Kontanthantering och moms

Transkript

1 Kontanthantering och moms Kramfors kommun Erik Palmgren, Revisionskonsult Lisbet Östberg, Revisionskonsult Revisorerna i Kramfors kommun har den 18/ antagit denna rapport som sin egen. Rapporten har distribuerats till Kommunstyrelsen samt till kommunfullmäktiges presidium för kännedom.

2 Hans Stark Uppdragsledare Erik Palmgren Projektledare

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Avgränsning Metod Kontanthantering och redovisning av intäkter Kommunstyrelsens riktlinjer för kontanthantering Kontanthantering Turistbyrån Redovisning av intäkter Turistbyrån Revisionell bedömning Verifikationsgranskning och momsredovisning Regelverk Resultat verifikationsgranskning Momsredovisning Revisionell bedömning... 8

4 1 Sammanfattning Revisorerna i Kramfors kommun har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska kontanthanteringen samt hur den interna kontrollen i detta avseende fungerar. Granskningen inriktar sig speciellt mot Turistbyråns kontanthantering. I granskningen ingår även en översiktlig kontroll av kommunens momshantering och redovisning samt en stickprovskontroll av ca 100 fakturor och en inventering av kommunens reglerverk kring kontant- och momshantering. Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen är att kontanthanteringen och redovisning av försäljningsintäkter är i huvudsak tillfredställande inom Turistbyrån. I genomförd stickprovskontroll av momshanteringen har vissa brister framkommit. Vi lämnar i rapporten förslag till förbättringsåtgärder. Vår sammanfattande bedömning visar följande: Kontanthantering Turistbyrån Vi bedömer att rutinerna för växelkassa och redovisning av intäkter, i allt väsentligt, fungerar tillfredsställande. Vi föreslår dock följande förslag till förbättringar: Upprätta en dokumenterad beskrivning för innebörden att vara kassaansvarig på Turistbyrån. Vid ändrat betalningssätt skall makulering och rättning ske vid betalningstillfället och inte i efterhand på bokföringsorder. Använda möjligheten att lägga upp fler artikelmoduler i kassaregister för att kunna underlätta avstämning av inköp och försäljning av olika varukategorier. Verifikationsgranskning och momsredovisning När det gäller momsredovisningen har vi utifrån 100 granskade verifikat inom kostnadsslagen: bostadsanpassning, leasing och intern och extern representation kunnat konstatera att brister finns i hur momsavdrag hanteras. Vi rekommenderar därför att centrala anvisningar tas fram för hantering av leverantörsfakturor inom Kramfors kommun med bl a uppgifter om: Regler för momsavdrag vid leasing av personbilar och representation. Vid extern och intern representation skall verifikationen innehålla uppgifter om syfte/ändamål samt deltagare vid representationstillfället. 1

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund En av de grundläggande revisionella aspekterna är bl a att bedöma hur rutiner för hantering av kontanter samt hur den interna kontrollen i detta avseende fungerar. Över åren har granskningen inriktats mot olika verksamheter och de senaste årens granskningar har varit Biblioteken i Kramfors och Bollstabruk (2005), Kvarnbackens restaurang (2007) och Verkstan inom vård och omsorgsförvaltningen (2008). 2.2 Revisionsfråga Följande revisionsfråga har varit aktuell: Är den interna kontrollen för handkassor och moms tillfredställande? 2.3 Avgränsning Granskningen avgränsas till följande kontrollfrågor: - Hur fungerar den interna kontrollen vad gäller redovisning av intäkter? - Hur fungerar den interna kontrollen vad gäller verifikationers innehåll och behandling? Uppdraget ingår i 2009 års revisionsplan. 2.4 Metod Granskningen bygger på en genomgång kommunens riktlinjer kring kontanthantering och moms samt intervjuer med berörda tjänstemän. En djupare verifikationsgranskning av fyra olika kostnadsslag har utförts. 2

6 3 Kontanthantering och redovisning av intäkter 3.1 Kommunstyrelsens riktlinjer för kontanthantering Av kommunstyrelsens riktlinjer ( ) för kontanthantering framgår följande: - Nya kontantkassor får bara inrättas efter beslut i nämnd eller efter delegationsbeslut inom nämnden - Nämnderna ska årligen besluta om vilka handkassor som ska finnas i organisationen samt vilka som ska ansvara för dessa - Nämnderna ska tillse att handkassor inventeras löpande av annan person än den som ansvarar för kassan - Nämnderna ansvarar för att det för alla handkassor upprättas inventeringsintyg i början av januari varje år där kassabehållningen per den 31 december framgår - Varje kassas funktion renodlas så att den enbart används för inbetalningar till kommunen eller utbetalningar från kommunen - Varje kassas funktion, inbetalningar eller utbetalningar, framgår av nämndens beslut - För inbetalningskassor ska växelkassa, hur ofta och var kassabehållningen ska bankas, samt hur intäktsredovisning och avstämning görs framgå av nämndens beslut (de datum som redovisningen avser ska framgå både på insättningskvittot och på blanketten för intäktsredovisning) - För utbetalningskassor ska storleken på kassan framgå, samt om redovisning ska göras för varje inköp eller sammantaget för en viss tidsperiod av nämndens beslut Redovisning av inbetalningar och utbetalningar ska enligt gällande lagstiftning ske senast påföljande dag. Gör nämnden avsteg från detta krav ska avsteget motiveras. 3.2 Kontanthantering Turistbyrån Turistbyrån ligger organisatoriskt under kommunstyrelsen och erbjuder bl.a. broschyrer från hela Sverige, tips på sevärdheter, besöksmål, aktiviteter och evenemang i området. Turistbyrån har även försäljning av biljetter, souvenirer, lokala hantverk, presenter, böcker, kartor m.m. Turistbyrån har ca besökare/år. Turistbyrån har två heltidsanställda, en föreståndare och en informatör. Under sommartid utökas organisationen med timanställda då verksamhet utökar sina öppettider med helgöppet. Sommartid bedrivs även verksamhet i Nordingrå och på Hornöberget. Souvenirförsäljning förekommer i liten skala under sommaröppethållande i Nordingrå. På Hornöberget finns ingen försäljning. 3

7 Turistbyrån har inga egna dokumenterade riktlinjer för kontanthantering utan följer kommunstyrelsens riktlinjer för kontanthantering. Ansvariga för turistbyråns kassaapparat, kontanthantering, redovisning och avstämning samt växelkassan är föreståndare och informatör. Detta ansvar utökas under sommartid med att det även finns kontantförsäljning på turistinformationen i Nordingrå. Turistbyrån använder sig av Actor biljett & entrésystem, som är ett system med huvudsaklig anpassning till biljettförsäljning men som även går att lägga till moduler för anpassning till annan försäljning vilket är gjort i viss mån. Tillgång till turistbyråns kassahantering erhålls vid personlig inloggning. Varje personal som har tillgång till kassan har egen inloggning. Manual och telefonsupport för systemet finns att tillgå. Varje dag gör någon av Turistbyråns två ansvariga en kassaavstämning och räknar igenom försäljningskontanter och växelkassa och en avstämningsrapport skrivs ut. Någon separat handkassa finns inte inom turistbyrån. Bokföringsorder med uppgift om kontant, kontokort, moms, serviceavgift, biljetter, försäljning och öresutjämning tas ut ur bokningssystemet för vidarbefordran till ekonomikontoret för bokföring. Biljettförsäljningen kompletteras med uppgift om vilket evenemang biljetter sålts till och på vilket balanskonto bokföring ska ske. Finns kontokortsförsäljning görs dagsavslut på kortläsaren och bifogas bokföringsordern. Vid kontant betalning som efter utslag av kvitto ändrats till kortbetalning görs ingen makulering och ändring av köpet. Bokföringsordern rättas manuellt i efterhand. Bankning av kontanter görs på oregelbundna tider av någon av de två ansvariga när de själva anser det vara nödvändigt. Hur ofta bakning sker beror av försäljningsvolym. Vid bankning skickas en kopia av insättningskvittot till ekonomikontoret. Eftersom kontanterna är stöldbegärliga skall de förvaras på ett ur säkerhetssynpunkt betryggande sätt. Turistbyråns växelkassa samt kontanter från försäljningen (innan bankning) förvaras inlåst i lokalerna under dagtid och under kvällar och helger förvaras kassan inlåst på annat håll där endast turistbyråns två ansvariga har tillträde. Det förekommer även att Turistbyrån säljer biljetter via fakturering till ett företag. Detta avser då ett paketevenemang som är anordnat av företaget där evenemanget förutom biljetter också kan bestå av mat och resa. 3.3 Redovisning av intäkter Turistbyrån Ansvariga för redovisning av turistbyråns försäljningsintäkter är föreståndare och informatör. Total försäljning 2008 var ca 1,9 mnkr varav biljettförsäljningen inklusive moms uppgick till ca 1,5 mnkr. Per sista oktober 2009 var turistbyråns totala försäljningsintäkt ca 1,2 mnkr och biljettförsäljningen ca 1,1 mnkr. 4

8 Turistbyråns totala omsättning utgörs i huvudsak av biljettförsäljning. Biljetterna säljs på uppdrag av olika arrangörer mot en serviceavgift uppgick erhållna serviceavgifter till 135,2 tkr och t o m september 2009 till 58,5 tkr. Momsredovisning för biljettförsäljningen utförs av arrangören. Redovisning av sålda biljetter tas fram från bokningsregistret Omsättning biljetter per evenemang där det framkommer antal biljetter och summan av den totala försäljningen. Avstämning görs mot den summa som tidigare bokförts på respektive balanskonto för evenemanget. Övriga varor som Turistbyrån tillhandahåller till försäljning inventeras en gång per år i samband med bokslut. För närvarande är kassaregistret uppdelat i ett mindre antal varukategorier och flertalet av produkterna registreras under benämningen övrigt. Detta försvårar avstämning mellan inköp och försäljning och det går inte att bedöma om det förekommer något svinn på dessa varor. Återrapportering från ekonomikontoret sker bara vid något enstaka tillfälle per år. I samband med rapportering har det i enstaka fall funnits differenser. Dessa differenser har uppstått i huvudsak p g a att fel konto angetts eller av felregistrering i samband med bokföring. 3.4 Revisionell bedömning Vår bedömning är att försäljning och redovisning fungerar tillfredställande. Även rutinerna kring hanteringen av kontanta medel fungerar bra. Vi föreslår dock följande ändringar för att den interna kontrollen ska bli säkrare. Det bör upprättas en dokumenterad beskrivning för innebörden att vara kassaansvarig på Turistbyrån, liknande Instruktion och handledning för kassapersonal som finns vid andra enheter inom ex vis Tekniska kontoret. Vid ändrat betalningssätt skall makulering och rättning ske vid betalningstillfället i kassassystemet och inte i efterhand på bokföringsorder. Det finns godtagbar kontroll på försäljningen av vissa varuartiklar men det skulle vara önskvärt att förbättra rutinerna vid inventering av hela varulagret. Idag går det inte att få någon uppfattning om det eventuellt förekommer något svinn. Det finns möjlighet att lägga upp fler artikelmoduler i kassaregistret för att underlätta avstämning vilket också har diskuterats hos Turistbyråns personal. 4 Verifikationsgranskning och momsredovisning 4.1 Regelverk Kommunala redovisningslagen (KRL) 5

9 Enligt KRL 2 kap. 4 ska det för varje ekonomisk händelse finnas en verifikation. Verifikationen ska innehålla uppgift om när den har upprättats, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör och, i förekommande fall, vilka handlingar som låg till grund för händelsen och var dessa förvaras. Enligt KRL 2 kap. 5 ska det i en verifikation ingå ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken samt övriga uppgifter som är nödvändiga för att sambandet mellan verifikationen och den bokförda ekonomiska händelsen utan svårighet ska funna fastställas. Skattemyndigheten För att en kommun ska ha rätt att dra av för moms på sina inköp till verksamheten ska avdragsrätten styrkas med en faktura. Följande uppgifter ska framgå av fakturan; Datum för utfärdandet Ett unikt löpnummer för varje faktura Säljarens registreringsnummer till moms Säljarens och köparens namn och adress Varornas mängd och art Beskattningsunderlaget för varje skattesats (enhetspris exkl. moms) Tillämpad skattesats Den moms som ska betalas 4.2 Resultat verifikationsgranskning Utifrån KRL och skattemyndighetens krav har vi granskat 100 verifikat inom kostnadsslagen: bostadsanpassning, leasing och intern och extern representation Tabellen nedan framgår vilka kontroller vi har gjort för respektive kostnadsslag. Kostnadsslag Syfte Deltagare Momsavdrag Bostadsanpassning * x Leasing ** x Extern representation x x x *** Intern x x x representation *** * Inget momsavdrag medges för bostadsanpassningsåtgärder ** Momsavdrag medges endast med 50 % på leasingkostnaden av personbil *** Momsavdrag max 22,50 per person Resultat Bostadsanpassning 6

10 Kostnader för bostadsanpassningsåtgärder är åtgärder som utförs i enskilda personers privatbostäder. Av den anledningen omfattas kostnaderna av avdragsförbud för ingående moms för stadigvarande bostad. Av granskade fakturor finns det en faktura där hela momsen är avdragen. 7

11 Leasing I de fall kommunen leasar en personbil, medges endast avdrag med 50 % av den ingående momsen på leasingkostnaden. Merparten av de granskade fakturorna som avser korttidsleasing har för högt momsavdrag. I några fall saknas syftet vid korttidsleasing. Vid långtidsleasing används i övervägande fall samma företag och här görs rätt momsavdrag. Intern & extern representation För representationsutgifter för lunch, middag mm får avdraget inte överstiga 90 kronor per person och måltid med tillägg för moms. Momsavdraget för en representationsmåltid uppgår då till max 22:50 kr/person (90 kr *25%). På representationsfakturorna ska det även framgå vem som deltagit samt syfte med representationen. När det gäller momshanteringen är det inte i alla lägen möjligt att avgöra om hanteringen är korrekt, eftersom det inte alltid framgår hur många som har deltagit. I de fall det har gått att bedöma förekommer det att momsavdraget är för högt. Vidare brister det i informationen kring vilka som deltagit samt syftet med representationen. 4.3 Momsredovisning När det handlar om hantering av inkommande fakturor till kommunen så skickas dessa till respektive beställande enhet. Inskanning av fakturor sker på ca 10 ställen inom kommunen och momsavdraget sker i samband med inskanning och ankomstregistrering. Detta innebär att varje enhet ansvarar för att fakturor inskannas i systemet och att momsavdragen då blir rätt hanterade. Det har vid granskningen inte framkommit att det finns några centrala regler eller riktlinjer för hur momsen ska hanteras för exempelvis leasing och representation. Däremot kan det förekomma mindre checklistor/lathundar ute på enheterna. 4.4 Revisionell bedömning Vi bedömer att det finns brister vid inskanning av fakturor som snarast borde åtgärdas. I samband med registrering av inkommande fakturor registreras även momsavdraget. Anvisningar bör tas fram för att säkerställa rätt behandling av inkommande fakturor samt att rätt momsavdrag görs på samtliga inskanningsplatser inom Kramfors kommun. Anvisningarna bör bl a innehålla uppgift om: Regler för momsavdrag vid leasing av personbilar och representation. Vid extern och intern representation skall verifikationen innehålla uppgifter om syfte med och medverkande vid representationstillfället. 8