Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2015

Transkript

1 Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2015 Dag Datum Händelse Kontroll/Åtgärder/Att göra Rapport/ hjälpmedel Kontrollera kvarvarande periodiseringsposter från helårsbokslutet. To 28 maj Nätverksträff/Bokslutsinformation , Engelska parken, Ihresalen Må 1 jun Lokaltjänstkostnader (LTK) för juni bokförs av byggnadsavdelningen. LTK-fördelning steg 1-3 för juni bokförs av AEU. To 11 jun Sista dag att skicka rekvisitioner (lämnade bidrag) resp. blankett EA17x till skanning för utbetalning av lämnade bidrag/ transfereringar. Dessa fakturor måste vara utbetalade (status HBET) senast vilket medför att attest måste vara gjord senast Fr 12 jun Sista dag att skicka in reglering på LTK-saldon över kr utan prestation (blankett EA38) samt ev. ändrad fördelning av LTK steg 2-3 (blankett EA37) till AEU. Konterade/attesterade senast ! Förfallodatum måste anges till senast ! KOSPER INTPER LFP/LR Blankett EA 37 och 38 Må 15 jun Begäran om konstaterad kundförlust AEU till handa. EA-boken Må 15 jun Sista dag att skicka in filer avseende nya projekt för medfinansiering samt avstämning av medfinansiering. Blankett EA 34 och 36 Ti 16 jun Kl Sista dag/tidpunkt för registrering av interna kundfakturor. Under perioden 15 juni 3 juli endast möjligt att hantera interna leverantörsfakturor. RD/IFP On 17 jun Bokade lokaler TimeEdit och bokade skrivplatser t o m 15 jun debiteras av Byggnadsavd. Telekostnader t o m 31 maj debiteras av IT-avdelningen. Selectavgifter och förmedlingstjänster t o m 31 maj debiteras av 1

2 AEU. To 18 jun Junilöner bokförs i Raindance. (Månadsomställning ) To 18 jun AEU bokför omföringar av LTK-saldon utan prestation samt ev. förändringar i LTK steg 2-3 senast detta datum. To 25 jun Statsanslag till utbildning och forskning/forskarutbildning bokförs. Ev ändring i bokföringen av anslag skall vara AEU tillhanda senast ! Fr 26 jun Kl Sista dag/tidpunkt för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag i RD/LFP. Fr 26 jun Kl Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag i KDB. Fr 26 jun Kl Sista dag/tidpunkt för registrering av kundfakturor (ej KDB) i RD/KR. Därefter hålls kundreskontran stängd t o m 3 juli med undantag för inkommande betalningar juni. To 2 jul Brytdag To 2 jul Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor med fakturadatum före med verdatum i juni Förfallodatum anges till senast 30 juni. Observera att inga rekvisitioner resp. blankett EA17x avseende lämnade bidrag får skickas till skanning under perioden 12 juni 2 juli. Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, FAKT. Begäran om konstaterad kundförlust ställs till EA senast 15 juni, se ovan. Kontrollera saldon på avräkningskonto Framställ fakturor/rekvisitioner! Obligatoriskt! Fördelning LTK steg 4 till kärnverksamhetens samtliga prestationer och projekt samt avstämning konto Försäljningsintäkter korrekt klassificerade? Försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen eller uppdragsutbildning/uppdragsforskning enligt regleringsbrev? Kontrollera verksamhetsutfall, fördelning av intäkter och kostnader per prestation. Stäm av saldo på konto 1575, 1576, 2599, 2601, 2603, LFP/LR KDB KR RD/LFP BASEN för %-fördelning /RRORPK MP-Ekonomi- Bokslut-Redovisning per prestation ORGÖV/RRORGP/ RRORPK För pr 410 och 510: RRORGF/RRORFK 2

3 To 2 jul Kl Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler till AEU avseende bokföring på konton som inte är öppna i Bokföringsportalen för inst/avd. för inläsning i Raindance. Fr 3 jul Raindance stängs kl Alla externa och interna fakturor i portalen ska vara attesterade och alla preliminära anläggningar omhändertagna. (Rekvisioner avseende lämnade bidrag undantagna enl. ovan.) När alla fakturor är klara bokförs juni månads avskrivningar. Därefter öppnas RD igen. Må 6 jul Raindance stängs kl Sista dag/tidpunkt att periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP med verdatum tom Efter kl bokför AEU finansiering av lämnade bidrag/transfereringar, indirekta kostnader, medfinansiering, Periodisera upplupna/förutbetalda kostnader. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonto. För över nya anläggningar till AR. Kontrollera saldo på kto Kontrollera att alla poster i resultaträkningen är bokförda på prestation och projekt och att rätt prestation/projekt använts. Genomgång av projekt: Finns projekt där verksamheten avslutas? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Rättelser görs med BOK/BOKP. Kontrollera att lämnade bidrag har korrekt kontering och att tillräcklig finansiering finns. KOSPER Kontoplan för periodisering AR/ PROJÖV/AVSPRO PROBOK AVSPRO TRKOLL 3

4 periodisering av förutbetalda bidragsintäkter, periodisering av upplupna bidragsintäkter samt internränta kv 2/2015. Ti 7 jul Raindance öppnas för registrering av BKVP-transaktioner i juniperioden. On 8 jul Kl Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler till AEU avseende bokföring på konton som inte är öppna i Bokföringsportalen för inst/avd. för inläsning i Raindance. On 8 jul Senast kl stängs Raindance för registrering av BKVPtransaktioner i delårsbokslutet On 8 jul AEU bokför periodens resultat/kapitalförändring. Omför ränta kv till prestation och projekt. Nollställ projekt xxx Medfinansiering anslag Genomgång avprojekt: Kontrollera periodisering av bidrag. Behöver justeringar göras? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Gå igenom erhållna försäljningsintäkter prest 112, 120 och Förutbetalda försäljningsintäkter ska periodiseras! Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter eller försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonton. ERÄNTA i MP Stöd och service- Ekonomi- Ekonomisystemet Raindance- Internränta. PROBOK AVSPRO INTPER 4

5 On 8 jul Sista dag för rapportering i UPPDOK avseende vårterminen 2015 On 8 jul Periodiseringsposter med underlag skickas till AEU, ekonomisupport@uadm.uu.se v AEU sammanställer delårsbokslutet. Sammanställningsblankett kommer att skickas ut. Där ska alla periodiseringsposter fyllas i. Som underlag till sammanställningen ska samtliga underlag bifogas som styrker bokfört belopp. EFTER BOKSLUTET: To 2 jul Åter möjligt att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x till skanning för utbetalningar avseende lämnade bidrag/transfereringar. Lö 4 jul KDB öppnas. Lö 4 jul RD/KR öppnas för registrering av kundfakturor. RD/IFP öppnas för registrering av interna kundfakturor. RD/LFP öppnas för kontering av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag (kontoklass 7) 5