Användarhandledning ICA Torget

Transkript

1 Användarhandledning ICA Torget Våra kunder frågar alltmer efter närproducerade produkter, ekologiskt odlade, kravmärkta och/eller premiumprodukter. ICA har redan idag starkt lokalt fokus men vi kan bli ännu bättre! Vi vill bredda vårt sortiment, bli än mer unika och stärka vår konkurrenskraft med hjälp av lokala svenska leverantörer. Vi har därför tagit fram denna tjänst som vi kallar Torget eftersom den ger alla era butiker möjlighet att hitta och handla med lokala leverantörer och alla deras produkter som om det gällde vanlig torghandel. Innehållsförteckning ANVÄNDARHANDLEDNING ICA TORGET... 1 FLÖDEN... 2 SORTIMENT... 2 LOKALT/NÄRPRODUCERAT... 2 SPECIALSORTIMENT... 4 TJÄNSTEN ICA TORGET... 5 INLOGGNING... 6 SÖK & BESTÄLL... 6 Sök... 6 Beställ... 9 Avtal med leverantör för att kunna skicka beställning ORDERHISTORIK MIN BUTIK ÖVRIGT Glömt lösenordet MINA INSTÄLLNINGAR HJÄLP LOGGA UT Sida 1 av 19

2 Flöden Nedanstående flöde beskriver processen som alla leverantörer går igenom innan de kan publicera sina produkter på ICA Torget. Sortiment Alla produkter på Torget kan tillhöra ett eller flera sortiment. För närvarande finns följande sortiment. Lokalt/närproducerat Premium Ekologiskt Lokalt/närproducerat - Pris förhandlas fram lokalt mellan butik och leverantör - Specialsortiment där pris förhandlas fram mellan butik och leverantör - Specialsortiment där pris förhandlas fram mellan butik och leverantör I sortimentet Lokalt/närproducerat satsar ICA på lokala leverantörer och erbjuder Torget som ett effektivt medel för att göra affärer. Produkter i detta sortiment kan alla butiker söka fram på Torget och förhandla fram avtal för så att de går att beställa från torget enligt nedanstående flöde. Sida 2 av 19

3 Sida 3 av 19

4 Specialsortiment Syftet med sortimenten Premium, Ekologiskt är att erbjuda ICA:s butiker ett specialsortiment som inte tillhandahålls centralt. Sida 4 av 19

5 Tjänsten ICA Torget För inloggning till tjänsten ICA Torget krävs ett Användarnamn och ett Lösenord. När ni fått detta startar ni tjänsten ifrån ICA:s intranät. Bilden ovan visar hur ni kommer till ICA Torget. Sida 5 av 19

6 Inloggning Ange ert butiksnummer i fältet Användarnamn och det tilldelade lösenordet i fältet Lösenord. Ni hamnar då på ICA Torgets sök & beställsida. SÖK & BESTÄLL I den här menyn lägger ni beställningar på produkter ifrån leverantörerna. Först söker ni fram de artiklar som ni önskar att beställa och sedan lägger ni beställningen. Sök Ni får först upp en söksida som innehåller ett antal olika val. Ni fyller i den sidan efter de urval ni önskar att göra. Sida 6 av 19

7 I vårt exempel ovan har vi gjort urval på Sortiment Premium, Produktgrupp Kött, Chark, Fisk & Fågel samt Artikelegenskap Kravmärkt. Vi har i också angivit i fältet Fritext att ordet Lax skall finnas med i produktens beskrivning. Valen under rubriken Leverantör används för att begränsa urvalet av leverantörer. Alla leverantörer -innebär att inga urval av leverantörer görs d.v.s. alla får visas i listan. Leverantör -innebär att ni kan välja visa produkter enbart för en leverantör. Ni kan söka efter just er leverantör med hjälp av sök ikonen. Lev som kan lev till butik -innebär att endast de leverantörer visas som uttryckt at de önskar leverera till just er butik. Fälten efter ledtexten Visa och sortera resultat används för att begränsa hur mycket information som direkt skall visas i listan med leverantörer och artiklar. Val kan göras så att endast leverantörsinformation visas eller både leverantörs- och artikelinformation. Väljer ni att endast visa leverantörsinformation kan ni sedan välja att visa produktinformation för en leverantör i taget genom att klicka på Visa leverantörens artiklar. Ni kan även välja att endast visa de artiklar ni har valt som favoritartiklar, eller till och med endast visa de artiklar som är direkt beställningsbara. Funktionen är alltså till för att begränsa listans längd vid stora mängder information. I vårt exempel har vi valt att direkt visa både leverantörs- och produktinformationen direkt. Sortering kan göras per leverantör eller per kategori. För att starta sökningen trycker ni på knappen Sök. Nu får ni upp de eftersökta artiklarna. Sida 7 av 19

8 I exemplet visas en lista med leverantör Rökt på Lax AB samt en produkt Varmrökt hel lax. Om inget pris eller antal visas för artikeln i bilden så kan artikeln inte beställas. Då behöver ni förhandla fram ett avtal med aktuell leverantör innan den kan beställas. Artiklar som ni har valt att sätta till favoritartikel kommer att visas först, per leverantör, i listan för att lättillgängliga. Observera att leverantörerna visas sorterade i bokstavsordning på företagsnamn samt att varje sida visar maximalt 20 artiklar. Om urvalet ger mer än 20 artiklar behöver ni bläddra fram sida för sida för att se all information. Detta görs genom bläddringsfunktionen «Första Föregående 1 Nästa Sista» som visas överst och längst ner i varje sida. Följande möjligheter finns: «Första Bläddra till första sidan Föregående Bläddra till föregående sida 1 Bläddra till aktuell sida (i vårt exempel ger urvalet endast EN sida. Finns flera visas osv Nästa Sista» dvs antal sidor som hela urvalet består av) Bläddra till nästa sida, vilket är enklaste sättet att bläddra igenom hela urvalet. Bläddra till sista sidan Sida 8 av 19

9 Beställ I listan ser ni mera information om artikeln. Ni ser leverantörens beskrivning av konsumentartikeln. Ni ser även vilka förpackningar som ni kan beställa. I exemplet ovan är både detaljistförpackningen och basvaran beställningsbara. Vi väljer detaljistförpackningen, den innehåller 12st. Genom att klicka på länken Läs mera >> så får ni mera detaljerad information om artikeln. Produkten presenteras med större bild samt vilka Sortiment, Produktgrupper och Artikelegenskaper som leverantören angivit att produkten har. Ni ser även ingående kvantitet och innehållsförteckning/beskrivning. Ni kan även markera artikeln som favoritartikel, d.v.s. artiklar som ni beställer frekvent och som ni lätt vill hitta. Klicka på << Bakåt om ni vill komma tillbaka. Sida 9 av 19

10 Genom att ange Antal beställer vi sedan 5 st Lax, rökt (detaljistförpackning). När alla Antal är ifyllda för de produkter ni vill beställa klicka på knappen. Önskar ni skriva ut ett beställningsunderlag till skrivare klickar ni på knappen Skriv ut beställningsunderlag innan ni trycker på beställningsknappen. En fil i s.k. pdf-format visas då som direkt kan skrivas ut på skrivare. En bra funktion om ni vill ha ut listan på papper för att ta med ut i butiken innan ni beställer. När ni tryckt på knappen visas nedanstående sida. Sida 10 av 19

11 Här kan ni lägga till fler artiklar, uppdatera kvantiteter, börja om men också bekräfta och skicka beställningen genom klicka på knappen knappen.. För att ta bort en artikel från beställningen klickar ni på Det fungerar även att först beställa några artiklar, göra en ny sökning och sedan beställa flera artiklar. Artiklarna behålls efter sökningen. Observera att möjlighet finns att ange ett Önskat leveransdatum. Detta kommer då att skickas med i den beställning som skapas. Som kvittens att beställningen skickats till leverantören visas nedanstående sida. I bilden kan ni se leverantörens ordernummer. Avtal med leverantör för att kunna skicka beställning Vissa artiklar kan ni inte beställa direkt utan då behöver ni ta kontakt med leverantören och få till ett avtal. När detta är klart så kan ni direkt se detta genom att artiklar går att beställa. För att underlätta för er butiker så finns det en länk i ICA Torget där ni kan skicka en intresse anmälan till aktuell leverantör. Genom att klicka på länken skickas ett e-brev med uppgifter som gör att leverantören automatiskt kan registrera er som kund i sitt system. Beroende på vilka sortiment som ni och leverantören har kan ni antingen börja beställa direkt eller så återkommer leverantören för att förhandla fram avtal med er. Välj menyn SÖK & BESTÄLL och sök fram den leverantör ni är intresserad av. Sida 11 av 19

12 Klicka på länken Kontaktuppgifter >>. Sida 12 av 19

13 På denna sida visas all den information som leverantören valt att presentera sig med på ICA Torget. Ett enkelt sätt att ta en första kontakt med leverantören är att klicka på E-postadress i vårt exempel lasse.lax@roktpalax.se. Ert program för att skicka e-post startas då automatiskt med aktuell e-postadress automatiskt ifylld. Ett annat alternativ är genom att klicka på länken Lägg till mig som kund >>. Då visas en ny sida med en standardiserad begäran med era uppgifter ifyllda. Observera att denna länk endast är synlig om ni inte redan är kund med leverantören. Sida 13 av 19

14 När ni klickar på Skicka så skickas e-brevet iväg till angiven aktuell leverantör. Klicka på Avbryt om ni av någon anledning vill avbryta. För leverantörens del ser e-brevet ut som följer. Leverantören får ett e-brev med era uppgifter och behöver bara klicka på den blåmarkerade länken för att lägga upp er butik i sitt kundregister. Efter det att ni har tagit kontakt med aktuell leverantör och förhandlat fram priser/avtal för de utvalda artiklarna. Behöver leverantören registrera denna information i sitt system samt skicka priser till ICA Torget. De uppgifter han är intresserad av förutom vilka produkter ni vill köpa av honom är Er lokaliseringskod eller butiksnr Obs! Sköts er fakturahantering av ICA Shared Services är lokaliseringskod nödvändig. E-postadress till vilken ni vill ha fakturor E-postadress till vilken ni vill ha orderbekräftelser. Möjlighet finns att välja att ni endast önskar orderbekräftelse vid avvikelser mot önskat leveransdatum och/eller beställt antal i er beställning ORDERHISTORIK Detta menyval används för att se status på skickade order. Urval kan göras för en viss leverantör eller alla samt på Orderdatum och Orderstatus. Sida 14 av 19

15 I exemplet ovan görs urval på orderdatum och klickar sedan på. Ni kan i listan följa ordern och dess orderstatus. I nedanstående tabell visas alla möjliga värden samt deras betydelse. Orderstatus Refuserad/Makulerad Fakturerad Slutlevererad Bekräftad Order granskad Order skapad Betydelse Leverantören har refuserat order ingen leverans kommer att ske Order har levererats och fakturerats Order har levererats men ännu ej fakturerats Order har bekräftats men ännu ej levererats Leverantören har tagit emot ordern, men ännu ej bekräftat den Order har skickats till leverantören men ännu ej bekräftats Genom att klicka på Visa order >> finns möjlighet att skriva ut ordern som ett pdf-dokument via Adobe Reader. Sida 15 av 19

16 Önskar ni skriva ut orderbekräftelsen till skrivare klickar ni på Arkiv och Skriv ut MIN BUTIK Detta menyval används för att ni ska kunna ändra era adressinställningar. Ni kan även ställa in om ni önskar per mail få orderbekräftelser och fakturor. I exemplet ovan vill butiken endast ha orderbekräftelse när den avviker ifrån beställningen. Övrigt Glömt lösenordet Om ni vid inloggning har glömt ert lösenord finns möjlighet att få ett nytt skickat till butikens angivna e- postadress. Sida 16 av 19

17 Klicka på Nytt/Glömt lösenord? Klicka här >> så hamnar du på följande sida Här anger du ditt Användarnamn (butiksnummer) eller din på ICA Torget registrerade E-postadress och trycker på knappen Skicka. Du får då ett e-brev med nytt lösenord. MINA INSTÄLLNINGAR På denna sida kan ni själva ändra era användarinställningar och lösenord. Sida 17 av 19

18 Namn och E-postadress till vilket nytt lösenord skickas samt lösenord kan ändras här. För att spara ändringarna klicka på knappen Spara. HJÄLP Genom att klicka på menyvalet HJÄLP, visas denna användarhandledning. Behöver ni ytterligare hjälp kontakta ICA Helpdesk ( ). Sida 18 av 19

19 LOGGA UT När ni är klara rekommenderas att ni klickar på Logga ut så ni minimerar risken att denna tjänst missbrukas i ert namn. Sida 19 av 19