Välkommen på bokslutsinfo december 2016

Transkript

1 Välkommen på bokslutsinfo december 2016 Nyheter Bland annat: Återbetalning av bidrag nya konton o s-koder Troligtvis förändring av momsförordningen 2017 Ändringar i kontoplanen, utbildning av personal Hantering av överskott Prisma förändrad rapportering Nya handledningar från ESV, anläggningar, ansvarsförbindelser och avsättningar Investeringar i budgetunderlaget Hantering av EA17/EA18 Alltid aktuella frågor Julklappar till anställda, totalt max 450 kr inkl moms Undvik utlägg det kostar administration och all moms kan inte fås tillbaka Boka resor via resebyrån annars kostar det mer administration och UU har inte kontroll på var anställda är Moms vid representation: inga förändringar (ännu) De oförbrukade bidragen 1

2 Utbildning egen personal Förtydligande för kostnader vid kurser och konferenser Enbart själva utbildningskostnader, särkostnader för utbildning, vid interna kurser och konferenser bokförs i kontoklass 48 Kost och logi vid myndighetens årliga verksamhetskonferens bokförs i kontoklass 5, förslagsvis kontogrupp 557 Huvudprincipen är att kostnader för logi och mat vid kurser och konferenser ska bokföras i kontoklass 5 Förenklingsregel Om kostnader för resor och/eller kost och logi är inkluderade i en kursavgift för en kurs eller konferens så får hela kursavgiften, av förenklingsskäl, bokföras i kontoklass 48 Om resa, kost och logi inte ingår i kursavgiften bokförs de enligt huvudprincipen i kontoklass 5 Ändringar i kontoplanen fr o m 2017 Ny kontogrupp 557 Konferenskostnader: Konto Kontonamn 5571 Konferensarrangemang för egna anställda 5572 Konferensarrangemang med externa deltagare 5573 Periodisering konferenskostnader Det tidigare kontot 5785 Konferensarrangemang stängs. Nytt arbetssätt för konto 5681 Primula Res övriga förbrukningsvaror: kostnader från reseräkningar som landar här men hör hemma på andra konton ska omföras dit Programvaror stängs, går in i 5723 Datalicenser Kontonummerbyte Elektroniska media 2

3 Uppdaterade kontobeskrivningar En översyn av samtliga kontobeskrivningar har gjorts. Beskrivningarna har förtydligats och uppdaterats. I vissa fall har ändringar i hur kontot ska användas gjorts. Beskrivningarna har slagits ihop med kontoplanen i samma fil. Titta gärna igenom de uppdaterade beskrivningarna! Filen läggs ut på MP inom kort. Ny handledning för anläggningstillgångar Uppdaterad handledning När lån ska tas upp, nya benämningar och hänvisningar, komponentredovisning, nedskrivning och treårsregeln Tydliggjort utgångspunkter för vilka utgifter som bör tas med när myndighet bygger upp tillgångar i egen regi Restriktiv inställning till att ta med indirekta kostnader och räntekostnader Statliga inrapporteringskoder har uppdaterats Forskningsanläggningar Förbereda och arbeta med bokslut Egna erfarenheter, lär av tidigare bokslut Ta in information från verksamheten Rimlig beloppsgräns för periodiseringar Inventera handkassor Stäm av alla balanskonton, skriv specar Värdera och klassificera rätt Analysera resultaträkningen, förklara varför det ser ut som det gör 3

4 Periodiseringar + spec Belopp över 50 tkr ska periodiseras Belopp under 50 tkr får periodiseras men undvik att periodisera småbelopp Specifikation ska lämnas avseende alla periodiseringskonton i BR utom 2731 och 2732 Fakturorna behöver inte skickas in men vårt fakturanummer eller annan hänvisning måste anges på specen Genomgång av periodiseringar Följ upp periodiseringar från tidigare perioder Konto , ( ), Konto , ( ), Stäm av återföringen av periodiseringar med rapporterna KOSPER och INTPER (period , antal perioder t o m senast stängda månad) Analysera och åtgärda ev. differenser Se webbsidan Bokslut/Periodisering Se Kontoplan periodiseringar Periodisering av kostnader Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum Kredit RR/Debet BR (1618, 1619) - Periodisera i LFP eller med vertyp BOKP Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum Uppskattad beräkning om faktura ej kommit - Debet RR/Kredit BR (271x) - Periodisera med vertyp BOKP - Ange tydlig verifikationstext; bifoga ev. beräkningar 4

5 Bra verifikationstexter Det ska vara begripligt för en utomstående vad verifikationen avser och varför den bokförts. Använd både radtext och, när det är möjligt, huvudtext. Bifoga alltid underlag, t ex beräkningar och förklaringar Teckenutrymme: BOKP/BIFP: 30 tecken i både rad- och huvudtext Fakturor: 30 tecken i radtexten. Huvudtexten skapas automatiskt. Transaktionslista ARL: 15 tecken i radtexten visas Radtext leverantörsfakturor Utnyttja textfältet på konteringsraden. Vad/åt vem avser affärshändelsen? Vilken period avses? T ex: Mikrovågsugn plan 5 SPSS-licens kv 4 Proj.ledarkurs Gbg 8/11 K Anka Texten på konteringsraden syns i huvudboken. Ange inte fakturanumret eller leverantörens namn som radtext! Den informationen framgår ändå. Lämna inte textfältet tomt! Var kortfattad men tydlig! Radtext kundfakturor Tydlig information i fakturans radtext om vad den avser. T ex: Arvode R Holm okt-dec 2016 Kursavgift 25 pers Enkelcellsanalyser dec 2016 Ange inte fakturanummer, kundens namn eller org.enhet (om internfaktura) som radtext! Utnyttja textfältet, lämna det inte tomt! Viktigt med periodangivelse för att periodisera rätt samt vid kontroll av periodisering! 5

6 Radtext periodiseringar Intäkter: Löpnummer i KDB (upplupna intäkter) Fakturanummer i Raindance (förutbetalda intäkter) Vilken period avses? Kostnader: Fakturanummer i Raindance (förutbetalda kostnader) Bifoga beräkning eller liknande (upplupna kostnader) Vilken period avses? Översikt bokslutstidplanen Översikt bokslut Tom 9/1 10/1 11/1 12/1 13/1 Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter BOKP BIFP Bokslutskörning I Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering BOKP BIFP Bokslutskörning II Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter BKVP AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Räntor (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) 6

7 Vad ska göras före 9/1? Lokaltjänstkostnader, LTK LTK december och slutreglering LTK 2016 bokfördes 1 december Konto 5010, ett eller flera LTK-projekt xxx 011 0xx Kontrollera: finns det saldon utan prestation på konto 5010? Mål: Inget saldo utan prestation på konto 5010 Lokaltjänstkostnader, LTK Finns det ett saldo utan prestation på konto 5010? Om saldo under 10 tkr finns: AEU bokför till den prestation där mest LTK finns. Ingen åtgärd behövs från institutionen. Om saldo över 10 tkr finns (t ex i exemplet nedan): skicka in blankett EA38 Reglering LTK utan prestation senast 7 dec 7

8 Justering LTK Om LTK-omfördelning mellan GU och FO behövs: fyll i blankett EA37 Ny fördelning LTK steg 2-3 med den nya årskostnaden per LTK-projekt och prestation Skicka in justeringarna senast ons 7 december Justering av LTK steg (1,) 2-3 samt tömning av saldon utan prestation bokförs ons 14 december Efter detta är LTK steg 1-3 och konto 5010 klart. Klart att fördela LTK steg 4! Men vänta till närmare stängning om ni fördelar LTK enligt fördelningsbasen Avstämning LTK steg 4 Fördelning alltid prestationsvis: , 120, 2xx. Inga byten mellan prestationsgrupperna på konto 5017; sådana ska ha gjorts på konto 5010 med EA37 istället. Totalt saldo på 5017 inom resp. prestationsgrupp och för hela institutionen = noll Blev allt rätt? Kontrollera m h a dokumentet Avstämning LTK steg 4 på webbsidan Bokslut / Lokaltjänstkostnader Medfinansiering 15 dec Behöver nya projekt medfinansieras? Skicka in blankett EA34 Projektbudget medfinansiering Finns det betydande fel i den befintliga medfinansieringen i något projekt? Skicka in blankett EA36 Avstämning medfinansiering -> avstämningsperiod t o m november Blanketterna till AEU senast 15 december Avstämning av medfinansieringen är inte obligatoriskt till bokslut. Medfinansieringen kan korrigeras även senare under projektet eller först vid projektavslut. 8

9 Transfereringar Utbetalningar avseende transfereringar/lämnade bidrag till skanning senast 14 december Ange förfallodatum till senast Attesteras senast den 28 december kl Alla transfereringar utbetalade på bokslutsdagen! OBS! Utbetalning till privatperson via AEU! Kontrollera finansering av lämnade bidrag med hjälp av rapporten TRKOLL Kundfakturor/Rekvisitioner 15 dec Godkänn preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till inomstatliga motparter i KDB senast kl Registrera fakturor till inomstatliga motparter i RD/KR Registrera internfakturor i IFP Begäran om bokföring av konstaterad kundförlust Kundfakturor/Rekvisitioner 30 dec Godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till utomstatliga motparter i KDB senast kl Registrera fakturor till utomstatliga motparter i RD/KR senast kl Därefter hålls kundreskontran stängd t.o.m. 9 januari 9

10 Måndag 9 jan kl Vad händer? finansiering av lämnade bidrag avskrivningar indirekta kostnader (prel) medfinansiering (prel) periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter (prel) Måndag 9 jan kl Vad skall vara gjort? alla interna och externa fakturor 2016 attesterade (lämnade bidrag ) åtgärda preliminära anläggningar Måndag 9 jan kl Vad kan/bör vara gjort? kontroll av gamla periodiseringar periodisering av kostnader LTK steg 4 kontroll av verksamhetsutfall per prestation och/eller projekt kontroll av klassificering av försäljningsintäkter kontrollera KOSPER och INTPER mm se Tidplanen 10

11 Justeringsperiod januari Justeringsperioden 10-11/1 Tom 9/1 kl /1 11/1 kl /1 13/1 kl Nya kostnader och intäkter Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter BOKP BIFP Bokslutskörning I Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering och omföringar av kostnader och intäkter Slutlig justering BOKP BIFP Bokslutskörning II Preliminärt resultat tillgängligt Periodisering av intäkter BKVP AEU bokför: Avskrivningar (Def) Transfereringar (Def) Indirekta kostn. (Prel) Periodiseringar (Prel) Medfinansiering (Prel) AEU bokför: Räntor (Def) Indirekta kostn. (Def) Periodiseringar (Def) Medfinansiering (Def) Justeringsperiod jan kl 14 Analysera & kontrollera är alla intäkter och kostnader på prestation och projekt? behov av omfördelning av intäkter och kostnader finns behov av ytterligare periodisering kan projekt avslutas och resultatföras? är bokningarna på stödverksamheten korrekta? 11

12 Avgiftsfinansierade studenter Intäkter fördelas av resp. vetenskapsområde på konto 3326, prestation 111 Kostnader ska omföras från prestation 110 till 111 enligt fördelningsnyckel: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter under Redovisningsfrågor / Redovisa intäkter Avslut av projekt För projekt där verksamheten är avslutad: Se till att lösa upp periodiseringar Avsluta resultaträkningen genom att använda konto 8999/2090 Flytta balanserat kapital till uppsamlingsprojekt/ annat projekt genom att använda 2090/2090 (årets kapitalförändring) eller 2070/2070 (balanserad kapitalförändring, bokas m h a ekonomiavdelningen) Konto 8999 och 2090 är öppet till och med 11/1 kl 14 Analys av prestationer med rapport AVSLRR Differens 209x/899x skall vara noll. 12

13 Vad ska göras januari? 12 jan 13 jan vertyp BKVP Omföra ränta kv 4/2016 enligt rapporten ERÄNTA Omföra FO-anslag till/från projekt xxx Periodisera upplupna intäkter manuellt vid behov Periodisera förutbetalda intäkter manuellt vid behov Ränta Debetsaldon bokas på kostnadskonto Kreditsaldon bokas på intäktskonto OBS! Ingen ränta bokförs på byggprojekt! 13

14 Nollställning medfinansiering Projekt xxx Medfinansiering anslag Projekt xxx skall nollställas genom att: debitera/kreditera konto 307x på anslagsprojekt (210) debitera/kreditera konto 307x på projekt xxx Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter Pågående projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt Periodisering av intäkter Upplupna intäkter Pågående projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Krav på skriftligt avtal för att kunna bokföra upplupen intäkt Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 8999/D 2090 Tillämpa försiktighetsprincipen! Inga överskott ska skapas med upplupna intäkter DAGS ATT KOLLA INTPER! 14

15 Rapporter och specifikationer Försättsblad Periodiseringsspecifikation RRORG Resultaträkning BRORG Balansräkning ORGÖV Institutionsöversikt OMSÄTT Över-/underskottsmarginal; med kommentarer RPI Intyg om inventering av anläggningar Handkasseinventering Bokslutskommentarer För varje prestation för sig skall följande punkter besvaras/kommenteras. Det ska vara kortfattat, gärna i punktform och det är viktigt att förklara varför det blivit som det blivit: kommentar till årets kapitalförändring jämförelse mot budget och analys av eventuella budgetavvikelser analysera orsakerna till balanserat över-/underskott redogörelse för hur det balanserade resultatet kommer att hanteras kopplat till den budget som upprättats för 2016 Övrigt Semesterlöneskuld bokförs av AEU Slutgiltigt GU-bokförs den 12 jan AEU bokför resultatet på alla projekt den 16 jan Klart att ta ut bokslutsrapporter den 16 jan. Meddelas i Raindance när detta kan göras. Skicka in bokslutsmaterialet den 18 jan 15

16 Kontaktpersoner Org-enheter Birgitta Magnusson , , , 860 Gunilla Knutson 113, , Katarina Lievonen , Peter Persson , , Patrik Armuand samma som Peter Daniel Johansson Margareta Uvhagen 263, , , 810 ekonomisupport@uadm.uu.se 16