Handledning för Akademibokhandeln

Transkript

1 Handledning för Akademibokhandeln Leverans till terminal Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst:

2 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 2 av 52 Innehållsförteckning 1. Affärsprocessbeskrivning Akademibokhandeln Introduktion av Akademibokhandelns EDI-flöde via terminal Orderflödet/processbeskrivning Orderflödet/processbeskrivning leveranser till terminal för leverantörer med böcker anslutna till Bokrondellen Orderflödet/processbeskrivning leveranser till terminal för leverantörer av kontorsmaterial, t.ex. papper Specifik flödesinformation Artiklar Ersätta artiklar Enheter Partsidentitet (GLN) Leveransadresser Pris Rabatter Avgifter Order Orderbekräftelse Leveransdag Etiketter Utleverans och leveransavisering (Advance Shipping Notice) Leverans Fraktkostnad Avvikelser i leveransen Godsmottagning Returemballage Faktura Kreditfaktura Betalningsvillkor Kontaktpersoner Checklista för leverantören Handledning Introduktion Inloggning Artiklar Uppdatera artiklar Rabattartikel Transportemballage Lista artiklar Partners Uppdatera partners Lista partners Adresser Uppdatera adresser Lista adresser Ramavtal Uppdatera Ramavtal Rabattgrundande och rabattberättigad... 25

3 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 3 av Order Uppdatera order Avvikelser Flera leveranser behövs Delvis ersättning av artikel Fullständig ersättning av artikel Artiklar med multipla GTIN Avvikelser i priser Delleverans av order Lista order Plocklista Plocklista Etiketter Order med flera utleveransdatum Utleverans Uppdatera utleverans Lista utleverans Faktura Uppdatera fakturor Faktura med avgifter Kreditfaktura Lista Fakturor Uppstartsrutin för leverantören Uppstartspunkter... 52

4 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 4 av Affärsprocessbeskrivning Akademibokhandeln 1.1 Introduktion av Akademibokhandelns EDI-flöde via terminal Syftet med detta dokument är att beskriva och klargöra flödet från varuinformation, via order och till sist faktura för Akademibokhandeln och Akademibokhandelns leverantörer. I detta flöde ingår följande meddelanden: ORDER ORDERBEKRÄFTELSE LEVERANSAVISERING / ADVANCE SHIPPING NOTICE (ASN) FAKTURA KREDITFAKTURA Meddelandeformatet för order, orderbekräftelse och leveransavisering är EDItX. För faktura skall ESAP 20 användas. Akademibokhandeln kommer under första delen av 2011 påbörja ett större EDI-projekt där utvalda leverantörer för EDI skall inbegripas i elektronisk handel enligt bestämda format. Detta dokument beskriver det affärsflöde gällande leverans till Akademibokhandelns centrala lager. Akademibokhandelns leverantörer delas in i två grupper, bok och papper. Det är varan som avgör och det innebär att en leverantör kan ha varor i både grupperna.

5 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 5 av Orderflödet/processbeskrivning Orderflödet/processbeskrivning leveranser till terminal för leverantörer med böcker anslutna till Bokrondellen Leverantör Varuinformation Varuinformation Varuinformation Order Orderbekräftelse Ny order vid ersättningsartiklar Ny orderbekräftelse vid ersättningsartiklar Etikettering Leveransavisering Leverans LEVERANTÖR Faktura KÖPARE Kreditfaktura Meddelande från Leverantör/Exder Meddelande från Köpare Fysiskt moment 1. Leverantören förser Bokrondellen med varuinformation enligt överenskommelse mellan Leverantören och Bokrondellen 2. Bokrondellen sänder varuinformation till Akademibokhandeln 3. Akademibokhandeln sänder varuinformation till Leverantörsportalen/Exder 4. Akademibokhandeln sänder order till Leverantörsportalen/Exder 5. Leverantörsportalen/Exder sänder orderbekräftelse till Akademibokhandeln 6. Akademibokhandeln sänder en ny order vid ersättningsartiklar till Leverantörsportalen/Exder 7. Leverantören sänder en ny orderbekräftelse vid ersättningsartiklar till Akademibokhandeln

6 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 6 av Leverantören märker godset med gods- eller palletiketter 9. Leverantörsportalen/Exder sänder leveransavisering till Akademibokhandeln innan transporten bokas 10. Leverantören bokar transport, med Akademibokhandelns transportör, som hämtar godset hos leverantören 11. Transportören levererar varorna till Akademibokhandelns leveransadress 12. Leverantörsportalen/Exder sänder en faktura till Akademibokhandeln baserad på leveransaviseringen Orderflödet/processbeskrivning leveranser till terminal för leverantörer av kontorsmaterial, t.ex. papper Varuinformation Order Orderbekräftelse Ny order vid ersättningsartiklar Ny orderbekräftelse vid ersättningsartiklar Etikettering Leveransavisering Leverans LEVERANTÖR Faktura KÖPARE Kreditfaktura Meddelande från Leverantör/Exder Meddelande från Köpare Fysiskt moment 1. Akademibokhandeln förser Leverantörsportalen/Exder med varuinformation 2. Akademibokhandeln sänder order till Leverantörsportalen/Exder 3. Leverantören sänder orderbekräftelse till Akademibokhandeln 4. Akademibokhandeln sänder en ny order vid ersättningsartiklar till Leverantörsportalen/Exder 5. Leverantören sänder en ny orderbekräftelse vid ersättningsartiklar till Akademibokhandeln 6. Leverantören märker godset med gods- eller palletiketter

7 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 7 av Leverantörsportalen/Exder sänder leveransavisering till Akademibokhandeln innan transporten bokas 8. Leverantören bokar transport, med Akademibokhandelns transportör, som hämtar godset hos leverantören 9. Transportören levererar varorna till Akademibokhandelns leveransadress 10. Leverantörsportalen/Exder sänder en faktura till Akademibokhandeln baserad på leveransaviseringen 1.3 Specifik flödesinformation Artiklar Leverantörer anslutna till Bokrondellen förser Bokrondellen med varuinformation. Detta gäller även vid uppdatering av information på befintliga artiklar. Bokrondellen skickar varuinformationen vidare till Akademibokhandeln som administrerar information om leverantörens artiklar. Leverantörer av kontorsmaterial skickar varuinformationen i ett VI-schema till Akademibokhandeln som administrerar information om leverantörernas artiklar. Även vid uppdatering av artiklar skall VI-schema skickas till Akademibokhandeln. Akademibokhandeln förser Exder med korrekt varuinformation. Leverantören får via e-post information om att nya artiklar importerats eller att befintliga artiklar uppdaterats. Leverantören måste själv uppdatera sina artiklar med korrekta priser och ev. medie- och miljöavgifter. Artiklarna identifieras via GTIN (tidigare EAN) Ersätta artiklar Det är tillåtet med ersättningsartiklar i Akademibokhandelns flöde. Med ersättningsartiklar avses en artikel med unikt GTIN som permanent ersätter en annan artikel med ett annat unik GTIN som utgått. En artikel med flera GTIN (ersättnings-gtin) anses också som en ersättningsartikel. Ersättningsartiklar skall omgående uppdateras i Bokrondellen av de leverantörer som har artiklar anslutna dit. Med uppdatering avses att den ersatta artikeln uppdateras med hänvisningsisbn samt att post skapas för den nya artikeln. Se mer information om hantering av ersättningsartiklar i orderbekräftelse, stycke Enheter Alla beställningar sker i orderenhet styck. Även förpackningar beställs i styck Partsidentitet (GLN) Leverantören skall ha ett GLN som identitet. Leverantören kan räkna fram ett GLN baserat på sitt eget organisationsnummer om inte leverantören har ett GLN sedan tidigare. Se även för mer information. Även köpare och leveransadresser identifieras med GLN Leveransadresser Akademibokhandelns leveransadress uppdateras automatiskt i Exder av Expert Systems vid uppstart av leverantören Pris Inom bokbranschen används förlagspriser (f-pris). Priser till Akademibokhandeln styrs dessutom av rabatter. För leverantörer av kontorsmaterial används till största delen nettopriser. Leverantören ansvarar för att hålla prisregistret i Exder aktuellt Rabatter Inom bokbranschen används följande typer av rabatter:

8 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 8 av 52 Grundrabatt Akademibokhandeln förhandlar med leverantören om en grundrabatt som gäller under en begränsad period eller tills vidare. Kampanjrabatt En del rabatter kan gälla under en kortare period för att sedan återgå till grundrabatten. En kampanjrabatt kan gälla både för en enstaka order eller flera order. Ordervärdesrabatt Ordervärdesrabatten gäller per order. Ordervärdesrabatten faller alltid ut även om del- och/eller underleveranser sker, eftersom rabatten räknas på ordervärde och inte på fakturabelopp Gemensamt för alla typer av rabatt är att rabatten anges i rabattprocent per orderrad. Stafflingar per artikel kan förekomma. Rabatten kan vara periodbaserad. För leverantörer av kontorsmaterial kan rabatt, grundrabatt i procent per artikel, förekomma. Rabatten skickas inte i order, orderbekräftelse eller faktura, utan nettopriset, priset efter avdragen rabatt, kommuniceras. Om pris i inkommen order till Exder avviker från vad som finns registrerat i Exder kommer leverantören få en varning Avgifter Avgifter kan förekomma på fakturan. Detta gäller miljöavgift på lasertoners och vadderade kuvert samt medieavgift på t.ex. tomma DVD. Avgiften ingår inte i grundpriset utan ligger utanför Order Endast order via EDI är tillåtet. Order av typen en-leverans, d.v.s. man kan leverera varje order endast vid ett tillfälle, och fler-leverans, d.v.s. man kan leverera en order uppdelat på flera utleveranser, kan förekomma. Akademibokhandeln kommer i ordern att skicka en leveransvariant som avser hur ordern från Akademibokhandeln får levereras, t.ex. om delleverans accepteras eller ej. Akademibokhandeln förser varje order med ett unikt ordernummer vilket skall användas av leverantören som referens på orderbekräftelse, leveransavisering, följesedlar och fakturor. Ordernummer skall alltid anges på kollit. Nettopris, pris efter avdragen rabatt, skall skickas i ordern Orderbekräftelse Orderbekräftelse sänds alltid, även om ordern accepteras i sin helhet. Orderbekräftelsen måste referera till ordernumret som skickades i ordern. GTIN kan skilja sig mellan order och orderbekräftelse om det handlar om en artikel med multipla GTIN. Däremot får GTIN inte skilja sig mellan orderbekräftelse och leveransavisering. Akademibokhandeln accepterar delleveranser och restorder. Leveransdatum och antal som kommer i ordern kan avvika i orderbekräftelsen. Det är då det som står i orderbekräftelsen som gäller. Om en artikel har utgått för att ersättas av annan artikel, t.ex. vid ny utgåva, skall orderbekräftelsen innehålla det nya artikelnumret. Akademibokhandeln svarar då med att korrigera ordern och sända en ny order som sedan besvaras i Exder med en ny orderbekräftelse. Ny orderbekräftelse skall skickas snarast möjligast efter att ordern är ändrad. Pris, oavsett om det är samma som i ordern, skall skickas i orderbekräftelsen. Priset får däremot inte skilja mellan orderbekräftelse och faktura. Vid flerleveranser kan en orderrad delas upp på flera leveranser. Leverantören bekräftar det antal han kan leverera till ett visst datum. Leverantören kan med andra ord dela upp en orderrad till flera rader på orderbekräftelsen med olika antal och datum. Ett exempel på detta är om Akademibokhandeln sänder en order på 10 st. av Boken A. Leverantören kan dock bara leverera 8 st. till önskat leveransdatum och 2 st. vid ett senare tillfälle. Orderbekräftelsen blir då på två rader med 8 st. på en rad till ett visst datum och 2 st. på en rad till ett annat datum. Det kan inträffa

9 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 9 av 52 att leveranstiden för de sista 2 st. korrigeras ytterligare. I dessa fall skickas ännu en orderbekräftelse på de 2 st. med den nya leveranstiden. Skulle det visa sig att leverantören inte kan leverera de sista 2 st. så skickar leverantören en orderbekräftelse med antal 0 på orderraden. Då vet Akademibokhandeln att ordern är slutlevererad och att restordern ej kommer att levereras Leveransdag Leverantören garanterar att beställda varor skall vara Akademibokhandeln tillhanda på angivet sätt och på angiven tid. Förutbestämda definitioner av leveransdag finns inom bokbranschen. Utgivningsdatum: Datum då böckerna börjar levereras från förlagets lager, enligt avtalade order och leveransvillkor. Förhandsorder accepteras och leverans startar efter utgivningsdatumet. Första försäljningsdag: Försäljning i butik eller till slutkund startar tidigast det datumet. Förväntad leverans: Används vid lagerstatus tillfälligt slut och avser det datum då boken börjar levereras från lagret. Leveransdatum har olika betydelse för olika ordertyper: Nyheter: Levereras så snart det är möjligt. Leveransdatum styrs av leverantörens första plockdatum = släppdatum + 2 dgr = Leverantörens utlämningsdatum. Kampanj: Avtalat datum via manuell process. Butikspåfyllnad: Så snart leverans är möjlig. Lagerpåfyllnad: Enligt leveransdatum. För leverantörer av kontorsmaterial gäller att om leveransdatum finns angivet i ordern så skall detta följas, annars är det leverans så snart som möjligt som gäller Etiketter Godset skall märkas med en etikett per pall om pallen är sortren och annars med en etikett per kolli. Etiketten skall innehålla kunds ordernr samt SSCC-koder (Serial Shipping Container Code, GS1-kollinummer) som används för att tillverkare, leverantörer, transportörer och köpare ska kunna identifiera ett kolli på samma sätt Utleverans och leveransavisering (Advance Shipping Notice) En order måste levereras på angivet leveransdatum enligt orderbekräftelsen. En elektronisk leveransavisering skickas ifrån Exder när utleveransen slutförs, men innan att godset lämnar leverantören. Godset skall förses med etiketter, se punkten 2.8. Följesedel skall tills vidare följa med godset. Leveransaviseringen skall innehålla faktiskt levererat antal av artiklarna samt SSCC-koder som är samstämmiga med SSCC-koderna på etiketterna Leverans Leverantören och Akademibokhandeln har överenskommit om leveransvillkor i Inköpsavtalet Fraktkostnad Fraktkostnad skall inte debiteras, då godset levereras Ex Works på Akademibokhandelns fraktavtal Avvikelser i leveransen Avvikelser som kan ske mot order är restorder, delleverans och flerleverans. Se mer information om detta i stycket som handlar om order och orderbekräftelse (2.6.1). Om faktisk leverans avviker mot vad leverantören tidigare angivit i orderbekräftelsen skall det som anges vid utleveransen vara det faktiskt utlevererade Godsmottagning Vid godsmottagningen kontrolleras godset mot tidigare skickad leveransavisering.

10 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 10 av Returemballage Returemballage finns i form av pallar som ingår i en sluten pallpool. Pallarna debiteras ej då Akademibokhandeln förser leverantören med ev. returemballage Faktura Leverantören skickar en faktura per leveransavisering. Leveransaviseringen är grunden till fakturan och fakturan får skickas först efter att leveransavisering skett. Fakturan får skickas innan godset är mottaget. Samlingsfaktura är ej tillåtet. Fakturan måste innehålla hänvisning till ordernummer och leveransavisering. Fakturan kan förutom varuartiklar innehålla miljö- och medieavgifter som redovisas enligt stycket Avgifter. Fakturan får inte innehålla rader med negativt antal. Öresavrundning till hela kronor på fakturanivå tillåts, men tillåts inte på radnivå Kreditfaktura Kreditfakturor baseras alltid på en debetfaktura. Kreditfakturan få innehålla nollrader Betalningsvillkor Betalningsvillkor regleras i inköpsavtalet mellan Akademibokhandeln och leverantören. Betalningsvillkor anges i antal dagar. Betalningsvillkor läggs upp i Exder av Expert Systems vid uppstart av leverantören. Om Akademibokhandeln vill ändra betalningsvillkor för en specifik order, så skickas detta i ordern. Detta kan antingen vara antalet förfallodagar eller vid rea och liknande ett specifikt betalningsdatum. Detta överskriver då det som redan finns registrerat i Exder på leverantörens kund Akademibokhandeln. Detta gäller endast den specifika ordern och visas som en varning på ordern och i notifieringsmailet som sänds när ordern kommer in Kontaktpersoner Behöver leverantören komma i kontakt med Akademibokhandeln angående en order så mailar de order@akademibokhandeln.se Behöver leverantören komma i kontakt med Expert Systems så kontaktas Expert Systems support via telefon eller support@expertsystems.se.

11 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 11 av Checklista för leverantören Nedan ser du ett schema och en förklaring över hur din uppstart mot att handla elektroniskt går till: Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Uppstartsmöte Teknisk uppsättning Utbildning i Exder EDI Artikelimport Kompletterande uppgifter om artiklar registreras i Exder Övergång till elektroniska affärer påbörjas 1. Uppstartsmöte som hålls per telefon genomförs. Det är viktigt att du som leverantör har med personer med kompetens inom artiklar, order- och fakturahantering på detta möte. På mötet pratar vi om affärsprocessen, tidplanen och stämmer av artiklarna. Ett utbildningsdatum av Exder EDI bestäms. Ett förutbestämt driftsdatum, det datum då övergången till elektroniska affärer påbörjas, accepteras. 2. Teknisk uppsättning sker hos Akademibokhandeln samt hos Expert Systems för Exder. 3. Leverantörens användare utbildas i Exder EDI. Utbildningen sker per telefon och hålls av Expert Systems. 4. Artikelinformation importeras in i Exder från Akademibokhandeln. 5. Artiklarna kontrolleras och överensstämmer inte information om artiklarna redigeras detta och en ny import görs. Leverantören skall sedan komplettera sina artiklar i Exder med pris och ev. avgifter. 6. Övergång till elektroniska affärer påbörjas. Detta innebär att efter detta datum skall alla nya order och fakturor skickas elektroniskt. 7. Den första ordern skickas till Exder. 8. Kundtjänst hos Expert Systems kontaktar leverantören och erbjuder sin hjälp med hanteringen av den första ordern. 9. Leverantören sänder den första orderbekräftelsen från Exder. 10. Akademibokhandeln kontrollerar och godkänner denna första orderbekräftelse. 11. Leverantören skriver ut etiketter samt utlevererar den första ordern i Exder. I samband med utleveransen sänds en första leveransavisering till Akademibokhandeln. 12. Leverantören sänder godset med påklistrade etiketter till Akademibokhandelns leveransadress. 13. Godset kontrolleras hos godsmottagaren. 14. Leverantören skickar den första fakturan från Exder till Akademibokhandeln. 15. Akademibokhandeln kontrollerar och godkänner den första fakturan. Nu anses du som leverantör vara i drift vilket innebär att alla order och fakturor skall tas emot och skickas elektroniskt. Behöver du hjälp kring hanteringen i Exder så finns supporten på Expert Systems tillgänglig för dig. Du når dem via telefon, mejl eller inifrån Exder.

12 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 12 av Handledning Handledningen är uppdelad efter de olika moment som krävs i affärsflödet. 2.1 Introduktion Inloggning För att logga in i Exder går ni till och fyller i ert användarnamn och lösenord i därför avsedda fält. 2.2 Artiklar Artiklar hanteras olika beroende på om de är anslutna till Bokrondellen eller inte. Är artikeln ansluten till Bokrondellen sker alla uppdateringar av den via just Bokrondellen. Den uppdaterade informationen sänds sedan automatiskt in och uppdateras i Exder, så ni som leverantör behöver endast hålla priset på dessa artiklar

13 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 13 av 52 uppdaterade i ert ramavtal, övriga artikeluppdateringar sker via Bokrondellen. För de artiklar som inte är anslutna till Bokrondellen är situationen lite annorlunda. Ni måste sända information om era artiklar till Akademibokhandeln i ett s.k. VI-schema. Artiklarna importeras sedan i Exder av Akademibokhandeln det ni behöver administrera är priserna via ert ramavtal samt eventuella media- eller miljöavgifter via artikelregistret Uppdatera artiklar Alla artiklar för handel med Akademibokhandeln kommer att automatiskt importeras in i Exder från Akademibokhandeln. Vilket gör att ni normalt inte behöver administrera era artiklar i Exders artikelregister. För vidare information om generell artikelhantering i Exder hänvisar vi till den allmänna handledningen ni finner här: Introduktion till Exder Undantaget från detta är dock artiklar som har en Medie- eller Miljöavgift. För att lägga in dessa artiklar så att de kommer med på fakturan så går ni till Artiklar Uppdatera artiklar. Det första ni behöver göra är att skapa en artikel för själva avgiften i sig. Det är denna artikel som kommer att användas på fakturan för summering av avgifterna av den typen. Om ni har artiklar med miljöavgift behöver ni skapa en artikel enligt ovan. Notera att artikeltypen är satt till Miljöavgift. Klicka sedan på Spara längst ned på sidan för att spara artikeln.

14 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 14 av 52 Om ni har artiklar med mediaavgift behöver ni skapa en artikel enligt ovan, samma sak som för miljöavgiften, men artikeltypen är i det här fallet Mediaavgift. När ni sparat en eller båda dessa artiklar (beroende på om ni har artiklar av båda typerna) så måste avgiftens belopp läggas in på de berörda artiklarna. Notera att ni inte skall skapa fler artiklar av de ovan nämnda artikeltyperna, utan en av varje räcker. För att sedan lägga in beloppet på varje enskild artikel måste ni hämta fram artikeln från databasen antingen genom att skriva in artikelnumret direkt, eller använda er av sökikonen till höger om artikel-fältet. Vi har nu hämtat upp artikel 0001-B som exempel och ska lägga in en avgift på den. För att göra det går ni till fliken Pris.

15 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 15 av 52 Här kan ni se prisinformation om artikeln, t.ex. momssats och försäljningspris. Viktigt att notera att det inte är detta försäljningspris som används vid handel med artikeln utan det priset sätter ni ert ramavtal, som ni kan läsa om lite senare i denna handledning. Här har ni dock fälten för både mediaavgift och miljöavgift. Fyll i avgiften per artikel och klicka på Spara för att spara ändringen. I vårt exempel ovan ger vi artikeln en miljöavgift på 5 kr. Tänk på att ni måste själva hålla dessa avgifter uppdaterade i artikelregistret för att de ska komma ut korrekt på fakturan, ingen automatisk uppdatering sker av dessa. Gör sedan detta för samtliga artiklar ni har med en avgift Rabattartikel För att kunna använda er av en ordervärdesrabatt så behövs även en rabattartikel.

16 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 16 av 52 Ni skapar denna artikel på samma sätt som artiklarna för miljö- och mediaavgifterna, men ni väljer istället artikeltypen Fakturarabatt och spara artikeln. Hur ni använder artikeln på ert ramavtal beskrivs lite senare i handledningen Transportemballage Returemballage blir ni försedda med av Akademibokhandeln och behöver därför inte hanteras i Exder Lista artiklar Under Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. 2.3 Partners Här nedan beskrivs kortfattat hur ni hanterar era partners (kunder) i Exder Uppdatera partners Under Partners Uppdatera partners lägger ni upp er partner. Akademibokhandeln kommer redan vid uppstart att vara inlagd som partner så det bör se ut enligt nedan.

17 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 17 av 52 Detta är allt som krävs för att kunna handla med Akademibokhandeln, det går givetvis att lägga in mycket mer information som kopplas till partnern, exempelvis kontakter, för mer information om hur detta går till hänvisar vi till den allmänna handledningen för Exder: Introduktion till Exder Lista partners För att skriva ut en lista över era partners går ni till menyn Partners Lista partners. Här ser ni bl.a. vilka partners ni har upplagda i Exder. 2.4 Adresser Uppdatera adresser Adresserna finns under menyn Partners Uppdatera adresser. Här kommer Akademibokhandelns adresser att vara förinlagda vid uppstart. Dessa uppdateras sedan automatiskt, vilket gör att ni inte behöver underhålla dem manuellt.

18 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 18 av Lista adresser För att skriva ut en lista över era adresser går ni till menyn Partners Lista adresser. Här kan ni se vilka adresser som ni har upplagda i Exder. 2.5 Ramavtal Ramavtalet är själva prisregistret för de artiklar ni handlar med. Ni måste därför hålla detta uppdaterat med korrekta priser, vid alla tillfällen Uppdatera Ramavtal I samband med artikelimporten från Akademibokhandeln skapas automatiskt ett ramavtal som fungerar som ett prisregister för artiklarna. För att redigera detta ramavtal, går ni till Artiklar Pris Uppdatera ramavtal. Ta fram ramavtalet genom att ange ramavtalsnumret i därför avsett fält. Om ni inte har numret kan ni enkelt finna ramavtalet genom att klicka på sökikonen bredvid fältet. Klicka på ramavtalsnumret för att plocka fram önskat ramavtal.

19 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 19 av 52 När ramavtalet är hämtat kan ni se lite information om själva avtalet. Giltighetstiden är automatiskt satt till 10 år, skulle ni behöva justera detta går det givetvis bra. Gå sedan till fliken Avgifter och rabatter. Det fält som är av intresse här är fältet Rabatt. Här Måste ni först välja den rabattartikel ni skapade tidigare för att ha något att specificera rabatten med. Två viktiga begrepp i detta sammanhang är Rabattgrundande och Rabattberättigad, vi kommer att förklara dessa mer i detalj när vi tittar på själva artiklarna.

20 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 20 av 52 Som standard är då valet rabattprocent ifyllt, men ni kan givetvis ändra detta till belopp om ni så önskar. Rutan Beräkna rabatt från listpris skall inte bockas i. Klicka sedan på för att ange när rabatten skall ges. Här har vi då fyllt i några intervall och tillhörande rabattprocent. Intervallen innebär att om en order innehåller ett sammanlagt antal rabattgrundande artiklar som uppnår ett intervall ges motsvarande rabatt rabatten på samtliga rabattberättigade artiklar på ordern.

21 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 21 av 52 Samma som ovan men vi har använt oss av fasta belopp istället. Om 100 stycken rabattgrundande artiklar beställs, ges 500kr rabatt på det totala orderbeloppet. Notera att om rabatten är ett belopp ges den oavsett om några rabattberättigade artiklar finns på ordern eller ej, så länge antalet rabattgrundande artiklar uppnåtts. För att specificera vilka artiklar som skall ge och omfattas av rabatterna går ni till fliken Radinformation. Här kan ni se alla de artiklar som ingår i ramavtalet och priset på dessa. Dessa priser skall vara det rabatterade nettopriset för Akademibokhandeln utan ordervärdesrabatt. För att justera ett pris på en artikel klickar ni på artikelnumret i listan.

22 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 22 av 52 Ni får då upp detaljerad prisinformation om artikeln. Notera att priset kan anges för specifika tidsintervall, men de kan även vara stafflade. Ett pris utan slutdatum gäller tills vidare.

23 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 23 av 52 Här ser ni ett exempel på staffling av priset. Detta innebär helt enkelt att om kunden beställer fler än ett visst antal så är priset ett annat. Detta skall inte förväxlas med ordervärdesrabatt som beräknas på ett annat sätt. I det fall ni har exempelvis en tillfällig kampanj på en vara kan ni ange det genom att lägga in ett Tillfällig rabattpris. Klicka på ikonen i kolumned Pristyp. För att lägga till en ny pristyp.

24 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 24 av 52 Välj pristypen Tillfälligt rabattpris, fyll i perioden som priset skall gälla och vilket priset som det skall vara under perioden. Detta pris kan givetvis stafflas på samma sätt som övriga priser. I exemplet ser ni att från den 14:e maj och en månad framåt kostar varan endast 15:50:- oavsett beställt antal. När den angivna perioden är slut återgår priset till det normala. Notera att ett tillfälligt rabattpris gäller före kontraktspris även om det tillfälliga priset är högre än exemelvis ett stafflat kontraktspris.

25 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 25 av Rabattgrundande och rabattberättigad På varje artikel finns inställningar för huruvida en artikel skall vara rabattgrundande och/eller rabattberättigad. Dessa val bestämmer om och hur ordervärdesrabatten ges. Om en artikel är rabattgrundande räknas det beställda antalet av artikel mot det antala artiklar som måste uppnås för att rabatten skall ges. Om en artikel är rabattberättigad ges den uppnådda rabatten på den aktuella artikeln. Om en artikel är både rabattgrundande och rabattberättigad, räknas den med i totalen och får rabatten avdragen. Vi tar några exempel för att klargöra detta. Säg att vi har följande upställning för vår ordervärdesrabatt: Vi har också fyra olika artiklar enligt följande:

26 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 26 av 52 Artikel A är endast rabattgrundande. Artikel B är endast rabattberättigad. Artikel C är Både rabattgrundande och rabattberättigad. Artikel D är varken rabattgrundande eller rabattberättigad. Order enligt följande: 50st Artikel A 50st Artikel B 30st Artikel C 30st Artikel D Ingen rabatt utgår då på grund av att det totala antalet rabattgrundande artiklar inte når upp till någon rabattnivå. A+C=80. Order enligt följande: 150st Artikel A 100st Artikel D Ingen rabatt utgår på grund av att det inte finns några rabattberättigade artiklar i ordern och rabatten är i rabattprocent (hade rabatten vart ett fast belopp hade den angivits). Ytterligare order enligt följande: 75st Artikel A 75st Artikel C 75st Artikel D Här blir det rabatt. A+C=150 vilket ger 5 % rabatt på beloppet för artikel C, artikel A och D rabatteras inte. Order enligt följande: 100st Artikel A 10st Artikel B 150st Artikel C Rabatt ges. A+C=250 vilket ger 10 % rabatt på beloppet för artikel B och artikel C, artikel A rabatteras inte. Order enligt följande: 250 Artikel B 200 Artikel D Ingen rabatt ges då det inte finns några rabattgrundande artiklar i ordern. 2.6 Order Vi börjar med att titta på hur ni tar emot order i Exder Uppdatera order Vi börjar med att ta emot en beställning från Akademibokhandeln. Välj menyn Försäljning Uppdatera order för att ta emot era beställningar.

27 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 27 av 52 Så här ser ordern ut när ni öppnar den, ni kan se om ordern är fler-leverans eller en-leverans, i fältet Ordertyp uppe till vänster. En order av typen en-leverans kan endast utlevereras vid ett enda tillfälle, medan en order av typen fler-leverans kan ha flera utleveranser på samma order. Ni kan också se Akademibokhandelns ordernummer i fältet Kunds ordernummer. Skulle ni vilja helt refusera en order, vilket i så fall skickar ett meddelande om refusering till Akademibokhandeln, bockar ni i den lilla rutan nere till vänster och klickar Slutför. Notera att ni inte kan refusera en order som har status dellevererad. Vi går vidare till fliken Adresser.

28 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 28 av 52 Här kan ni se att leveransadressen är Akademibokhandelns distributionscentral, vilket den kommer att vara för alla ordrar. Vi hoppar sedan över fliken Textinformation då den inte används i det här flödet och går istället till fliken Radinformation.

29 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 29 av 52 Här kan ni se vad Akademibokhandeln har beställt och i vilka volymer. Om ni har alla produkter i lager och avser leverera allt samma datum, kan ni enkelt fylla i det datumet i fältet för Ändra alla bekräftade leveransdatum Detta datum fylls då i på samtliga orderrader. När det är gjort klickar ni helt enkelt på Slutför för att slutföra ordern och automatiskt sända en orderbekräftelse. Ni kan också om ni så önskar ta ut en PDF av orderbekräftelsen, exempelvis för utskrift, genom att klicka på länken Skriv ut nere till vänster. Er orderbekräftelse kan då se ut enligt ovan.

30 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 30 av Avvikelser I de fall samtliga orderrader inte finns i lager och kan levereras, så kan ändringar krävas på ordern Flera leveranser behövs Om exempelvis lagernivån av en artikel är lägre än det beställda antalet och vi kommer att behöva leverera resterande antal vid ett senare datum. Klicka på under antalsrutan på raden för den aktuella artikeln, så skapas en ny rad där ni kan fylla i ett annat antal och ett annat datum. I exemplet levererar vi 20 stycken 29/4 och 70 stycken 14/5. Är datumet okänt lämnar ni datumfältet blankt. Skulle det vara så att varan delvis finns i lager, men att de är de sista av varan och den har helt gått ur produktion (utan ersättningsartikel) så att ni inte kan leverera antalet beställda artiklar till fullo, bekräftar ni det antal ni kan leverera. Differansen mellan det antal ni bekräftat och det antal som beställts kommer då att tas som att de inte kommer att levereras. Detta skiljer sig från restnotering då de olevererade artiklarna förmodas levereras vid ett

31 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 31 av 52 senare datum. När ni är färdig klickar ni på Slutför för att sända en orderbekräftelse till Akademibokhandeln. Skulle det vara så att varan inte alls finns i lager och ej heller kan restnoteras, så bockar ni helt enkelt i den lilla rutan radera i kolumnen leveranser, så att det inte finns några leveranser kvar på orderraden. Om ni inte kommer att kunna leverera artiklarna på orderrad ett alls, bockar ni altså i Radera på utleveransen som hör till raden. Efter sparande eller slutförande av ordern ser det då ut så här Delvis ersättning av artikel En artikel har utgått och ersätts av en annan artikel.

32 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 32 av 52 I detta fall har en artikel utgått och ersatts av en annan artikel, men en del av originalartikeln finns kvar i lager. Vi har därför klickat på länken Använd delvis ersättningsartikel. En ny rad skapas då där vi fyller i ersättningsartikelns artikelnummer, vi bekräftar som vanligt antal och datum. Notera att artikelnumret för den ersatta artikels står under artikelbeskrivningen för ersättningsartikeln. Ni kan också givetvis använda er av sökikonen vid sidan av fältet för artikelnumret, den har här en extra funktion. Då det rör sig om att ersätta en artikel med en annan har ni möjlighet att söka baserat på ursprungsartikel. Denna funktion söker fram de artiklar som är markerade som ersättningsartiklar för den artikel ni vill ersätta. Detta kräver givetvis att ni i er artikelinformation till Akademibokhandeln tagit med den uppgiften. Om rutan bockas ur fungerar sökfältet som vanligt. När vi sedan klickar på Slutför kommer två saker att hända. Först sänds en orderbekräftelse med den nya informationen till Akademibokhandeln. Sedan sätts ordern i status Under förhandling, detta låser ordern för alla operationer, inga utleveranser kan heller göras på ordern.

33 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 33 av 52 Ordern förblir i denna status tills Akademibokhandeln har godkänt ersättningen genom att svara på orderbekräftelsen genom att sända en ny order där ersättningsartikeln ingår, detta låser då upp den här ordern och ger ersättningsartikeln ett eget radnummer. Ett notifieringsmail sänds till de användare som är inställd för notifiering när ett svar mottagits och ordern kan behandlas vidare. Detta för att göra er uppmärksam på att ni mottagit ett svar på er justerade orderbekräftelse.

34 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 34 av 52 Så här ser det då ut när ni fått svar på era ersättningar. Notera att ersättningsartikeln nu har ett eget radnummer. Härifrån hanterar ni sedan ordern på vanligt sätt. Behöver ni ytterligare justera den så kan ni göra det som vanligt Fullständig ersättning av artikel Om ni helt vill ersätta en artikel med en annan artikel gör ni så att ni helt enkelt byter artikelnumret på raden. Så här ser ordern ut när den inkommit. Vi vill nu helt ersätta artikeln WL10WA4L med artikeln 0001-B.

35 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 35 av 52 Vi byter då helt enkelt artikelnumret på den raden till det nya artikelnumret. Priset på den nya artikeln hämtas från ramavtalet. Notera också att det ersatta artikelnumret är synligt precis under den nya artikelbeskrivningen. Bekräfta datum som vanligt, och klicka på Slutför. Detta kommer precis som i fallet med delvis ersättning att låsa ordern i status Under förhandling tills ett svar motttagits från Akademibokhandeln. När svar mottagits så ser vi att ersättningen genomförts och den nya artikeln nu står istället för den ersatta. Forstsätt sedan att behandla ordern som vanligt. Det är också möjligt att kombinera hel och delvis ersättning av en artikel, genom att dels byta artikel på orderraden och komplettera antalet genom en delvis ersättning med en annan artikel Artiklar med multipla GTIN Om ni använder er av artiklar som har fler än ett GTIN, så får ni ytterligare valmöjligheter när en order inkommer som innehåller en av dessa artiklar.

36 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 36 av 52 Notera att ni då har fått en rullgardinsmeny på raden där artikeln finns. Denna meny innehåller alla de GTIN som finns registrerade på artikeln i ert artikelregister. Ni har nu möjlighet att ersätta hela eller delar av orderraden med samma artikel men med ett annat GTIN. Notera att detta räknas som en artikelersättning, vilket kommer att göra att ordern låses i status Under förhandling tills svar mottages, precis som vid ersättning av andra artiklar. I övrigt fungerar allt som vanligt Avvikelser i priser Om en order inkommer med ett pris som avviker från det som är aktuellt i ramavtalet sänds ett e-postmeddelande till den användare som är inställd för notifiering under era företagsinställningar. Exempel på meddelande i mail. En varning kommer också upp på skärmen när ordern med det avvikande priset öppnas.

37 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 37 av 52 I detta läge måste ni välja en åtgärd att utföra på ordern. Ni kan antingen Ignorera varning, vilket leder till att priset som kom i ordern blir det gällande priset och ni behandlar sedan ordern som vanligt. Om ni istället väljer Ändra, räknas priset i ordern om efter gällande ramavtal. Ni behandlar sedan ordern som vanligt. Tänk på att det nya priset då sänds i orderbekräftelsen till Akademibokhandeln och kan underkännas där, så det kan vara nödvändigt att kontakta dem först Delleverans av order I det fall ni gör flera leveranser på en och samma order är det ett par saker som är viktiga att tänka på. När en utleverans skapas (exempelvis i samband med att etiketter skapas) så låses ordern för behandling till dess att den aktuella utleveransen slutförts. Ordern kommer sedan att ha status dellevererad och se lite annorlunda ut. Här är ett exempel på hur en order ser ut när den är dellevererad. Notera att det antal på raden som är redan är levererat är helt låst och inte kan ändras. Däremot kan resterande antal på raden justeras om det exempelvis behöver restnoteras eller om det behöver läggas till ytterligare leveransdatum. En order som är dellevererad kan inte längre refuseras via den lilla kryssrutan. Ni kan dock refusera återstoden genom att ta bort de återstående utleveranserna från ordern och klicka Slutför. Ordern kan även makuleras, men detta makulerar i så fall också de utleveranser som gjorts mot ordern och eventuella fakturor Lista order Under Försäljning Lista order kan ni välja att skriva ut era order. Det finns olika listor att väja på såsom enkel och detaljerad lista.

38 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 38 av Plocklista Plocklista För att enkelt lista era order som ska plockas kan ni titta på menyn Försäljning Plocklista. Plocklistan skrivs ut från er webbläsare och visas med en order per sida. Ni kan i fältet Listtyp välja att göra en enkel lista, en detaljerad, via leveransadress eller en via summerad/godsmottagningsadress. Ni kan även göra urval på vilken information ni önskar, exempelvis kan ni göra urval på ordernummer och orderdatum. När ni har valt vilken lista ni vill ha klickar ni på. Om ni har en order där vissa artiklar skall levereras vid olika tidpunkter kan det givetvis vara bra att använda sig av urvalet för bekräftat leveransdatum så att en lista kan skapas med enbart de artiklar som skall med i den aktuella leveransen. Men det är givetvis möjligt att ta ut en lista för hela ordern oavsett leveransdatum.

39 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 39 av 52 Exempel på plocklista för en hel order med olika leveransdatum. Samma lista fast leveransdatumet är begränsat till , ni ser då att de leveranser som skall göras senare inte finns med i listan.

40 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 40 av 52 Motsvarande lista i formatet Detaljerad lista. 2.8 Etiketter Godset skall märkas med etiketter. Om en pall är sortren används en palletikett, annars märks varje kolli på pallen med etiketter. Det är i princip möjligt att skapa en utleverans innan man skapat etiketter men då det förfarandet är mer komplicerat är det inget vi rekommenderar. För att skapa etiketter går ni till Försäljning Godsetiketter Skapa palletiketter för enstaka order. Ni kommer då till denna skärm där ni först fyller i de värden ni vill ska vara förifyllda per rad. Fyll sedan i vilken order ni vill skapa etiketter för.

41 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 41 av 52 Ordern plockas då fram och ni kan se orderraderna. Klicka då på ikonen skapa en etikett för den raden. under rubriken Kolliidentitet för att Fyll sedan i de obligatoriska uppgifterna, de förifyllda värdena har redan fyllts i. Notera att Bäst-före-datum är en obligatorisk uppgift, om era artiklar saknar Bäst-före-datum fyller ni i ett godtyckligt datum. Välj en lämplig lastbärare, exempelvis helpall, halvpall, eller kartong. Gör sedan samma för övriga orderrader. När ni sedan klickar på OK, skapas ett PDF-dokument för utskrift som visar etiketterna.

42 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 42 av 52 Dokumentet kan då se ut enligt ovan. Skriv ut och fäst på pallen. Ni kan även se att det nu kopplats ett kolliidentitetsnummer till raderna. I samband med detta har det även automatiskt skapats en utleverans för ordern.

43 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 43 av Order med flera utleveransdatum I de fall en order har flera bekräftade leveransdatum så kommer ni efter att ni valt order att få en ny skärm. På denna bild kan ni sedan välja vilka bekräftade leveranser som skall inkluderas i utleveransen. Alla bekräftade leveranser t.o.m. det datum som väljs inkluderas. Inkludera allt innebär att även restnoteringar det vill säga leveranser utan angivet datum (enbart kvantitet) inkluderas. Svaret påverkar det föreslagna antalet artiklar för utleveransen. 2.9 Utleverans I den här rutinen talar ni om hur mycket ni har levererat Uppdatera utleverans Gå till Försäljning Uppdatera utleverans. Då palletiketterna skapades, skapades samtidigt en utleverans automatiskt. Ni kan klicka på sökikonen bredvid fältet för Utleveransnr för att enkelt söka fram den skapade utleveransen. Klicka på utleveransnumret för att hämta fram utleveransen.

44 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 44 av 52 Ni kan nu granska utleveransraderna och se att allt stämmer. Om en utleveransrad unnebär att motsvarande orderrad är slutlevererad skall rutan Slutlev vara ibockad. Om er faktiska utleverans skiljer sig från det ni angav på orderbekräftelsen måste ni justera levererat antal här då detta ligger till grund för leveransaviseringen som måste stämma överens med det levererade godset. Om allt är som det ska klickar ni på Slutför för att slutföra utleveransen och sända den elektroniska leveransaviseringen. När ni klickat Slutför dyker länken för utskrift upp strax ovanför. Klicka på Skriv ut för att skriva ut en följesedel att bipacka godset.

45 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 45 av 52 Er följesedel kan då se ut enligt ovan Lista utleverans Under menyn Försäljning Lista utleverans kan ni skriva ut era utleveranslistor. Ni kan välja mellan enkel och detaljerad lista Faktura I den här rutinen skapar ni och skickar era fakturor Uppdatera fakturor För att göra fakturan går ni till Försäljning Fakturering Uppdatera fakturor. För att skapa en faktura väljer ni att skapa fakturan från en utleverans och fyller sedan i utleveransnumret, i vårt exempel 138.

46 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 46 av 52 Fakturan skapas då för granskning. Ni kan se ordernummer och utleveransnummer upptill och beloppen nere till höger. Gå vidare till fliken Adresser.

47 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 47 av 52 Här kan ni se Akademibokhandelns fatureringsadress, samt leveransadress. Fliken Textinformation hoppar vi över och går direkt till fliken Radinformation.

48 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 48 av 52 På denan flik kan ni se fakturaraderna. Kontrollera att allt stämmer och klicka på Slutförför att slutföra och sända fakturan. Om ni vill skapa en PDF-kopia av fakturan för exempelvis utskrift använder ni er av länken Skriv ut nere till vänster Faktura med avgifter Om ni använder er av artiklar med media- eller miljöavgifter så visas dessa avgifter som separata rader på fakturan. Här ser ni ett exempel på en faktura med artiklar som har en miljöavgift. Avgiften summeras på en egen rad under den avgiftsartikel ni skapat i artikelregistret. Om ni har artiklar på fakturan med samma avgift men med olika moms, så skapas en avgiftsrad för varje momssats.

49 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 49 av Kreditfaktura En kreditfaktura baseras alltid på en tidigare faktura. För att skapa en kreditfaktura använder ni er av menyvalet Försäljning Fakturering Skapa kreditfaktura. Här anger ni fakturanumret på den faktura ni vill kreditera, samt väljer en anledning till krediteringen (samtliga anledningar kan användas). Klicka sedan Ok. Här har vår kreditfaktura skapats, vi har i exemplet valt att kreditera faktura nummer 113 som vi skapade tidigare. Ni kan se de aktuella summorna nere till höger, notera att de är negativa belopp då det rör sig om en kreditfaktura. Gå till fliken Radinformation för att justera vad ni vill kreditera mer exakt.

50 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 50 av 52 Här ser ni de artiklar som fakturerats. Ni kan nu justera de olika värdena beroende på vad ni vill kreditera. Om ni inte vill kreditera en rad, kan ni helt enkelt bocka i rutan Radera till höger om raden så plockas den bort från kreditfakturan. I vårt exempel avser vi endast kreditera hälften av de fakturerade anteckningsblocken.

51 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 51 av 52 Vi har nu bockat i Radera på de rader vi inte vill kreditera och justerat antalet på rad 2 till -55 stycken. Notera att summabeloppen nere till höger har uppdaterats löpande. När ni är färdig klickar ni på Slutför för att sända kreditfakturan. Ni kan även öppna kreditfakturan som PDF genom att klicka på länken Skriv ut som blir synlig efter att ni klickat på Slutför eller Spara Lista Fakturor Under menyn Försäljning Fakturering Lista fakturor kan ni skriva ut era fakturor.

52 Senast Uppdaterad: Exder Akademibokhandeln EDI Sida 52 av Uppstartsrutin för leverantören Nedan följer en beskrivning på de moment som ni som leverantör ska tänka på inför och under er uppstart av affärsflödet. Följer ni dessa rekommendationer så kommer uppstarten att löpa på smidigt. 3.1 Uppstartspunkter Nr Vad Vem 1 Acceptera Akademibokhandelns erbjudande om EDI-lösning Leverantör & Köpare 2 Affärsprocessbeskrivning, agenda för uppstartsmöte, artikellista samt begäran om att inkomma med företagsuppgifter skickas till leverantören 3 Följande uppgifter behöver du uppge om ditt företag: Företagsnamn Organisationsnummer Momsredovisningsnummer GLN-nummer (om det inte finns så beställ GLN ifrån GS1 ( Postadress Postnummer, Postort Användare Användarens e-postadress Användarens telefonnummer Kontaktperson för avtal Kontaktpersons e-postadress Kontaktpersons telefonnummer Dessa uppgifter returneras till Akademibokhandeln innan uppstartsmötet 4 Följande ska gås igenom före uppstartsmötet: Ta del av affärsprocessbeskrivnngen så att ev. frågor kan tas före och under uppstartsmöten Stämmer den artikellistan som du fått av Akademibokhandeln Köpare Leverantör Leverantör 5 Genomföra uppstartsmöte enligt utskickad agenda Köpare, Leverantör & ES 6 Teknisk uppsättning sker hos Akademibokhandeln samt hos Expert Systems för Exder Köpare & ES 7 Utbildning genomförs av Exder Leverantör & ES 8 Artikelimport sker av avstämda artiklar. Genomgång av artiklarna görs av leverantören i Exder. Avtalsinformation som priser och rabatter skall registreras av leverantören i Exder 9 Efter driftsättningsdatum förväntas ni att hantera order, orderbekräftelse, leveransavisering och faktura elektroniskt. Kundtjänst från ES finns som stöd. Köpare & Leverantör Leverantör