Raindance-guide: Avstämning periodisering (steg 4)

Transkript

1 1 Raindance-guide: Avstämning periodisering (steg 4) Innehåll Vilka rapporter?... 1 Om avstämningsrapporten... 2 Gör eventuella uppdateringar... 3 Är beräknat resultat rimligt? Rimligt/förväntat resultat efter periodisering Aktiviteter med status P som har utfall i kolumn Resultat efter periodisering Upplupna > Förutbetalda > Vilande projekt Aktiviteter med status P som har passerad dispositionstid Aktiviteter med status R som har överskott och restvärde Periodiseringsgrupper Periodisering på 4-konto... 7 Rapporter efter bokföring av inkomstperiodiseringarna... 8 Guiden uppdaterad: Vilka rapporter? Rapport som används för rimlighetsbedömning under slutgranskningsdagarna: Avstämning prel periodisering, som innehåller sex flikar: o Avstämning prel periodisering o Avstämning prel per 99-akt o Uppdatera - akt P till R o Uppdatera - ny akt i pergrupp o Pergrupp saldo per akt o Avst periodisering avgifter Sökväg: Projekt/Projektuppföljning/Flik: Periodisering/Mapp: Avstämning Rapporter som används efter inkomstperiodiseringarna bokförts: Avstämning periodisering efter bokföring Spec periodiseringsbokföring

2 2 Om avstämningsrapporten Rapporten Avstämning prel periodisering används som avstämningsunderlag under slutgranskningsdagarna. När periodiseringarna är bokförda väljer du istället rapport Avstämning periodisering efter bokföring. Du kan välja att sortera och göra urval direkt i rapporten, eller exportera den till Excel för vidare bearbetning där. Vid export till Excel: välj att ta bort bocken i Visa ikoner för att kommentarsfälten ska bli läsbara. Om du beställer rapporten med urval Kostnadsställe så måste du komplettera med flik: Avstämning prel per 99-akt för att få med resultatet på de gemensamma aktiviteterna , och Beställer du rapporten på Inst eller Fak så ingår samtliga aktiviteter i utfallet i första fliken. I rapporten får du - per aktivitet - uppgift om: Kostnadsställe Verksamhet Kontraktsnummer Dispositionstid Status P (periodisera) eller R (resultatavräkna) Överordnad aktivitet Kommentar till manuella ändringar (Txt) Kontraktsbelopp aktivitet Inbetalt på aktiviteten (fr o m ) Resterande kontraktsbelopp (Kontraktsbel akt minus Inbetalt fr o m ) Intäkter Varav interna (intäkter) Kostnader

3 3 Resultat (före periodisering) Justering (manuell justering av systemets periodiseringsförslag) Periodisering totalt (inklusive ev manuell justering) Resultat efter periodisering Restvärde Myndighetskapital Gör eventuella uppdateringar Om du under slutgranskningsdagarna vill ändra periodiseringsstatus på en aktivitet från P till R krävs en uppdatering av rapporten för att periodiseringsförslaget ska försvinna från aktiviteten. Du kan själv göra denna uppdatering i flik: Uppdatera akt P till R. Sök fram aktiviteten (som du ändrat status på i bild Adm aktiviteter och bif dokument ). Välj Ändra, Räkna om och Spara så uppdateras avstämningsrapporten och periodiseringsförslaget försvinner från aktiviteten som ändrat status. Om du inte själv gör uppdateringen så sker den med automatik nästa morgon. Om du under slutgranskningsdagarna vill lägga till aktiviteter i en periodiseringsgrupp krävs en uppdatering av rapporten för att periodiseringsförslaget ska försvinna från den nu underordnade aktiviteten. Du kan själv göra denna uppdatering i flik: Uppdatera ny akt i pergrupp. Sök fram aktiviteten (som du först ändrat Övakt på i bild Adm aktiviteter och bif dokument ). Välj Ändra, Räkna om och Spara så uppdateras avstämningsrapporten och periodiseringsförslaget försvinner från aktiviteten som bytt status till underordnad aktivitet. Om du inte själv gör uppdateringen så sker den med automatik nästa morgon.

4 4 Är beräknat resultat rimligt? Kontrollera löpande under slutgranskningsdagarna: 1 Rimligt/förväntat resultat efter periodisering Se Avstämningsrapporten, slutsumma i kolumn: Resultat efter periodisering. Rimlighetsbedömning. Vilket är det förväntade resultatet efter periodisering? 2 Aktiviteter med status P som har utfall i kolumn Resultat efter periodisering Kontrollera att detta är korrekt (kan t ex bero på att överskottet är en intern intäkt som inte får periodiseras eller att underskottet är större än Resterande kontraktsbelopp). Om utfallet beror på en manuell justering: kontrollera att det finns en kommentar om detta i Txt-fältet. Om resultatet på aktiviteten borde vara noll efter periodisering inklusive justering (dvs efter automatiskt och/eller manuellt periodiseringsförslag) analysera varför det ändå blir ett resultat. Om oklarheter: kontakta Sektionen Ekonomi. Sortera avstämningsrapporten i första hand på Kolumn: Status P och i andra hand: Resultat efter periodisering (skilt från 0). 3 Upplupna > Kontrollera att periodiseringen avser pågående projekt (enl kontraktets disptid eller om det återstår ytterligare inkomster, utgifter, förskott eller restvärden). Kontrollera att upplupen intäkt högst motsvarar Resterande kontraktsbelopp, med hänsyn tagen till eventuella inbetalningar före 2015 (se guide Kontroll periodiseringsbelopp, underrubrik Särskild kontroll av projekt med inbetalningar före 2015 ). Kontrollen görs genom att antingen sortera rapporten Avstämning prel per direkt på skärmen eller exportera den till Excel och sortera där. Om du vill göra det direkt på

5 5 skärmen: ställ markören på kolumnrubrik Periodisering totalt, högerklicka, välj Urval, sortering och skalning och gör inställning enligt nedan. 4 Förutbetalda > Kontrollera att periodiseringarna avser pågående projekt (enl kontraktets disptid eller om det återstår ytterligare inkomster, utgifter, förskott eller restvärden). Kontrollera att förutbetalda intäkter inte beror på interna intäkter. Se punkt 3. Under Urval, sortering och skalning gör du inställning enligt nedan:

6 6 5 Vilande projekt Kontrollera aktiviteter med status P som saknar transaktioner under året. Aktiviteter som varit vilande under 12 månader ska granskas och kommenteras i bokslutsunderlagen alternativt resultatavräknas. Sortera avstämningsrapporten på aktiviteter med status P som har tomt i både intäkts- och kostnadskolumnerna. 6 Aktiviteter med status P som har passerad dispositionstid Kontrollera att det inte finns periodiseringar på helt avslutade projekt. Ta över rapporten i Excel och sortera enligt nedan för att hitta aktiviteter med status P som har passerad dispositionstid: Om någon av dessa har en periodisering kontrollera om de i ekonomisk mening fortfarande är pågående, d v s om: alla inkomster och utgifter inte är bokförda ännu, eventuellt slutbelopp inte har erhållits, eventuell återbetalning till bidragsgivare inte har gjorts, alla eventuella förskott inte är redovisade och/eller det finns restvärden (anläggningstillgångar som ännu inte är helt avskrivna) Om projektet är helt avslutat ändra status på aktiviteten till Resultatavräkna i bild Adm aktiviteter och bif dokument.

7 7 7 Aktiviteter med status R som har överskott och restvärde Kontrollera om aktiviteter med kombination överskott och restvärde egentligen borde periodiseras. Ta över rapporten i Excel och sortera enligt nedan för att hitta aktiviteter med status R som har överskott i kombination med restvärde: 8 Periodiseringsgrupper Kontrollera att föreslagen periodisering av periodiseringsgrupp endast finns på överordnad aktivitet. Kontrollera att resultat efter periodisering är = 0, alternativt korrekt periodiserat underskott. Manuell justering av periodiseringsbelopp ska finnas dokumenterat i kommentarsfältet. Se flik Pergrupp saldo per akt : 9 Periodisering på 4-konto Periodisering på konto Per rådgivning och liknande tjänster får på vsh 35 endast förekomma vid enstaka tillfällen och i mindre omfattning. Det är inte tillåtet att periodisera på konto Per rådgivning och liknande tjänster på vsh Om periodisering på andra avgiftsintäktskonton än konto på vsh 11-35: kontrollera att de är korrekta.

8 8 Se flik: Avst periodisering avgifter Rapporter efter bokföring av inkomstperiodiseringarna Rapporten Avstämning periodisering efter bokföring ersätter rapporten Avstämning prel periodisering efter periodiseringarna blivit bokförda. Rapporten tar inte med periodiseringsbokföringen i kolumnerna och visar därför samma utfall som Avstämning prel periodisering. Rapporten Spec periodiseringsbokföring visar de aktiviteter som blivit periodiserade, med vilket belopp och om upplupet eller förutbetalt: