Kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter

Transkript

1 Tjänsteskrivelse FHN Folkhälsonämnden Kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter Sammanfattning Deloitte har på uppdrag av kommunrevisorerna granskat kommunens kontanthantering med syfte att kartlägga omfattningen av kontanthanteringen inom Karlskoga kommun samt att undersöka på vilket sätt den interna kontrollen har uppfyllts i rutinerna. En omfattande kontanthantering innebär en ökad risk för ekonomisk skada för kommunen. Det finns alltid en risk för oegentligheter vid kontanthantering och det är därför extra viktigt med noggrant utformade rutiner och interna kontroller vid denna hantering. Kontrollerna bör vara organiserade så att tillfälle för stöld och förskingring minimeras samt att indikationer för förekomsten av oegentligheter upptäcks i ett så tidigt skede som möjligt. Efter genomförd granskning av rutiner och tillvägagångssätt både centralt på redovisningsenheten och stickprovsvis ute bland de olika kassaenheterna konstaterades att den stora bristen är avsaknaden av styrdokument och rutinbeskrivningar avseende kassahanteringen inom kommunen. Kontanthantering är som angavs ovan ett område som är förknippat med risker och en god intern kontroll är därför extra viktig på detta område. God internkontroll bygger dock på att det finns fastställda rutiner och regler att följa upp. Efter genomförd granskning rekommenderar revisorerna att Karlskoga kommun; - Upprättar kommunövergripande styrdokument och rutinbeskrivningar rörande kontanthantering. - Se över behovet av utbildning av kassaansvariga. - Överväga om samtliga hand-och kontantkassor inom kommunen är nödvändiga. - Förbättra den interna kontrollen av kontanthantering. - Säkerställa att godkända kassaregister används och se över möjligheten får att använda samma kassasystem vid alla större kassaenheter inom kommunen. g:\nämnden\nämndadministration\pdf till hemsidan\ \ärende 02. kontanthantering i folkhälsonämndens verksamheter\tjänsteskrivelse intern fhf.doc

2 2 (2) Folkhälsoförvaltningen har arbetat fram en rutin för kontanthantering inom nämndens verksamheter för att säkerställa hanteringen av kontanta medel. Beslutsunderlag Folkhälsoförvaltningens tjänsteskrivelse den 17 april Rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter. Folkhälsoförvaltningens förslag till beslut Folkhälsoförvaltningen föreslår Folkhälsonämnden att godkänna rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter. Ekonom Expedieras till Verksamhetschefer Kontaktekonom

3 Rutin för kontanthantering inom Folkhälsonämndens verksamheter Kostverksamheter med tillgång till kassaapparat Kost Äldreomsorg Vid servicehusen förekommer kontanthantering i samband med köp i restaurangen(inga lunchkuponger finns framtagna). Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Räkna kassan och banka Vid Nickkällan och Solbringens restaurang räknar personalen samman dagskassorna för varje vecka och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar ([email protected]) en kopia på kassarapporten till. Bergmästarens personal räknar samman dagskassorna varannan vecka och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar ([email protected]) en kopia på kassarapporten till varannan vecka. Caféverksamhet Kostverksamheten har ett café i kommunhusen (Ledningskontoret samt Skranta) i Karlskoga. Alla köp registreras i en kassaapparat och kassan räknas ut dagligen. Räkna kassan och banka Cafépersonalen räknar samman dagskassorna efter månadens slut och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen alternativt verksamhetschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar ([email protected]) en kopia på kassarapporten till efter månadens slut. g:\nämnden\nämndadministration\pdf till hemsidan\ \ärende 02. kontanthantering i folkhälsonämndens verksamheter\rutin för kontanthantering fhn.doc POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering [email protected] BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Skrantahöjdsvägen MALMÖ

4 2 (5) Verksamheter utan tillgång till kassaapparat I övriga verksamheter inom förvaltningen där det inte finns tillgång till kassaapparat för registrering av köp: - Förskolekök - Skolkök - Torpdalen och Letälvsgården Köp av skollunch Lunchkuponger finns att köpa hos Folkhälsoförvaltningens ledningskontor och kostnaden dras direkt på den anställdes lön. Det går även att äta i skolrestaurangen utan att ha kupong och då sker kontant betalning. Dessa pengar tas om hand och förvaras av kökschefen. Kökschefen räknar samman kassan och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar ([email protected]) en kopia på kassarapporten till när summan uppnår kronor. Personal som köper frukost/lunch/kaffe/mellanmål etc. Kökspersonal som köper frukost/lunch/kaffe/mellanmål skriver upp sig på listor som finns i varje kök. Betalning sker direkt eller så sammanställs listan varje månad och då ska betalning ske. När övrig personal gör måltidsköp eller annat köp av köken ska direkt betalning ske. Kökschefen räknar samman kassan och fyller i insättningskvittot till Loomis samt kassarapport. Kökschefen attesterar och faxar (613 95) eller mailar ([email protected]) en kopia på kassarapporten till när summan uppnår 6000 kronor. Attestreglemente I kommunens attestreglemente (KS ) regleras ansvar och rutiner för den interna kontrollen av ekonomiska transaktioner. Nämnden ges ett helhetsansvar för den interna kontrollen inom sin förvaltning. Vidare ska nämnd, inom sitt ansvarsområde, utse attestanter och samt ersättare till dessa. Attest är den namnteckning, eller vid elektronisk attest unik användaridentitet plus lösenord, med vilken av nämnd därtill utsedd person, bekräftar att ekonomisk transaktion är sakligt motiverad och att erforderligt kontrollmoment utförts.

5 3 (5) Handkassor i verksamheterna Se särskild anvisning från redovisningsenheten i bilaga 1. Ekonom Folkhälsoförvaltningen

6 Tjänsteskrivelse Per Nordin, Ekonomiavdelningen Bilaga 1 Till utställare och innehavare av handkassor Anvisning för handkassor Handkassans syfte Handkassans syfte ska vara att täcka kostnader för mindre inköp där rekvisitioner eller beställningar fungerar mindre bra. Beslut om handkassa Beslut om att en handkassa ska öppnas fattas av den som är ansvarig för den verksamhet som ska belastas med de kostnader som handkassan ska täcka. Den som är ansvarig för verksamheten kallas här utställare. Ansvarig för handkassan Den som har kvitterat ut en handkassa är personligt ansvarig för handkassan. Den som kvitterat ut handkassan kallas här innehavare. Handkassan betalas ut till innehavaren via utbetalningsavi eller insättning på konto. Handkassans storlek Utställaren beslutar om handkassans storlek. Rutin vid öppnande av handkassa Utställaren av handkassan fyller i blanketten Beslut om ny handkassa. Blanketten ligger på Kikaren med sökväg Kikaren/ekonomi/råd, anvisningar och blanketter. På blanketten framgår vem som ska vara ansvarig för handkassan, beloppets storlek samt vilken förvaltning och enhet som avses. Blanketten undertecknas av utställaren samt innehavaren. Blanketten skickas till redovisningsenheten. Löpande redovisning av inköp Då handkassan förbrukats helt eller delvis upprättar innehavaren en utanordning. Till utanordningen bifogas kvitton som visar vad som köpts, syftet med inköpet, datum, till vem betalning skett, belopp samt momsbelopp. Säljaren registreringsnummer till moms ska framgå av kvittot.

7 Tjänsteskrivelse Per Nordin, Ekonomiavdelningen Bilaga 1 Utanordningen ska konteras, attesteras och i övrigt kontrolleras enligt gällande attestreglemente. Redovisning vid årsskifte Senast i samband med årsskifte har innehavaren ansvaret för att kvitton redovisas, så att kostnaden blir redovisad på rätt år. Om kvitton redovisas för sent har ekonomiavdelningen rätt att inte medge utbetalning för dessa kvitton. Ekonomiavdelningen skickar inför varje årsskifte ut en tidsplan när kostnader senast ska redovisas. Återbetalning av handkassa Om en verksamhet upphör ska handkassan som är knuten till verksamheten slutredovisas och återbetalas av innehavaren. Om innehavaren slutar sin tjänst eller har tjänstledigt ska handkassan slutredovisas och återbetalas. Beslut får sedan eventuellt fattas om att öppna en ny handkassa till efterträdaren på tjänsten. Återbetalning ska även ske om förvaltningsledningen eller ekonomichefen begär det. Blanketten för avslut av handkassa, Avslut av handkassa, ligger på Kikaren med sökväg Kikaren/ekonomi/råd, anvisningar och blanketter. Inventering av handkassa Inventering av handkassor ska ske en gång per år. Inventeringen utförs av ekonomiavdelningen. Förteckning över handkassor Ekonomiavdelningen för en förteckning över öppna handkassor. Tidigare rutiner om handkassor Denna anvisning ersätter de olika rutiner kring handkassor som respektive förvaltning tidigare haft. Per Nordin Redovisningschef