FDT WebbVerktyg. Copyright FDT AB Köpmangatan LULEÅ. Försäljning Support Fax

Transkript

1 FDT WebbVerktyg Copyright 2012 FDT AB Köpmangatan LULEÅ Försäljning Support Fax Hemsida Innehållet i denna programmanual kan ändras utan meddelande och representerar inte en förbindelse från FDT: s sida.

2 Innehållsförteckning Inledning... 1 Avgränsningar... 1 Export... 1 Import... 1 Krav... 1 Mjukvara... 1 Installation... 2 Inställningar... 5 Kunder... 5 Nya kunders kundnummer... 5 Kundnummer prefix... 5 Artikelnummer för betalningsartiklar... 5 Tillgängliga betalsätt... 5 Artiklar med varianter... 5 Exportera information... 6 Steg 1 - Välj data att exportera... 6 Exportera artiklar... 7 Exportera lagersaldo... 8 Exportera bilder... 8 Steg 2 Välj exportmetod Steg 3 Utför export Överför order till Avance... 13

3 Inledning FDT WebbVerktyg är ett generellt import/exportprogram för överföring av information mellan Avance Fakturering och t.ex. en webbshop. Företag kan på ett enkelt sätt anpassa en e-handelslösning i sin befintliga verksamhet utan att vara bunden till att välja en viss e-handelsleverantör. FDT Webbverktyg är en tilläggsmodul till Avance Fakturering. Avgränsningar Export Följande uppgifter kan exporteras från Avance; Artiklar Kunder Varugrupper Artikelgrupper Kundgrupper Rabattmatris Lagersaldon Bilder Import Importfunktionen stöder inläsning av ordrar och nya kunder som registrerats vid orderregistrering till Avance. Krav Mjukvara Licens för FDT WebbVerktyg erhålls från FDT. FDT WebbVerktyg är utvecklat för plattform Windows XP och Windows 7. Stödjer koppling mot Microsoft SQL Server och Access. 1

4 Installation För att starta installationen av FDT Webb Import/Exportverktyg, dubbelklicka på installationsfilen InstallFDTWebbImportExport.exe. Tänk på att avsluta alla andra program innan du fortsätter med installationen. Installationsguiden startas. Klicka på Nästa för att fortsätta. Nästa steg i installationen är att välja vilka komponenter som ska installeras, se bild på nästa sida. Under alternativet Installation klient väljer man om man ska installera med eller utan varianter. Om man inte ska installera varianter, markeras alternativet Utan variant. Om man har licens för varianter och vill installera varianter markeras antingen alternativet Variant Alias eller Variant Extrafält. Om varianterna är upplagda som alias markeras Variant Alias och om varianterna är upplagda på extrafälten markeras Variant Extrafält. Om alternativet Service markeras kommer inkommande order automatiskt att importeras till Avance Fakturering och lagersaldo och artiklar kommer automatiskt att exporteras. Om man inte vill att orderimport och export av lagersaldo och artiklar ska göras automatiskt utan startas manuellt, ska alternativet Service inte markeras. När man har valt vilka komponenter som ska installeras, klicka på Nästa. 2

5 Nästa steg i installationen är att välja vilken katalog som programmet ska installeras i. Installationsprogrammet föreslår att programmet ska installeras i katalogen C:\Program\FDT\FDTWebbVerktyg. För att installera i en annan katalog, klicka på Bläddra och välj en annan katalog. Klicka på Installera för att starta installationen. En dialogruta visar att programmet har installerats på datorn. Klicka på Slutför för att avsluta installationsguiden. 3

6 4 FDT_Arbetsdokument_FDT WebbVerktyg_ver 1.0.docx

7 Inställningar Kunder Nya kunders kundnummer Det finns möjlighet att välja vilket kundnummer nya kunder som överförs från webbutiken kommer att tilldelas i Avance. Kundnr från webbutik: Kundnumret blir det kundnummer som är registrerat på kunden i webbutiken + eventuellt prefix. Nästa lediga från Avance: Kunden kommer att tilldelas nästa lediga kundnummer i kundnummerserien i Avance. Telefonnummer: Kundnumret blir telefonnumret som är registrerat på kunden i webbutiken. Eventuellt bindestreck och mellanslag tas bort. Standardinställningen är att kundnumret blir webbkundnumer + eventuellt prefix. För information om prefix, se rubriken nedan. Om kundnumret redan finns upplagd i Avance kundregister, kommer den befintliga kunden att uppdateras med den information som finns på kunden som importeras till Avance. Kundnummer prefix I fältet Kundnummer prefix kan man ange ett tillägg, prefix, till det kundnummer som skapas på ordern i webbutiken. Standardinställningen för prefix är Prefixet kan ändras. Om prefixet t.ex. är WEB och kundnumret på ordern är 1001, kommer programmet att lägga upp en kund i Avance kundregister med kundnummer WEB1001. Artikelnummer för betalningsartiklar Tillgängliga betalsätt I samband med att man exporterar artiklar, exporteras även alla betalningsartiklar. Artikelnummer på betalningsartiklar börjar med en *. Artiklar med varianter Vid installation kan man välja att installera varianter. Om man använder varianter på artiklar som ska överföras till webbutiken, måste alias vara unikt på varianterna. Vid export kommer varianter och variantalias att exporteras. 5

8 Exportera information För att exportera information från Avance, välj Utför i menyn och sedan Exportera XML data. Nedanstående formulär öppnas. Man börjar med att välja vilken information som ska exporteras från Avance och sedan väljer man exportmetod. Steg 1 - Välj data att exportera Följande uppgifter kan exporteras från Avance; Artiklar Kunder Varugrupper Artikelgrupper Kundgrupper Rabattmatris Lagersaldon Bilder 6

9 Om man vill exportera all information, klicka i rutan Exporter högst upp i trädstrukturen. Alla register blir då automatiskt markerade. Om man bara vill exportera viss information, t.ex alla kunder, markeras endast rutan på raden Exportera kunder. Exportera artiklar På de artiklar som ska exporteras markeras fältet Publicera webshop i Artikelregistret i Avance Fakturering. 7

10 Vid export av artiklar kan man välja att endast exportera de artiklar som har fältet Publicera webshop markerat i Artikelregistret. Markera rutan på raden Exportera artiklar. All information som finns på artiklarna i Artikelregistret exporteras då till en XML-fil. Om man vill exportera artiklar som inte är webpublicerade, d.v.s. som inte har fältet Publicera webshop markerat i Artikelregistret, markera rutan på raden Exportera artiklar (ej webpublicerade). Den enda information som kommer att exporteras är artikelnummer och artikelbenämning. För att exportera både webpublicerade och ej webpublicerade artiklar vid samma tillfälle markeras både Exportera artiklar och Exportera artiklar (ej webpublicerade) i trädstrukturen. Exportera lagersaldo Om endast lagersaldot på artiklarna ska exporteras, markera rutan på raden Exportera lagersaldon i trädstrukturen. Då exporteras aktuellt lagerantal och antal som är reserverat i order. När man väljer Exportera artiklar exporteras även lagersaldot. Lagersaldot kan exporteras separat eftersom man kan vilja uppdatera den informationen oftare än övrig artikelinformation. Exportera bilder För att exportera bilder på artiklar, markera rutan på raden Exportera bilder. Vid installation av webbverktyget skapas automatiskt en sökväg till bildkatalogen. Bilderna måste ligga i den katalogen för att kunna exporteras. För att se sökvägen till katalogen, välj Visa i menyn och sedan Inställningar applikation. Sökvägen till katalogen finns på raden Sökväg Bildkatalog Artikel Export. Sökvägen kan ändras. 8

11 Övriga bildinställningar Bilder som ska exporteras måste kopplas till befintliga artiklar i Artikelregistret i Avance. Det går att exportera flera bilder per artikel. Det går att exportera bilder i formaten JPG, BMP och GIF. Exempel: Det finns fyra bilder till artikelnummer 100 som ska exporteras. Namnet på bilderna kopplas till artikelnumret enligt nedan; 100_1.jpg 100_2.jpg 100_3.jpg 100_4.jpg Om det finns flera bilder per artikel är standardinställningen i webbverktyget att filnamnstillägget på bilderna ska vara siffrorna 0 9. Artikelnumret och filnamnstillägget separeras med tecknet _. Om man vill ge bilderna andra namn, exempelvis storlekarna S, M och L enligt exemplet nedan, måste man ändra inställningen i webbverktyget. 100_S.jpg 100_M.jpg 100_L.jpg 9

12 Steg 2 Välj exportmetod Nästa steg är att välja exportmetod. Man kan välja att göra full export, export av information fr.o.m. senaste export och export fr.o.m. en viss tidpunkt. Enligt inställning Vid export av artiklar och lagersaldo kan man välja exportmetod Enligt inställning. Programmet kontrollerar artiklarnas rörelsedatum och exporterar endast information som har tillkommit efter den senaste exporten. Vid export av kunder, varugrupper, artikelgrupper, kundgrupper, rabattmatris och bilder blir det alltid full export, oavsett vilken exportmetod man väljer. Full export Alternativet Full export exporterar all information från valda register. Vid export av kunder, varugrupper, artikelgrupper, kundgrupper, rabattmatris och bilder blir det alltid full export, oavsett vilken exportmetod man väljer. Fr.o.m. tidpunkt Vid export av artiklar och lagersaldo kan man välja fr.o.m. vilken tidpunkt som uppgifterna ska exporteras. Programmet kontrollerar artiklarnas rörelsedatum och exporterar endast den information som har tillkommit efter vald tidpunkt. Dagens datum föreslås automatiskt. Ange önskat datum och klockslag i fältet. Vid export av kunder, varugrupper, artikelgrupper, kundgrupper, rabattmatris och bilder blir det alltid full export, oavsett vilken exportmetod man väljer. 10

13 Steg 3 Utför export När man har valt vilken information som ska exporteras och exportmetod startar man exporten genom att klicka på OK. I nedanstående exempel exporteras webpublicerade artiklar och kunder. En förloppsindikator visas under tiden exporten pågår. När informationen är exporterad visas ett meddelande att exporten är klar. Klicka på OK. Det skapas en XML-fil för varje exporterat register. I exemplet skapas filerna XMLExportKunder_1.xml och XMLExportArtiklar_1.xml. XML-filerna läggs i den katalog som är skapad vid installationen av webbverktyget. För att se sökvägen till katalogen, välj Visa i menyn och sedan Inställningar applikation. Sökvägen till katalogen finns på raden Sökväg Export katalog. Sökvägen kan ändras. 11

14 Om alla register har exporterats skapas filer enligt nedan. Filen XMLExportArtiklar_1.xml innehåller webbpublicerade artiklar och filen XMLExportArtiklarEjWeb_1.xml innehåller ej webbpublicerade artiklar. För att stänga formuläret, klicka på Avbryt 12

15 Överför order till Avance För att överföra order och kunder till Avance Fakturering, välj Utför och sedan Överför order till Avance. När formuläret öppnas, hämtas alla ordrar som finns i importfilen och visas på skärmen. Om det inte finns några ordrar att importera, visas meddelandet Inga ordrar ligger klara för inläsning. I samband med att man importerar order överförs även kunduppgifterna på ordern till Avance Fakturering. Man kan göra inställningar i samband med import av kunder. Om man vill importera alla ordrar som finns i formuläret, klicka i rutan på raden Markera alla. Då blir rutan Importera markerad på alla ordrar. Om man vill undanta någon eller några ordrar, avmarkeras fältet Importera. För att överföra ordrar till Avance Fakturering, klicka på knappen Skapa ordrar. Ordrarna läggs in i fakturaregistret och kunderna läggs upp i Kundregistret. Om kundnumret redan finns upplagd i Avance kundregister, kommer den befintliga kunden att uppdateras med den information som finns på kunden som importeras till Avance. När webordern överförs till Avance, tilldelas ordern nästa lediga ordernummer i Avance. I fältet Kundordernr står en hänvisning till ordernumret som webordern har blivit tilldelad i webbutiken. I fältet Vår referens visas texten Weborder. Bilden på nästa sida visar en inläst weborder med betalsätt faktura. Ordern som är registrerad i webbutiken har ordernr 6. När den lästes in i Avance blev ordern tilldelad nästa lediga ordernummer, i detta fall ordernr En betalrad med valt betalsätt visas på ordern. 13

16 För att skriva ut en faktura ändrar man status på underlaget till Faktura och levererar artiklarna. 14