Kortavtalsadministratör. Med behörighet som Kortavtalsadministratör kan du se företagets och anslutna företags kortavtal.

Transkript

1 Generellt Kortavtalsadministratör I modulen Kort kan du som har behörighet administrera Företagets kort och se Kortavtal. För att få tillgång till Kortmodulen måste du ha ett Kortavtal med banken. När kortmodulen lagts till Business Online-avtalet finns det två administratörsbehörigheter : Kortadministratör Kortavtalsadministratör Med behörighet som Kortavtalsadministratör kan du se företagets och anslutna företags kortavtal. Via funktionspilen kan du se mer detaljer om kortavtalet. Kortadministratör Som kortadministratör kan du lista alla kort som är utställda till företaget. Du kan spärra och ta bort kort. Du kan också beställa och återbeställa PIN-koder, ändra köp- och uttagsgränser, se korttransaktioner för de senaste 12 månaderna och beställa nya kort med företagets betalningsansvar. Åtkomst till Kortmodulen För att kunna använda Kortmodulen i Business Online måste du minst ha en Frågefullmakt till modulen Kort. Om du vill kunna göra något av följande måste du dessutom ha fullmakten Registrera : spärra kort beställa ersättningskort beställa nya kort med företagets betalningsansvar beställa nya/återbeställa PIN-koder ändra beloppsgränser Om du ska kunna se korttransaktioner på ett enskilt kort måste du ha Frågefullmakt till kontot (kortavtalet) som kortet är kopplat till. 1

2 Tilldela behörighet Administratören på Business Online-avtalet tilldelar behörigheter till Kortmodulen via Administrationsmodulen. Först ska Kortmodelen tilldelas användare i steg 2, behörigheterna tilldelas i steg 5 under Produkter och tjänster. Användaren kan ha följande behörigheter: Förfrågan innebär att användaren kan se information om kort. Registrera innebär att användaren kan återbeställa och beställa nya kort med företagets betalningsansvar, återbeställa och beställa PIN-kod, spärra kort och ändra köpgränser på kort. Fullmakt innebär att användaren kan godkänna registrerade beställningar. Det finns olika nivåer av fullmakt; Ingen, 2 i förening eller Ensam. 2 i förening finns i tre olika varianter (A, B, C) som gör att olika personer kan eller inte kan godkänna tillsammans. För att se kortavtal ska rutan Förfrågan bockas i. Läs mer om Administrationsmodulen i vägledningen Administration generellt. Kortöversikt Du hittar Kortöversikten i Toppmeny under Kort". I bilden Kortöversikt kan du välja det konto (kortavtal) som du vill titta på: 2

3 Du kan också välja att titta på alla konton (kortavtal) för att se alla de kort som är knutna till de konton du har åtkomst till. När du klickar på rubriken för en kolumn, sorteras kolumnen i alfabetisk-, datum- eller beloppsordning beroende på den information som är i respektive kolumn. Du kan också exportera den information som finns i Kortöversikten till ett kalkylprogram. Om du gör detta kommer listan att innehålla fler kolumner än du ser på skärmen, exempelvis kolumner med avtalsinnehavarens adress samt vilket företagsnamn som står präglat på kortet. Under Ytterligare sökkriterier kan du begränsa sökresultatet genom att söka på: Kortinnehavare Personnummer Medarbetarid (om detta fylldes i vid kortbeställningen) Kortnummer Sökningen behöver inte vara exakt. Du kan till exempel skriva Peter i fältet för Kortinnehavare och du kommer då att få upp alla kortinnehavare med förnamnet Peter. För varje kort i listan finns det en funktionspil att klicka på längst till vänster där du kan välja mellan olika val: Detaljer, Om du väljer Detaljer i bilden ovan kommer du att kunna se detaljer om ett specifikt kort Beloppsgränser och samt se och registrera och ändra medarbetarid : Tilläggstjänster 3

4 Spärra kort Du spärrar ett kort genom att svara på frågor om varför kortet ska spärras, hur PIN-koden förvarades samt när kortet användes senast. Spärren är permanent och detta kort kan således inte aktiveras igen. När du har tryck OK kan du i efterföljande bild välja att beställa ett nytt kort med en ny PIN-kod. Beställa ersättningskort Du kan beställa ett ersättningskort till en medarbetare. Det tar normalt cirka 8 arbetsdagar från det att du beställer kortet till dess att kortinnehavaren får det. Banken levererar kortet till den adress som visas på skärmen. Om du väljer expressbeställa kortet och beställer det innan kl kommer kortinnehavaren att få kortet en till två dagar efter beställningen. Tjänsten är avgiftsbelagd. Om du beställer en ny PIN-kod till kortet sänder banken denna till kortinnehavarens adress. Kortinnehavaren får PIN-koden 3-5 dagar efter det att kortet levererats oavsett om kortet beställts med normal rutin eller expressbeställning. Kortinnehavaren kan använda sitt befintliga kort (om det inte är spärrat) till dess att det nya kortet har börjat användas. Beställa PIN-kod Du kan återbeställa eller beställa en ny PIN-kod till ett kort. Banken skickar PIN-koden till kortinnehavarens adress. När du beställer en ny PIN-kod till kortet skickar banken även ett nytt kort med nytt kortnummer till den adress som står på skärmen. Beställa nytt kort steg 1 I steg 1 Beställ nytt kort väljer du först vilket kortavtal du vill beställa nytt kort på. Du kan bara beställa nytt kort för avtal med företagets betalningsansvar. Beställa nytt kort steg 2 I steg 2 väljer du om du om du ska beställa nytt kort genom att fylla i en elektroniskt blankett eller skicka en fil till banken. Ska du beställa flera kort rekommenderas att du skickar en fil. 4

5 I den elektroniska blanketten måste alla fält med asterisk fyllas i. Tänk också på att: Vi kan endast skicka kort till kortinnehavarens folkbokföringsadress Kortinnehavaren måste fyllt 18 år Kortinnehavaren kan endast ha ett Företagskort Väljer du att skicka beställningen en fil ska du fylla i en Excelmall med uppgifter om de nya kortinnehavarna. 5

6 Excelfilen ska sedan sparas som en kommaavgränsad fil. I Excel väljer du Spara som och Andra format och väljer CSV (kommaavgränsad) (*.csv) i rullisten vid filformat. Beställa nytt kort steg 3 I steg ska du välja vilket korttyp kortinnehavarna ska ha. Du kan välja olika korttyper till innehavarna genom att klicka i rutan framför innehavaren och välja korttyp, leveranssätt och ange limitintervall och sedan klicka Tilldela kort Om alla kortinnehavarna ska ha samma kort klickar du i rutan överst i kolumnen och väljer korttyp, leveranssätt och limitintervall klickar på Tilldela kort. 6

7 Beställ nytt kort steg 4 I det sista steget ska beställningen godkännas med din elektroniska signatur. I signeringsrutan ser du en sammanställning av beställningen. Signerar ni två i förening ska ytterligare en person godkänna beställningen. Det görs i Ändringar av kort för godkännande (Kort) som du hittar under menyn Kort. Beställda kort I meny Beställda kort kan du se status på de kort du beställt. Beställningen kan ha olika status: Saknar godkännande Saknar godkännande nummer två Sänd för genomförande Kan inte produceras (t ex fel personnummer eller adress) Producerad Vid status Kan inte produceras måste du rätta felet och skicka in beställningen igen. Du kan också ta bort ett kort som inte är godkänt. Via funktionspilen väljer du Ta bort. Hjälp För att få information om sidan du befinner dig på eller om du behöver hjälp med att fylla i fälten, klicka på? i det högra hörnet 7