Presentkort. Tillgodoreskontra. Copyright FDT AB Köpmangatan LULEÅ. Försäljning Support Fax

Transkript

1 Presentkort Tillgodoreskontra Copyright 2016 FDT AB Köpmangatan LULEÅ Försäljning Support Fax Hemsida Innehållet i denna programmanual kan ändras utan meddelande och representerar inte en förbindelse från FDT: s sida.

2

3 Innehållsförteckning FDT Presentkortsmodul för lönsammare butik... 2 Grundinställningar... 3 Uppläggning av betalningsartikel i Artikelregistret... 3 Uppläggning av betalningsmedel i ButikPE... 3 Inställning i butikpe.ini... 4 Försäljning av presentkort... 5 Presentkortet... 7 Inlösen av presentkort... 8 Tillgodoreskontra Rapporter

4 FDT Presentkortsmodul för lönsammare butik Med FDT Presentkortsmodul kan butiken hantera hela processen med försäljning och inlösen av presentkort med en mycket hög säkerhet. Snabbt och enkelt säljer butiken presentkort och på den vanliga skrivaren skrivs ett snyggt presentkort ut. Vid inlösen av presentkort i butiken scannas streckkoden på presentkortet. I tillgodoreskontran får man en bra överblick över utestående presentkort. Här ser man alla aktiva, inlösta, makulerade och spärrade presentkort. Presentkortsmodulen är en tilläggsmodul. 2

5 Grundinställningar Uppläggning av betalningsartikel i Artikelregistret Ange ett artikelnummer för betalningsartikeln Presentkort, exempelvis *4. Ange en benämning på artikeln, t ex Presentkort. Betalningsartikeln ska vara momsfri. I fliken Ekonomi anges kontonummer för Försäljning och Betalning, förslagsvis konto Kontona måste vara upplagda i kontoplanen i Avance Bokföring. I fliken Lager anges lagerstatus Ej lageravräkning. Spara artikeln med Ctrl+S eller via menyn på Arkiv, Spara. Uppläggning av betalningsmedel i ButikPE Betalningsmedel för Presentkort läggs upp i ButikPE Verktyg. Gå upp i menyn för Program och välj Betalning. Välj en ledig rad i betalmenyn. Välj artikelnummer för Presentkort ur tabellen. I detta exempel är artikelnumret *4. Välj typ Presentkort ur tabellen. Benämningen hämtas automatiskt från Artikelregistret. Markera Används vid återköp om betalningsmedlet ska kunna användas vid återköp. Markera Autosummera till avstämning. Klicka på Uppdatera meny för att uppdatera betalmenyn med det nya betalningsmedlet. Spara det nya betalningsmedlet med Ctrl+S eller via menyn på Arkiv, Spara. 3

6 Inställning i butikpe.ini För att kunna skriva ut presentkort behövs en inställning i butikpe.ini. Skriv in nedanstående text under rubriken [Rapporter]; Presentkort=tgres10.rpt StortKvittoSkrivare 4

7 Försäljning av presentkort För att sälja ett presentkort, anges artikelnumret för presentkort t.ex. *4 i artikelnummerfältet i butiksbilden. När man trycker Enter öppnas nedanstående dialogruta. Ange presentkortets nummer i fältet kortnummer. Ange presentkortets belopp och giltighetstid i respektive fält. Ange kundnummer om kunden finns upplagd i kundregistret. Om kunden inte är upplagd i Kundregistret skriver man in kundens namn och adress i adressfälten. I fältet Text kan man skriva en valfri informationstext. Informationen sparas i tillgodoreskontran och skrivs ut på presentkortet. Välj Grön/Spara för att spara den inmatade informationen och återgå till butiksbilden. 5

8 Presentkortets kortnummer visas i fältet serienummer. Välj Grön/Betala. Välj önskat betalsätt och slutför köpet. När köpet är slutfört skrivs presentkortet ut på skrivaren. 6

9 Presentkortet Själva presentkortet består av två delar. Den övre delen behåller butiken och fungerar som ett fysiskt verifikat. Här står giltighetstid samt butikens noteringar, kundens namn och adress etc. Scanna in presentkortet med hjälp av streckkoden På den nedre delen som butiken lämnar till kunden finns giltighetstid, värdet på presentkortet, plats för signatur samt en streckkod. Med streckkoden löser butiken in presentkortet snabbt och smidigt bara genom att med streckkodsläsaren läsa in hela presentkortet och då kontrolleras om presentkortet är giltigt, inlöst tidigare etc. 7

10 Inlösen av presentkort När presentkortet ska användas som betalningsmedel scannar butiken in streckkoden på presentkortet med en streckkodsläsare. När man scannar in streckkoden på presentkortet, öppnas en dialogruta. Här visas information om värdet på presentkortet, giltighetstid, till vilken kund den är såld samt eventuella noteringar. Grön/lägg till lägger till presentkortet som ett betalmedel i kvittobilden. Det sker en kontroll att presentkortet är giltigt och inte är inlöst tidigare. Betaldialogen öppnas. Välj ytterligare betalsätt om orderbeloppet överstiger presentkortets värde. Om orderbeloppet understiger presentkortets värde föreslås att resterande belopp ska återbetalas kontant. Det går att välja annat betalsätt för återbetalning, t.ex. tillgodo. När presentkortet är inlöst ändras status på presentkortet till Inlöst i Tillgodoreskontran. 8

11 Istället för att scanna in streckkoden kan man välja betalmedlet Presentkort. Välj Grön/Betala för att öppna betaldialogen. Välj betalmedlet Presentkort. Ange presentkortets löpnummer eller kortnummer i fältet löpnummer. När man trycker Enter hämtas presentkortets värde automatiskt. I dialogrutan visas information om giltighetstid och saldo. Om kunden har handlat för mindre belopp än presentkortets värde får man en fråga om återbetalning ska ske med tillgodokvitto eller kontant. Presentkortsmodulen håller även reda på utestående tillgodokvitton. 9

12 Tillgodoreskontra I Kundreskontran, fliken Tillgodo, får man en bra överblick över utestående presentkort och tillgodokvitton. Här ser man alla aktiva, inlösta, makulerade och spärrade presentkort och tillgodokvitton. Samtidigt som butiken säljer eller löser in presentkort uppdateras presentkortreskontran med information. Det går inte att lösa in ett presentkort som redan är inlöst. Fältet Löpnr är en löpande nummerserie som uppdateras automatiskt för varje presentkort och tillgodokvitto som skapas. Fältet Tillgodonr innehåller information om presentkortsnummer/tillgodonummer. Om man vid försäljning av presentkortet har angett ett kundnummer på en kund som är upplagd i kundregistret, hämtas aktuell information om kunden. Vid försäljning av presentkort finns fyra adressrader där man skriver in namn och adressuppgifter på kunden om kunden inte finns i kundregistret. Informationen på första adressraden, d.v.s namnet på kunden, visas i fältet Utfärdat till. I fältet Upplagd visas vilket datum presentkortet är sålt. Presentkortets förfallodag visas i fältet Förfallodag. När presentkortet är inlöst visas datumet när presentkortet löstes in i fältet Inlösen dag. Vid försäljning av presentkort kan butiken skriva in en valfri text. Informationen visas i notatfältet. Under rubriken typ visas om det är ett presentkort eller ett tillgodo. 10

13 Under rubriken Status visas vilken status presentkort och tillgodokvitton har aktiv, inlöst, makulerad eller spärrad. När man säljer ett presentkort har presentkortet status Aktiv. När presentkortet är inlöst ändras status automatiskt till Inlöst. Vid försäljning av presentkort debiteras det konto som är angivet som försäljningskonto på betalningsartikeln presentkort i artikelregistret, i exemplet konto När presentkortet blir inlöst krediteras kontot som är angivet som betalningskonto på betalningsartikeln presentkort, i exemplet konto Bokföringsorder och journal uppdateras automatiskt. För mer information om uppläggning av betalningsartikel för presentkort, se rubriken Uppläggning av betalningsartikel i Artikelregistret. Om man vill makulera eller spärra ett presentkort eller tillgodo, markera fältet Makulerad eller Spärrad och spara ändringen. Det går inte att lösa in presentkort eller tillgodo som har status inlöst, makulerad eller spärrad. När man ändrar status till makulerad eller spärrad eller manuellt ändrar status till inlöst, ska kontot, i detta exempel 2421, motbokas manuellt i tillgodoreskontran. Beloppet anges med negativt värde så att saldot blir nollställt. När man gör en manuell motbokning i tillgodoreskontran uppdateras inte bokföringsordern och journalen. Man måste därför göra ett manuellt verifikat i bokföringen för att det ska bli rätt i bokföringen. 11

14 Rapporter I Rapportbilden, fliken Kund, kan man skriva ut rapporter för att få information om presentkort och tillgodo. Lista Listan innehåller information från tillgodoreskontran för alla presentkort. Listan visar bl.a. status på presentkorten, försäljningsdatum, förfallodatum och datum för inlösen. För aktiva presentkort visas presentkortens värde. Om man har tillgodokvitton skrivs det även ut en lista med information om tillgodokvitton. Aktiva Listan innehåller information om alla aktiva presentkort, d.v.s. presentkort som är giltiga och inte är inlösta, makulerade eller spärrade. Presentkortsavi Det går att göra återutskrift av presentkortsavier för presentkort med status aktiv, d.v.s. presentkort som är giltiga och inte är inlösta, makulerade eller spärrade. Man kan bl.a. göra urval på löpnummer och tillgodonummer vid utskrift av presentkort. Retroaktiv Listan är avsedd att användas vid avstämning av tillgodo/presentkortsreskontran bakåt i tiden och visar information om vilka presentkort och tillgodon som var aktiva per aktuellt programdatum. För att ändra programdatum, klicka på datumet på menyraden. Välj önskat datum ur almanackan. 12