Raindance-guide: Kontroll periodiseringsbelopp (steg 2)

Transkript

1 1 Raindance-guide: Kontroll periodiseringsbelopp (steg 2) Innehåll Vilka rapporter?... 1 Förberedande kontroll... 1 Särskild kontroll av projekt med inbetalningar före Är de föreslagna periodiseringsbeloppen korrekta?... 3 Kontroll belopp på aktiviteter... 4 Kontroll belopp i periodiseringsgrupper... 6 Kontroll belopp kkl Guiden uppdaterad: Vilka rapporter? Förberedande kontroll: Kontering periodisering utan intäkt Kontering periodisering utan intäkt pergrupp Sökväg: Projekt/Projektuppföljning/Flik: Periodisering/Mapp: Avstämning Rapport som används för kontroll av belopp under slutgranskningsdagarna: 2 Belopp Periodisering, som innehåller tre flikar: o 2 Belopp - periodisering o 2.1 Belopp - periodisering pergrupp o 2.2 Belopp - periodisering kkl 7 Sökväg: Projekt/Projektuppföljning/Flik: Periodisering Förberedande kontroll Innan du börjar kontrollera belopp (denna guide) och konteringar (guide Kontroll periodiseringskontering ) är det en god idé att göra en extra kontroll av de aktiviteter som har status P och som saknar intäktsbokföring. Om de dessutom trots förberedande kontroller saknar konteringsinformation så kommer det inte att gå att bokföra inkomstperiodisering på dem. I förekommande fall: kontakta sektionen Ekonomi. Denna kontroll går att göra efter att Raindance lagt ett första periodiseringsförslag för perioden. Använd rapporterna: Kontering periodisering utan intäkt Kontering periodisering utan intäkt pergrupp

2 2 Rapporterna visar de aktiviteter, respektive överordnade aktiviteter, med status P som saknar bokföring på konton som behövs vid skapandet av periodiseringskontering (t ex aktiviteter som bara har bokförda kostnader men saknar intäkter). Då hämtas istället konteringsuppgifter från aktivitetsuppläggets flik 2. I rapporterna syns också om något av värdena Konto, Motpart eller Finansiär saknas: Om något eller några av fälten Konto, Motpart och Finansiär är tomma måste de kompletteras i bild Adm aktiviteter och bif dokument, aktivitetens flik 2, för att periodiseringen ska bli rätt.

3 3 Särskild kontroll av projekt med inbetalningar före 2015 Kontrollera summa inbetalningar före på projekt med underskott! Eftersom uppgift om inbetalningar före saknas i Raindance så blir Resterande kontraktsbelopp fel i de fall projektet fick inbetalningar före detta datum. Ta fram uppgiften i Kuben, Projektrapport Standard. Ange period : Läs av utfall för erhållna bidrag i kolumn vald period. Notera och spara uppgiften i Raindance i bild Avstämning prel periodisering, i kommentarsfältet Txt : Denna information kommer därefter att vara tillgänglig i periodiseringsbilderna för belopp, kontering och uppföljning. Informationen ligger kvar till kommande bokslut så denna kontroll behöver endast göras en gång per aktivitet. Är de föreslagna periodiseringsbeloppen korrekta? Denna kontroll kan ske först när perioden har stängts för manuell bokföring och automatiska periodiseringsförslag har registrerats i Raindance. Rapporten 2 Belopp periodisering visar de föreslagna periodiseringsbeloppen: För att kontrollera beloppen använder du i första hand fliken 1 Belopp - periodisering. Om din institution har periodiseringsgrupper ska du även göra kontroller i flik 2.1 Belopp periodisering pergrupp.

4 4 Eventuella aktiviteter med transfereringar ska du kontrollera med hjälp av fliken 2.2 Belopp- periodisering kkl 7. Kontroll belopp på aktiviteter 2 Belopp - periodisering används för att kontrollera det automatiskt föreslagna periodiseringsbeloppet och för att eventuellt justera föreslaget periodiseringsbelopp för respektive aktivitet. Avgränsa din sökning genom att ange institution, kostnadsställe eller aktivitet: Bilden visar samtliga aktiviteter märkta P (dvs periodisera) och, om förutsättningarna finns, ett automatiskt periodiseringsförslag för belopp per aktivitet. Vid behov har du möjlighet att borra på Akt, Intäkter och Kostnader för att komma ner på detaljer. Om du behöver justera periodiseringsbeloppet markerar du den rad som ska ändras och klickar på knappen Ändra. Då öppnas fältet Justering upp: Ange justeringsbeloppet (dvs det belopp som det automatiska förslaget ska öka eller minska med) och klicka sedan på Räkna om och Spara.

5 5 Överskott i kombination med negativa kostnader kräver en manuell justering av föreslaget periodiseringsbelopp. Saknas interna intäkter lägger du ett justeringsbelopp motsvarande föreslaget periodiseringsbelopp med minus framför för att få ett nollresultat. Om det finns interna intäkter ska justeringsbeloppet skapa ett resultat efter periodisering motsvarande den interna intäkten. Underskott som ska periodiseras? Kom ihåg att vid behov justera periodiseringsbeloppet manuellt i de fall ett felaktigt resterande kontraktsbelopp ligger till grund för ett felaktigt periodiseringsbelopp. Kontrollera dina kommentarer! (se avsnitt ovan om särskild kontroll av projekt med inbetalningar före 2015) Exempel: Raindance föreslår en periodisering av hela underskottet ovan. Men pga inbetalningar gjorda före (dvs verksamhetskännedom) på (som alltså inte är inlästa i Raindance) så är korrekt Resterande kontraktsbelopp endast kr och periodiserat underskott ska därför minskas med kr. Justeringsbeloppet är mellanskillnaden mellan automatiskt och korrekt periodiseringsbelopp. Räkna om och Spara. Kontrollera i kolumn Res efter periodisering att du fått förväntat resultat efter justeringen. I vårt exempel ovan ska av underskottet resultatavräknas. Vid manuell justering av beloppet: ange alltid din signatur och en kommentar till justeringen i kommentarsfältet Txt!

6 6 Kontroll belopp i periodiseringsgrupper 2.1 Belopp periodisering pergrupp använder du för att kontrollera och ev justera föreslaget periodiseringsbelopp för överordnade aktiviteter. Om du vill ändra det föreslagna periodiseringsbeloppet markerar du aktuell rad och klickar på knappen Ändra. Ange det belopp som det automatiska periodiseringsförslaget ska justeras med. Räkna om och Spara. Kontrollera i kolumn Res efter periodisering att du fått förväntat resultat efter justeringen. Vid manuell justering av beloppet: ange alltid din signatur och en kommentar till justeringen i kommentarsfältet Txt!

7 7 Kontroll belopp kkl Belopp periodisering kkl 7 använder du för att kontrollera föreslaget periodiseringsbelopp för de aktiviteter som har ett över- eller underskott i kontoklass 7, Transfereringar. I Raindance hanteras periodisering av resultat i kontoklass 7 i en separat rutin, därför visas dessa utfall i en egen bild. Om aktiviteten även har annan bokföring som ska periodiseras hanteras detta i bilderna 2 eller 2.1. Kontrollera vid utfall i bilden att det finns transfererad intäkt som motsvarar transfererad kostnad. OBS Kontoklass 7 ska alltid vara = 0 i boksluten.