Bokslutsinformation 26 maj Bokslutsinformation på webben. Viktiga datum i bokslutet

Transkript

1 Bokslutsinformation 26 maj 2014 Inledning Aktuellt & bra att veta Viktiga datum i bokslutet Rättvisande verksamhetsutfall Att göra i bokslutet 4-8 juli (BKVP-perioden) Uppföljning och analys av bokslutet Frågor & avslut Bokslutsinformation på webben Viktiga datum i bokslutet On 2 juli kl 18 ska alla fakturor vara attesterade Avskrivningar görs på kvällen den 2 juli To 3 juli kl 14 stängs juni för grundbokföring, inga nya fakturor tas in den 3 juli Efter kl 14 bokförs indir, medfin, ränta, periodiseringar oförbr bidrag mm Fre 4 juli öppnas juni för BKVP-verifikationer Ti 8 juli kl 16 stängs juni för bokföring på inst/motsv 1

2 Bokning av periodens resultat AEU bokför resultatet för hela UU; 8998/2091 Kapitalförändring under året Viktiga datum i bokslutet Godkänn preliminära rekv/fakt underlag i Kontraktsdatabasen KDB senast 27 juni Skapa kundfakturor i RD/KR senast 27 juni Kundreskontran stängd 28 juni - 3 juli Inga nya internfakturor i IFP 14 juni 3 juli Lämnade bidrag utbetalade senast 30 juni Finansiering av lämnade bidrag - TRKOLL Viktiga datum i bokslutet Leverantörsfakturor i LFP Fakturadatum = verifikationsdatum Fakturor med junidatum ska attesteras och signeras före kl 18 onsdag 2 juli Ingen inläsning av fakturor med junidatum 3 juli Periodisera förutbetalda och upplupna kostnader 2

3 Rättvisande verksamhetsutfall Resultaträkningen bokförd på kostnadsbärare; kodfält 4 Projekt Rättvisande resultat per prestation: Intäkter och kostnader ska redovisas där verksamheten bedrivs Avgiftsfinansierade studenter Redovisas på egen kostnadsbärare (projekt) Intäkter fördelas av resp. vetenskapsområde Konto 3326, prestation 111 Full kostnadstäckning på prestation 111 Fördela kostnader från prestation 110 till 111: Antal avgiftsstudenter/totalt antal studenter Läs mer på webbsidan Avgiftsfinansierade studenter Stödverksamhet Administrationskostnader bokförda inom stöd Projektgrupp XXX00 Stödverksamhet Fördelning mellan utbildning och forskning Endast inom prestation 110, (120) resp. 210 Rapporterna STÖDET resp. STFUNK Fördelade indirekta kostnader 3

4 Lokaltjänstkostnader, LTK Ett eller flera LTK-projekt XXX01 10XX LTK steg 1-2 (3) bokförs 2 juni Mål: Inget saldo på konto 5010 utan prestation Om saldo < 10 tkr; AEU bokför Om saldo > 10 tkr; skicka in blankett EA38 Reglering LTK utan prestation senast 13 juni Lokaltjänstkostnader, LTK Omfördelning av LTK inom kärnverksamheten? Skicka in blankett EA37 Ny fördelning LTK steg 2-3 senast 13 juni AEU bokför omfördelningarna senast 19 juni LTK till kostnadsbärarna (projekten) Konto 5017, egen motpartskod Se webbsidan Avstämning LTK steg 4 Medfinansiering Är all medfinansiering bokförd? Blankett EA34 Projektbudget medfinansiering Stäm av medfinansieringen på avslutade projekt: Kredit konto 3090 får ej överstiga sammanlagt debetsaldo på konto 5017 och Blankett EA36 Avstämning medfinansiering Blanketterna till AEU senast 16 juni 4

5 Periodavgränsningsposter Kostnad Intäkt Tillgång Skuld Förutbetalda kostnader Upplupna intäkter T ex förskottsbetald hyra och En intäkt som hör till bokslutsåret, prenumerationer. En kostnad som men där universitetet varken har universitetet betalat eller fått faktura på skickat en faktura eller fått betalt för under räkenskapsåret, men som helt tjänsten eller varan före eller delvis hör till det kommande bokslutsdagen. Redovisas i räkenskapsåret. Redovisas i balansräkningen som en tillgång. balansräkningen som en tillgång. Upplupna kostnader T ex semesterlöneskuld och övertid. En kostnad som hör till bokslutsåret, men där universitetet varken fått faktura eller betalat för tjänsten eller varan före bokslutsdagen. Redovisas i balansräkningen som en skuld. Förutbetalda intäkter T ex förskott från bidragsgivare. En intäkt som universitetet fått betalt för eller skickat faktura på under räkenskapsåret men som helt eller delvis hör till kommande räkenskapsår. Redovisas i balansräkningen som en skuld. Periodisering av kostnader Vertyp BOKP; ange tydlig vertext! Förutbetalda kostnader: - Fakturor med fakturadatum under våren - Kredit RR/Debet BR (1618, 1619) Upplupna kostnader: - Fakturor med fakturadatum under hösten - Uppskattad beräkning om faktura ej kommit - Debet RR/Kredit BR (271x) Vad skall göras 4-8 juli? 5

6 4 juli 8 juli vertyp BKVP Omföra ränta kv 2/2013 ERÄNTA Omföra FO-anslag till/från proj xxx Periodisera upplupna intäkter Periodisera förutbetalda intäkter Fördela ränta Rekommendation: Bokför räntan på ett eget projekt om inte bidragsgivare kräver annat. Undantag: EU-projekt Lokalprojekt På xxx019xxx bokförs räntan automatiskt Justering medfinansiering Projekt xxx Medfinansiering anslag Projekt xxx skall nollställas genom att debitera/kreditera konto 307x på projekt xxxxxxxxx och debitera/kreditera konto 307x på projekt xxx Debetsaldo 3090 = kreditsaldo 307x 6

7 Periodisering av intäkter Kontrollera befintliga periodiseringar 1631, 1632 Upplupna bidragsintäkter 2731, 2732 Oförbrukade bidrag Periodisering av intäkter Förutbetalda intäkter (debet RR / kredit BR) Projekt med större intäkter än kostnader 1. Bidragsfinansierade projekt: Kontrollera den automatiska periodiseringen 2. Avgiftsfinansierade projekt: Periodisera manuellt om kostnaderna inte uppstått ännu OBS! Hänvisa i verifikationstext till aktuell kundfaktura. Gärna en förklarande text. Periodisering av intäkter Upplupna intäkter (kredit RR / debet BR) Projekt med större kostnader än intäkter Både bidrags- och avgiftsfinansierade projekt: Finns ytterligare finansiering? Periodisera och hänvisa till avtalets KDB-nummer Saknas ytterligare finansiering? Resultatet kommer att bokföras K 8998/D 2091 DAGS ATT KOLLA INTPER! 7

8 Periodisering av intäkter Periodiseringskonton RR/BR skall matcha Stäm av med rapporten INTPER Period: ; Antal perioder: 6 Differenser skall redas ut och ev. åtgärdas Förklarade differenser kan finnas Skicka filer till AEU Lathund Filöverföring finns på MP Skicka filer för bokföring till AEU senast 8 juli kl En sista koll. AVSPRO INTPER FSKBID FORDBI SEMESTER! 8

9 Rapport FSKBID 600 Uppsala universitet oförbrukade bidrag LMH 0 ORGENHET: 999 Exempelinst RAPPID: FSKBID PROJEKT: *********- UTFALL TOM: 1304 Oförbrukade bidrag, förutbetalda försäljningsintäkter och övriga förutbetalda intäkter PROJEKT PREST KTO MOTPART FINANSIÄR SALDO XXX Avsdttning - disp ,87 XXX Schimmelpfennig ,12 XXX Ahlqvist , , ,03 XXX LB SIDA-Etiopien koord , , ,88 XXX BlueGenics-LB-EU ,71 XXX CW - Forskning ,60 XXX AB Formas tryffel ,90 XXX CA-Formas ,11 XXX UG Schimmelpfennig , , ,28 XXX AH-AK-/SSF/Rapid ,59 XXX AH/SSF/Peptidhdr mande ,27 XXX ML-Vinnova ,09 XXX AK-Vinnova , ,10 XXX AH-AT2-Agonister ,37 OBS, rapporten är teckenvänd Bokföring av resultat vid delårsbokslut Kombinationen 8998 / 2091 används endast vid delårsbokslut. Resultatet bokförs och vänds med datum 1/7 av AEU. Delårsresultatet kan avläsas per 30/ Kapitalförändring under året 2091 Kapitalförändring under året enl RR Bokföring av resultat under året och vid årsbokslut Kombinationen 8999 / 2090 används för avslut av projekt löpande under året och vid årsbokslut. Resultatet vid bokslut bokförs av AEU Årets kapitalförändring 2090 Årets kapitalförändring enl RR 9

10 Hantering av periodiseringar Vänd inte alla periodiseringar den 1 juli Periodiseringarna ska vändas då kostnad / intäkt uppstår Nytt sätt att periodisera kostnader införs i juni Senare samma sätt att periodisera intäkter också Perioder kommer att vara öppna framåt i tiden 12 månader Periodsaldoöverföring varje dygn Ekonomiadministration, del 5 Kontaktpersoner Birgitta Magnusson Org , Katarina Lievonen Org , Gunilla Knutson Org , Marianne Bergström Org , Daniel Johansson Org Anna Sjölander Org Kontakta oss för råd och stöd! 10