Manual Online Order System (OOS)

Transkript

1 Frösunda, Manual Online Order System (OOS) För att optimera inkommande orderflöde så tog Godisprinsen och Pickalot sommaren 2008 fram ett ordersystem med ett webbgränssnitt. Nedan följer information gällande hur du går till väga för att göra beställningar till butiker med koncepten Godisprinsen och Mixsnax. 1. Inloggning Adressen till OOS är sedan 5:e februari 2009 följande: På första sidan möts vi av en inloggningsfunktion som är unik för varje användare och således baseras på er e-postadress. Första gången du loggar in så anger du din e-post och lämnar lösenordsfältet blankt. Därefter klickar du på Logga in. Nu får du välja ett lösenord på minst fem tecken, vilket du vid framtida inloggningar anger i lösenordsfältet. När du loggat in finns en spärr på 60 minuter innan du blir automatiskt utloggad för att systemet måste ha någon form av säkerhet.

2 2. Att lägga order När du kommit förbi inloggningen möts du av en kort informationstext. Därefter har vi separerat beställningsfunktionen för Godisprinsen och Mixsnax tydligt med logotyp och färgkodning. Till höger i den ljusgrå rutan kan du följa uppdateringar samt underhåll av systemet. Längre ner i rutan är det välkommet att fylla i sina önskemål om förbättringar eller om det är något som inte fungerar som det ska. Högst upp till höger på det svarta ser vi även att systemet håller koll på vem det är som är inloggad. Du väljer kunden du vill lägga order till i rullgardinsmenyn och klickar dig vidare till orderformuläret genom att klicka på Skapa Order.

3 Där möts du av en kundspecifik ordersedel, i fallet nedan för ICA Maxi Hyllinge. En kundspecifik ordersedel innebär att produkterna på ordersedeln är baserade på butikens planogram. Detta är nödvändigt eftersom våra säljare tillsammans med kunden kommit fram till ett pris baserat på kundes sortiment. Således kan du inte beställa in Fazer mint till en kund som inte förhandlat om att ha den i sitt sortiment. I det ljusgrå fält under logotypen hittar du en utskrifts-knapp så att du kan skriva ut ordersedeln och ha med dig i butiken vilket i sin tur gör att det går snabbare att lägga ordern när du matar in den. Om du är osäker på hur planogrammet för sin butik ser ut kan du även visa och skriva ut aktuellt planogram. Ordersedeln i sig är högst okomplicerad, där du anger antal kolli du önskar beställa till butiken. Då du lägger en order till LIDL så måste du vara noga med att fylla i vilken butik samt ordernummer för att vi ska kunna säkerställa vart ordern ska levereras. Därför har vi som rutin att alltid fylla i vilken butik du lägger ordern till i fältet högst upp till vänster, kallat Vårt ordernr:. Det finns en kontroll som räknar ut så att du inte lägger en för liten order, vilket kan vara lite svårt att hålla koll på om du är ny. Dock så är det bara en varning och du kan välja att skicka ordern ändå. Vissa butiker har dubbletter i sortimentet. Räkna bara ut hur mycket som ska beställas totalt och ange ex. 4 istället för 2+2, då systemet tolkar det som 22. Sortimentet i butiken är det som säljaren och butikschefen kommit överens om och således är det även de som utför revideringar och omförhandlingar av sortimentet.

4 3. Förhandsgranskning För att minska felfrekvensen och öka tydligheten över din order så finns nu en förhandsgranskning på den kompletta ordern som även räknar ut hur många kilo du beställt. Detta gör att det är enklare att få en kontinuitet på beställningsflödet om du känner till att en butik brukar beställa ett visst antal kg per vecka. Märker du under förhandsgranskningen att du lagt en order som är alldeles för liten mot vad som vanligtvis beställs till butiken så kan du längst ner under ordern välja att gå tillbaka. När man gör detta steg så finns alla värden kvar i orderformuläret och du kan enkelt korrigera för att sedan återgå till förhandsgranskningen och välja att skicka ordern.

5 4. Bekräftelse Efter lagd order så erhåller butikskonsulenten ett e-post med komplett beställning som denne kan spara för att eventuellt jämföra med varorna som kommer till butiken alternativt ha som underlag för framtida beställningar. E-post-bekräftelsen kan se ut som nedan: En tydlig uppdelning gör det enkelt både för administratörer och butikskonsulenter att se: 1) Vilken kund 2) Vem som lagt ordern och hur man kan kontakta personen vid frågor/fel 3) Ordern i sin helhet

6 5. Kontakter Vid frågor gällande ert konto eller borttappat lösenord: Åke Lagerdahl Rose-Marie Jonsson Vid förändringar alternativt korrigeringar av planogram: Emanuel Löwstett Patrik Svantesson Vid frågor om lagd order eller leverans: Per-Jakob Rasjö Daniel Yamazaki Vid teknikrelaterade frågor alternativt om systemet i allmänhet: Linus Axelsson linus.axelsson@candyking.com Många gånger kan säkerligen även er teamchef hjälpa er med frågor som kan uppstå under användning av applikationen. Slutligen om man har förslag på förbättringar eller stöter på något problem så kan du även använda feedback-formuläret som finns på startsidan där du loggat in. Med vänliga hälsningar, Linus Axelsson Programutveckling Candyking