Hogia Small Office Kassa

Transkript

1 Hogia Small Office Kassa Hogia Small Office Kassa är ett modernt kassaprogram för PC som passar små och medelstora företag oavsett bransch. Det är enkelt, lättanvänt och logiskt uppbyggt. Vi är mycket stolta över den grafiska designen med rena och tydliga bilder som förenklar ditt dagliga kassaarbete. Du väljer själv om du vill arbeta med knapptryckning, mus, touchskärm eller streckkodsläsare kombinera som du vill. Vi vill påstå att det är så enkelt att det är svårt att göra fel! Programmet är en internetlösning vilket innebär att den försäljning du registrerar i kassaprogrammet i t ex butiken automatiskt förs över och lagras på en server hos Hogia. Vid avbrott mot Internet kan du fortsätta jobba i kassan som vanligt, informationen sparas lokalt och synkroniseras så fort uppkopplingen är tillbaka. Administrativ applikation Kassaklien Server hos Hogia

2 Innehåll Försäljning... 4 Logga in... 4 Sökfunktionen... 6 Ikonerna på skärmen... 8 Registrera växelkassa... 9 Registrera försäljning och betalning Fritext på artikelrad Öppen artikel Pausa Kvitto Totalrabatt Take-Away VAT Kvittokopia Betala kontant Betala med kontokort Betala med presentkort Betala med faktura Registrera återköp Tillgodokvitto Administration Utför dagsavslut Öppna kassalådan Testläge Betalterminalsinställningar Synkroniseringsstatus Pausa kvitto... 28

3 Justera differens i kassan Skriv ut x-rapport Månadsrapport Kvittojournal Visa Kvittojournal Kontantuttag Utloggning... 34

4 Försäljning Logga in För att komma in i Kassan måste du ha en certifierat Kontrollbox ansluten till datorn. Om inte systemet finner en sådan får du nedanstående felmeddelande och applikationen avslutas. När du som anställd ska logga in måste den som är administratör av programmet ha lagt upp dig som användare/kassör. Du kommer till första fönstret där alla upplagda användare och företag finns presenterade som ikoner: Ikonerna visar Kassörens namn och vilket företag kassören hör till. I exemplet ovan hör alla till företaget Peters Testkassa. Klicka på önskad användare/kassör och du kommer in i kassaprogrammet.

5 Här ser du de artiklar/artikelgrupper som lagts upp i administratörsprogrammet. Artikelgrupper i gult Artiklar i mörkt.

6 Sökfunktionen I sökfönstret kan man söka på alla data som är angivna på artikeln. Artikelnummer, Benämning o s v. Anger du minst tre tecken i sökfältet ovan artikelfältet, begränsas artikelfältet till de artiklar som innehåller dessa tre tecken. Man kan även selektera/filtrera sökningen genom att kryssa i rutorna under sökfönstret. OM ingen ruta är ikryssad söker på alla fält. Med Artikelnummer ikryssad visas enbart de artikelnummer som passar vänsterställt, dvs om man anger 124 så visas enbart de artiklar som har artikelnummer 124 i början oavsett hur många siffror och bokstäver som kommer efter det. Artikelbenämning visar istället vad som angetts i benämningsfältet på artikeln och som fritext utan sökordning. Det gör att samma sökkriterium 124 visar alla artiklar som INNEHÅLLER dessa siffror i den ordningen, d v s Kalle Anka nummer 124, de räknesätten eller Ekplanka 124x1000. Söker du en artikel som heter Batteri 2025 kan du söka på både bat eller 2025 för att artikeln ska föreslås. Det går givetvis även att söka på tteri om du vill Vid overksamhet eller om du trycker på uppåtpilen (längst upp till höger på artikelfältet) så återställs artikelfältet till normalt läge. Man kan kryssa i ena eller båda filtreringsrutorna för en mer avgränsad sökning.

7 Notera att man även får med den artikelkategori som artikeln ligger under. Artikelfönstret visar enbart de första 150 artiklarna som passar intervallet.

8 Ikonerna på skärmen Allra längst uppfinns tre viktiga ikoner: Touch på / Touch av anger du om du ska använda touchskärm eller inte. OBS! Knappen är funktionsstyrd så om Touch är av står det Touch på och tvärt om så är touch på om det står Touch av Under Låset finns funktionaliteten att byta kassör, Minimera kassafönstret och att logga ut ur Kassan. Den gyllene uppåtpilen är till för att gå en nivå uppåt om man gått in i en artikelgrupp. Nedanför finns Betala, Avbryt, Administration och Pausa kvitto. Betala klickar du på när du har lagt in de artiklar som ingår i försäljningen. Avbryt tar bort den obetalda försäljning du registrerat. Under Administration hittar du val för att registrera växelkassa, öppna kassalådan, dagsavslut och andra rapporter. Har du kvitton sparade aktiveras knappen Pausa kvitto och antalet pausade kvitton visas mellan parenteserna ( ) Därunder visas rutorna för de artiklar och artikelgrupper som finns upplagda. En orange ruta visar att det är en artikelgrupp medan en mörk ruta innebär att det är en artikel. Varje artikelgrupp kan sedan ha ett antal undergrupper. Genom att klicka på en undergrupp får du fram de artiklar som finns i undergruppen, t ex Mobiltelefoner - Nokia - E75.

9 Registrera växelkassa När du börjar för dagen måste du börja med att registrera växelkassan. Klicka på Administration och Registrera växelkassa och du kommer till bilden nedan: Skriv in hur stor växelkassan är och godkänn genom att klicka på den gröna bocken. Om du startar en försäljning utan att ha registrerat en växelkassa kommer det upp en påminnelse. OBS! Man måste registrera en korrekt växelkassa när man börjar dagen för det sparas i rapporterna och kan orsaka problem om man har en diff i kassan när skatteverket kommer på besök.

10 Registrera försäljning och betalning En orange ruta innehåller en grupp av artiklar. Varje grupp kan sedan innehålla flera undergrupper. Det är administratören som kan lägga upp grupper i samband med att artiklarna läggs in. Detta gör det lättare för dig som säljare att hitta rätt artikel. Alla schampon, balsam och hårborstar finns t ex under gruppen Hårvård. Har du tryckt på en orange ruta (genom att använda pekskärm eller genom att klicka med vänster musknapp) och sedan vill gå tillbaka till ursprungsläget klickar du på pilknappen uppe till höger på skärmen. Vid försäljning väljer du önskad artikel och klickar på den. Artikeln flyttas över till kvittolistan i det vänstra fältet. I exemplet ligger artiklarna med bruttopriser i artikelregistret. Du ser momsen först när du har valt artikeln. Momsen syns då längst ner i fältet till vänster. Markerar du en artikel i försäljningslistan till vänster får du möjlighet att skriva in om försäljningen gäller flera av samma vara, lägga in eventuella rabatter på artikeln eller ta bort artikeln om du skulle råka lägga in fel artikel. För att ändra antalet skriver du bara in det nya antalet. Godkänn dina ändringar genom att klicka på den gröna bocken. Klickar du istället på det röda krysset tar du bort varan från försäljningslistan.

11 Fritext på artikelrad Vill man lägga till en förklarande text till en artikel kan man göra detta genom att markera artikeln. I Kommentar fältet kan man sedan skriva in en text som kommer med på kvittot, direkt under berörd artikel. Antal tecken bestäms av din kvittoskrivare men max 50 är standard, om fler tecken anges, radbryter systemet och fortsätter på nästa rad. Det finns ingen begränsning på antal rader.

12 Öppen artikel Om en artikel är märkt som öppen i artikelregistret kommer du direkt till prisrutan när du väljer den aktuella artikeln i kassaregistret. Här kan du lägga till text efter namnet och justera priset innan du godkänner artikeln och går vidare.

13 Pausa Kvitto Här ser du de kvitton du har på paus. Markera en rad för att plocka upp kvittot igen. Funktion finns även för att makulera alla pausade kvitton, t ex vid dagsavslut genom att klicka på knappen längst ned. Makulerade kvitton registreras på kassarapporterna.

14 Totalrabatt Vill du ge en totalrabatt markerar du det lilla %-tecknet längst ned till vänster med texten Lägg totalrabatt. En ruta kommer upp och du slår in rabattsatsen som skall dras från totalsumman. Samma rabattsats dras från varje rad. Vill du ändra rabattsatsen på en enskild rad är det bara att markera den och ange en rabatt i kronor eller procent. När du har registrerat in alla varorna klickar du på Betala (den gröna bocken) upptill i fönstret. Du kommer då vidare till fönstret nedan: De olika typerna av betalning kommer att beskrivas på följande sidor.

15 Take-Away VAT Det finns även en funktion för att få rätt moms på avhämtningsmat. Artiklarna slås in som vanligt men när betalning ska ske väljer du istället för Betala, knappen Betala avhämtning (som aktiveras när du har valt betalningssätt). Då ändras ALLA 25% momsartiklar till 12% moms på kvitto och rapporter. Priset ändras inte.

16 Kvittokopia Sätter du en bock i rutan efter Skriv ut kopia kommer en kopia på kvittot/fakturan att skrivas ut. OBS! Funktionen fungerar enbart om rutan kryssas i innan betalning har skett. Det är enligt lag förbjudet att ta ut extra kopior. Betala kontant Klicka på Kontant. Lämnar kunden jämna pengar godkänner du bara beloppet som visas genom att klicka på den gröna bocken. Betalar kunden med ett högre belopp skriver du in det högre beloppet istället för varans pris och klickar på den gröna bocken. I fönstret ser du nu hur mycket kunden har betalat och vad han/hon ska ha tillbaka. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Kontant eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. Take-Away VAT Det finns även en funktion för att få rätt moms på avhämtningsmat. Artiklarna slås in som vanligt men när betalning ska ske väljer du istället för Betala, knappen Betala avhämtning (som aktiveras när du har valt betalningssätt). Då ändras ALLA 25% momsartiklar till 12% moms på kvitto och rapporter. Priset ändras inte. Kvittokopia Sätter du en bock i rutan efter Skriv ut kopia kommer en kopia på kvittot/fakturan att skrivas ut. Klicka på Betala och ett kvitto skrivs ut om du har en kvittoskrivare kopplad till datorn. Du är nu klar att registrera in nästa försäljning.

17 Betala med kontokort Klicka på Kontokort. Du godkänner beloppet genom att klicka på den gröna bocken. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Kontant eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. Take-Away VAT Det finns även en funktion för att få rätt moms på avhämtningsmat. Artiklarna slås in som vanligt men när betalning ska ske väljer du istället för Betala, knappen Betala avhämtning (som aktiveras när du har valt betalningssätt). Då ändras ALLA 25% momsartiklar till 12% moms på kvitto och rapporter. Priset ändras inte. Kvittokopia Sätter du en bock i rutan efter Skriv ut kopia kommer en kopia på kvittot/fakturan att skrivas ut. Klicka på Betala och ett kvitto skrivs ut om du har en kvittoskrivare kopplad till datorn. Du är nu klar att registrera in nästa försäljning.

18 Betala med presentkort Klicka på Presentkort. Du godkänner beloppet genom att klicka på den gröna bocken. Godkänn presenkortsbeloppet genom att klicka på den gröna bocken eller genom att trycka Enter. Du ser då att ursprungsbeloppet har minskat med det belopp du registrerade. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Kontant eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. Take-Away VAT Det finns även en funktion för att få rätt moms på avhämtningsmat. Artiklarna slås in som vanligt men när betalning ska ske väljer du istället för Betala, knappen Betala avhämtning (som aktiveras när du har valt betalningssätt). Då ändras ALLA 25% momsartiklar till 12% moms på kvitto och rapporter. Priset ändras inte. Kvittokopia Sätter du en bock i rutan efter Skriv ut kopia kommer en kopia på kvittot/fakturan att skrivas ut. Klicka på Betala och ett kvitto skrivs ut om du har en kvittoskrivare kopplad till datorn. Du är nu klar att registrera in nästa försäljning.

19 Betala med faktura Klicka på Faktura. Du godkänner beloppet genom att klicka på den gröna bocken. Har du registrerat fel belopp i något led klickar du bara på det röda krysset efter beloppet. Klicka sedan på Faktura eller Presentkort igen och skriv in det korrekta beloppet och godkänd genom att klicka på den gröna bocken. Take-Away VAT Det finns även en funktion för att få rätt moms på avhämtningsmat. Artiklarna slås in som vanligt men när betalning ska ske väljer du istället för Betala, knappen Betala avhämtning (som aktiveras när du har valt betalningssätt). Då ändras ALLA 25% momsartiklar till 12% moms på kvitto och rapporter. Priset ändras inte. Kvittokopia Sätter du en bock i rutan efter Skriv ut kopia kommer en kopia på kvittot/fakturan att skrivas ut. Klicka på Betala och en faktura skrivs ut om du har en skrivare kopplad till datorn. Du är nu klar att registrera in nästa försäljning.

20 Registrera återköp När en kund vill ångra ett köp gör du så här: Välj den vara som kunden lämnar tillbaka. Klicka på varan i fältet till vänster. Skriv in ett minustecken framför antalet och klicka på den gröna bocken (eller tryck Enter om du arbetar via dator). Registrera in betalningssättet och klicka sedan på Betala. På skärmen ser du vad kunden ska ha tillbaka. Två kvitton skrivs ut, ett för kassan och ett för kunden. OBS! Enligt lag får en försäljning och en retur inte registreras på ett kvitto, vilket medför att om du säljer och returnerar varor och tjänster i en transaktion skriver Kassan ut tre kvitton. Ett försäljningskvitto och två exemplar av returkvitton. Markerar du kvittokopia blir det två säljkvitton och två returkvitton.

21 Tillgodokvitto Vid en retur kan man välja att lämna ett tillgodokvitto på returbeloppet. Ange summan på betalalternativet Tillgodokvitto. Du får frågan om returen skall skrivas ut som ett tillgodokvitto, tryck OK så skrivs detta ut. Tillgodokvittot skrivs även det ut i dubbla exemplar så både kunden och kassan får varsitt exemplar.

22 Administration Under Administration kommer du åt nedanstående funktioner:

23 Utför dagsavslut Dagsavslut ger en Z-rapport. Z-rapporten gör en summering av dagens transaktioner och nollställer kassan. Utskriften är underlag till bokföringen och summan går att föra över till andra program som sie-fil. OBS! Rapporten kan bara skrivas ut en gång därefter nollställs värdena och du måste registrera växelkassan på nytt. Öppna kassalådan OBS! Fungerar enbart om kvittoskrivaren är installerad med POSdrivrutin. Behöver du öppna kassalådan utan att du har registrerat någon försäljning klicka du på knappen Öppna kassalådan. Funktionen finns endast om ni har en kassalåda är kopplad till datorn och drivrutinerna för detta är installerade.

24 Testläge Testläge innebär att du kan testa alla funktioner utan att det bokförs. Det registreras dock i z- och x- rapporterna som utskrivna testkvitton och med summa. Slår du på testläge syns det i kvittoskärmen (på vänstra sidan) och det skrivs ut tydligt på varje kvitto.

25 Betalterminalsinställningar OBS! Extramodul. Kontakta Hogia för mer information. Är denna knapp inte aktiverad måste detta göras av Hogia. Betalterminalsmodulen är en extramodul och är kopplad till en kostnad. Kontakta säljare eller support så kan de hjälpa dig. De flesta funktionerna som du finner här arbetar enbart mot din kassakopplade betalterminal och en del av dem behövs enbart vid installationen. Under Betalterminalsinställningar kan du ställa in de inställningar som kassan ska använda när den kommunicerar med din kassakopplade BABS-terminal. Du kan här välja vilken IP-adress terminalen finns på samt om terminalen är aktiv för stunden. Utför betalterminalsdagsavslut Med denna funktion utförs ett dagsavslut i terminalen och en sammanställning av gjorda transaktioner skrivs ut. OBS dagsavslutet måste genomföras som minst var tredje dag annars kommer inte nya transaktioner tillåtas.

26 Skriv ut terminalkonfiguration Med denna funktion kan du skriva ut nuvarande inställningar hos terminalen. Detta kan vara intressant om du funderar över vilka inställningar som används. Detta kan också användas för felsökning. Skriv ut nuvarande betalterminalsdagsavslut Denna funktion motsvarar kassans X-rapport. Du får en utskrift i form av en sammanställning av de transaktioner som gjorts sedan förra avslutet. Skriv ut transaktionslog totalt datum Med denna funktion kan du skriva ut en sammanställning av alla transaktioner i ett givet datumintervall. Skriv ut transaktionslog detaljerad datum Med denna funktion kan du skriva ut alla transaktioner som gjorts i ett givet datumintervall. Transaktionerna visas detaljerat. Skriv ut transaktionslog totalt nummer Med denna funktion skriver du ut en sammanställning av de senaste transaktionerna. Ange ett tal i rutan för att bestämma hur många transaktioner som ska visas. Skriv ut transaktionslog detaljerad nummer Med denna funktion skriver du ut de senaste transaktionerna. Ange ett tal i rutan för att bestämma hur många transaktioner som ska visas. Skriv ut ej skickade transaktioner Denna funktion skriver ut alla transaktioner som ännu inte skickats till banken. Testa anslutningen mot terminalen Denna funktion testar om kassan kan kommunicera med terminalen med nuvarande inställningar. Testa anslutningen mot hosten Denna funktion testar anslutningen mot terminalens host (bankens server). Makulera senaste transaktionen Denna funktion makulerar den senast gjorda transaktionen. OBS. Denna funktion måste finnas för en BABS-terminal men kan inte jämföras med en retur. Använd kassans vanliga arbetssätt för att göra en retur. En makulering tar enbart bort transaktionen i betalterminalen och inte i kassasystemet.

27 Hittar inte systemet betalterminalen får du detta felmeddelande. Testa i så fall att starta om den alternativt att koppla loss kablarna och starta om switchen. Synkroniseringsstatus Eftersom klienten och den Administrativa delen enbart synkroniseras när Kassan är i gång håller systemet koll på synkroniseringen. Är kvittoaktiviteterna inte synkroniserade stämmer inte dina rapporter. Genom att gå in här kan man se om systemet är synkroniserat innan rapporter tas ut. Systemet varnar även om du försöker stänga av Kassan innan alla kvitton är synkroniserade.

28 Pausa kvitto Här kan du hämta upp sparade kvitton. Varje kvitto ges ett ID när det sparas och listas här med ID-nummer, kassörens namn och försäljningssumma. För att hämta kvittot markerar du kvittot och trycker på Aktivera kvittot. Sedan är det bara att gå tillbaka till försäljningen och ändra kvittot eller slutföra köpet. Vill man ta bort ett kvitto får man aktivera det och sedan ta bort det i kassabilden på vanligt sätt. Man kan inte köra ett dagsrapport/z-rapport eller x-rapport med kvitton pausade utan måste antingen slutföra dem på vanligt sätt eller makulera dem med knappen. Försöker man köra en av dessa rapporter får man frågan om man vill avbryta befintliga kvitton. Svarar man Ja makuleras alla kvitton som ligger pausade.

29 Makulerade kvitton loggas och rapporteras på x- och z-rapporterna samt i kontrollboxen och kvittojournalen.

30 Justera differens i kassan Upptäcker man en diff. i kassan kan man innan man slår ut dagsavslutet göra en justering. Tänk på att man bara kan göra EN differensjustering. Man kan under dagen ändra den men justeringen ligger kvar tills dagrapport körs och då utförs även justeringen. Första kolumnen visar vad som slagit in på respektive betalslag, andra kolumnen kan man mata in det man har fysiskt och tredje kolumnen visar ev. diffar. Justeringarna går emot de kontonman registrerat för respektive betalslag. Den totala differensen konteras mot ett OBSkonto som an åven det kan anges i den administartiva delen under redovisning.

31 Skriv ut x-rapport En x-rapport kan du skriva ut flera gånger. Denna är nästan identisk med z-rapporten / dagsrapporten förutom att ingen nollställning sker. Här visas också en summering av de transaktioner som gjorts. Månadsrapport Här kan du ta ut en rapport baserad på månad.

32 Kvittojournal Ange datum för vilken kvittojournalen skall utgå. Alla transaktioner skrivs ut i ett komprimerat format.

33 Visa Kvittojournal

34 Kontantuttag Vid behov kan man göra ett kontantuttag. Ange summa samt en förklarande text. Text måste anges för att få godkänna transaktionen. Flera transaktioner kan slås in men genomförs och syns först på dagsavslutet. Utloggning För att logga ut, klickar du på det lilla hänglåset högst upp till höger.