Telefonkonferens.nu manual

Transkript

1 Telefonkonferens.nu manual Version Innehåll Telefonkonferenser... 2 Att ansluta till en konferens... 2 I konferensen... 2 Avsluta konferensen... 2 Webadmin... 2 Inloggning... 2 Glömt lösenord eller användarnamn... 3 Konferensrum... 3 Lägg till konferens... 3 Ta bort konferens... 3 Historik... 4 Live status... 4 Ändra konferens... 5 Rapporter... 5 Logga ut... 5

2 Telefonkonferenser Att deltaga i en telefonkonferens kan spara mycket tid och pengar, plus förstås att det är miljövänligt och enkelt. För att förbättra din telefonkonferensupplevelse kommer här ett par grundläggande tips: Presentera dig när du anländer Det hörs att någon ansluter, men om moderator inte ställt in funktionen så måste du själv säga vem du är som ansluter till rummet. Slå av din mikrofon när du inte pratar Gäller särskilt i stora konferenser Kom ihåg att slå på din mikrofon när du pratar igen. Att ansluta till en konferens Ring upp det telefonnummer som telefonkonferensen ska hållas på. Hos Telefonkonferens.nu får alla kunder en egen linje med hälsningsfras. Du blir ombedd att ange konferensens nummer, knappa in detta och avsluta med fyrkant. Om konferensen har en pinkod så blir du ombedd att ange denna och avsluta med fyrkant. Om moderator ställt in detta så ombeds du att säga ditt namn och avsluta med fyrkant. Detta spelas sedan upp när du ansluter och lämnar konferensen så de andra deltagarna vet vem som kom in respektive lämnade konferensen. I konferensen För att hantera volym och andra inställningar kan du när som helst trycka på * (Stjärna). Du får då höra en meny vad du kan göra. Vissa av dessa alternativ är bara tillgängliga om du är moderator. 1 Växla mellan att slå på respektive av din mikrofon. 2 Lås respektive lås upp konferensen. Om konferensen är låst kan inga fler deltagare ansluta. 3 Sparka ut den senast anslutna deltagaren. 4/6 Sänk respektive höj volymen på konferensen. 7/9 Sänk respektive höj volymen på din mikrofon. 8 Gå ut ur menyn Avsluta konferensen För att avsluta konferenssamtalet när ni pratat färdigt, lägg på luren. Webadmin På Telefonkonferens.nu Webadmin kan du skapa, ändra och radera dina konferensrum. Du kan se vilka deltagare ett rum haft, vilka som är inne i rummet just nu samt lyssna på eventuella inspelningar. Du kan också se statistik, slå på/av deltagares mikrofon samt bjuda in till konferenser. Inloggning För att logga in på Telefonkonferens.nu webbadministrationsgränssnitt surfar du till adressen och loggar in med din epostadress och det lösenord du fått från kundtjänst.

3 Glömt lösenord eller användarnamn Om du har glömt ditt lösenord eller vilken e-postadress som ska användas, kontakta kundtjänst. Konferensrum Ditt system kommer med ett antal fördefinierade rum. Dessa kan du använda direkt med den pinkod du fick från oss. Du kan också välja att ändra inställningar för rummen eller ta bort dem. Lägg till konferens På fliken Lägg till konferens skapar du nya konferenser. Konferensnamn Rumsnummer Moderator PIN Inställningar för moderator PIN Inställningar Börjar Längd Max deltagare Bjud in Här anger du vad konferensrummet ska kallas. T.ex Rum 1 eller Styrelsen. Ange rumsnummer. Ett fyrsiffrigt rumsnummer kommer att föreslås, men du kan ange vad du vill. Rummet får inte finnas vid tidpunkten för konferensen. Ange pinkod för en eventuell moderator. En moderator kan låsa konferensen, kasta ut deltagare och stänga av talfunktionen för de andra. Om moderator har pinkod måste användare också ha det. Annonsera innebär att när du ringer in kommer du få spela in ditt namn, därefter presenteras du automatiskt när du kommer in och lämnar konferensrummet. Inspelning innebär att allt samtal i konferensrummet spelas in. Inspelningar sparas i 14 dagar och raderas därefter från våra servrar. Ange pinkod för deltagarna. Om moderator har en pinkod måste även användare ha det. Om du inte anger någon kommer den i så fall att väljas slumpmässigt. Annonsera innebär att du får säga ditt namn när du anländer till konferensen och blir därefter presenterad i samband med att du kopplas in till rummet. Endast lyssna innebär att alla deltagare får sin mikrofon avstängd. Kan vara lämpligt i samband med presentationer och dylikt. Vänta på moderator innebär att deltagare inte kan prata förrän en moderator finns på plats. Ange starttid för mötet. Ange längd i timmar och minuter för konferensen. Ange hur många deltagare som max kan ansluta sig till detta rum. När detta antal är uppnått kan ingen ny deltagare ansluta till rummet. Det finns även en gräns för hur många som kan vara anslutna sammanlagt i alla era rum, beroende på vilken tjänst ni köpt. Tryck på den blå knappen Bjud in så kan du ange namn, epostadress och telefonnummer till dina deltagare. Vill du lägga till fler, tryck på knappen igen. När du trycker på Fortsätt kommer ett epostmeddelande att skickas till samtliga deltagare med en inbjudan till konferensen, vilket telenr de ska ringa samt eventuell pinkod. Ta bort konferens Om du vill kan du radera ett konferensrum. Kryssa för vilka rum du vill radera och klicka därefter på knappen Radera valda. Om du är säker på att du vill radera rummet så får du svara ja på frågan.

4 Observera att när du tar bort ett konferensrum så tar du samtidigt bort dess inspelningar samt historik. Det går inte att återställa dessa data, men du kan förstås skapa ett nytt konferensrum. Vissa abonnemangsformer har den här funktionen avstängd. Historik På sidan historik kan du se de historik från konferenser. Sök den konferens du vill veta mer om, eller kolla i listan. I listan ser du rumsnummer, konferensens namn, när den började och när den slutar, hur många som har varit i rummet samt hur många som är inne just nu. Du ser också hur många det får vara som mest i rummet. Om du klickar på rumsnummer öppnas ett nytt fönster i din webbläsare. Här får du upp en lista med telefonnummer, eventuellt namn på uppringare, hur länge personen var ansluten i timmar, minuter och sekunder följt av när personen anslöt till konferensen samt när den lämnade. Om det finns några inspelningar kan du ladda ner dem härifrån. Inspelningar lagras i 14 dagar hos oss, därefter raderas dem automatiskt, så ladda ner dem och spara hos er om ni vill ha dem kvar. Live status På sidan Live status får du upp samma slags lista som på Historik, med skillnaden att du bara ser nu pågående konferenser. Under rubriken Antal ser du hur många som är inne i konferensrummet just nu. Om du klickar på rumsnummer får du upp en lista på alla anslutna till konferensen. Du ser vilket telefonnummer de ringer från samt om vi kunnat koppla detta nummer till ett namn, hur länge samtalet pågått samt om mikrofonen är påslagen eller av. Sidan laddas om automatiskt var 30:e sekund. Slå av/på mikrofon Klicka på AV eller PÅ i listan över aktiva deltagare i konferensen. Förändringen sker inom ett par sekunder och syns nästa gång sidan laddas om. Deltagaren får inget meddelande om att mikrofonen nu är på eller av. Släng ut För att slänga ut någon klickar du på knappen SLÄNG UT. Deltagaren får ett meddelande att denna blev utkastad. Förläng När konferensen börjar lida mot sitt slut kommer ett meddelande i konferensen. Du kan då välja att förlänga konferensen genom att klicka på Förläng. Ni får då 30 minuter extra på er att avsluta konferenssamtalet. Det går att förlänga obegränsat antal gånger. Avsluta nu Om du vill avsluta konferensen i förtid klickar du på knappen Avsluta nu. Eventuella kvarvarande deltagare blir utkastade och konferensrummet stängs.

5 Bjud in Om du vill ringa upp deltagare och bjuda in dem till konferensen trycker du på knappen Bjud in. Därefter får du ange telefonnummer till den som ska bjudas in till konferensen. När du trycker på Ring kommer deltagaren att ringas upp och bjudas in till konferensen. Om personen accepterar så ansluts den automatiskt. Observera att denna funktion är en tilläggsfunktion som måste aktiveras samt att samtalstaxa tillkommer på utgående samtal. Ändra konferens Här får du upp information om dina konferenser. Du kommer först till en lista på pågående och kommande konferenser som du kan ändra inställningar på. Det kan vara pinkod eller rummets namn t.ex. Inställningarna är desamma som under skapa konferens. Observera att om du redan har användare inne i en konferens så kommer vissa inställningar, som inspelning, att börja gälla först när alla har lämnat rummet. Rapporter Under rapporter kan du få fram statistik från dina konferenser. Välj datum så får du upp en grafisk presentation över hur många användare som varit inne i respektive konferensrum. Observera att om en användare ringt upp och lagt på flera gånger så kommer han räknas flera gånger. Logga ut För att logga ut ur systemet, klicka i menyn på Logga ut. Du blir också automatiskt utloggad efter en viss tids inaktivitet.