Raindance-guide: Kontroll periodiseringskontering (steg 3)

Transkript

1 1 Raindance-guide: Kontroll periodiseringskontering (steg 3) Innehåll Vilka rapporter?... 1 Är de föreslagna konteringarna korrekta?... 1 Generellt om vad du kan behöva justera... 2 Kontroll kontering på aktiviteter... 3 Kontroll kontering i periodiseringsgrupper... 5 Kontroll kontering kkl Guiden uppdaterad: Vilka rapporter? Rapport som används för kontroll av kontering under slutgranskningsdagarna: 3 Kontering periodisering, som innehåller tre flikar: o 3 Kontering - periodisering o 3.1 Kontering - periodisering pergrupp o 3.2 Kontering - periodisering kkl 7 Finansiärskontroll Sökväg: Projekt/Projektuppföljning/Flik: Periodisering Är de föreslagna konteringarna korrekta? Denna kontroll kan ske först när perioden har stängts för manuell bokföring och automatiska periodiseringsförslag har registrerats i Raindance. Rapporten 3 Kontering periodisering visar de föreslagna konteringarna: För att kontrollera konteringarna använder du i första hand fliken 3 Kontering - periodisering. Om din institution har periodiseringsgrupper ska du även göra kontroller i flik 3.1 Kontering periodisering pergrupp. Eventuella aktiviteter med transfereringar ska du kontrollera med hjälp av fliken 3.2 Kontering- periodisering kkl 7.

2 2 Generellt om vad du kan behöva justera Du kan behöva justera i konteringsbilderna i åtminstone två fall: Flerfinansierade projekt: Periodiseringsförslaget är uppdelat på flera rader på grund av att institutionen valt att bokföra flera kontrakt, som har olika finansiärer, på samma aktivitet: Kontrollera att fördelningen mellan raderna stämmer. Om periodiseringsbeloppet ska fördelas på annat sätt, utifrån t ex särskilda villkor i kontrakt, gör en justering. Tips! Rapporten Finansiärskontroll kan användas som hjälp för att lättare hitta flerfinansierade projekt. Korrigeringsbokföring av tidigare års inbetalningar: Om inbetalningskontering från tidigare år har korrigerats på aktiviteten så måste även den föreslagna periodiseringsbokföringen rättas genom att justera bort periodiseringsbeloppet från den felaktiga konteringsraden. Lägg istället hela periodiseringsbeloppet på den rätta konteringsraden och justera bort beloppet på den felaktiga raden. (Korrigeringsbokföring av innevarande års inbetalningar kräver ingen ytterligare rättelse i periodiseringsbokföringen). En konteringsjustering får aldrig skapa ett saldo den ska ge ett nollresultat för aktiviteten totalt. Justering i konteringsbilderna kan även behövas vid felkontering som inte hann bli rättad i tid: Fel som upptäcks först under slutgranskningsdagarna (pga miss i den löpande avstämningen eller fel som uppstått i allra sista bokföringen) hanterar du så här: Om flera rader där en är fel justera så att hela periodiseringen går på rätt kontering. Om endast en rad med fel kontering även periodiseringen måste göras på samma justera inte. Rätta istället felbokföringen efter bokslutet! Om årsbokslut: rätta även återförd felaktig periodisering efter bokslutet.

3 3 I rapporten kommer du även att stöta på uppdelningar på två rader där du inte ska göra någon justering: Rapporten visar alla unika kombinationer av finansiär-motpart-konto. Om uppdelningen beror på att det både finns en återförd periodisering (konto som slutar med en 9:a) och en ny inkomst under året av samma kontoslag (samma inledande siffror men en 0:a sist) så kommer dessa två rader att slås ihop vid bokföringen. Exempel: Obs! Dessa syns inte i rapporten Finansiärskontroll. Samtliga flerfinansierade aktiviteter ska kontrolleras så att periodiseringsbeloppet är korrekt fördelat på de olika finansiärerna. Kontroll kontering på aktiviteter 3 Kontering - periodisering använder du för att kontrollera och ev justera föreslagna periodiseringsrader för respektive aktivitet. Avgränsa din sökning genom att ange kostnadsställe alternativt institution: Bilden visar samtliga aktiviteter märkta P (dvs periodisera) och ett automatiskt periodiseringsförslag med belopp och kontering. Använd knappen Ändra för att öppna fält för manuell justering: Registrera justeringsbeloppen, Räkna om och Spara.

4 4 Justera bort hela periodiseringsbeloppet från den felaktiga konteringsraden och lägg till samma justeringsbelopp (inkl teckenbyte, se bild) på den rätta konteringsraden enligt nedan: Flerfinansierade projekt beloppsjusteras på samma sätt för att åstadkomma korrekt fördelning per periodiseringskonteringsrad. Exempel: Räkna om, Spara. Då kommer hela periodiseringen att bokföras på den korrekta konteringsraden. Glöm inte att korrigera det underliggande felet i bokföringen på nästa öppna period. Kommentera gjorda ändringar i aktivitetens textfält: När du har gjort en manuell justering, Räknat om och Sparat så öppnar du aktivitetens textfält, Txt. Lägg en kort förklaring till justeringen, Spara och Stäng. Textfältet följer med aktiviteten i belopps-, konterings- och avstämningsrapporterna och är till stor hjälp i granskningsarbetet. Statusikoner: Om du vill så kan du arbeta med statusikoner i konteringsbilderna. Det kan t ex underlätta om du vill kunna sortera fram de aktiviteter du markerat. Statusmarkeringarna hittar du i kolumn St (Penna, Hänglås och Grön bock).

5 5 Status ändras genom att du klickar på ikonen (som från början är en Penna), då kan du klarmarkera genom att byta status till Grön bock alternativt byta status till Hänglås för att markera behovet av ytterligare kontroll: Kontroll kontering i periodiseringsgrupper 3.2 Kontering periodisering pergrupp använder du för att kontrollera och ev justera föreslaget periodiseringsbelopp för respektive överordnad aktivitet. Bilden visar samtliga överordnade aktiviteter märkta P tillsammans med ett automatiskt periodiseringsförslag med belopp och kontering. Använd knappen Ändra för att öppna fält för manuell justering: Registrera justeringsbeloppen, Räkna om och Spara. Ange orsak till ändring i textfältet (Txt).

6 6 Kontroll kontering kkl Kontering periodisering kkl 7 använder du för att kontrollera och ev justera föreslagen periodisering för de aktiviteter som har ett över- eller underskott i kontoklass 7, Transfereringar. I Raindance hanteras periodisering av resultat i kontoklass 7 i en separat rutin, därför visas dessa utfall en egen bild. Om aktiviteten även har annan bokföring som ska periodiseras hanteras detta i bilderna 3 eller 3.1. Bilden visar aktiviteter som har ett saldo i kontoklass 7 tillsammans med ett automatiskt periodiseringsförslag med belopp och kontering. Använd knappen Ändra för att öppna fält för manuell justering: Registrera justeringsbeloppen, Räkna om och Spara. Ange orsak till ändring i textfältet (Txt).