I detta dokument finns dokumentation över OBO v2016.2

Transkript

1 Funktion-OBO I detta dokument finns dokumentation över OBO v Funktionen skapar eller ändrar en order i systemet Börja med att ange kundnummer eller tryck F2 för att söka via kundnummer. Har du redan ett ordernummer, kan du söka fram kunden via ordernumret genom att trycka F10. När du sökt fram kunden skall du välja om du vill göra en ny order eller lista de befintliga ordrarna som finns på kunden.

2 Funktion-OBO Väljer du N får du nedan bild Finns det inga ordrar på listan får du upp en fråga om du vill skapa en ny order Skapa ny order När du väljer J att skapa ny order kan du få upp två varianter. Den ena varianten är om kunden INTE har någon leveransadress inlagd. Du får då upp följande bild

3 Funktion-OBO Börja med att trycka enter så du hamnar på namn. Fyll i leveransadressen eller kopiera antingen fakturaadressen som finns i KNK genom att trycka Shift+F4. Finns en leveransadress redan inlagd i de gamla fälten kan du trycka Shift+F5. När du matat in leveransadressen, trycker du F1 och du hamnar i en ny bild. När du hamnar på denna bild kan du inte ändra leveransadressen. Om du vill göra detta trycker du på F12 för att mata in eller välja en ny leveransadress.

4 Funktion-OBO Se kapitel om leveransadress Du kanske inte kommer att kunna ändra i vissa fält. Detta beror helt på vilken behörighetsnivå du har i systemet. Om du har butiksfunktion kan du trycka F7 för att styra om ordern till kontanthantering. Här nedan följer en beskrivning på de fält som finns i orderhuvudet. E-postadress Mobilnummer Orderdatum Er referens Bet.Villkor Säljare Ordertyp Lev.villkor Fraktsätt Fakturakod Inlev lager Lev.datum Kundens e-post Kundens mobilnummer utan streck och mellanslag. Datum när ordern är skapad Kundens referens OBS! Kontaktperson för leveranser, återfinns i leveransadressen. Kundens betalningsvillkor (se särskilt dokument) Säljare knuten till kunden. Vilken ordertyp ordern har N-Normalorder S-Säljorder V-Oaktiverad Weborder W-Weborder R-Restorder G-Kräver Ert ordernummer för faktura F-Felaktig weborder Leveransvillkor, knutet till kund eller fraktsätt (se särskilt dokument) Vilket fraktsätt ordern har. (se särskilt dokument) Anger hur ordern skall faktureras. (se särskilt dokument) Tid (i formatet ÅÅVVDD) när varor skall inkomma på lager. Orden FINNS eller BUTIK är också giltiga i detta fält. Tid (i formatet ÅÅVVDD) när varorna skall lämna lagret

5 Funktion-OBO Extern order Orderstatus Ert ordernummer Lev.notering Extern kunds ordernummer. Används normalt ej. Anger orderstatus. VARNING! Ändra ej detta fält utan att du vet vad fältet skall innehålla. A-Aktverad order, Ö-Utlevererad, G-Godkänd för fakturering. Kundens ordernummer Leveransnotering som överförs till TNT Trycker du ESC och det är en ny order, sparas inte uppgifterna. Är det däremot en gammal order och du trycker ESC, sparas inte de uppgifter du eventuellt ändrat på. I båda fallen hamnar du på orderlistan. När du matat in fälten enligt ovan sparas ordern och beroende på vilken ordertyp du har hamnar du på artikelinmatningsbilden. Har ordertyp = S-Säljorder eller F-Felaktig weborder, hamnar du på orderlistan som finns under kapitlet Ändra order. Ändra order För att ändra en befintlig order får du upp orderlistan när du angett N efter det du angivit kundnummer

6 Funktion-OBO I denna lista visas bara ordrar som inte ännu fakturerats. Status ändras beroende på vilken kod som finns i fältet orderstatus. Vill du bearbeta ordern styr du med pilarna till den ordern du vill arbeta med. Vill du skapa en ny order, trycker du på F1 Vill du radera en order, trycker du på F9 när du har ordern som skall raderas upplyst. OBS! Om din behörighetsnivå inte tillåter att du kan radera en order, fungerar inte detta alternativ. Kontakta då behörig person för att radera ordern. När du trycker enter i ovan bild hamnar du i fältet Lev.Notering. Skulle ordertyp vara S, V eller F, hamnar du i fältet Ordertyp. Ändra de fält på samma sätt som under kapitlet "Ny order". Vill du byta leveransadress trycker du F12 Beroende ordertyp så hamnar du antingen på artikelinmatningen eller orderlistan

7 Funktion-OBO Artikelinmatningen Artikelinmatningen fungerar med sökningar på samma sätt som i alla program. F2 söker på benämning. Här nedan beskrivs några olika varianter på artiklar a) Normal artikel b) Normal artikel med staffling c) Normal artikel med lagersaldo d) Slaskartikel e) Webshopsartikel med storlekshantering och produktionsartikel f) Webshopsartikel med lagersaldo g) Webshopsartikel med lagersaldo på storlek h) Webshopsartikel med lagersaldo, där ersättningsartikel skall anges om saldot är slut. a) Normal artikel Ange artikelnumret (eller sök med F2). Du kan ändra benämningen på artikeln. Fyll i det antal du vill ha av varan, föreslås a-pris, rabatt (om det finns något prisavtal inlagt) Om du har ett specialinpris, trycker du på F6 när du matat in artikelnumret. Har du dessutom X-Cost, sätter du ett X i frågan om X-Cost

8 Funktion-OBO När du matat in rabatt, kan du ange vilket moment artikeln skall ha (se särskilt dokument), efter moment kommer radstatus. Kan ha B eller U i ovan exempel. Använd inga andra koder. Nästa fält som skall fyllas i är Färg. Om varan har en färg, skriver du färgnumret från leverantör eller namnet på färgen. Om inte färgen finns hos leverantören, kan du inte gå vidare. Färgtabeller finns i webadministrationen. Finns ingen färg inlagd på leverantören, får du skriva färgen som en textrad (se textrad). Om du inte vill ange någon färg kan färgen vara blankt. Nu skall du välja storlekstabell Om du inte vill välja någon storlekstabell hoppar du över detta val, med enter. Artikeln hamnar nu i orderlistan. I annat fall får du fördela artikelns saldo mellan de olika storlekarna i tabellen. Har du valt fel tabell får du ändå lägga in antalet under en storlek och därefter ändra hela raden. När du fördelat antalet, läggs artikeln på orderlistan. b) Normal artikel med stafflat pris Ange artikelnumret (eller sök med F2). Du kan bör inte ändra benämningen på artikeln. Mata in det antal du vill ha av artikeln.

9 Funktion-OBO I ovan exempel föreslår systemet att priskolumn 4 används och priset är då per artikel istället för Inpris och costpris ändra utifrån vilken kolumn som används. Övriga fält som matas in är de samma som under variant 1. c) Normal artikel med lagersaldo Du matar in artikeln på samma vis som under variant 1, ända fram tills radkod Radstatus på en artikel med lagersaldo kan vara L eller U. Om du väljer U kommer lagersaldot att minskas när ordern aktiveras och inte vid fakturering. Färg och storlekstabell har ingen funktion på lagerartiklar så därför finns inte dessa alternativ. d) Slask artikel Inmatning av slask artikel, sk 99-artikel går till på följande vis. a) Du matar in Levnr+99 som artikelnummer. b) Du skriver in benämningen

10 Funktion-OBO c) Mata in antal d) Mata in a-pris e) Mata in eventuell rabatt f) Ange inpris. Måste vara högre än 1 öre. g) Ange om det skall vara X-Cost. h) Ange artikelnumret hos leverantören Därefter är det samma fält som variant 1 med moment, radstatus, färg och storlekstabell. OBS! Färg kan inte anges om tabell inte finns inlagd på leverantören. OBS! Skall matmoms användas är artikelnumret Levnr+96. Det kan finnas andra artiklar som hanteras som slaskartiklar, men där du inte behöver ange artikelnummer i steg 2. Alla leverantörsnummer har slaskartiklar upplagda. Artiklar i artikelregistret, där inpris är 0.00 hanteras som slaskartiklar. e) Webshopsartikel med storlek och produktionsmoment Mata in artikelnumret enligt ovan Mata in antalet av varan. OBS! Du kan ange flera olika storlekar i samma tabell på artikeln. Om varan finns i olika tabeller (dvs tumstorlekar m.fl. se även särskilt dokument), måste du mata in en rad per storlekstabell. När du matat in a-pris och rabatt, föreslår systemet vilket moment som skall användas. Ändra inte detta. Radstatus skall i detta läge vara B

11 Funktion-OBO Om varan bara finns inlagd i webshoppen i en färg, hamnar du direkt på storlekstabellnumret, annars får du upp en bild där du kan välja (med siffror) numret på den färg som skall användas. Viktigt är att du använder den tabellen som finns angiven. Däremot om det finns flera undertabeller, kan du använda dessa som exempelvis tumstorlekar m.fl. Mata in det antal av varje storlek. När detta är klart läggs artikeln in i orderlistan och eventuell produktionsartikel läggs in per automatik på efterkommande rad. f) Webshopsartikel med lagersaldo Mata in artikeln som vanligt. Systemet varnar om artikeln inte kan utlevereras. Mata in antal, a-pris och eventuell rabatt. Härefter läggs artikeln in i orderlistan, utan att några andra fält går att fylla i.

12 Funktion-OBO g) Webshopsartikel med lagersaldo / storlek Mata in artikelnumret. Efter du matat in artikelnumret, vill systemet att du matar in den storlek som du vill använda. Systemet talar om för dig vilken tabell som skall användas. Storleken anger du enligt den tabell som används, ex S, M, L, XL osv för tabell 10. Efter du angivit storleken, matar du in artikeln enligt punkt f) h) Webshopsartikel med lagersaldo/storlek och ersättningsartikel vid slut på lager. Mata in enligt punkt g). När du matat in storleken, kan du få upp nedan fråga om artikeln inte finns i lagersaldo eller har utgått. Svara J på frågan, N återgår till artikelnumret. Svarar du J får du mata in enligt punkt e)

13 Funktion-OBO Orderbilden Här kan du förutom mata in artiklar, mata in textrader på olika sätt, makulera rader, ändra rader samt även infoga rader. ESC - Avbryter orderinmatning F1 - Spara ordern (gå till kapitel om aktivera order) F2 - Sök (vid artikelinmatning) F6 - Inpris (gäller bara vid artikelinmatning F7 - Lägger in en textrad F8 - Lägger in en intern textrad F9 - Makulerar en rad F12 - Ändrar en rad Shift+F12 - Infogar en rad Trycker du F7 eller F8 får du ange texten. Detta fält är längre än benämningsfältet. Får du inte plats med din text på en rad, trycker du F7 eller F8 för fler rader. Undvik att använda tomma textrader. De kommer iallafall inte att synas på några blanketter eller utskrifter.

14 Funktion-OBO Genom att trycka på F9 kan du makulera en orderrad. Ange den rad du vill makulera och tryck enter. Besvara kontrollfrågan med J och därefter tas artikeln bort från din order. Tänk på att om du makulerar en orderrad som du gjort radstatus U på och där detta blivit uppdaterat, måste du göra en inleverans av vara i LDI. F12-Ändra rad Ange numret på den rad som skall ändras och följ därefter instruktionen enligt artikelinmatningen. OBS! Om du ändrar en artikel som automatiskt skapar nya artikelrader, är detta alternativ avstängt i ändringsvarianten. Shift+F12 Infoga rad. Ange radnummer där du vill infoga en rad. ESC-Avbryt order Trycker du ESC avbryts orderradsinmatningen.

15 Funktion-OBO OBS! Alla rader i orderlistan sparas. Tidigare programversioner raderade alla orderrader vid ESC. Detta gör alltså inte denna version. Du kan alltså gå in på ordern och fortsätta där du slutade vid ESC. Aktivera order Tryck F1 i orderbilden och du får upp nedan bild Alternativen kan skilja sig beroende på ordertyp, (Se kontantfaktura och enkelfaktura) eller inställningar i OBO-programmets databas. 1) Aktivera/Ändra order Alternativet lägger in ordern i produktionslistan och skapar nödvändig information om detta. Beställning skickas till Tryckhuset om artiklar finns som styr detta. 2) Följesedel (Kan ibland ersättas av Arbetsorder beroende på version av programmet) Utskrift på skrivare av följesedel (eller angiven blankett) 3) Ordererkännande-Kund

16 Funktion-OBO Ordererkännande mailas till kundens mailadress som finns i orderhuvudet. Finns ingen mailadress angiven kan detta alternativ inte användas. 4) Ordererkännande-Säljare Ordererkännande mailas till den säljare som är knuten till ordern. Är det ett dubbelt säljarnummer, mailas ordern till den mailadress som finns angiven i SNS under säljarnumret. 5) Ordern saknar frakt eller Godkänn för fakturering Denna ruta kan se lite olika ut beroende hur ordern är upplagd och vilken behörighet du har i systemet. Normala användare hoppar över detta fält, förutom vid kassa- och butiksrutiner. Om du vill godkänna för fakturering svarar du J i detta fält. Fälttexten har ändrats till godkänn för fakturering. Om du vill skriva ut ett kontantkvitto svarar du J i detta fält. Kontantfaktura har fälttexten ändrats till i detta fall. Om du vill ha en enkelfaktura svarar du J i detta fält. Skapa faktura är fälttexten för detta alternativ. ESC-Avbryter inmatningen. Kontantfaktura Svara J på kontantfaktura i ovan bild Fakturan skrivs ut och du skall mata in hur mycket som betalats av varje betalningssätt. Fakturan skrivs ut i butik. Enkelfaktura Svara J på enkelfaktura i ovan bild Fakturan skrivs ut på huvudskrivare och kan skickas till kund (eller lämnas med godset i butik)

17 Funktion-OBO Makulering av order Makulering av order kan ske i orderlistan Så länge ordern inte har uppdaterats, trycker du på F9. Har du inte behörighet, måste du kontakta behörig person eller funktion. Har ordern status att den är aktiverad, måste följande ske 1. Makulera ordern i TNT. Svara JA på alla kontrollfrågor. 2. Gå in på orderlistan och tryck F9 för att makulera ordern.

18 Funktion-OBO Versionuppdatering av detta dokument Originaldokument v Uppdatering om makulering av order Uppdatering om makulering av order v