excellence PRO Butiksdatasystem

Transkript

1 excellence PRO Butiksdatasystem Handbok för kassahanteringen Flexicon, Enköping

2 Innehållsförteckning Punkt Innehåll Sida 1 Kassabildens utseende 3 2 Inloggning 3 3 Att sälja en artikel med streckkodsläsare 4 4 Att sälja en artikel utan streckkodsläsare 4 5 Att ta betalt 4 6 Att sälja flera av samma artikel 5 7 Att göra en retur/återköp 5 8 Använda artikelgrupp vid försäljning 5 9 Korrigering av pågående inmatningsrad 5 10 Korrigering av tidigare rad 5 11 Ångra hela den pågående försäljningen 6 12 Att utföra en manuell subtotal 6 13 Att använda rabattfunktionen 6 14 Logga ut från försäljning 7 15 Öppet köp 7 16 Öppna kassalådan 7 17 Repetera senaste rad 7 18 Inbetalning 7 19 Utbetalning 8 20 Fråga pris/visa artikeluppgifter 8 21 Lagerplacering 8 22 Avläsningar och övriga funktioner 9 23 Artikelregister 9 24 Kundregister 9 25 Artikelgruppsregister 9 26 Ändra text Kundkod Plocklista Reparation inlämning Reparation utlämning Flyttningar Översikt omsättning och budget Att använda kundklubben Parkera kvitto Kreditkortshantering Ändra namn Presentkort Handpenningar Återbetalningar och tillgodokvitton Reklamationer

3 1. Kassabildens utseende I inmatningsfältet sker inmatning av olika typer av uppgifter. Betydelsen av inmatningen beror av den knapp som används för att bekräfta inmatningen. Ex: korrigera rad, öppet köp e.dyl. Denna inmatningsordning är gjord efter normal kassastandard, vilket innebär ett minimalt antal knapptryckningar för i kassaarbetet. Man kan valfritt placera en önskad funktion på vilken knapp som helst på tangentbordet, och det innebär också att man kan låta bli att aktivera vissa funktioner genom att inte tilldela dessa någon knapp. Tilldelningen av knappar görs i systemets underhållsdel, och utförs vanligen av den systemansvarige. På bildens vänstra sida visas samtliga försäljningsrader i den aktuella försäljningen, ungefär som ett kvitto. 2. Inloggning För att försäljning samt andra funktioner skall kunna användas, måste man först logga in i kassafunktionen. 1. Skriv säljarkod i inmatningsfältet 2. Tryck [ENTER] eller [INLOGGNING] - 3 -

4 3. Att sälja en artikel med streckkodsläsare Med en ansluten streckkodsläsare underlättas försäljning. Streckkoden som läses kan antingen vara en egen producerad streckkodsetikett, vilken innehåller uppgifter om både artikelkod och storlek. 1. Läs prismärkningsetiketten med streckkodsläsaren 2. I kassabilden visas artikelkod, storlek, beskrivning och pris. 3. Man behöver inte kvittera med någon knapp, utan försäljningen är klar direkt Den andra möjligheten är att man använder den förtryckta streckkoden på en förpackning (s.k. EAN-kod). Man kan använda båda metoderna oberoende av varandra, även på samma artikel. 1. Läs den tryckta streckkoden (EAN) 2. Om streckkoden finns, så visas aktuell artikelkod, och inmatningen ställer sig i storleksfältet. Ange storlek och tryck [ENTER]. Om artikeln är markerad som en storleksoberoende artikel, så hoppas detta steg över automatiskt. 4. Att sälja en artikel utan streckkodsläsare 1. Skriv in önskad artikelkod i inmatningsfältet. Tryck [ENTER]. 2. Skriv in önskad storlek i storleksfältet. Tryck [ENTER]. 3. Beskrivning och pris visas, och inmatningsraden töms och nästa inmatning kan startas 5. Att ta betalt - betalningssätt Aktuella betalningssätt finns upplagda på fasta knappar på tangentbordet. Man avslutar en försäljning med betalningssätt på följande arbetsgång. 1. Man kan välja att antingen enbart trycka på betalsättsknappen eller att först i inmatningsfältet ange det emottagna beloppet. 2. När man tryckt på t.ex. [KONTANT], visas följande bild: 3. Man kan valfritt blanda betalningssätt. 4. När man är klar, trycker man på knappen [BET KLAR]. 5. Kvitto skrivs ut och kassabilden töms och nästa försäljning kan påbörjas

5 6. Att sälja flera av samma artikel Normalt behöver man inte ange antalet på inmatningsraden, då man förutsätter att antalet är 1. Vill man ha ett annat antal, anger man detta innan inslagning av artikelkoden. 1. Skriv in önskat antal i inmatningsfältet. 2. Tryck på [*]. 3. Antalet visas i antalsfältet 4. Skriv sedan önskad artikel eller artikelgrupp 7. Att göra en retur/återköp Man kan göra återköp och returer, och om beloppet av hela transaktionen blir en skuld till kunden, så kan man välja att göra ett tillgodokvitto eller göra en återbetalning. Detta beskrivs in en egen punkt nedan (punkt 39). 1. Skriv in antalet som returnerats genom att ange ett minustecken för antalet i inmatningsfältet. 2. Tryck sedan på [*]. 3. Exempel: [-] [1] [*] 4. Skriv sedan önskad artikel eller artikelgrupp 8. Använda artikelgrupp vid försäljning Om man har artiklar som inte finns med i artikelregistret, så kan man sälja använda artikelgrupperna istället. 1. Ange önskad artikelgrupp i inmatningsfältet. 2. Tryck på [ARTGRP]. 3. Beskrivningen för artikelgruppen visas 4. Ange aktuellt belopp i beloppsfältet. Tryck [ENTER]. OBS! Man kan givetvis även använda funktionen för att ändra antalet ihop med artikelgrupper. Precis som med artiklar anger man antalet innan man anger artikelgruppen. 9. Korrigering av pågående inmatningsrad Man kan korrigera den pågående inmatningsraden, oavsett i vilket inmatningsfält man befinner sig. 1. Tryck på knappen [KORRIGERING] 2. Raden töms på uppgifter och inmatningen aktiveras i inmatningsfältet 10. Korrigering av tidigare rad Om man gjort fel på en tidigare inmatad rad, oavsett dess innehåll, så kan man korrigera detta genom att ta bort raden

6 1. Man måste först ha gjort minst en försäljningsrad 2. Tryck på knappen [KORR RAD]. 3. Föregående rad tas bort och inmatningen aktiveras i inmatningsfältet 11. Ångra hela den pågående försäljningen Om man av någon anledning vill ta bort hela den pågående försäljningen, kan man göra det med denna funktion. 1. I inmatningsfältet, tryck på knappen [ÅNGRA]. 2. Alla försäljningsrader tas bort, och en ny försäljning kan påbörjas. 12. Att utföra en manuell subtotal På bildskärmen visas hela tiden aktuell subtotal i fältet TOTALSUMMA. OM man vill ha en visning av subtotalen på t.ex. kvittot, kan man använda denna funktion. Den används vanligen endast om man vill ge en total procentuell rabatt på en försäljnings som omfattar flera försäljningsrader. Se mera information i punkten om rabatter. 1. Tryck på knappen [SUBOTAL] 2. Subtotalen visas som en egen rad på kvittot 13. Att använda rabattfunktionen Om man skall ge en rabatt på en försäljning, så kan detta göras både med ett faktiskt belopp eller som en procentsats. Rabatten skall knytas till en specifik rabatt-typ, vilket även blir texten för rabatten på kvittot. 1) En eller flera rader måste ha registrerats 2) Ange rabattbelopp eller rabattprocent 3) Tryck på [RABATT KR] eller [RABATT %]. 4) En formulär erhålls, där man skall välja typ av rabatt: 5) Ange aktuell rabatt-typ genom att trycka på aktuell kod 6) Man kan avbryta/ångra genom att trycka [Esc] eller [Avbryt]

7 14. Logga ut från försäljning Man kan logga ut kassafunktionen och ställa den i inloggningsläge. Beroende på hur egenskaperna satts så kan man välja mellan att automatiskt hamna i inloggningsläge efter avslutad försäljning, eller att man skall använda denna funktion. 1. Tryck på knappen [UTLOGG]. 2. I fältet för säljare står Ej inloggad. 3. Logga in på nytt eller avsluta kassahanteringen. 15. Öppet köp Man kan ange villkor för öppet köp om dessa avviker från generella regler. Uppgifterna kommer att visas på kvittot enligt följande: 1. Ange antal dagar i inmatningsfältet som det öppna köpet skall gälla 2. Om man inte anger något antal, kommer automatiskt 7 dagar att gälla. 3. Tryck på knappen [ÖPPET KÖP]. 16. Öppna kassalådan Kassalådan öppnas automatiskt när man godkänner ett köp. Om man vill öppna den manuellt använder man denna funktion. Öppningen registreras i statistiken på säljarnivå. 1. För att öppna kassalådan, tryck på [KASSALÅDA] 17. Repetera senaste rad Om man vill repetera den senast inslagna raden kan man använda denna funktion. Vanligen är det bättre att ange rätt antal på den första raden. 1. För att repetera senaste inslagna rad, tryck [REPETITION] 18. Inbetalning Om man får inbetalning till kassan som inte är en normal försäljning så kan denna funktion användas. Det kan t.ex. vara påfyllning av växel. 1. Skriv in det inbetalda beloppet i inmatningsfältet. 2. Tryck på [INBETALNING] 3. Man får ut ett inbetalningskvitto som verifierar händelsen. 4. Inbetalningen registreras också på dagsrapporten och läggs till kontanterna i redovisningen

8 19. Utbetalning Utbetalningsfunktionen används när man gör en betalning med kassans innehåll av kontanter. Det kan vara olika typer av betalningar, t.ex. kaffebröd, skyltning e.dyl. Utbetalningen redovisas på dagsrapporten och konteras bokföringsmässigt enligt upplagda egenskaper. 1. Ange utbetalt belopp i inmatningsfältet. 2. Följande formulär erhålls: 3. Ange aktuell rabatt-typ genom att trycka på aktuell kod 4. Man kan avbryta/ångra genom att trycka [Esc] eller [Avbryt]. 20. Fråga pris/visa artikeluppgifter Om man vill ha en fullständig information om en artikel, kan man använda denna funktionen. Den ger uppgifter om: Artikeluppgifter In- och utpriser Lagerstatus, även i andra butiker (vid filialhantering) Beställningar Försäljningsstatistik Man använder funktionen på följande sätt: 1. Skriv in artikelkoden för aktuell artikel i inmatningsfältet 2. Tryck på knappen [FRÅGA PRIS] Lagerplacering Om man använder funktionen med lagerplaceringar, kan man visa aktuell lagerplacering för en artikel på följande sätt: 1. Skriv in artikelkoden för aktuell artikel i inmatningsfältet 2. Tryck på [LAGERPLACERING] 3. Lagerplaceringskoden visas på bildskärmen

9 22. Avläsningar och övriga funktioner För att göra dagsavslut och kunna utföra funktioner som ligger utanför kassahanteringen, använder man denna funktion. 1. I inmatningsfältet, tryck på knappen [AVLÄSNING] 2. Följande bild kommer att visas: (bild saknas) 23. Artikelregister För att visa alla artiklar som finns tillgängliga och att kunna söka kring dessa, använder man denna funktionen. 1. I inmatningsfältet, tryck på knappen [ARTREG] 2. Artikelregistret visas där man göra sökningar m.m. Se separat beskrivning eller i programmets online-hjälp. 24. Kundregister Det finns två kundregister, ett för fakturakunder och ett för kundklubben. Innan man tittar på kundregistret, måste man välja vilket kundregister man avser. 1. I inmatningsfältet, tryck på knappen [KUNDREG] 2. Välj vilket register som skall visas: 3. Valt kundregister visas där man göra sökningar m.m. Se separat beskrivning eller i programmets online-hjälp. 25. Artikelgruppsregister För att visa alla artikelgrupper som finns tillgängliga och att kunna söka kring dessa, använder man denna funktion. 1. I inmatningsfältet, tryck på knappen [ARTGRP-REG] 2. Artikelgruppsregistret visas där man göra sökningar m.m. Se separat beskrivning eller i programmets online-hjälp

10 26. Ändra text Om man av någon anledning vill ändra beskrivningstexten för t.ex. en artikel kan man nyttja denna funktion. Texten ändras på den senast inslagna radens beskrivning. 1. Tryck på knappen [ÄNDRA TEXT] 2. Fyll i önskad text i formuläret. 3. Tryck [ENTER] för att godkänna ändringen. 4. Texten ändras på föregående rad 27. Kundkod Om en försäljning skall faktureras, så måste man först ange en kundkod. 1. Tryck på knappen [KUNDKOD] 2. Fyll aktuell kundkod 3. Kundens namn och adressuppgifter visas 28. Plocklista Plocklistan kan skrivas ut på skrivaren och är en sammanställning av alla sålda artiklar sedan senaste utskrift. Denna kan användas som underlag för att fylla på butiken med varor från lagret. 1. Tryck på knappen [PLOCKLISTA] 2. Plocklistan skrivs ut på skrivaren. 3. Man erhåller en fråga om plocklistan skall godkännas. Om man svarar ja, så kommer en ny och tom plocklista att skapas 29. Reparation inlämning Vid inlämning används denna funktion för att skapa ett underlag för reparationen och hanteringen av den. 1. Tryck på knappen [REP IN] 2. Följande bild erhålls och skall fyllas i:

11 3. När man godkänner inmatningen, skrivs en numrerad inlämningsnota ut, som skall lämnas till kunden. 30. Reparation utlämning När en reparation är klar och skall lämnas tillbaka till kunden, gör man enligt följande: 1. Fyll i inlämningsnotans löpnummer i inmatningsfältet 2. Tryck på [REP UT] 3. Följande bild visas:

12 4. Fyll i eventuellt reparationsbelopp och godkänn 31. Flyttningar Om varor skall flyttas mellan säljställen, gör man detta med denna funktion. Man utför först försäljning av de artiklar som skall flyttas, och sedan väljer man vilket säljställe som de skall flyttas till. 1. Sälj på vanligt sätt de aktuella artiklarna 2. Tryck på knappen [FLYTTNING]. 3. Välj aktuell säljställe dit flyttning skall ske: 4. När flyttningen godkänns, så skrivs en följesedel ut som underlag för flyttningen. 32. Översikt omsättning och budget Man kan när som helst få en översikt av hur försäljning varit och hur denna utfallit emot budgeten. Gör så här: 1. Tryck på knappen [OMSÄTTNING] 2. Följande bild visas:

13 33. Att använda kundklubben För att registrera en försäljning till en kund i kundklubben, registrerar man kundkoden (t.ex. kundens telefonnummer) innan man avslutar försäljningen. 1. Skriv in kundkoden i inmatningsfältet 2. Tryck på KUND KLUBB 3. Om kunden finns, visas uppgifterna i kassabilden: 4. På kvittot står aktuella kunduppgifter samt inköpsbelopp. Om man vill se en specifikation över vad en viss kund har köpt så är det enkelt att göra. 1. Först måste man välja aktuell kund med ovanstående funktion

14 2. Tryck på knappen [VISA INKÖP] 3. En lista visar alla aktuella inköp specificerad på varje artikel 34. Parkera kvitto Om man har behov av att spara en pågående försäljning innan denna avslutats, så kan man parkera den. När den är parkerad så kommer den upp automatiskt nästa gång aktuell säljare loggar in. 1. Tryck på knappen PARKERA 2. Kassabilden rensas och nästa försäljning kan påbörjas För att ta tillbaka den parkerade försäljningen: 1. Logga in på nytt med den säljarkod som utförde parkeringen 2. Den parkerade försäljningen visas automatiskt 35. Kreditkortshantering Kassafunktionen har integrerad korthantering. Detta är en tilläggsmodul och ingår inte som standard. Se separat instruktion för korthanteringen. 36. Ändra namn För vissa funktioner som t.ex. handpenningar, tillgodokvitton m.m. har man möjligheten att ange ett namn och telefonnummer på kunden. Dessa uppgifter kan ändras med denna knapp om behovet finns. 1. Tryck på ÄNDRA NAMN 2. Följande bild visas: 3. Ändra uppgifterna och godkänn. 37. Presentkort Systemet hanterar presentkort både vid försäljning och avbokningar. Varje presentkort numreras med ett unikt löpnummer. Vid försäljning av ett presentkort gör man så här:

15 1. I inmatningsfältet, tryck på knappen [FÖRS PRESKORT] 2. Ange beloppet som presentkortet skall vara i beloppsfältet 3. Man erhåller följande bild för att skriva in namn och telefonnummer till kunden: Av kvittot kommer presentkortets löpnummer att framgå samt även kundens namn och telefon. När man skall lösa in presentkortet så gör man enligt följande: 1. Slå i presentkortets löpnummer i inmatningsfältet 2. Tryck på knappen [AVBOKA PRESKORT] 3. Följande bild visas: 4. Bekräfta genom att trycka [ENTER] Uppgifter om presentkort sparas i en speciell reskontra för sammanställning och avstämningar. 38. Handpenningar Kassahanteringen hanterar handpenningar både vid försäljning och avbokning. Varje handpenning numreras med ett unikt löpnummer och innehåller även uppgifter om vilka artiklar som handpenningen omfattar. Vid försäljning av ett handpenning gör man så här: 1. I inmatningsfältet, tryck på knappen [FÖRS HANDPENG]. OBS! Detta måste vara första raden i en försäljning 2. Ange beloppet som presentkortet skall vara i beloppsfältet 3. Man erhåller följande bild för att skriva in namn och telefonnummer till kunden:

16 4. Fortsätt med att registrera den eller de artiklar som handpenningen omfattar. OBS! Dessa räknas givetvis inte med i totalsumman, utan först när handpenningen kommer att lösas in. Av kvittot kommer handpenningens löpnummer att framgå samt även kundens namn och telefon. När man skall lösa in handpenningen så gör man enligt följande: 5. Slå i presentkortets löpnummer i inmatningsfältet 6. Tryck på knappen [AVBOKA HANDPENG] 7. Följande bild visas: 8. Bekräfta genom att trycka [ENTER] 9. De artiklar som registrerats vid försäljningen kommer automatiskt att visas Uppgifter om handpenningar sparas i en speciell reskontra för sammanställning och avstämningar. Även ingående artiklar sparas. 39. Tillgodokvitton och återbetalningar När en negativ totalsumma finns i samband med avslutning av en försäljning, kan man välja att antingen lämna ut ett tillgodokvitto eller göra en kontant återbetalning. Man hanterar försäljningen på samma sätt som vanligt (returer, se punkt 7) 1. Slå in aktuella returer 2. Tryck på [KONTANT], och den negativa totalsumman visas:

17 3. Tryck [BET KLAR], och följande valmöjlighet erhålls: 4. Välj önskat alternativ På kvittot för återbetalningar, lämnas utrymme för kunden att skriva sitt namn och andra personuppgifter. Tillgodokvitton numreras med ett unikt löpnummer och sparas i systemets reskontra. När man skall lösa in tillgodokvittot så gör man enligt följande: 5. Slå in tillgodokvittots löpnummer i inmatningsfältet 6. Tryck på knappen [AVBOKA TILLGODO] 7. Följande bild visas: 8. Bekräfta genom att trycka [ENTER] 40. Reklamationer När man gör en retur på en artikel kan man välja att göra antingen en retur till lager eller utföra en reklamation. Man gör returen enligt punkt 7. Man erhåller då följande val:

18 Om man väljer att göra en retur till lager, så läggs artikeln tillbaka till lagret och kan säljas igen. Om väljer att göra en reklamation, visas följande bild: Välj aktuella alternativ och godkänn. När man godkänner, erhåller man ett reklamationskvitto från kvittoskrivaren som kan användas för att märka den returnerade artikeln Alla reklamationer sparas i systemet och kan sammanställas och skrivas ut till bl.a. leverantören för återbetalning