VÄLKOMNA till Korta redovisningsdagen! Fokus på extern redovisning Fokus på intäktskonton Många PP-bilder Avbryt och fråga!

Transkript

1 VÄLKOMNA till Korta redovisningsdagen! Fokus på extern redovisning Fokus på intäktskonton Många PP-bilder Avbryt och fråga! Bensträckare

2 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Lyckas vi ge svar på nedanstående frågor? Varför periodiserar vi kostnader och intäkter och hur ska vi periodisera? Vad är skillnaden mellan olika verksamhetsgrenar och verksamhetsgrupper? Vad är det för skillnad på motpart och finansiär, när används intern respektive externa motpart? Får vi kombinera konton och verksamheter, konton och motparter hur som helst? Vad är en transferering och hur bokför vi transfereringar och finansiering av transfereringar? Vad är skillnaden mellan internhandel och interna omföringar?

3 Periodiseringar EKONOMIENHETEN Periodisering är grundläggande bokföring Periodisering innebär att inkomster och utgifter bokförs på den period som de intjänats respektive förbrukats. Om en intäkt eller kostnad har bokförts i period 1 men avser period 2 ska den periodiseras. Detta innebär att resultaträkningens poster hamnar i rätt period, vilket ger ett rättvisande resultat. Periodiseringar är en del av Riksrevisionens granskning som alltid återkommer och vi behöver därför se till att vi har rätt i vår bokföring gällande detta.

4 Vid periodisering gäller följande: EKONOMIENHETEN Ska göras för poster över kronor för kostnader och över kronor för intäkter Balanskonton som används är 16*, 27* Resultatkonton som används slutar normalt på 9 Underlag ska bifogas verifikationen, digitalt Intäkter av anslag ska aldrig periodiseras!

5 EKONOMIENHETEN Periodisering av kostnader Förutbetald kostnad En faktura (kostnad) som bokförs i period 1 men som avser en händelse eller leverans i period 2 ska periodiseras som en förutbetald kostnad. Period 1 Debet konto (statlig motpart) (ej statlig motpart) Kredit periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Period 2 Verifikationen reverseras

6 Exempel på förutbetald kostnad EKONOMIENHETEN

7 Periodisering av kostnader EKONOMIENHETEN Vid förutbetald kostnad för hyror så gäller kontona nedan. Period 1 Debet konto (statlig motpart) (ej statlig motpart) Kredit periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Period 2 Verifikationen reverseras

8 Periodisering av kostnader EKONOMIENHETEN Upplupen kostnad Om vi får utfört ett arbete/händelse eller leverans i period 1 och fakturan (kostnaden) kommer först i period 2 har vi en upplupen kostnad i period 1 som ska periodiseras. Period 1 Debet periodiseringskonto 5xx9/5xxx9 Kredit 2717 (motpart Chalmers) Period (statlig motpart) 2719 (ej statlig motpart eller Chalmers) Verifikationen reverseras

9 Periodisering av intäkter EKONOMIENHETEN Förutbetald intäkt Om vi ställer ut en faktura period 1 eller får en inbetalning period 1 som avser en händelse, tjänst, arbete eller vara som utförs/ levereras i period 2 har vi en förutbetald intäkt som ska periodiseras. Här måste vi, förutom motpart, även skilja på om det är ett bidrag eller uppdrag/försäljning vid konteringen.

10 Periodisering av intäkter EKONOMIENHETEN Förutbetald intäkt - Uppdrag/försäljning Period 1 Debet 3xx9 periodiseringskonto uppdrag/försäljning Kredit (statlig motpart) (ej statlig motpart) Period 2 Verifikationen reverseras

11 Periodisering av intäkter EKONOMIENHETEN Förutbetald intäkt - Uppdrag/försäljning - för hyror Period 1 Debet 3xx9 periodiseringskonto hyror Kredit 2771 (statlig motpart) 2772 (ej statlig motpart) Period 2 Verifikationen reverseras

12 Periodisering av intäkter EKONOMIENHETEN Förutbetald intäkt Bidrag Period 1 Debet 3xx9 periodiseringskonto bidrag Kredit 27xxx (statlig motpart) 27xxx (ej statlig motpart) Period 2 Verifikationen reverseras

13 Periodisering av intäkter EKONOMIENHETEN Upplupen intäkt Vi har sålt en vara, utfört en tjänst eller annat arbete i period 1 men fakturerar eller får inbetalning av bidrag i period 2. Då får vi en upplupen intäkt som ska periodiseras. Även här måste vi, förutom motpart, skilja på om det är ett bidrag eller uppdrag/försäljning vid konteringen.

14 Periodisering av intäkter EKONOMIENHETEN Upplupen intäkt uppdrag/försäljning Period 1 Debet (statlig motpart) (ej statlig motpart) Kredit 3xx9 periodiseringskonto uppdrag/försäljning Period 2 Verifikationen reverseras

15 Periodisering av intäkter EKONOMIENHETEN Upplupen intäkt bidrag Period 1 Debet 16xxx (statlig motpart) 16xxx (ej statlig motpart) Kredit 3xx9 periodiseringskonto bidrag Period 2 Verifikationen reverseras

16 VERKSAMHETSGRENAR OCH VERKSAMHETSGRUPPER Vad är skillnaden mellan olika verksamhetsgrenar och verksamhetsgrupper?

17 BEGREPPET VERKSAMHET

18 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Begreppet verksamhet

19 Begreppet verksamhet Konto Ansvar Verksamhet Fritt fält Motpart Finansiär Personnr/ Anläggningsnr All verksamhet delas i redovisningshänseende in i kärnverksamhet och stödverksamhet. Utbildning Forskning Stödverksamhet Anslagsfinansierad Bidragsfinansierad Bidragsfinansierad 26 Uppdragsfinansierad Finansieras främst av OH 3 4 Exempel: Lokaler och IT Jivegård L N Gunnarssons Allt blått =projektledarkod, 4 i blått= fakultet, 2 sista siffrorna löpnummer

20 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Begreppet verksamhet Verksamhetsgrenar: 1- Utbildning, kärnverksamhet 2- Forskning, kärnverksamhet 3- Stödverksamhet 4- Lokal- och IT-kostnader Omföring får normalt inte ske mellan verksamhetsgrenarna 1 o 2

21 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Verksamhetsgren 1, grundutbildning och utbildning på avancerad nivå Verksamhetsgrupp 10 och 10* anslagsfinansierad grundutbildning och utbildning på avancerad nivå resultatavräknas alltid intäktskonton 3011*, 31*, 34* Verksamhetsgrupp 13* - anslagsfinansierad grundutbildning, projekt och dylikt - resultatavräknas alltid - intäktskonton 3011*, 31*, 34*

22 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Begreppet verksamhet Verksamhetsgrupp 14*-15* - bidragsfinansierad högskoleutbildning - slutdatum kan anges (pslut) - intäkter från kontogrupperna 34*, 35*, 36*, 37*

23 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Verksamhetsgrupp 16*-17* beställd utbildning (uppdragsutbildning för högskolor och andra myndigheter; studenter antagna enligt ordinarie antagningsregler av uppdragsgivaren) slutdatum kan anges intäktskonton 31*, 33*, 34*

24 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Verksamhetsgrupp 18*-19* Uppdragsutbildning (deltagare utsedda av uppdragsgivaren, ej antagna enligt ordinarie antagningsregler) Slutdatum kan anges Intäktskonton 31*, 33* (3321, uppdragsutbildning), 34*

25 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Verksamhetsgren 2, forskning och forskarutbildning Verksamhetsgrupp 20 och 20* Anslagsfinansierad forskning Resultatavräknas alltid Intäktskonto 3012*, 31*, 34*

26 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Begreppet verksamhet Verksamhetsgrupp 21 och 21* Anslagsfinansierad forskarutbildning Särredovisning av kostnader för utbildning på forskarnivå=doktorander och utbildningsbidrag Resultatavräknas alltid Intäktskonto 30*, 31*, 34*

27 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Begreppet verksamhet Verksamhetsgrupp 23* Anslagsfinansierad forskning och projekt Resultatavräknas alltid Intäktskonto 30*, 31*, 34*

28 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Verksamhetsgrupp 24*-25* bidragsfinansierad forskning Slutdatum kan anges Intäktskonto 35*, 36*, 37*

29 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Verksamhetsgrupp 26* Samverkan med VGR, särskilt avtal är upprättat mellan VGR och GU som innebär att inga OH-kostnader ska läggas på. Enbart motparter som avser VGR Slutdatum kan anges Intäktskonto 3614, bidrag från landsting,

30 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Begreppet verksamhet Verksamhetsgrupp 28*-29* Uppdragsforskning Slutdatum kan anges Intäktskonto 31*, 33*, (3342 uppdragsforskning), 34*, 38*

31 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Verksamhetsgren 3, stödverksamhet Verksamhetsgrupp 300*, utgift för universitetsgemensamma och fakultetsgemensamma kostnader och kreditering av kärnverksamhetens indirekta kostnader. Verksamhetsgrupp 309, nollställning av stödverksamheten mot kärnverksamheten Verksamhetsgrupp 310*, 320*, 330*, 340* 350*, 360*, funktionsindelade verksamheter Intäktskonto 31*, 34*, 35*, 36*, 37*, 38*

32 Begreppet verksamhet ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD

33 Sammanfattning: Begreppet verksamhet Verksamhetsgren 1, utbildning och utbildning på forskarnivå Indelas i 10*, 13*, 14*-15*, 16*-17*, 18*-19* Intäktskonton är beroende av vilka verksamheter som avses Verksamhetsgren 2, forskning och forskarutbildning Indelas i 20*, 21*, 23*, 24*-25*, 26*, 27*-28* Intäktskonton är beroende av vilka verksamheter som avses ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Omföringar får normalt inte göras mellan verksamhetsgren 1 och 2 Samfinansiering får inte ske av uppdrag, vs 16*-17*, 18*-19* och 28*-29*. Uppdrag ska vara självfinansierande.

34 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Begreppet verksamhet Uppgifter om verksamhet på ekonomiwebben finns här dovisningsmodell/funktionellindelning/ Sök på verksamhetsstruktur Rapporter i Agresso

35 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Motpart och finansiär Vad är det för skillnad på motpart och finansiär, när används intern respektive extern motpart?

36 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Motpart och finansiär Motpart Information om vem som är leverantör respektive kund Motpartskoden är identisk med finansiärskoden för en och samma leverantör/kund Motparten kan vara extern eller intern Intern motpart = ansvarsställenumret, alltid fyra siffror, Extern motpart börjar alltid på en bokstav, L= leverantör, K=kund OMF och LÖN räknas som externa motparter RRAVSL får aldrig användas (utom av ekonomienheten) Motpart måste vara antingen extern eller intern motpart i både debet och kredit i en omföring

37 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Motpart och finansiär Finansiär Vem som finansierar ett bidrag Istället för att ha särskilda konton för varje bidragsgivare Oftast samma som motparten

38 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Motpart och finansiär Vid omföring från 25995, kontrollera alltid att korrekt motpart angivits ifrån ekonomienheten Vid omföring p g a felaktigt konto eller verksamhete eller av någon annan orsak, ska alltid den ursprungliga motparten och finansiären användas, förutsatt att den är korrekt Vid intern handel = interna motparter Balanskonton = externa motparter (aldrig RRAVSL)

39 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Motpart och finansiär Skillnaden då?? Att skilja mellan Motpart och Finansiär är egentligen enbart aktuellt då bidrag inkomstbokförs Finansiären är alltid den som ursprungligen finansierar ett projekt Motparten är den som betalar ut bidraget till GU, dock inte en bank som bara förmedlar utbetalningen Motparten styr val av intäktskonto, påverkas inte av finansiären Viktigt att korrigera motpart/finansiär om vi upptäcker fel

40 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Konto verksamhet - motpart Får vi kombinera konton och verksamheter, konton och motparter hur som helst? Svar: NEJ!

41 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Kombination konto verksamhet - motpart Övriga konton: Konto Verksamhet Motpart 30*, intäkter av anslag 10*, 20*, 21* Anslag 31*, intäkter av avgifter samtliga verksamhetsgrupper (14*, 15*, 24*, 25*) Respektive K-motpart

42 Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp 33*, Intäkter av uppdragsverksamhet 3321*, uppdragsutbildning, verksamhetsgrupperna 16*, 17*, 18*, 19*, (3*) 3342, uppdragsforskning, verksamhetsgrupperna, 27*, 28*, (3*) Samtliga K-motparter kan förekomma inom denna kontogrupp ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD

43 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp trettifyran Utvalda konton Verksamhet Motpart 34070, intern medelsförd Samtliga Intern ( ) 34075, samfinansiering, 14*, 15*, 24*, 25* Intern ( ) , samfin, kostnadsmet 14*, 15*, 24*, 25* Intern ( )

44 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp 35*, Bidrag från statliga myndigheter och affärsverk Verksamhetsgrupperna 14*, 15*, 24*, 25*, 3* Motpart, K202100*, 3598, transferering, 3999 periodisering Motpart och finansiär kan vara olika Undantag: 3529 återbetalning, L-motpart

45 Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp 36*, Övrig offentlig sektor, (bidrag) Verksamhetsgrupperna 14*, 15*, 24*, 25*, 3* Motpart och finansiär kan vara olika ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Konto motpart 3611, statliga bolag , övr statlig sektor , landsting, K232100*, 3615, kommuner K212000* 3616, övrig kommunal sektor K222000* 3698, 3699, aktuell motpart Undantag: 3629 återbetalning, L-motpart

46 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Kombination konto verksamhet - motpart Kontogrupp 37*, Bidrag från övriga Verksamhetsgrupperna 14*, 15*, 24*, 25*, 3* Motpart från respektive givare Motpart och finansiär kan vara olika Kontona 3798, 37999, aktuell motpart Undantag: 3729, återbetalning, L-motpart Konto motpart 374*, EU KBE 37*, övriga K*

47 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Transfereringar Vad är en transferering och hur bokför vi transfereringar och finansiering av transfereringar?

48 TRANSFERERINGAR! VAD ÄR DET FÖR NÅGOT? Ur Wikipedia Ur blinfo.se (Björn Lundén information) Pension Barnbidrag

49 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Transfereringar

50 Transfereringar ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD

51 Transfereringar ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD

52 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Transfereringar Vad får transfereras? Får inte finnas något krav på motprestation Bidrag - om givaren lämnat sin tillåtelse Anslag - om det framgår av regleringsbrevet Aldrig uppdrag - Krav på motprestation finns, avser köp/försäljning av vara eller tjänst

53 Transfereringar Hur bokförs en transferering? Anta att GU fått motta ett bidrag: 352* kredit, t ex 3521, bidrag från statliga myndigheter och affärsdrivande verk 361* kredit, t ex 3611, bidrag från övrig offentlig sektor, (kommun, landsting) 371*,372*, 373*, 374*, 375*, 376* kredit t ex 3711, bidrag från övriga Samtliga motparter ska börja på K* ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Utbetalning sker till mottagare utan krav på motprestation - 78* debet, bidrag till internationella organisationer - 79* debet, bidrag till övriga, stipendier Samtliga motparter ska börja på L*, (undantag anslag)

54 Omföring från intäktskonto: Transfereringar Hur bokförs en transferering? 3598 debet, transferering motbokning statl finansiär, (ej anslag) 3698 debet, transferering motbokning övr offentlig sektor 3798 debet, transferering motbokning ej statliga fin ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Finansiering av utbetalningen måste ske, för att transfereringsavsnittet i kkl 7 ska bli 0. Samtliga motparter avser den ursprungliga motparten och ska börja på K* Finansieringen i kkl kredit, Anslag för finanisering av transferering 7351 kredit, Bidrag från myndighet för finansiering av transferering 74* kredit, Medel från kommun, näringsliv, övriga för finansiering av transf Samtliga motparter avser den ursprungliga motparten och ska börja på K*

55 Transfereringar Sammanfattning, (exempel) ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD K motp K motp K motp L motp

56 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Transfereringar Konton och motparter K202100* Statliga motparter K212000*=kommuner, K232100*=landsting, statliga bolag K* övriga motparter ANSLAG K202100* Statliga motparter 74* - K212000*=kommuner, K232100*=landsting, statliga bolag 78* - L-motpart 79* - L-motpart

57 Transfereringar ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD

58 Internfakturering eller omföring EKONOMIENHETEN När ska internfakturering respektive omföring användas? Internfakturering Internfakturering används vid intern försäljning/köp av varor och tjänster mellan institutioner/enheter. Säljare ställer ut internfakturan och konterar på relevant konto i kontoklass 3. Fakturan ska inkludera OH När köparen får internfakturan ska den konteras på relevant konto i kontoklass 5. OH ingår i kostnaden OBS! Det ska alltid vara intern motpart på internfakturor = ansvarsnummer. Aldrig några bokstäver eller LÖN. Bokföringen sker först när belastningsattesteringen av fakturan är klar.

59 Internfakturering eller omföring EKONOMIENHETEN Omföring Omföring görs främst för att rätta en tidigare bokförd transaktion. Använd antingen funktionen omkontering eller omföring i huvudboken. Den första raden, den som ska rättas, måste ha exakt samma kontering som den felaktiga transaktionen men med omvänt tecken på beloppet. I texten på den första raden ska det framgå vilket verifikationsnummer som rättas och varför det rättas. Den andra raden ska ha den riktiga konteringen och ursprungliga texten eller eventuellt ny justerad text. Lämna aldrig textfältet tomt!

60 Internfakturering eller omföring EKONOMIENHETEN Bifoga ett underlag till dokumentarkivet i AGRESSO som förklarar varför omföringen är gjord En omföring kan göras av er om ni har behörighet till alla ansvar som finns i konteringraderna. Berör omföringen andra ansvar där ni saknar behörighet måste en blankett, Bokföringsunderlag för omföringar, fyllas i och skickas till ekonomienheten eller via 4040@gu.se. Blanketten måste vara undertecknad av prefekt eller motsvarande på båda ansvaren.

61 Internfakturering eller omföring EKONOMIENHETEN I exemplet nedan har det bokförts på fel ansvar I omföringen har vi en rad med exakt lika kontering förutom omvänt tecken. Texten visar vilken verifikation som omföringen gäller och varför. På den korrekta konteringsraden så står ursprungstexten.

62 ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD Lyckades vi ge svar på några frågor? TACK FÖR OSS!