Arbetsgång vid reskontraavstämning

Transkript

1 Arbetsgång vid reskontraavstämning (Gäller Pyramid Business Studio 3.41A-3.42A) ( ) Nedan beskrivs arbetsgången i rutin 991 Reskontra-avstämning. Avstämning görs mellan aktuella balanskonton och reskontra. Om reskontran misstämmer med huvudboken finns möjlighet att göra ett antal automatiska och manuella kontroller. Rutinen kräver modulen Redovisning. Om du inte har arbetat i rutin 991 Reskontra-avstämning tidigare kan du läsa mer om grunderna i F1-hjälpen för rutinen. Innehåll Innehåll 1 Förberedelse 2 Arbetsgång i rutin 991 Reskontra-avstämning 3 Övergripande information 3 Översiktlig arbetsgång 4 Detaljerad arbetsgång 5 Flik Avstämning 5 Flik Automatisk felsökning 5 Flik Manuell felsökning 10 Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc/ Sid 1

2 Förberedelse 1. Ingående balanser måste vara överförda i rutin 981 Ingående balanser. 2. Alla relevanta journaler måste vara utskrivna, godkända och överförda i rutin 730 Journaler/911 Överför verifikat. Om det finns osäkerhet gällande när avstämningen senast stämde får kontroll göras bakåt i tiden och då förslagsvis med en månad i taget. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 2

3 Arbetsgång i rutin 991 Reskontra-avstämning Bilderna och exemplen i dokumentet har utgått från avstämning av kundreskontran. Grundprincipen för avstämning är dock lika för både kund- respektive leverantörsreskontra. I de fall det finns skillnader framgår det i dokumentet. Övergripande information Rutinen består av tre huvudflikar som var och en har ett antal underflikar. FLIK AVSTÄMNING Här visas eventuell differens per avstämningsdatum. Underliggande flik Reskontrahistorik visar obetalda fakturor per angivet avstämningsdatum. Underliggande flik Huvudbok visar ingående balans samt bokade verifikationer för bokföringsåret fram till och med avstämningsdatum. FLIK AUTOMATISK FELSÖKNING Under denna flik görs en automatisk felsökning utifrån ett specifikt antal förinställda kontroller. De fyra underliggande flikarna visar endast upp de fel som hittas vid de automatiska kontrollerna. FLIK MANUELL FELSÖKNING Ackumulatorfälten ger en fingervisning om differensen finns bland fakturorna, bland betalningarna eller på manuella bokningar. På de sju underliggande flikarna visas alla poster från den valda perioden. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 3

4 Översiktlig arbetsgång För en mer detaljerad beskrivning se avsnittet Detaljerad arbetsgång längre fram i dokumentet. 1. Börja med att ange bokföringsår, aktuella balanskonton och vilken typ av reskontra som ska stämmas av. 2. Ange avstämningsdatum och klicka på knappen Avstäm. Finns differens gå vidare till punkt På flik Automatisk felsökning anges det datumintervall som ska stämmas av. Klicka på knapp Kontrollera. Observera att kontrollen ska göras på samtliga fyra underflikar. Det är endast eventuella fel som visas här. Hittas inte alla fel/inga fel alls gå vidare till punkt På flik Manuell felsökning anges datumintervall. Klicka på knapp Analysera. Titta på ackumulatorfälten för att se var differensen finns. Varje ackumulatorfält har en underflik som visar upp alla poster för avstämningsperioden. I nedanstående exempel ser vi att det är på fakturasidan som felet finns. Börja med att jämföra posterna mellan Fakturor reskontra och Fakturor journalbokföring. För att snabbt hitta felet gör Grafik/Gruppera per datum på båda flikarna och kontrollera vilket datum det är som misstämmer. Rätta felet/felen. I vårt exempel får vi även jämföra flikarna Fakturor journalbokföring med Fakturor huvudbok eftersom det finns en differens även där. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 4

5 Detaljerad arbetsgång Arbetsgången utgår från en flik i taget där du går från vänster till höger. Om differensen inte hittas på första fliken går du vidare till nästa flik osv. Det är möjligt att köra respektive flik fristående. Om du exempelvis har fått fram den totala differensen på fliken Avstämning vid ett tidigare tillfälle kan du gå direkt till fliken Automatisk felsökning. Tänk på att om du gör justeringar i reskontran alternativt huvudboken är det viktigt att du efteråt gör en ny sökning i rutin 991 Reskontra-avstämning för att få fram aktuell information. Knappen Bokföring/Verifikat längst ner till vänster förekommer på flera ställen i rutinen. Fakturans bokföring respektive aktuellt verifikat kan ge en vägledning vidare till varför differensen har uppstått. Flik Avstämning Ange avstämningsdatum och klicka på knappen Avstäm. Beloppen för ackumulatorerna Reskontra och Huvudbok ska stämma med de eventuellt utskrivna listorna för Reskontrahistorik respektive huvudbok. Fliken Reskontrahistorik visar obetalda fakturor per angivet avstämningsdatum. Fliken Huvudbok visar bokade verifikationer för perioden till och med angivet avstämningsdatum och under aktuellt bokföringsår. Flik Automatisk felsökning Under denna flik görs en automatisk felsökning utifrån ett specifikt antal förinställda kontroller. I fälten Från/Till datum anges det datumintervall som ska stämmas av. Rekommendationen är att välja endast den månad där det finns en differens. Om du har gjort en sökning för en specifik månad men har svårt att hitta differensen, kan du söka flera gånger istället genom att korta ner datumintervallet. Du får då bättre översikt av sökresultatet. Samtliga kontroller bör vara markerade för att undvika att någon differens missas. Tänk också på att för varje ny flik trycka på knappen Kontrollera på nytt, då en ny sökning behöver göras för respektive kontroller. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 5

6 Flik Reskontra Kontroller sker mot reskontraregistret. Vilken kontroll som tittar på vad kan du läsa mer om i F1- hjälpen för rutin 991 Reskontra-avstämning. Feltext När fel hittas visas en feltext i listkontrollen. Feltexterna presenteras här nedan tillsammans med tips på vad du i första hand bör kontrollera. RESKONTRA OCH BOKFÖRING MISSTÄMMER Kontrollera fakturans journalbokföring genom knappen Bokföring. RESKONTRA OCH BETALNINGAR MISSTÄMMER Kontrollera fakturans betalningar och jämför med fakturans restbelopp, i rutin 8010 Kundcentral flik Reskontra alt Leverantörscentral flik Reskontra. BETALNINGSPERIOD FÖRE FAKTURAPERIOD Fakturans betalningsdatum är tidigare än fakturadatum. Felet behöver inte åtgärdas då differensen bör försvinna månaden efter fakturadatum. NEGATIVT RESTBELOPP Fakturans restbelopp är negativt. Kontrollera och eventuellt åtgärda i rutin 884 Kontrollera reskontra. OVÄNTAD MAKULERINGSPERIOD Gäller endast Leverantörsreskontra Fakturans makuleringsdatum tillhör en annan månad än vad fakturadatum gör. Möjlighet finns att ändra makuleringsdatum i rutin Observera att journalbokföring och verifikat inte ändras. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 6

7 Flik Bokföring Här görs kontroller mellan reskontran och journalbokföringen. Vilken kontroll som tittar på vad kan du läsa mer om i F1-hjälpen för rutin 991 Reskontra-avstämning. Feltext När fel hittas visas en feltext i listkontrollen. Feltexterna presenteras här nedan tillsammans med tips på vad du i första hand bör kontrollera. VERIFIKATDATUM I OVÄNTAD PERIOD Verifikatdatum tillhör en annan månad än vad journaldatum gör. Justera eventuellt bokföringen till rätt verifikatdatum. INGET JOURNALNUMMER Ingen journal är utskriven för aktuell journalpost. Skriv ut journalen i rutin 730 Journaler. INTE ÖVERFÖRD Journalen är utskriven och eventuellt godkänd. Men journalen är inte överförd till redovisningen. Kontrollera journalens status i rutin 730 Journaler eller i rutin 911 Överför verifikat. FAKTURAN SAKNAS Fakturan som journalbokföringen är knuten till saknas i reskontran. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 7

8 Flik Journal Här görs en kontroll mellan journalbokföringen och verifikatrader. Vad kontrollen tittar på kan du läsa mer om i F1-hjälpen för rutin 991 Reskontra-avstämning. Feltext När fel hittas visas en feltext i listkontrollen. Feltexten presenteras här nedan tillsammans med tips på vad du i första hand bör kontrollera. VERIFIKAT OCH BOKFÖRING MISSTÄMMER Kontrollera verifikatet som misstämmer med journalbokföringen och eventuellt justera verifikatet. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 8

9 Flik Saldo Här görs en kontroll att utgående saldo för föregående år stämmer med ingående saldo för det valda bokföringsåret. Kontrollen görs för respektive balanskonto som är angivet i rutinen. Feltext När fel hittas visas en feltext i listkontrollen. Feltexten presenteras här nedan tillsammans med tips på vad du i första hand bör kontrollera. SALDO INTE ÖVERFÖRT I RUTIN 981 Differens finns mellan utgående saldo för föregående år och ingående saldo för det valda bokföringsåret. Felet åtgärdas genom att överföra saldo i rutin 981 Ingående balanser. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 9

10 Flik Manuell felsökning Här kan manuell felsökning göras med hjälp av information från de olika flikarna. I fälten Från/Till datum anges det datumintervall som ska stämmas av. Rekommendationen är att välja endast den månad där det finns en differens. Ackumulatorer visar saldon för reskontra, saldo för hur mycket som har skrivits ut på journal samt saldo för hur mycket som har bokförts under angivet datumintervall. Fältet Differens visar skillnaden mellan fälten Reskontra och Huvudbok. Tänk på att saldon för fälten Reskontra, Journalbokföring och Huvudbok ska stämma överens. Om differens finns mot huvudboken men samma belopp istället är bokfört som ett manuellt verifikat bör du inte behöva göra någon åtgärd, då den totala avstämningen ska stämma. De olika flikarna visar vilka fakturor och betalningar som är bokade i reskontran, journalbokföringen samt huvudboken under det datumintervall som angetts. Sista fliken Manuella verifikat visar vilka manuella verifikat som är bokade under angivet datumintervall. Du kan läsa mer om de olika flikarnas kriterier i F1-hjälpen för rutin 991 Reskontra-avstämning. Jämför de tre första flikarna för fakturor där totalbeloppet för respektive flik ska stämma överens. Om differens finns mellan reskontran och journalbokföring kan du ta hjälp av tipset på nästa sida för fortsatt analys. För flikarna som gäller betalningar krävs också manuell felsökning där utgångspunkten även här är att totalbeloppet för respektive flik ska stämma överens. Tänk på att eventuella tidigare justeringar kan ha åtgärdat differensen även om det inte visas i avstämningen. Exempelvis om det är justerat på en annan månad. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 10

11 Flik Fakturor reskontra och flik Fakturor journalbokföring Om differens finns mellan reskontran och journalbokföringen kan du göra djupare analys med hjälp av funktionen Grafik/gruppera och Excel. 1. Flik Fakturor reskontra: I Grafik/gruppera väljer du Fakturadatum på x-axel och Fakturabelopp på y-axel. 2. Infoga sökresultatets listkontroll till Excel och spara dokumentet. 3. Flik Fakturor journalbokföring: I Grafik/gruppera väljer du Fakturadatum på x-axeln och Belopp på y-axeln. 4. Infoga sökresultatets listkontroll till Excel. 5. Det sistnämnda sökresultatet klistrar du över till föregående Excel-dokument så att ett dokument likt nedan bild skapas. 6. Jämför per datum och se vilken dag som misstämmer. I exemplet nedan visas att fakturan från den 27 juli inte är journalförd i rutin 730. Ifall differensen upptäcks för en specifik dag men det är svårt att utläsa vilken faktura det gäller kan du göra en ny sökning för samma flikar i rutin 991 Reskontra-avstämning. 1. Ange den specifika dagen i datumintervallet. Klicka på knapp Analysera. 2. Flikarna bör då ge olika antal poster. 3. Sortera på Fakturanummer under respektive flik. 4. Differensen bör visas tydligt genom ett hopp i fakturanummerserien på en av flikarna. Flik Manuella verifikat Om det visas bokade verifikat under fliken Manuella verifikat kan det innebära att beloppet inte har påverkat reskontran korrekt och en differens därmed har uppkommit. Om du inte hittar differensen eller om du är osäker på hur den ska åtgärdas kan du kontakta Unikum för fler tips. Arbetsgang_Reskontraavstamning.doc / Sid 11