Ekonomihandboken. Anvisning för redovisning av utlägg, kostnadsreducering, vidarefakturering av kostnader och krav på bokföringsunderlag

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ekonomihandboken. Anvisning för redovisning av utlägg, kostnadsreducering, vidarefakturering av kostnader och krav på bokföringsunderlag"

Ingrid Britta Eriksson
för 9 år sedan
Visningar:

1 Ekonomihandboken Anvisning för redovisning av utlägg, kostnadsreducering, vidarefakturering av kostnader och krav på bokföringsunderlag Författare: Ekonomiavdelningen, Joakim Karlsson Datum:

kostnader och krav på bokföringsunderlag

2 1. Generella krav på verifikation/fakturor/underlag till redovisningen Enligt ESV:s föreskrifter, ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet, kapitel 4, redovisning, skall en verifikation innefatta uppgifter om: - När den sammanställts - När den ekonomiska händelsen inträffat - Vad denna avser - Vilket belopp det gäller - Vilken motpart det berör I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. I verifikationen skall det ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt sådana övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas Momslagen ställer upp ett antal formkrav för en verifikation som måste vara uppfyllda för att rätt till avdrag eller återbetalning av den ingående momsen ska föreligga. Verifikationen ska innehålla uppgifter om: Datum för utfärdandet (fakturadatum) Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier Säljarens momsregistreringsnummer Köparens momsregistreringsnummer (samt köparens VAT-nummer vid EGhandel) Köparens och säljarens namn och adress. OBS Det är viktigt att rätt namn anges för att avdrag av moms ska vara tillåtet. Vad transaktionen avser, dvs varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art Datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts Enhetspriset för varan/tjänsten exkl moms samt eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset Beskattningsunderlaget för varje skattesats 2 (5)

verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga.

3 Tillämpad skattesats Den moms som ska betalas Verifikation (faktura eller motsvarande) ska utfärdas vid varje omsättning. Om fakturan understiger 2000 kr kan man utfärda en förenklad faktura. Av förenklad faktura ska framgå: Datum för utfärdandet (fakturadatum) Identifiering av säljaren Identifiering av vilken typ av varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen Utredningsskyldigheten beträffande säljarens skattskyldighet och varan/tjänstens momspliktighet behöver inte sträcka sig längre än en kontroll av att ovanstående uppgifter finns angivna på fakturan. I de fall där säljaren antingen glömt att debitera eller glömt att specificera momsen ska kontakt tas med säljaren så att misstaget kan korrigeras och ny faktura skickas. Det är inte tillåtet att själv beräkna momsen på fakturor där sådan uppgift saknas. Tidigare kunde momsen lyftas utan att momsen fanns specificerad, om fakturabeloppet understeg 200 kr. Numera finns det inget stöd för ett sådant förfarande utan säljaren måste alltid kontaktas. 2. Redovisning av utlägg för Linnèuniversitetets räkning av anställda Det vanliga är att utlägg ersätts genom lönesystemet Primula och att underlaget till kostnaden (kvittot, biljett, etc) bifogas redovisningen. För att den anställde ska ha rätt till ersättning och Linnèuniversitet rätt till momsavdrag skall originalunderlag/kvitto, som uppfyller ESV:s och momslagens krav, bifogas reseräkningen. I undantagsfall får utbetalning av utlägg göras efter godkännande av chefen när godkänt underlag saknas, tex om kvitto förkommit. I dessa fall skall särskilt godkännande av chefen bifogas utlägget med en förklaring om varför detta ej 3 (5)

som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen Utredningsskyldigheten beträffande säljarens skattskyldighet och varan/tjänstens momspliktighet behöver inte sträcka sig längre

4 finns och en bedömning av rimligheten av utläggets riktighet. Observera att momsavdrag inte får göras då tillfredsställande underlag saknas 3. Redovisning kostnadsreduktion i stället för en intäkt Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Kostnadsreducering bör undvikas eftersom det strider mot huvudregeln och kan orsaka problem tex. kopplat till momsredovisningen, motpartsavstämning etc. Kostnadsreduktion bör bara komma ifråga för utgifter som av praktiska skäl hanteras i anslutning till den egna verksamheten, men som inte kan anses tillhöra denna. Om en intäkt är att betrakta som ersättning för utlägg som myndigheten tidigare under året gjort för annans räkning, bokförs ersättningen som en kostnadsreduktion och inte som en intäkt. Exempel på när kostnadsreducering kan bli aktuellt är: - Återbetalning av betald faktura eller kreditfaktura - Vid rena utlägg tex. faktura för mobiltelefonräkning är bokförd som kostnad i sin helhet, men där den anställde ska ersätta universitetet för privata samtal. Universitetet har av praktiska skäl bokfört kostnaden i sin helhet och reducerar därför dessa för den anställdes del. Motsvarande tillämpning för alla andra typer av utlägg för den anställdes räkning Observera att ingående moms för den privata kostnaden inte får bokföras som ingående moms. Detta innebär att man måste korrigera ingående momskonto för den felaktigt avdragna ingående momsen. Kostnadsreduceringar krediteras alltid det kostnadskonto i resultaträkningen vilket ursprungligen belastades om inte kostnaden skall vidarefaktureras, se avsnitt 4, då det i stället bokförs på ett intäktskonto för vidarefakturerade kostnader. 4 (5)

om årsredovisning och budgetunderlag. Kostnadsreducering bör undvikas eftersom det strider mot huvudregeln och kan orsaka problem tex. kopplat till momsredovisningen, motpartsavstämning etc.

5 4. Vidarefakturering av kostnader Under vissa förutsättningar kan det bli aktuellt att bokföra intäkter på intäktskonto för vidarefakturerade kostnader (kontoklass 346*). Generellt gäller att kostnader som inte förädlas på något sätt, där det rör sig om kostnader/utlägg som ska fördelas mellan myndigheter/företag och Universitetet, där Universitetet är betalningsansvariga för fakturan men motparten likväl hade kunnat stå som betalningsansvarig, bokförs på konto för vidarefakturerade kostnader. Det kan exempelvis vara kostnader för resa där Universitetet är betalningsansvarig gentemot reseföretaget, där kostnaderna samtidigt avser deltagare från annan myndighet/företag och därför skall vidarefaktureras. Detta innebär att Universitetet bokför hela fakturabeloppet med kostnaden på kostnadskonto och avdrag för ingående moms. Balanskonto ska inte användas för bokföringen. Fakturering sker med uppdelning på intäktskonto och utgående moms utifrån vad det är för typ av vara eller tjänst. Följande intäktskonton används för vidarefakturering av varor och tjänster: Konto Benämning 3461 Fakturerade kostnader, momsfritt 3462 Fakturerade kostnader, momspliktigt 25% 3463 Fakturerade kostnader, momspliktigt 12% 3464 Fakturerade kostnader, momspliktigt 6% 3465 Fakturerade tjänster, köparen momspliktig i annat EU-land 3466 Fakturerade tjänster, köparen momspliktig i annat land (ej EU) 5 (5)

betalningsansvariga för fakturan men motparten likväl hade kunnat stå som betalningsansvarig, bokförs på konto för vidarefakturerade kostnader.

Relevanta dokument

Fakturering och internationell handel

Fakturering och internationell handel Översikt över direktiv, medlemsstaternas lagstiftning, avvikelser etc 11 november 2004 Mats Holmlund Innehåll! Vad reglerar faktureringsdirektivet och korresponderande