Innehållsförteckning. Kassadagbok. Avstämning Månadsrapport

Transkript

1 Opus Dental 2011

2

3 Innehållsförteckning Kassadagbok 4 Daglig överföring från omsättning... 6 Registrera... insättning/uttag mm 8 Avstämning Månadsrapport

4 1 Kassadagbok Kassadagbok är en tilläggsfunktion i Opus Dental. Den används för att göra dagliga avstämningar av kontanter respektive betalkort. SFS 2007:529, lagen om kassaregister står att det måste finnas rutiner för dagsavslut och avstämning. Genom att använda kassadagboken uppfyller du därmed alla regler ang. dagskassa och kassaregister. Kom igång med kassadagboken Innan du börjar använda kassadagboken måste du göra några inställningar i Opus Dental. Läs noga igenom och gör alla punkter innan du börjar använda kassadagboken. Tänk också på att du måste ha installerat den nya licensfilen så att du får tillgång till funktionen. 1. Behörigheter För att få tillgång till kassadagboken och kunna överföra data till den krävs behörighet i Opus Dental. Användaren måste få behörighet till Kassadagbok, den ställs in i Användargruppinställningarna i behörighetssystemet. Om du använder de fyra behörighetsgrupper som är standard i Opus Dental ska användaren läggas till i behörighetsgruppen EkoAdmin, alternativt Administratör. 2. Bestäm datum när du ska börja använda kassadagboken Det är viktigt att du fastställer ett datum då du vill börja med kassadagboken, helst vid ett månadsskifte. Vid första överföringen till kassadagboken hämtar Opus data fr.o.m angivet startdatum på räkenskapsåret till det datum överföringen utförs. Det blir en stor förstaavstämning på allt som registrerats under räkenskapsåret. Denna kan med fördel synkas med en SIE-avstämning. 3. Grunddata och konton Om du har flera företag registrerade i Opus Dental ska det skapas en kassadagbok för respektive företag. Varje företag ska läsa in ett eget ingående saldo, se punkt fyra. Det finns även ett antal konton förinlagda. Gå till Ekonomi > Kassadagbok och klicka på Registerbehandling. I listan visas befintliga konton. Du kan även klicka på Ny-knappen för att skapa nya konton. Då aktiveras fälten Kontonummer (fyll i kontonumret), Benämning (beskrivning av kontot), och Kontotyp (tillgång eller kostnad). Klicka sedan Spara så läggs det nya kontot till listan. 4

5 3. Registrera ingående saldo För att kontanthanteringen ska bli korrekt är det mycket viktigt att allting stämmer överens vid uppstart. Det belopp som registreras som det första ingående saldot måste helt och hållet stämma med beloppet som är bokfört på kassakontot i huvudboken och med kontanterna i kassan. Eventuella differenser mellan kassan och huvudboken måste rättas till innan kassadagboken tas i bruk. Kontakta eventuellt din ekonomiansvarig för hjälp med detta. Ingående saldo registreras bara en enda gång per företag, när man börjar använda kassadagboken, sedan aldrig mer. Om du registrerar ingående saldo senare kommer det att bli fel i kassahanteringen! Gör så här för att registrera ingående saldo. Gå till Ekonomi > Kassadagbok och klicka på Registrera. Klicka sedan på fliken Ingående saldo. 5

6 Det enda fältet som ska redigeras är fältet Belopp. Här skriver du i din första kontantkassa, som stämts av mot huvudbok och de faktiska pengarna i kassan. Övriga fält visar organisationsnumret på aktivt företag och företagets namn. Datum ska vara dagens datum. Fyll i ingående saldo och klicka Spara och sedan Stäng. Nu är kassadagboken färdig att börja använda. OBS samma inställningar måste upprepas för respektive företag i programmet. 1.1 Daglig överföring från omsättning När dagens arbete är avslutat gör du först en avstämning av betaltransaktioner i betalterminalen. Kontrollera sedan att summan på betalkortstransationer stämmer överens med dagens omsättning och gör ev. korrigeringar. Det är alltid enklare att korrigera ev. fel före överföring till kassadagboken än efter. Sedan ska du göra en överföring från omsättningen till kassadagboken, registrera ev övriga inköp, uttag eller insättningar i kassadagboken och avslutningsvis göra en avstämning. Gå först till Ekonomi > Omsättningsschema. Här kan du kontrollera att alla betalande patienter verkligen är registrerade. Kontrollera att saldot i kolumnen Betalkort stämmer med dagsavslutrapporten från betalterminalen. Nere till höger i omsättningsschemat finns en ny knapp: Kassadag. 6

7 1. Klicka på knappen Kassadag. för att föra över dagens kontanthantering till kassadagboken. 2. Klicka OK. 3. Skriv i ditt lösenord för företagsekonomin och klicka OK. 4. En sammanställning av kontantomsättningen skrivs ut. Kontrollera utskriften och klicka Ja om allt är korrekt. 5. Nu visas ett meddelande om att överföringen är klar och att det inte går att ändra data. Detta för att det ska inte uppstå differenser mellan kundreskontran, kassadagboken och huvudboken. 6. Kassadagboken öppnas nu automatiskt och du har fått en ny rad i översikten som visar senaste överföringen. Listan är enbart en översikt över överföringar och registreringar i kassadagboken. 7

8 Nästa steg är att registrera eventuella bilagor (inköp/uttag/insättningar) i kassadagboken, se nästa avsnitt. Avslutningsvis ska du göra en avstämning. 1.2 Registrera insättning/uttag mm Utöver daglig överföring ska alla insättningar/uttag och ev tömning av kassan registreras i kassadagboken. Varje registrering skapar en rad (bilaga) i översikten i kassadagboken. Nedan följer två exempel på registreringar. Exempel 1. Inköp av övrigt kontorsmaterial Öppna kassadagboken (Ekonomi > Kassadagbok) och klicka på Registrera. Markera den flik som motsvarar det du vill registrera, t ex inköp som ovan. 8

9 Ansvar Förifyllt fält. Organisationsnumret som hämtar från Organisationsinformationen. Namn Förifyllt fält. Hämtas från organisationsinformationen. Datum Datum för för registrering av bilagan. Ska inte ändras. Text Beskrivning av bilagan, i det här fallet inköpet. Pris Ange priset Motkont Välj på vilket konto du vill registrera inköpet. o När alla fälten är ifyllda, klicka Spara. När du klickat Spara får du en fråga om du vill registrera fler bilagor. Klicka Ja om du vill fortsätta att registrera, annars klicka Nej. Exempel 2. Uttag ur kontantkassan För att registrera ett uttag ur kassan, gå till Ekonomi > Kassadagbok och klicka på Registrera. Välj fliken Insättning/uttag. Ansvar Förifyllt fält. Organisationsnumret som hämtar från Organisationsinformationen. Namn Förifyllt fält. Hämtas från organisationsinformationen. Datum Datum för för registrering av bilagan. Ska inte ändras. Text Beskrivning av bilagan, i det här fallet orsak till uttag ur kassan. Pris Vid uttag registreras beloppet negativt! Motkont Välj på vilket konto du vill registrera uttaget. o 9

10 När alla fälten är ifyllda, klicka på Spara. De registrerade bilagorna läggas som separata rader i översikten. 1.3 Avstämning När alla bilagor är registrerade och bokförda ska det göras an avstämning av kontanterna i kassan. Gå till Ekonomi > Kassadagbok och klicka på menyn Avstämning. Nästan samtliga fält är förifyllda, se förklaringar til samtliga fält nedan. Fyll i summan i fältet sammanräknade kontanter och ev insättning på bank. När allt är klart, klicka på Spara - skriv ut. 10

11 Ansvar Organisationsnummer hämtat från organisationsinformationen. Namn Företagsnamnen T.o.m datum Avstämning görs från om med senaste avstämningen gjordes till dagens datum. Om du har glömt att göra avstämning föregående dag kan du alltså sätta dagens datum och få en total avstämning på två dagar. Senaste Visar datum då avstämning gjordes senast. Fältet är tomt om det är första gången avstämningsd avstämning görs. atum Ingående saldo Det ingående saldot är föregående dags utgående saldo. Kontant-/ kortbetalning från omsättningss chema Summan av kort och kontantbetalningar under dagen. Överfört från omsättningsschemat. 11

12 Kortbetalning från omsättningss chema Inköp Summan av registrerade inköp (bilagorna). Insättning/ uttag Summan av registrerade uttag (bilagorna). Behållning Allt som visas under rubriken Behållning är det som ska finnas kontant i kassan. Här måste företaget bestämma om växelkassan ska vara medräknad eller inte. Det beslut tas vid första avstämningen och gäller sedan framöver. + k ontant överföring från omsättningsschema +/- insättning/uttag = Behållning Sammanräkn Räkna kontantkassan och skriv in beloppet här. Om allt stämmer ska det vara samma ade kontanter belopp som visas i fältet Behållning. Differens Om det skiljer mellan behållningen och de sammanräknade kontanterna räknas Opus ut differensen här. Om det är mindre pengar i sammanräkningen än i behållningen kräver Opus en kommentar till differensen. Det fältet visas enbart om differens uppstår. Insättning bank Om någon summa ska sättas in på banken bokförs det här. Utgående saldo Totala kontantkassan för dagen. Detta är det belopp som kommer registreras som ingående belopp nästföljande dag. Utfört av Signera avstämningen med namn. Det kommer att visas på utskriften i enlighet med bokföringslagen. Kommentar till differens Fältet visas enbart om det blir differenser. Skriv i förklaring till differensen här. När alla fält är ifyllda och du är nöjd, klicka på Spara-skriv ut. Ett avstämningskvitto skrivs ut, spara denna tillsammans med ev. kvitton för utlägg/inköp och registrerade bilagor. Opus rekommenderar dessutom att du skriver ut en lista över dagens registrerade bilagor (sammandrag transaktioner). Förvara listan tillsammans med avstämningskvittot och övriga kvitton. Gå till Ekonomi > Kassadagbok > Utskrifter > Sammandrag transaktioner. Välj alternativet Specifikation per dag och klicka Utskrift. 12

13 1.4 Månadsrapport Varje månad är det lämpligt att göra en månadsrapport. Gå till Ekonomi > Kassadagbok > Utskrifter > Sammandrag transaktioner. Välj alternativet Sammandrag period. Ange datum från första till siste i aktuell månad och klicka Utskrift. 13