de företag som du vet ska ta emot e-fakturor på fil. De kommer att läggas upp med Fil som fakturamottagarkanal.

3 Vissa fält är obligatoriska och har fältvalidering men det är viktigt att du fyller i så mycket information som möjligt om fakturamottagaren. Det fakturamottagar-id som du ska ange behöver du skaffa från din kund. I hjälpfunktionen i Business Online finns ytterligare information om varje fält. Du hittar sedan dina fakturamottagare i Fakturamottagarregistret via Översikt Betalare/Fakturamottagare, där du också har möjlighet att ändra eller ta bort dem. Översikt fakturamottagare Under menyn Kund hittar du också Översikt - Betalare/Fakturamottagare. Här finns Fakturamottagarregistret där du hittar dina fakturamottagare. Den fakturamottagare du skapat i steget innan sparas här.

4 Registret uppdateras också automatiskt med de fakturamottagare som anmäler sig för e- faktura via sin internetbank. Dessa kan vara både privatpersoner eller företag och de ligger upplagda med Internetbank som fakturamottagarkanal. Det centrala adresseringsbegrepp (Fakturamottagar-ID) som gäller för dessa bägge grupper är: Privatpersoner = Personnummer (inkl sekelskiftessiffra) Företag = Organisationsnummer Fakturamottagaren kan i sin tur också avanmäla sig för e-faktura i internetbanken. Status på fakturamottagaren ändras då automatiskt i fakturamottagarregistret till Borttagen. Komplettera fakturamottagare Du kan registrera fler uppgifter än vad som redan är förifyllt för de fakturamottagare som inkommer automatiskt. Man väljer då Ändra i funktionsmenyn för fakturamottagaren. Skapa faktura I menyn Fordringar/fakturor hittar du undermenyn Skapa Fordran/faktura. Här kan du skapa och sända iväg dina fakturor.

5 Sidan för att skapa faktura är uppdelad i fyra steg, i en så kallad Wizard. Varje steg innehåller de relevanta delar som en faktura är uppdelad i. Steg 1. Fakturamottagaruppgifter Du inleder med att välja din fakturamottagare genom knappen Hämta betalare. Du länkas då till Fakturamottagarregistret och väljer fakturamottagare genom att klicka på länken för Fakturamottagar-ID.

6 När du valt fakturamottagare blir du dirigerad tillbaka till Skapa faktura, där uppgifterna i ifyllda. Du kan också komplettera med mer information om fakturamottagaren här. Steg 2. Fakturauppgifter I detta steg anger du generella fakturauppgifter som vanligtvis återfinns i fakturahuvudet samt uppgifter om Fakturautställaren, d.v.s. du. Vissa uppgifter har hämtats automatiskt från avtalsinformation som registrerats vid anslutningen medan andra uppgifter anges själv.

7 Steg 3. Fakturarader Här anger du fakturaradsinformation om varan eller tjänsten, samt fritext på radnivå. Totalbelopp, eventuella rabatter samt momsbelopp, per momssats, räknas fram automatiskt. Här anges också en generell meddelandetext som kan användas för hälsningsmeddelanden eller för en eventuell factoringtext. Steg 4. Betalningsinformation I det sista steget anges hur betalningen ska ske samt de villkor som ska gälla.

8 Slutligen kan du välja att: skapa flera fakturor godkänna alla fakturor och stäng mappen enbart trycka på knappen OK Trycker du enbart OK sparas fakturan i Fakturaöversikten och du blir länkad dit automatiskt. Granska faktura I Fakturaöversikten visas listan över de fakturor som skapats och vilken status de har. Du kan hitta Fakturaöversikten via Fordringar/Fakturor i Collection Service. Du har flera sökkriterier till förfogande när du söker en faktura och kan sortera listan på flera olika sätt genom att trycka på kolumnrubriken. Fakturan du skapat lägger sig högst upp i listan. För att se detaljer om fakturan kan du gå via funktionsmenyn och välja Visa fordran eller klicka på Beloppslänken för varje faktura.

9 Här finns all information om fakturan du skapat. Om en faktura har status Fel kan du hitta information och felkod här. Vidare kan du se en bild av fakturan, uppvisad en fakturamall, genom att trycka på utskriftssymbolen i det övre högra hörnet.

10 Via utskriftsknappen presenteras fakturan i en fakturamall som ska likna en pappersfaktura. Härifrån kan du även skriva ut fakturan. Godkänn och skicka faktura I menyn Mappar hittar du Mappöversikt. Här kan du godkänna alla osända fakturor och stänga mappen. Fakturan/fakturorna sänds då iväg till Bankgirot.

11 Använda tjänsten via fil När du använder tjänsten genom filsändning följer man vanligtvis en process på fem steg: Observera att fakturor inskickade via fil blir automatiskt godkända och vidareförmedlade till Bankgirot varför det saknas ett godkännandesteg. Ladda upp och sända fil Filmodulen i Business Online ger möjlighet att ladda upp eller hämta de olika filtyper som erbjuds i tjänsten. Du gör detta via Mappöversikten. Tjänsten stöder fakturaformatet BGC Invoice. Detta är ett filformat som stöds av de flesta banker i Sverige och även i en mängd affärs och ekonomisystem. För dessa filer krävs inget godkännande utan det räcker med att ladda upp filen via Mappöversikten och därefter stänga mappen. Filerna sänds till Bankgirots e-fakturaväxel och status blir Mottagen av Bankgirot om filen inte innehållit några fel. Du kan se detaljer om den inskickade fakturan genom att klicka på länken under kolumnen Mappnamn eller gå via funktionsmenyn. Du blir då länkad till Fakturaöversikten. Kontouppgifter valideras Vid uppläggning av tjänsten e-faktura Total registreras ett antal uppgifter om dig som kund. Dessa uppgifter samt andra som du själv angett om ditt företag valideras i Business Online mot motsvarande uppgifter insända i filen. Om uppgifterna inte överensstämmer avvisas filen och du får en återredovisning om detta.

12 Granska fakturan Från Mappöversikten har du blivit länkad tillbaka till Fakturaöversikten. Du hittar fakturan och dess status här. Om mappen innehållit flera fakturor visas flera rader här. Du kan granska fakturan genom att gå via funktionsmenyn och välja Visa fordran eller klicka på Beloppslänken för varje faktura. Detaljbilden visar inte upp lika mycket information som för en faktura skapad online men du se en fullständig bild av fakturan, uppvisad en fakturamall, genom att trycka på utskriftssymbolen i det övre högra hörnet.

13 Ladda ner fil Via Filer från banken kan du också hämta filer till ditt ekonomisystem avseende Återredovisning av insänd faktura (Format: BGC invoice) Anmälningar från fakturamottagare i Internetbankerna (Format: EF-Bank) Filbeskrivningar Filbeskrivningar avseende fakturaformatet BGC Invoice och anmälningsformatet EF-Bank / Anmälningsärendet kan du ladda ner från under fliken Fakturatjänster. Återredovisning Det finns tre möjligheter att hålla reda på status på insända fakturor. I anslutningen till tjänsten bestämmer du genom vilken kanal du vill få informationen. Kanal Business Online Via e-post Via fil Beskrivning Fordrans/Fakturaöversikten hittar du aktuell status på sina insända fakturor Ett e-postmeddelande med en bifogad statusrapport sänds till angiven mailadress En återredovisningsfil i formatet BGC Invoice skickas till kunden Informationen i Business Online är alltid tillgänglig även för de som väljer att ta emot återredovisning via e-post eller fil.