Handledning. Kostnadställefördelning av EDI-order. ReadSoft 2011 Kundtjänst: E-post: Tel:

Transkript

1 Handledning Kostnadställefördelning av EDI-order ReadSoft 2011 Kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 2 av 16 Innehållsförteckning 1. Användarhandledning Processbeskrivning Förutsättningar Fördelningsmall Automatisk acceptering av order Mottag av order Användares hantering av order Lista fakturastatistik automatiskt urval på användares kostnadsställe Ordermultipel, vid inläsning EDI-order... 15

3 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 3 av Användarhandledning I den här handledningen beskrivs kostnadsställesfördelning av ordrar. Den här handledningen beskriver inte något specifikt flöde utan är avsedd som ett komplement till er normala flödeshandledning. 2. Processbeskrivning Möjlighet finns att få elektroniskt inlästa order uppdelade på flera olika kostnadsställen, genom att Exder automatiskt skapar en eller flera kundorder utifrån en i förväg angiven fördelningsmall. Genom att en användare kan vara kopplad till ett kostnadsställe begränsas användarens behörighet så att han/hon enbart kan se/uppdatera order med aktuellt kostnadsställe. Funktionen är mycket användbar om man har flera underleverantörer/personer som skall expediera en och samma order från kund. Detaljbeskrivning av funktionen. Funktionen beskrivs mha följande exempel. Ett företag i godisbranchen säljer tre artiklar chokladägg, chokladgrodor och skumbananer genom tre olika underleverantörer Knatte, Fnatte och Tjatte som skall producera och leverera artiklarna efter en i förväg angiven fördelning. Följande fördelning gäller: Chokladägg och chokladgrodor levereras till ICAs lagerenheter i Umeå och Luleå med en tredjedel från varje kostnadsställe. Skumbaner levereras dock enbart av Knatte. När en EDI-order anländer från ICA där chokladägg/chokladgrodor skall levereras till Umeå/Luleå kommer denna att resultera i att tre olika kundorder kommer att skapas i Exder. En till varje kostnadställe vars användare sedan sköter om orderbekräftelse och utleverans av sina respektive order. Däremot sköts faktureringen centralt och ger endast en faktura till ICA. Vid handel med Axfood kan däremot varje utleverans faktureras var för sig. Nedanstående schema beskriver hanteringen av EDI-meddelande till ICA och Axfood. ICA order Exder order Exder order Exder order Exder utleverans Exder utleverans Exder utleverans Exder faktura Axfood order Exder order Exder order Exder order Exder utleverans Exder utleverans Exder utleverans Exder faktura Exder faktura Exder faktura 3. Förutsättningar Grundförutsättningar för funktionen är: 1. Begär av kundtjänst ställa in så att kostnadsställefördelning görs istället för jämförelse mot användares lokaliseringskoder för ert bolag. 2. Att ni har modulen för "Exder autoaccept order". Har ni inte denna kan ni enkelt beställa den inifrån Exder (menyval "Diverse") enligt nedan eller kontakta Expert Systems. 3. Ett antal användare behövs också vilket även det kan beställas inifrån Exder (menyval "Diverse").

4 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 4 av 16 I vårt exempel har vi 4 användare. Vi har också lagt upp tre kostnadsställen, vilket görs i rutin "Uppdatera kostnadsställen" (menyval "Redovisning", "Kontoplan"). Genom rutin "Användarinställningar" kan man ange vilket kostnadsställe som tillhör varje användare. Man kan alltså ha flera användare som tillhör samma kostnadsställe.

5 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 5 av 16 Genom att koppla ett kostnadsställe till en användare talar vi om för systemet att aktuell användare endast skall få bekräfta och utleverera order som har användarens kostnadsställe. En användare utan kostnadsställe har alltså behörighet att expediera alla order oavsett kostnadsställe. 3.1 Fördelningsmall Nu är det dags att registrera den fördelningsmall för hur orderna skall fördelas. Det görs i rutin "Uppdatera kostnadsställefördelning" (menyval "Redovisning", "Kontoplan").

6 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 6 av 16 Obs! I exemplet ovan har angivits hela lokaliseringskoder och hela artikelnr, men i båda fälten kan man ange * som sista tecken. Jämförelser görs då så att alla adresser och artiklar som börjar på tecknen före *, får samma fördelning. Anledningen är att här finns möjlighet att spara rader om man har många leveransadresser och/eller artiklar. Nedanstående fördelning ger samma resultat som ovanstående.

7 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 7 av 16 Genom att kryssa i fältet "Visa träffar" visas exakt vilka adresser och artiklar fördelningen gäller för genom att namn och artikelbeskrivningar visas i sidan. 3.2 Automatisk acceptering av order Eftersom själva uppdelningen av en inkommande EDI-order till flera kundorder endast görs om ordern automataccepteras, behöver vi tala om för systemet att alla EDI-order från ICA skall automataccepteras direkt. Detta görs i rutin "Uppdatera partner" fliken "Övrigt", genom att kryssa i rutan "Automatisk acceptering av order".

8 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 8 av 16 Vi är nu klara med alla grundinställningar och kan börja ta emot order. 3.3 Mottag av order En EDI-order anländer från ICA som skall levereras till lagerenheten i Umeå, där man beställer 90st kartonger med chokladägg och 19st kartonger med chokladgrodor. ICAs ordernummer är I och med att order från ICA accepteras automatisk fördelas inkommande order efter det att en bekräftelse skickats elektroniskt till ICA. Listar vi order ser vi att ICAs order har blivit tre kundorder i Exder beroende på att de delats upp på de tre olika kostnadsställena.

9 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 9 av 16 Kundorder 8467 med kostnadsställe 1000 (Knatte) har fått 30st Chokladägg och 7st Chokladgrodor. Kundorder 8468 med kostnadsställe 2000 (Fnatte) har fått 30st Chokladägg och 6st Chokladgrodor.

10 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 10 av 16 Kundorder 8469 med kostnadsställe 3000 (Tjatte) har fått 30st Chokladägg och 6st Chokladgrodor. Som vi ser har alla fått 1/3 var av varje artikel. Den uppmärksamme ser kanske att Knatte fått 7st chokladgrodor dvs en mer än Fnatte och Tjatte. Anledningen är att chokladgrodor har ordermultipel = 2, dvs skall beställas i jämna multiplar av 2. 19/2 ger en rest på 1st vilken tilldelas Knatte då han har högst fördelningsprocent. För er som är intresserade ges en detaljerad beskrivning av fördelningsalgoritmen nedan.

11 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 11 av 16 Detaljerad beskrivning av fördelningsalgoritmen. Fördelningar går till så, att först fördelas de hela ordermultiplarna mellan kostnadsställen enligt de angivna procentsatserna. Därefter tilldelas eventuell rest till det kostnadsställe som har den högsta procentsatsen. Exempel 1: En artikel med ordermultipel 2 fördelas mellan kostnadsställe A och B enligt A: 80% och B: 20%. En beställning på 17 stycken inkommer. 17 stycken / 2 = 8,5 8 hela ordermultiplar. Kostnadsställe A får då 8 * 80% = 6,4 6 ordermultiplar = 12 stycken. Kostnadsställe B får 8 * 20% = 1,6 2 ordermultiplar = 4 stycken. Nu återstår 1 styck som tilldelas A, då denna hade högst procentsats. Resultatet blir således A: 13 stycken, B: 4 stycken. Exempel 2: En artikel med ordermultipel 30 fördelas jämnt (50/50) mellan kostnadsställe A och B. En beställning på 59 stycken inkommer. 59 stycke / 30 = 1, hel ordermultipel. Då A och B båda har lika stor rätt till denna ordermultipel får slumpen avgöra att den tilldelas till B. Resterande 29 stycken tilldelas till det kostnadsställe som hade högst procent eller som i detta fall det som vid lika procentsats slumpats fram som först. Dessa 29 tillfaller således också B, så fördelningen blir A: 0 st, B: 59 st. Exempel 3: En artikel med ordermultipel 10 fördelas på tre kostnadsställen enligt A: 33%, B: 34%, C: 33%. En beställning på 35 stycken inkommer. 35 st / 10 = 3,5 3 hela ordermultiplar. A får 3 * 33% 1 ordermultipel (10 st), B får 3 * 34% 1 ordermultipel (10 st) och C får 3 * 33% 1 ordermultipel (10 st). Resterande 5 tilldelas B som hade högst procentsats. Resultatet blir A: 10 st, B: 15 st, C: 10 st. Exempel 4: En artikel med ordermultipel 30 fördelas på kostnadsställen enligt A: 33%, B: 34%, C: 33%. En beställning på 35 st inkommer. 35 st / 30 1 hel ordermultipel. Kostnadsställe A får då 1 * 33% = 0,33 0 ordermultiplar. På samma sätt får B och C 0 ordermultiplar. Då återstår 35 stycken det vill säga hela det beställda antalet som rest, vilken tilldelas B som hade högst procentsats. Detta undantag att de hela ordermultiplarna ses som rest kan uppstå om beställningen är på mindre än 1 ordermultipel, eller om den skall fördelas på tre eller fler kostnadsställen. För det fortsatta flödet fram till utleverans skall vi följa användare Knattes hantering. 3.4 Användares hantering av order Knatte loggar in och tar upp statuslistan där han ser sina nyinkomna order.

12 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 12 av 16 Även i plocklistan ser han enbart sina order. I plocklistan ser Knatte att han inte kan leverera alla Chokladgrodor utan måste fördela ut dessa så att de levereras av Fnatte. Detta görs med den nya rutinen "Fördela order", genom att på order 8467, fördela 7st Chokladgrodor till kostnadsställe 2000.

13 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 13 av 16 Som en bekräftelse visas nedanstående sida. Obs! Att en ny kundorder 8470 har skapats. Knatte utlevererar nu de kvarvarande chokladäggen på vanligt sätt i rutin "Uppdatera utleverans". När alla order som har ICAs ordernr har utlevererats kan en faktura skapas och skickas. Obs! Detta sköts automatiskt av systemet genom att det inte går att fakturera en order om inte alla som härrör från samma ICAorder också utlevererats. Detta gäller även order från Axfood, Netto och Menigo. Hade det varit en order från Bergendahls hade det däremot gått att fakturera varje kundorder för sig då de vill ha en faktura för varje utleverans.

14 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 14 av Lista fakturastatistik automatiskt urval på användares kostnadsställe I de listor där urval kan göras på kostnadsställe läggs nu förvalt användares kostnadsställe från inloggad användare i urvalsfälten för kostnadsställe. Fälten går ej heller att redigera. Anledningen är att användare med kostnadsställe enbart skall kunna se de uppgifter som hör till hans/hennes kostnadsställe.

15 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 15 av Ordermultipel, vid inläsning EDI-order Ordermultipel kan nu bättre användas för att styra att inkommande EDI-order beställs i jämna multiplar av artikelns ordermultipel. Tidigare lästes aldrig dessa order in utan hjälp från kundtjänst. Nu kan ni själva genom att på vanligt sätt i rutin "Uppdatera order", bekräfta/refusera ordern styra hur den skall behandlas. För er som automatiskt accepterar EDI-order finns numera också ett nytt val där man kan välja om en order med felaktigt beställt antal skall bekräftas och slutföras eller enbart sparas utan att slutföras. Genom att kryssa i rutan "Acceptera orders trots varningar" i rutin "Företagsinställningar" styr ni om dessa order skall bekräftas automatiskt eller ej.

16 Senast Uppdaterad: Exder Kostnadsställesfördelning Sida 16 av 16