Handledning för Coop Food Terminal Utökad

Transkript

1 Handledning för Coop Food Terminal Utökad Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst: E-post: Tel:

2 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 2 av 33 Innehållsförteckning 1. ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR COOP ESAP 20.1 V1.5 FOOD TERMINAL UTÖKAD 3 2. FLÖDEN COOP ESAP 20.1 V1.5 FOOD TERMINAL AFFÄRSPROCESSBESKRIVNING COOP ESAP 20.1 V1.5 FOOD TERMINAL Coop introduktion Skiss över flödet/processbeskrivning Artiklar Returemballage Adresser Priser Order Faktura Kreditfaktura Returer/Reklamationer/Återtag av varor LEVERANTÖRSUPPSTART HANDLEDNING ARTIKLAR Uppdatera artiklar Pantartiklar Lista artiklar PARTNERS Uppdatera partners Lista partners Adresser PRISER OCH RAMAVTAL Uppdatera ramavtal Kopiera ramavtal ORDER Notifiering Uppdatera order Lista order PLOCKLISTA UTLEVERANS Uppdatera utleverans Skriva ut följesedel Lista utleverans FAKTURA Uppdatera fakturor Kreditfaktura Lista faktura ÖVRIGT Statuslistan... 29

3 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 3 av Användarhandledning för Coop ESAP 20.1 v1.5 Food Terminal Utökad I den här handledningen beskriver vi hur du använder Exder för att hantera Coops för Food Terminal Utökad.

4 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 4 av Flöden Nedan visas schematiskt hur detta flöde fungerar. Det kan dock variera ifrån hur just du kommer att handla med din köpare. Din köpare ger dig information om hur du ska handla. 2.1 Coop ESAP 20.1 v1.5 Food Terminal Coops flöde Food Terminal omfattar alla de leverantörer som levererar produkter som Coop kategoriserar som Food till Coops terminaler. 3. Affärsprocessbeskrivning 3.1 Coop ESAP 20.1 v1.5 Food Terminal Coop introduktion Coop använder ESAP 20.1 ramverket för att hantera Food Terminal-flödet. För dig som leverantör har Coop även beskrivningar om hur du som leverantör skall hantera samarbetet med Coop i dokumenten Hanteringsbilagan, Logistikbilagan och EDI-bilagan Skiss över flödet/processbeskrivning Följande meddelanden utväxlas mellan Coop och leverantören.

5 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 5 av 33 Flödet mellan leverantören och Coop Terminal eller butik är enligt följande Artiklar På de artiklar Coop beslutar att ta upp i sortimentet skall komplett artikelinformation (AI) vara CIKAB tillhanda senast 13 veckor innan revidering, samt levereras via Validoo Artikel enligt instruktionen på GS1 Swedens hemsida Varje beställningsbar enhet (detaljistförpackning, butiksförpackning) skall ha ett unikt GTIN. (Mer info gällande GTIN hittar du på De artiklar som ni tillsammans med Coop har kommit överens om kommer Expert Systems att importera in i Exder i samband med er uppstart Returemballage Coop har vissa regler gällande SRS returhalvpallar och SRS returlådor. Antal SRS-enheter skall alltid ha en egen rad på följesedel och faktura. Alla leveranser på halvpall till Coop skall ske på SRS returhalvpall om inte annat avtalats. SRS-panter hanteras mot leverantör enligt följande: Dryckesemballage: Alla panter, backar och brätten faktureras som separata rader och har egna GTIN. Panterna har samma moms som varan och räknas även in i lagervärde på terminal hos Coop. SRS-lådor/plastpallar: För SRS-låda skall GTIN användas. För SRS halvpall skall GTIN användas. Dessa är ej momsbelagda och i fakturan skall värdet 0 användas som referens till radnumret på ordern. EUR-pall: Förekommer ibland på faktura, men har inget eget GTIN. Manuell ombokning mellan CIKAB och Clab (EUR-pallen är en lastbärare som "ägs" av Clab).

6 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 6 av Adresser Coop använder GLN för att på ett korrekt sätt kunna styra adresseringen av leveranser och juridiska köpare samt fakturamottagare. Alla leverantörerna får GLN och dess klartextbeskrivning via e-post från Coop. Det är viktigt att ni som leverantör underhåller dessa adresser i Exder. Observera att vid tester skall andra adresser användas. Vid uppstarten kommer Expert Systems att importera era leveransadresser i Exder. Ni har själv ansvar för att sedan underhålla adresserna, då de inte uppdateras med automatik Priser Coop tillämpar nettopriser och dessa skall läggas upp i Exder för korrekta faktureringsbelopp. I dagsläget kontrolleras priser och artiklar manuellt via Excel-ark innan EDI etableras. Coops inköpspris = avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter. Då Coop i dagsläget inte tar emot prislistor behöver priser ej anges i separat ramavtal, utan kan anges i artikelregistret, vilket innehåller pris för alla kunder utan avtal, alternativt i en prisprofil. Rekommendationen är dock ändå att skapa ett ramavtal för att hantera Coops priser separat. Priserna i detta ramavtal sätts då till kontraktspris Order Order skickas från Coop (terminal) till leverantören i enlighet vad som står i inköpsavtalets logistikbilaga. Generellt skickas order löpande under ordinarie kontorstid måndag fredag, undantagsvis skickas även order till färskvaruleverantörer på söndagar. Coop förser varje order med ett unikt ordernummer vilket skall användas av leverantören som referens vid faktureringen. Coop förser även ordern med en orderreferens vilket är lika med ett internt avtalsnummer i Coops affärssystem. Detta orderreferensnummer fyller dock i dagsläget ingen operativ funktion i relationen mellan leverantören och Coop och syns därför inte i Exder. Avhämtning av gods görs normalt av Coop. I order kan därför avhämtningsdatum skickas. Detta visas i Exders fält Önskat avsändningsdatum från leverantören på orderraden. Order läggs alltid elektroniskt. Manuella order skall ej användas Delleverans Delleveranser d.v.s. att en order levereras vid skilda tillfällen accepteras endast i undantagsfall och endast om det i förväg godkänts av varustyraren/beställaren hos Coop, som då lägger en ny order på den avvikande icke levererade kvantiteten. För mer utförlig information om vem som är din varustyrare kontakta din affärskontakt på Coop Avvikelser Över- och underleveranser accepteras men här skall en nivå förhandlas separat. Ifall leverantören inte har möjlighet att leverera en order d.v.s. noll-leverans skall detta rapporteras till varustyraren/beställaren hos Coop. Ordern skall i så fall refuseras Ersätta artiklar Att ersätta en artikel med en annan är inte tillåtet på redan lagd order Leveransdag Den på ordern begärda leverans-/avsändningsdagen skall uppfyllas. Avvikelse mot denna kan endast godtas om leverantören och Coops varustyrning når en särskild överenskommelse vid varje enskilt tillfälle.

7 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 7 av Transport Varuleveranser till terminal sker normalt måndag fredag men kan förekomma på veckans alla dagar om så avtalats i inköpsavtalet. Coop eller av Coop utsedd transportör ansvarar för hämtning av leveransen enligt logistikbilagan. Leveransen skall åtföljas av frakthandlingar och en lättläst, avprickbar följesedel med CIKAB:s ordernummer angivet. Ni skriver ut denna följesedel från Exder. I tillägg till följesedeln ska även ev. hälso- och ursprungsintyg (t.ex. krav, närodlat) sändas med i pappersformat. Fraktsedel och följesedel bör helst vara separata dokument, eftersom de behandlas i olika delar av organisationen Pallar De godkända lastpallarna finns angivna i Förpackningsguide för dagligvaror ( Hanteringen av EUR pall framgår av logistikbilagan. Om engångspall används ska den vara anpassad till SIS-mått. Hanteringen av Palettenpallar följer användarinstruktionerna som finns angivna på Halvpall och 1/3 pall hanteras på helpall s.k. slavpall. Användning av 1/3-pall kräver skriftligt tillstånd från CIKAB:s logistikavdelning Ordererkännande I samband med att en order läses in i Exder skickas ett ordererkännande till köparen. Ordererkännandet talar enbart om för avsändaren att ordern har tagits emot men ännu inte behandlats av leverantören, eller avvisats i sin helhet Orderbekräftelse Orderbekräftelse används för att bekräfta eller avvisa hela ordern. Bekräftelse på delleverans får ej förekomma Leveransavisering Detta meddelande skickas till köparen när utleveransen slutförs Faktura I detta flöde motsvarar en faktura en order. Fakturering får ske tidigast i samband med leverans. Samtliga priser på artikel skall vara Coop inköpspris dvs. nettopriser. Prismatchning sker på fakturans summanivå. Matchning sker mot terminalens inleveransrapportering och ifall inga avvikelser kan uppdagas genom matchningen så utfaller betalningen enligt avtalad betalningstid. Om leverans sker fritt butik/terminal, inkluderas frakten i inköpspriset. Om frakten debiteras separat ska den redovisas som en separat fraktkostnad för hela fakturan. Öresavrundning kan användas Kreditfaktura Ibland uppstår det fel som måste korrigeras med hjälp av en kreditfaktura. När ett fel uppdagas så skickas det ut ett reklamationsunderlag via e-post. En kreditfaktura skall alltid referera till ursprungsordernummer och fakturanummer Returer/Reklamationer/Återtag av varor Dessa delar omfattas inte i dagsläget inom Coops flöde Food Terminal utan hanteras enligt tidigare processer. Se inköpsavtal och hanteringsbilagor.

8 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 8 av Leverantörsuppstart I detta avsnitt beskrivs hur en uppstart går till. Ni har valt den subventionerade erbjudna EDI-lösningen, Exder Leverantörsportal genom systemleverantören Expert Systems, som Coop erbjuder er. Följande dokument skall fyllas i och skickas åter till Coop: Etableringsbilaga. De gula fälten ska fyllas i/kontrolleras. Sortimentslista, med korrekta GTIN. Ändringar gulmarkeras. Finns ej GTIN måste ni beställa GTIN samt märka era varor med GTIN. Mer information om GTIN hittar ni under punkt 2 ovan. När artikellistan är korrekt verifiera att artikelinformation är skickad till Coop. Detta görs elektroniskt enligt den överenskommelse ni har med Coop. Expert Systems anmälningsblankett för leverantör i Leverantörsportalen På följande sätt kommer uppstarten att gå till: 1. Dokumenten ovan sändes tillbaka ifyllda av leverantören till Coop. 2. Beställ GLN (lokaliseringskod) om ni inte redan har en. GLN är ett identifieringsnummer för e-handel. Mer information om detta finns på 3. Coop sätter upp leverantören tekniskt hos sig. 4. Expert Systems sätter upp en komplett miljö, läser in leverantörsinfo, sortimenslista samt leveransadresser. Expert Systems verifierar uppsättningen genom att ta emot en testorder från Coop. 5. Utbildning av Exder för leverantören sker av Expert Systems via telefonutbildning (bokas via Coop eller direkt med Expert Systems). Frivilligt. 6. Leverantören verifierar sin data i Exder samt verifierar order, ordererkännande, orderbekräftelse, leveransavisering och faktura. 7. Coop godkänner ordersvar, leveransavisering och faktura. 8. Coop bestämmer tillsammans med leverantören ett produktionsdatum. 9. Coop sätter leverantören i produktion enligt bestämt produktionsdatum. 10. Efter produktionssättningen avses leverantören ta emot order, skicka ordererkännande, orderbekräftelse, leveransavisering samt faktura elektroniskt. Vid eventuellt behov av support kontaktas Expert Systems.

9 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 9 av Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. 4.1 Artiklar Här nedan beskrivs hur ni hanterar era artiklar i Exder Uppdatera artiklar Innan ni kan börja handla måste era artiklar finnas i Exder. Vid uppstart kommer Expert systems att läsa in ert artikelregister, men ni måste sedan underhålla det på egen hand. För att lägga upp nya eller ändra befintliga artiklar går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. I exemplet ovan har vi lagt upp en artikel med artikelnummer AGG-6 och artikelbeskrivning Ägg 6-pack. Artikelnivån är mellannivå, d.v.s. detaljistförpackning. De fält ni vanligast behöver fylla i för att handla är följande: Artikel: Här anger ni ert eget (d.v.s. leverantörens) artikelnummer. Beskrivning: Här anger ni artikelns namn/beskrivning. Artikelnivå: Beskriver artikelns hierarkiska nivå, d.v.s. bas-, mellan- eller toppnivå. Basnivå = Konsumentförpackning, Mellannivå = Grossistförpackning, Toppnivå = Transportförpackning (pall). Artikeltyp: Vilken typ av artikel det är tex fakturaavgift, fraktavgift. Fältet lämnas normalt blankt när ni lägger upp era vanliga artiklar. Enhet: Den enhet artikeln levereras och faktureras i. Orderenhet: Den enhet kunden kan beställa artikeln i. Ordermultipel: Anges för att validera att jämna multiplar beställs av aktuell artikel. Grundvärdet sätts alltid till 1.

10 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 10 av 33 Pris: Artikelns pris är exklusive moms. Endast nettopriser. Coops inköpspris = avtalat inköpspris inklusive alla rabatter och påslag, utom överenskomna efterfakturerade rabatter. Moms: Artikelns momskod anges här.

11 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 11 av 33 Standardartikel: Under fliken standardartikel fyller ni i ert GTIN. Obs! Coop vill ha in komplett Artikelinformation på samtliga artiklar som skall tas upp i sortimentet. För instruktioner gällande artiklar för Artikelinformation se Handledning EPC 2.7. I samma handledning finns även beskrivet hur ni sänder Artikelinformation från olika GLN, om ni använder er av flera för handel med Coop Pantartiklar Om ni använder pantartiklar behöver ni lägga upp även dessa i artikelregistret. Ni gör precis som med vanliga artiklar förutom att ni i fältet Artikeltyp anger att artikeln är en pantavgift och i fältet Pantkod vilken pant som avses. Det kan exempelvis vara en returhelpall SRS. Exemplet ovan visar en SRS-back. Artikeltypen är Pantavgift. Pantkoden är satt till SRS hellåda. Det är viktigt att ni anger pantkod för att Exder ska kunna lägga på pantavgift vid utleveranserna. Oftast ska momskoden sättas till 0 när det gäller pantartiklar men ibland ska moms anges. Är ni osäkra kan ni fråga er köpare. I detta flöde ska dryckesemballage ha samma moms som själva varan.

12 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 12 av Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 4.2 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners kan ni se hur er partner för Coop har skapats.

13 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 13 av 33 De fält som behöver vara ifyllda för att kunna handla i detta flöde är följande (observera att alla dessa inte återfinns på första fliken): Partner: Här anger ni vilket nummer partnern ska ha. Exempelvis 1. Partnertyp: Ska alltid sättas till Kund. Partnernamn: Ange namnet på partnern. Lokaliseringskod (UNB): Ange GLN och lokaliseringskoden för partnern (13 siffror). Skall för detta flöde alltid vara Adresser: Ni måste ange minst en köpareadress, se bilden ovan för exempel. Valuta: Här anger ni den valuta ni handlar med t.ex. SEK. Antal förfallodagar: Skall vara satt till 30 dagar i detta flöde.

14 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 14 av 33 Elektronisk faktura måste baseras på elektronisk order: Skall alltid vara ibockad. Förvald ordertyp: En-leverans då delleveranser normalt ej tillåts i detta flöde. Lägg till pantartikel på utleverans: Kryssa i rutan om ni vill att Exder ska föreslå rätt antal pantartiklar på utleveransen Multipla avsändande GLN Om ert företag har flera GLN registrerat för handel med Coop måste ni lägga in dessa under fliken EDI. Klicka på ikonen för att lägga till era GLN. Era registrerade GLN är valbara i rullgardinsmenyn och ni kan skriva in en egen beskrivning.

15 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 15 av 33 Dessa GLN kommer nu att finnas valbara vid exempelvis skapande och sändning av Artikelinformation Lista partners Under Partners Lista partners kan ni skriva ut olika listor över era partners. Ni kan lista alla era partners eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade.

16 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 16 av Adresser Adresser finns under menyn Partners Uppdatera adresser eller direkt under Uppdatera partners och här lägger ni upp alla adresser som ni använder, t.ex. gods- och leveransadresser. Vid uppstart kommer de aktuella adresserna att redan vara inlästa i systemet. Här ser ni ett exempel på hur det ser ut när en adress är upplagd i adressregistret. De fält som är viktigast att känna till är:

17 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 17 av 33 Lokaliseringskod: Lokaliseringskoden som adressen har (GLN). Partner: Till vilken partner adressen är kopplad. Detta har stor betydelse när ni sedan söker efter köparens adresser. Skall kopplas till er partner för Coop. Adress: Här anger ni den fysiska adressen. 4.3 Priser och ramavtal Uppdatera ramavtal I rutinen Uppdatera ramavtal så hanterar ni era ramavtal. Ett ramavtal innehåller priser för en specifik partner. Ramavtalet består av tre flikar. Huvudinformation, avgifter och rabatter samt radinformation. Under huvudinformation fyller ni bl.a. i ramavtalets giltighetsdatum. Fliken avgifter och rabatter används inte i detta flöde. Under fliken radinformation lägger ni upp era artiklar med tillhörande priser. Coop använder enbart en pristyp och det är Kontraktspris. Ni sätter ert nettopris medräknat avdrag och rabatter (såvida inga rabatter efterfaktureras). Detta är sedan det pris som gäller när en order kommer in. Pris gäller vid önskat leveransdatum om inget annat är överenskommet (ställs in under Uppdatera partner). Notera också att ni inte ska sända något elektronisk prislista till Coop. I exemplet ovan kan vi se att priset är satt till 60 kronor Kopiera ramavtal Genom att klicka på länken Kopiera ramavtal >> så kan ett ramavtal kopieras. 4.4 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot ordrar i Exder. Ordrar kommer alltid in elektroniskt i detta flöde Notifiering När en order har skickats från Coop och kommit till Exder får ni ett om att ni har fått en ny order. et kan skickas till upp till tre olika adresser. Ni lägger upp adresserna under Diverse Företagsinställningar och fliken EDI.

18 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 18 av 33 I exemplet ovan har vi lagt upp så att Niklas får ett när en order har kommit in i Exder. Notera att Niklas även får ett om någonting går fel med ordern så att han kan rätta till det. Ett exempel på fel kan vara att artiklar saknas i artikelregistret. I samband med att ordern läses in i Exder sänds även ett automatiskt ordererkännande till Coop. Detta är inte en orderbekräftelse utan bara ett meddelande om att ordern har kommit fram till mottagaren. Orderbekräftelsen sänds senare i samband med att ni slutför ordern Uppdatera order Vi testar att ta emot en beställning (order) från Coop. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar. Antingen så klickar ni på direktlänken i notifieringsmailet eller så letar ni upp er order via förstoringsglaset.

19 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 19 av 33 När ni fått fram er order visas i fliken Huvudinformation att det är en order från Coop enligt affärsflödet ESAP Här visas också en referens till Coops eget ordernummer i fältet Kunds ordernummer.

20 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 20 av 33 Under fliken Radinformation visas beställda artiklar. Eftersom att Coop normalt hämtar godset själva visas här önskat avhämtningsdatum i fältet Avs. datum och tid (avsändning från leverantör). Klicka på knappen Slutför för att slutföra ordern. Då Coop inte tillåter delleverans, kan ni endast bekräfta eller refusera ordern i sin helhet. Skulle ni avse att refusera ordern bockar ni i rutan Refusera nere till vänster och klickar sedan Slutför som vanligt. När ordern slutförs sänds automatiskt en orderbekräftelse till Coop Avvikelser Delleverans är normalt inte tillåtet, vilket gör att en order antingen levereras till fullo, eller refuseras i sin helhet Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era ordrar. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista. 4.5 Plocklista För att enkelt lista era ordrar som ska plockas kan ni titta i menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis så kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Ordern måste vara slutförd för att ni ska kunna ta ut en plocklista. Det får heller inte finnas någon utleverans skapad på ordern. 4.6 Utleverans I den här rutinen talar ni om hur mycket ni har levererat Uppdatera utleverans För att skapa en utleverans gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Skapa en ny genom att välja Skapa ny utleverans ifrån order.

21 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 21 av 33 När ni har fått fram och granskat er utleverans klickar ni på knappen Slutför. När ni slutför utleveransen skickas även en elektronisk leveransavisering till Coop Pantartiklar Ni kan även på utleveransen lägga på pantartiklar. Detta gör ni genom att klicka på knappen för ny rad kan det se ut enligt nedan:. Då Vi lägger på artikeln RETURLÅDA på utleveransen Skriva ut följesedel Coop önskar att följesedel skrivs ut på papper och skickas med godset. Enklast görs detta direkt efter det att utleveransen slutförts genom att ni klickar på Skriv ut.

22 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 22 av Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut listor med era utleveranser. Möjlighet finns också här att skriva ut följesedlar som PDF-dokument för flera utleveranser på en gång.

23 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 23 av 33 Detta görs genom att ni väljer Listtyp PDF och sedan gör ett urval av de utleveranser ni vill ha följesedlar utskrivna för. 4.7 Faktura I den här modulen skapar ni och skickar era fakturor. Ni kan sätta egna fakturanummer, vid behov vänligen kontakta vår kundtjänst Uppdatera fakturor För att göra en faktura går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. Ni gör en faktura per order/utleverans.

24 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 24 av 33 Faktura är valt som fakturatyp då vi nu skall fakturera. Ni kan välja att göra fakturan utifrån en order eller en utleverans. Ni kan antingen välja att söka fram numret genom att klicka på sökfunktionen eller skriva in det direkt i rutan. Det spelar ingen roll om fakturan skapas utifrån order eller utleverans.

25 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 25 av 33 Vi får in alla värden och en faktura skapas. Under fliken Huvudinformation sätter ni bl.a. fakturadatum. Normalt föreslår Exder fakturadatum till dagens datum. Observera att utleveransnummer skickas med i fakturan till Coop som referens till följesedeln. Antal förfallodagar skall sättas till 30 dagar i detta flöde. Står det annat på fakturan behövs en inställning och denna görs per partner under Uppdatera partners och fliken Betalning. Ni kan se totalbeloppet på fakturan längst ner till höger.

26 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 26 av 33 Vi klickar på fliken Radinformation. Här visas de rader som ingår i fakturan. När ni har granskat fakturan och är nöjda klickar ni på Vill ni spara fakturan för att skicka vid senare tillfälle klickar ni istället på. för att skicka iväg fakturan till köparen. Det finns en länk som heter Skriv ut som ni kan klicka på för att skriva ut fakturan på papper. Fakturan öppnas då som ett PDF-dokument. Det betyder att ni även kan spara fakturan på er dator Kreditfaktura För att skapa en kreditfaktura går ni till Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare gjord faktura. Ni väljer vilket fakturanummer som ni önskar att kreditera samt anledning till krediteringen och klickar på OK. I fältet Kreditera fakturanummer fyller vi i det fakturanummer som skall krediteras.

27 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 27 av 33 Fakturan skapas och längst ner till höger kan ni se det krediterade beloppet. Under fliken Radinformation kan ni se vilka rader som kreditfakturan innehåller. Här kan ni ändra antalet och priset om ni önskar.

28 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 28 av 33 Här kan ni se att vi ändrat antalet för vår artikel AGG-12 då vi i exemplet ville kreditera 51 stycken. Ni kan också se att fakturabeloppen nere till höger ändras automatiskt. Observera också att om ni vill helt ta bort en fakturrad från kreditfakturan bockar ni i rutan Radera till höger om raden, som ni kan se att vi gjort på rad två. Klicka sedan på knappen Slutför för att slutföra och sända kreditfakturan Lista faktura Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor. I Exders fakturajournal blir alla typer av fakturor färgmarkerade så att ni enkelt kan se hur långt era fakturor har kommit i sin väg mot er köpare. Om mottagaren skickar bekräftelser på att fakturan har tagits emot och systemmässigt är rätt eller fel vilket Coop gör så markeras detta i kolumnen Kvitto. Kolumnen innehåller ett X om en kvittens skickats med påpekande om att fakturan tagits men med systemmässiga fel och ett V om kvittens har skickats och fakturan har tagits emot utan fel. Har ingen kvittens skickats på fakturan så är kolumnen blank. Svart Grön Röd V X Grå EDI faktura Inte slutförd Skickad Skickad inte ok* Kvitto ok Kvitto inte ok Makulerad *EDI-fakturor som markeras med rött kan innehålla olika typer av fel. Användarfel där du får ett e-brev om vad som är felaktigt och som du kan åtgärda eller systemmässiga fel där e-brev skickas till vår kundtjänst som tar hand om detta. Summerat kan sägas att gröna fakturor med Kvitto ok har kommit fram till mottagaren korrekt, medan övriga färger inte är klara. Röda indikerar att fakturan är felaktig och om felet kan åtgärdas av er själva så har ni fått meddelande om detta, annars har vår kundtjänst meddelats och kommer att återkomma till er. Nedan visas ett exempel på hur detta ser ut i Exders fakturajournal.

29 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 29 av 33 Oavsett vilken av listtyperna Fakturajournal eller Enkel ni väljer framgår det nu tydligt vilka fakturor som behöver åtgärdas för att nå sina mottagare. Observera kolumnen Kvitto som tydligt visar om fakturan mottagits samt om mottagaren tycker att den är rätt eller fel. 4.8 Övrigt Statuslistan Det lättaste sättet att ta reda på statusen för en order, utleverans eller faktura är att titta i statuslistan som ni hittar i verktygsfältet till vänster genom att klicka på knappen. Ni kan även gå direkt till nyinkomna ordrar härifrån.

30 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 30 av 33 I den här listan kan ni exempelvis se om en order har blivit utlevererad eller ej. Ni kan även i listan välja att skapa en ny utleverans från en slutförd order. Listan hjälper er att få en överblick över er orderhantering i Exder. Om ni klickar på så får ni upp er statuslista. Ovan ser ni ett exempel på hur statuslistan kan se ut.

31 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 31 av 33 3 Interna uppstartsrutiner 3.1 Inställningar För detta flöde skall nedanstående inställningar göras. 3.2 Notiser Gällande uppstartsrutin för leverantör: Vid önskemål så hjälper kundtjänst till med att fylla i etableringsdokument mot Coop. Detta ingår dock ej i vår uppstart av klienten utan skall debiteras som vanligt supportärende. Notera att RFF+CT i Coops order ej är ramavtalsrefens, utan ett referensnr som saknar betydelse i affären med leverantören. Av denna anledning läses referensen ej in i Exder, och således refererar Coops order varken till ramavtal eller prislista. Teknisk uppsättning GLN som används för Coop är GLN som används för Coops tester är Nr Vad

32 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 32 av 33 1 Ange teknisk kontaktperson hos köpare med telefonnummer Christian.wagaard@coop.se anette.lundblad@coop.se 2 Ange teknisk kontaktperson hos VAN med telefonnumer EDB 3 Överföringsprotokoll (X400, FTP osv) X400 4 Kommunikationsadress och VAN, tex X400 adress C=se;A=sil;P=edbasa;O=xib;S=edifact Testparametrar, inkl unb i DB 5 Vilka trigger i TEIS används (namn) på inkommande och utgående Inkommande: X400 Trigger TietoEnator Utgående Contrl: Directory Trigger DNA 6 Vilken CEP fil används och hur är de integrerade till respektive triggers Order: ESAP_20.1v1.5_ORDERS_LINK_EdiToXml2_i.cep Kontrollsvar: contrl_esap201_u.cep Faktura: ESAP_20.1v1.5_INVOIC_LINK_Xml2ToEdi_u.cep 7 Hur ofta hämtas/skickas meddelanden genom TEIS Kontinuerligt 8 Var hämtas inkommande meddelanden (tex /u/dna/ftp) Order: X400 Kontrollsvar: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\ Faktura: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\ 9 Var lämnas utgående meddelanden (tex /u/dna/prod/edifiles/out) Order: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\in\ Kontrollsvar: X400 Faktura: X I detta flöde finns det några speciella filer som vi behöver känna till tex adressfiler och var de läses in ifrån 11 Var sparas inkommande inhouse filer Order: (Balder) c:\program\teis\edi-c\inhouse\ 12 Var sparas utgående inhouse filer Kontrollsvar: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\teis\ Faktura: \\oden.exder.net\u\dna\prod\edifiles\out\teis\ 13 Var sparas inkommande edifact/xml/ursprungs filer Order: (Balder) c:\x400work\ 14 Var sparas utgående edifact/xml/ursprungsfiler Kontrollsvar: (Balder) c:\program\teis\edi-c\edifact\ Faktura: (Balder) c:\program\teis\edi-c\edifact\

33 Senast uppdaterat: Exder Coop Food Terminal Utökad Sida 33 av Arkiverade filer var sparas de \\oden.exder.net\dna\ediarkiv\in \\oden.exder.net\dna\ediarkiv\out 16 Sökväg till Externa beskrivningar 17 Sökväg till Interna beskrivningar 18 Vem har godkänt testerna hos köparen/van 19 Finns det några begränsningar som är kända rent tekniskt 21 Kan dropptriggers i TEIS användas 22 Inställningar i edi hub 23 Krävs kommunikationsanmälan vid ny leverantörsuppstart 20 Övrigt som vi bör känna till Uppstartsrutin ES Nedan beskrivs de moment som behövs göras av ES för att flödet ska kunna startas av leverantören. Nr Vad Vem 1 Tag fram vilken uppstartsartikel som ska användas: Ktj 2 Tag fram standardutbildning (utbildningsmaterial + utbildningsbolag) Ktj 3 Tag fram och genomföra internutbildning Ktj 4 Genomgång affärsprocessbeskrivningen Ktj 5 Genomgång handledningen Ktj 6 Genomgång teknisk uppsättning Infra 7 Säljmaterial Fsg