TEBOIL Kortextranet, bruksanvisning

Transkript

1 TEBOIL Kortextranet, bruksanvisning

2 Innehållsförteckning I. Innehållsförteckning... 1 II. Presentation... 4 III. Administration av användaruppgifterna... 5 Logga in... 5 Bortglömt lösenord... 6 Byte av lösenord... 6 Typ av användare... 7 Skapa ny användare... 8 Administration av användaruppgifterna...10 Ändring av användaruppgifter...11 Radera användare...11 Beskåda logguppgifter...12 Ta kontakt...13 Logga ut...14 IV. Funktioner på kundnivå...15 Uppgifter på kundnivå...15 Lista på avtal...16 Tilläggsavtal...17 Kortförvaltning...18 Inköp...19 Fakturor...20 Rapporter

3 V. Funktioner på avtalsnivå Avtalsuppgifter...23 Tilläggsavtal...24 Kortförvaltning...25 Inköp...26 Fakturor...27 Rapporter...28 Förare...30 Fordon

4 Presentation Teboil Kortextranet är ett verktyg för rapportering och uppföljning av kortavtal. Uppgifter på kund- och avtalsnivå + Kundens grunduppgifter + Lista över avtal + Avtalens grunduppgifter, inklusive bl.a. bruksgräns, kortmängd och fakturauppgifter Kortförvaltning + Spärrade kort + Kortlistor + Beställning av tilläggskort + Beställning av PIN-kod Rapportering + Händelserapporterna enligt kort, tilläggsuppgifter eller fordonsnummer + Inköp enligt dag och månad + Inköpsintervall + Bränslekonsumtionsrapport Administration av användaruppgifterna + Användare + Användarrättigheter + Lösenord + Förändringar enligt loggen 4

5 Administration av användaruppgifterna Logga in Logga in till Kortextranet via länken Länken till Kortextranet finns även på Teboils hemsida + För att logga in behövs ett användarnamn och ett lösenord + Klicka Logga in Administratörens användarnamn och lösenord levereras av Teboil mot kortextranetansökan. I samband med första in loggningen begär systemet att ändra lösenordet. Administratören kan skapa kundspecifikt nya användare, se Skapa ny användare. 5

6 Bortglömt lösenord Ifall du glömt lösenordet: + Klicka länken Glömt lösenord? på inloggningssidan. + Skriv in användarnamnet och e-postadressen till användarnamnet i fråga och mata in uppgifterna i Captcha. + Nytt lösenord skickas till din e-postadress. Vi rekommenderar att du byter lösenordet efter att du har mottagit det per e-post. E-postadressen för ett användarnamn kan uppdateras vid Användare. Byte av lösenord + Välj Byt lösenord i Huvudmenyn. + Skriv in det nya lösenordet två gånger och tryck Ändra. + Du får ett meddelande när lösenordet har ändrats. 6

7 Typ av användare Två andändartyper är möjliga i Kortextranet: + Administratör Administratörens koder skapas automatiskt på basis av ansökan. Administratören har rättigheter till alla funktioner i tjänsten och kan även skapa nya användare. + Användare Användare skapas av administratören och med samma specificeras användarens rättigheter i tjänsten. 7

8 Skapa ny användare + Klicka Användare i Huvudmenyn; o o o o o Klicka Skapa, varefter ett nytt fönster öppnas där man matar in användaruppgifterna Lösenord Användarnamn E-post Denna adress används även då en lösenordspåminnelse skickas Beskrivning fri text 8

9 + Specificera Användarrättigheterna: Rättigheter Beskåda Ändra uppgifterna Kund uppgifter Lista på avtal Tilläggsavtal Kort Fakturor Inköp Rapporter Användare Personliga uppgifter Logg Ta kontakt - Standardalternativ. Användare rättigheter kan ändras. - Användarrättighet kan ändras - Användarrättighet kan inte väljas + Anslutna avtal Användarrättigheterna kan specificeras att gälla vissa avtal; + Klicka Skapa efter att alla uppgifter matats in. 9

10 Administration av användaruppgifterna Under rubriken Användare i huvudmenyn kan användaren skapa nya användare samt beskåda och ändra användarnas uppgifter. 10

11 Ändring av användaruppgifter + Välj de användare vars uppgifter du vill ändra. Uppgifterna öppnas i ett nytt fönster där du kan ändra följande uppgifter: o Lösenord o Användarnamn o E-postadress o Beskrivning o Användarrättigheter o Anslutna avtal + Tryck Spara efter att ändringarna gjorts. Radera användare + Välj användaren du vill radera och tryck Radera. 11

12 Beskåda logguppgifter + Välj Logg i Huvudmenyn; + Logguppgifterna kan beskådas enligt ett visst tidsintervall. Välj datum och tryck Sök. + Uppgifterna kan exporteras till Excel. 12

13 Ta kontakt + Välj Ta Kontakt i Huvudmenyn + Kundens namn och Kundnummer förs till blanketten som standardalternativ + Välj Avtalsnummer från rullgardinsmenyn + Välj Kategori: o Respons. o Ändra kontaktuppgifter. Du kan meddela om ändring i avtalets eller kundförhållandets kontaktuppgifter. o Beställ pinkod. Välj kortet till vilket du vill beställa pinkoden. Pinkoden skickas till den adress som finns i blanketten. Koden kan alternativt skickas till Teboils huvudkontor. o Ändra bruksgräns. Du kan begära om ändring i bruksgränsen. I blanketten visas den nuvarande bruksgränsen. Ange den nya bruksgränsen i euro (inköp/mån). o Beställning av tilläggskort. Du kan beställa ett tilläggskort till ett visst avtal. Välj kortets köpklass i rullgardinsmenyn samt eventuella tilläggsuppgifter till kortet. OBS! Du kan beställa ett tilläggskort endast till d- och företagskort avtal. o Kortfria tankning tilläggsbeställning: Tjänsten är tillgänglig endast om kunden har beställda detektor på d-kort avtalen. + Meddelande fri text för tilläggsuppgifter + Bifoga dina kontaktuppgifter i slutet av blanketten. Uppgifterna är obligatoriska ifall vi behöver kontakta dig + Mata in Captchan och Skicka. 13

14 Logga ut + Välj Logga ut i Huvudmenyn. o Om du vill logga ut, klicka Logga ut. o Om du inte vill logga it, klicka Avbryt eller X. 14

15 Funktioner på kundnivå Uppgifter på kundnivå + På startsidan visas Kunduppgifterna och ett Sammandrag över avtalen. 15

16 Lista på avtal + På kundnivå visas kundförhållandets alla avtal antingen som en lista eller som ett sammandrag i menyn Lista på avtal; eller som sammanfattning; 16

17 + Avtalsuppgifter kan beskådas genom att klicka på avtalsnumret i Avtalsförteckningen. + Funktioner på avtalsnivå presenteras mer detaljerat i punkten Funktioner på avtalsnivå. Tilläggsavtal + Välj Tilläggsavtal i Huvudmenyn; + Tilläggsavtalen kan beskådas enligt följande sorteringskriterier: alla, odefinierade, tilläggsavtal; + Sökning med kortnummer ger tilläggsuppgifter på tilläggssavtal enligt enstaka kort; + Uppgifterna kan exporteras till Excel. Tilläggsavtal som är under huvudavtalet, har samma kortleverans- och faktureringsadress som huvudavtalet. Inköp med tilläggsavtalet faktureras med samma faktura som inköp med huvudavtalet och inköpen kan skådas i huvudavtalets inköps- och faktureringsuppgifter i Kortextranet. 17

18 Kortförvaltning + Välj Kort i Huvudmenyn; + Kortlistan visar totala mängden både aktiva och spärrade kort; + Kortlistan kan sorteras enligt avtalsnummer, tilläggsavtal eller status; + Kortlistan kan exporteras till Excel. + I kortfönstret kan du spärra kortet genom att byta kortets status i rullgardinsmenyn; (förkommet, stulet, spärrad) + Spara förändringarna. 18

19 Inköp + Välj Inköp i Huvudmenyn; + Inköpen kan hämtas med en Inskränkt sökning, där sökkriterier är en månad, eller alternativt med en omfattande sökning, där sökkriterierna är tidsintervall, fakturerade eller ofakturerade inköp, kortnummer och fakturanummer; + inköpsuppgifterna kan exporteras till Excel. 19

20 Fakturor + Välj Fakturor i Huvudmenyn; + Fakturor kan hämtas enligt tidintervall; + Fakturauppgifterna kan exporteras till Excel. 20

21 Rapporter 21

22 + Välj Rapporter i Huvudmenyn; + Välj önskade rapporter: o Bränslekonsumtionsrapport rapporten visar medelförbrukningen på 100 km; Välj tidsintervall - Sökkriterierna är alla inköp, fakturerade inköp och ofakturerade inköp. o Inköpsintervall rapporten visar köpfrekvensen under ett visst tidsintervall; Välj tidsintervall; Inkludera i sökkriterierna inköpsgångerna och gemensamma summan på de inköpen du vill beskåda. o Kortlista rapporten visar alla kundens kort eller kort enligt valt sökkriterium; Sökkriterierna är alla, aktiva eller spärrade kort. Rapporten kan alternativt hämtas enligt ett specifikt kortnummer. o Månatliga inköp rapporten visar inköpen under valda månader i liter eller euro; Välj tidsintervall; o Sammardrag på inköp enligt avtal, korttyp, eller produkt Välj tidsintervall; Sökkriterierna med korttyp eller produkt är liter/månad eller euro/månad; o Transaktioner per dag/vecka rapporten visar Välj tidsintervall; För att beskåda uppgifterna välj antingen dagliga inköp eller inköp per vecka. o Transaktioner enligt kortets tilläggsuppgift eller transaktioner enligt fordon: Välj tidsintervall; Välj produktgrupp (rapport på inköp); Sökkriterierna är alla inköp, fakturerade inköp och ofakturerade inköp. + Rapporten visas genom att klicka på Visa rapport; + Uppgifterna kan exporteras till Excel. 22

23 Funktioner på avtalsnivå Avtalsuppgifter + Avtalsuppgifter kan beskådas genom att välja Lista på avtal i Huvudmenyn och listan det önskade Avtalet; + avtalen visas antingen som en Lista eller som en Sammanfattning; + Det går att byta ut avtalet genom att välja det önskade avtalet i högra övre sidans rullgardinsmeny, Avtal. + På avtalsnivå kan man via övre menyn beskåda det valda avtalets tilläggsavtal, kort, inköp, fakturor och rapporter. Uppgifter på kund- och avtalsnivå kan inte ändras i Kortextranet. Alla ändringar görs genom att kontakta Teboils kundtjänst. 23

24 Tilläggsavtal + Välj Tilläggsavtal i övre menyn; + Tilläggsavtalen kan beskådas enligt följande kriterier: alla, odefinierade, tilläggsavtal; + Med kortnummersökning kan man hämta uppgifter på tilläggsavtal för enskilda kort; + Uppgifterna kan exporteras till Excel. Tilläggsavtal som är under huvudavtalet, har samma kortleverans- och faktureringsadress som huvudavtalet. Inköp med tilläggsavtalet faktureras med samma faktura som inköp med huvudavtalet och inköpen kan skådas i huvudavtalets inköps- och faktureringsuppgifter i Kortextranet. 24

25 Kortförvaltning + Välj Kort i övre menyn; + Kortlistan visar totala antalet kort samt antalet aktiva och spärrade kort. + Kortlistan kan sorteras enligt avtal, tilläggsavtal eller status. + kortlistan kan exporteras till Excel. + I kortfönstret kan du spärra kortet genom att ändra kortets status i rullgardinsmenyn; Eller ansluta fordonet eller föraren som kortets tilläggsuppgift. + Spara ändringarna. 25

26 Inköp + Välj Inköp i övre menyn; + Inköpen kan hämtas med en Inskränkt sökning, där sökkriteriet är en månad, eller alternativt med en Omfattande sökning, där sökkriterierna är tidsintervall, fakturerade eller ofakturerade inköp, kortnummer och fakturanummer; + Inköpsuppgifterna kan expoteras till Excel. 26

27 Fakturor + Välj Fakturor i övre menyn; + Fakturor kan hämtas enligt tidsintervall; + fakturauppgifterna kan exporteras till Excel. 27

28 Rapporter + Välj Rapporter i övre menyn; + Välj de önskade rapporterna: o Bränslekonsumtionsrapport rapporten visar medelförbrukningen på 100 km; Välj tidsintervall 28

29 o o o o o o o - Sökkriterier är alla inköp, fakturerade inköp och ofakturerade inköp. Inköpsintervall rapporten visar köpfrekvensen under ett visst tidsintervall; Välj tidsintervall; Inkludera i sökkriterierna inköpsgångerna och gemensamma summan på de inköpen du vill beskåda. Kortlista rapporten visar kundens alla kort eller kort enligt valt sökkriterium; Sökkriterierna är alla, aktiva eller spärrade kort. Rapporten kan alternativt hämtas enligt ett specifikt kortnummer. Månatliga inköp rapporten visar inköpen under valda månader i liter eller euro; Välj tidsintervall; Sammardrag på inköp enligt avtal, korttyp, eller produkt Välj tidsintervall; Sökkriterierna med korttyp eller produkt är liter/månad eller euro/månad; Transaktioner per dag/vecka rapporten visar Välj tidsintervall; För att beskåda uppgifterna välj antingen dagliga inköp eller inköp per vecka. Avtalspris rapporten visa D-kortsavtalets dagliga avtalsnettopris enligt produkt Välj dag Välj kommun och station: du kan välja flera stationer under samma kommun Välj produkt: Dieselolja eller lätt brännolja Avtalspriser visas enligt prissättningen för huvudavtalet. Ifall huvudavtalet har tilläggsavtal, kan prissättning till dessa kontrolleras genom att välja önskade tilläggsavtalsnummer i fältet Tilläggsavtal. Transaktioner enligt kortets tilläggsuppgift eller transaktioner enligt fordon: Välj tidsintervall; Välj produktgrupp (rapport från inköpshändelser); Sökkriterierna är alla inköp, fakturerade inköp och fakturerade inköp. + Rapporten visas genom ett klicka Visa rapport; + Uppgifterna kan exporteras till Excel. 29

30 Förare + Välj Förare i övre menyn + Du kan ändra uppgifterna på föraren genom att välja önskade raden i listan. + Om du vill radera föraruppgiften, klicka i slutet av raden + Listan kan exporteras till Excel 30

31 + Skapa ny föraruppgift Välj ny Mata in förarens uppgifter och klicka Skapa Om föraren är ansluten till ett visst kortnummer, kan uppgifterna inte avlägsnas. Anslutning av föraruppgifter till kortnummer: se Kortförvaltning 31

32 Fordon + Fälj Fordon i övre menyn + Du kan ändra uppgifterna på fordonet genom att välja önskade raden i listan + Om du vill radera fordonsuppgiften, klicka i slutet av raden + Listan kan exporteras till Excel 32

33 + Skapa ny föraruppgift Välj Ny Mata in förarens uppgifter och klicka Skapa Om fordonet är ansluten till ett visst kortnummer, kan uppgifterna inte avlägsnas. Anslutning av fordonsuppgifter till kortnummer: se Kortförvaltning 33