Revisionsrapport. Granskning av kontanthantering Ängelholms kommun. Mars 2009 Sven E. Rosén Karin Andersson

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kontanthantering Ängelholms kommun Mars 2009 Sven E. Rosén Karin Andersson

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte, genomförande och avgränsning Revisionsmetod Granskningens resultat Externa regelverk Interna regelverk Iakttagelser Bedömning Kontrollmål: kassaansvarig person finns utsedd Iakttagelser Bedömning Kontrollmål: dokumenterade rutiner för kassaavstämningar finns och redovisning av försäljningsresultat sker dagligen på kassarapport Iakttagelser Bedömning Kontrollmål: av kassarapport framgår; datum, saldo, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitto samt vem som upprättat rapporten Iakttagelser Bedömning Kontrollmål: försäljningsbelopp redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål Iakttagelser Bedömning Kontrollmål: utgående moms redovisas på ett korrekt sätt Iakttagelser Bedömning Kontrollmål: kontanter hanteras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst Iakttagelser Bedömning... 7

3 1. Sammanfattning För kommunal verksamhet är det nödvändigt att ha goda rutiner för intern kontroll. Beträffande kontanthanteringen är det särskilt viktigt av två skäl; dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo dels att inte personalen utsätts för onödig riskexponering. Vår granskning har genomförts huvudsakligen genom, intervjuer med ansvarig personal vid respektive verksamhet och personal vid ekonomikontoret. Därutöver har vi även granskat verksamheternas ekonomiska rapporter, kassakvitton, kassarapporter, dokumenterade avstämningar och annan räkenskapsinformation. Revisionen lämnar följande bedömning: Innebörden av att vara kassaansvarig bör dokumenteras för att klargöra det ansvar denne person har gällande bl a återredovisning av försålda medel, förvaring av kontanta medel samt ifyllande av kassarapport. Vår granskning påvisar att rutinerna för kassaredovisning och avstämningar varierar mellan de olika verksamheterna. För att tydliggöra vilka rutiner som gäller och hur avstämning/ redovisning och instruktioner för hantering av kontanta kvittoblock skall göras, skall skriftliga rutiner förankras på de olika verksamheterna. Detta/dessa dokument utgör ett bra stöd för den personal som handhar kontanta försäljningsmedel och även för vikarier eller andra som endast periodvis arbetar inom verksamheten. Förslagsvis kan innebörden av att vara kassaansvarig införlivas i dokumenten. Vår granskning påvisar att tekniska nämnden bedriver försäljning direkt till kunder utanför den kommunala kompetensen. Vid uthyrning av jordfräs, högstryckstvätt, såg, släp m m till kommunanställda bör beaktas hur försäkringsfrågan ska lösas vid eventuella incidenter. När det uppstår differenser ska detta också redovisas som sådana i den sammanställning som upprättas i samband med redovisning av kontanter. Revisionen instämmer i den av kulturoch fritidsförvaltningens upprättade åtgärdsplan för att komma till rätta med de differenser som uppkommit. För att säkra den interna kontrollen är det viktigt att även tekniska kontoret med den försäljningsverksamheten som finns idag upprättar en redovisning i kassabok. Våra synpunkter på redovisning av differenser framgår i avsnitt I KRL 2 kap. 8 framgår att kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Vi bedömer att om insättning och bokföring i huvudboken sker minst en gång per vecka är detta förenligt med god redovisningssed. Detta förutsätter att kassabok används. Utlämnade kvitton från ekonomikontoret till verksamheterna bör i fortsättningen avstämmas mot de redovisade kvitton med kontanter för att säkra den interna kontrollen. 1

4 2. Inledning 2.1 Bakgrund Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Ängelholms kommun att genomföra en granskning av kontanthanteringen. För kommunal verksamhet är det nödvändigt att ha goda rutiner för intern kontroll. Beträffande kontanthanteringen är det särskilt viktigt av två skäl; dels för att säkerställa att de intäkter som tillhör kommunen rätteligen kommer kommunen tillgodo och att inte personalen utsätts för onödig riskexponering. Risker för personal kan består av rånrisk och att bli oskyldigt misstänkt. 2.2 Syfte, genomförande och avgränsning Syftet är att granska om den kontanta försäljningsverksamheten har tillfredsställande rutiner avseende redovisning, insättning av kontanter samt avstämning för att därigenom säkerställa en god intern kontroll. Härutöver syftar granskningen till att säkerställa att Ängelholms kommuns interna regler och relevant lagstiftning (KRL 1 ) efterlevs på ett tillfredsställande sätt. Granskningen har, i tillämpliga delar, genomförts utifrån följande kontrollmål: kassaansvarig person finns utsedd, dokumenterade rutiner för kassaavstämningar finns och redovisning av försäljningsresultat sker dagligen på kassarapport, av kassarapport framgår; datum, saldo, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitto samt vem som upprättat rapporten, försäljningsbelopp redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål, utgående moms redovisas på ett korrekt sätt, kontanter hanteras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst. I vår granskning har vi valt att avgränsa oss till följande verksamheter Räddningstjänsten, Tekniska verksamheten, Härbärjet, Resurscentrum och Rönnebadet. Enbart försäljningen mot kontanter har granskats (ej kontokort eller faktura). 1 Den kommunala redovisningslagen 2

5 2.3 Revisionsmetod Intervjuer har genomförts med ansvarig personal vid respektive verksamhet samt personal vid ekonomikontoret. Vi har även granskat verksamhetens ekonomiska rapporter, kassakvitton, kassarapporter, dokumenterade avstämningar och annan räkenskapsinformation. 3. Granskningens resultat 3.1 Externa regelverk I andra kapitlet i den kommunala redovisningslagen, KRL anges att kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Finns särskilda skäl som är förenliga med god redovisningssed får ekonomiska händelser bokföras senare. Avseende användande av kassaapparat/kassaregister antog Riksdagen 2007 "Lag om kassaregister (SFS 2007:592) och "Förordning om kassaregister" (SFS 2007:597). Den som i näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning omfattas av skyldigheter enligt denna lag. Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande apparatur för registrering av försäljning av varor och tjänster mot kontant betalning. Enligt regelverket ska enheter som har kontantförsäljning, inklusive kortförsäljning, för mer än kronor, eller fyra prisbasbelopp, per år från den 1 januari 2010 ha ett certifierat kassaregister. Regeringen har beslutat att ge Skatteverket i uppdrag att besluta om de exakta reglerna för hur lagen ska tillämpas. Skatteverket utkom (SKA A 2009:3) med information om undantag i enskilda fall från skyldigheter enligt lagen om kassaregister. Stat och kommun undantas från skyldigheten att inneha certifierat kassaregister. Detta undantar inte kommuner som har omfattande kontantförsäljning att införa certifierat kassaregister, vilket skapar en god intern kontroll. 3.2 Interna regelverk Iakttagelser Reglementet för intern kontroll syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredställande intern kontroll. Kommunstyrelsen ansvarar för att en organisation för intern kontroll upprättas samt utvecklas utifrån kommunens behov av kontroll. Inom detta ansvar ska förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Respektive nämnd har ansvar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde och ska anta regler och anvisningar för detta ändamål. Ekonomikontoret har upprättat anvisningar för hantering av kommunens handkassor daterat Dokumentet reglerar i huvudsak handkassans redovisning, krav på verifikationer och ansvaret. Instruktion Kontant kvittoblock finns och har upprättats av ekonomikontoret. Instruktionen är inte känd av alla som handhar kontant försäljningsverksamhet. På kultur- och fritidsnämnden finns upprättade rutiner för handhavande, förvaring och transport av kontanter. 3

6 3.2.2 Bedömning Ett av syftena med intern kontroll är att personalens hantering av kontanta medel kan ske på ett sådant sätt att inte oberättigade misstankar riktas mot personalen. Bra regler som personalen förstår leder till den trygghet och säkerhet som krävs för att arbetet skall kunna utföras med god kvalitet. Vi kan konstatera att de nämndsinstruktioner som upprättats inte till alla delar följs. Revisionen rekommenderar därför att kommungemensamma regler/instruktioner för kontanthantering upprättas och förankras i de olika verksamheterna. 3.3 Kontrollmål: kassaansvarig person finns utsedd Iakttagelser Kassaansvarig person finns inte utsedd vid samtliga granskade enheter. Det saknas dokumenterad beskrivning av innebörden av att vara kassaansvarig vid de verksamheter som inte har en utkvitterad handkassa Bedömning Innebörden av att vara kassaansvarig bör dokumenteras för att klargöra det ansvar denne person har gällande bl a återredovisning av försålda medel, förvaring av kontanta medel samt ifyllande av kassarapport. 3.4 Kontrollmål: dokumenterade rutiner för kassaavstämningar finns och redovisning av försäljningsresultat sker dagligen på kassarapport Iakttagelser Dokumenterade rutiner för hur kassaavstämning skall genomföras finns vid Rönnebadet men inte vid övriga verksamheter. Huruvida rutinerna för Rönnebadet är kända av den personal som handhar kassan är tveksamt. Enligt uppgift informeras personalen muntligen om hur en kassaapparat skall hanteras/avläsas. Rönnebadet Försäljningen på Rönnebadet registreras löpande i en kassaapparat. Vid dagens slut sker z- avstämning 2 och dagrapport 3 upprättas. Dagrapport samt utslagskvitto sparas. Bokföring av intäkterna sker av kassan utifrån insättningsbeskedet och ett konteringsunderlag lämnas av kassansvarig till kommunens ekonomikontor. Konteringsunderlaget innehåller uppgifter om försålda badavgifter, kassaförsäljning, solarieavgifter, caféförsäljning, simskoleavgifter och 2 Nollställer kassaapparaten efter dagens försäljning och informationen från dagens försäljning kan utläsas. På rapporten syns även mängden av respektive varugrupps försäljning, datum, summa kontant. 3 En dagrapport redogör för dagens försäljning i kronor, datum. 4

7 lokalupplåtelse samt i förekommande fall moms. Eventuella differenser redovisas inte, vid vår granskning, på dagrapport eller konteringsunderlag. Överstiger kontanterna kassaavstämningen vid dagens slut regleras detta dagen efter genom att den positiva avvikelsen registreras i kassaapparaten. Vid revisionens granskning fanns en större summa kontanter som inte registrerats i kassaapparaten. Kultur- och fritidsnämnden har efter revisionens kontroll genomfört en kassainventering där en mindre summa inte registrerats i kassaapparaten. Av kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse efter kontrollen på Rönnebadet och Toftabadet framgår förslag på åtgärder för att säkerställa hanteringen av kontant medel vid Rönnebadet och Toftabadet. Förvaltningen föreslår följande åtgärder: Att rutinerna kring hantering av årskort ses över tillsammans med verksamhetsansvarig Att personalen informeras om vikten att alla transaktioner slås in i kassan samt att köparen erhåller kassakvitto För att minska hanteringen av kontanta medel påskyndas installeringen av en kortläsare. Räddningstjänstent På räddningstjänsten förekommer mindre antal kontantförsäljningar t ex för rullbandstest. Kvitto lämnas till betalande. Kvittoblocket har utkvitterats från kommunens ekonomikontor. Kopia på kontantkvitto var inte daterat och underskrivet. Kassabok förs manuellt för handkassa och försäljningar. Handkassa har utkvitterats från ekonomikontoret. Härbärget Härbärgets försäljning utgörs av mat och boende. Manuell kassabok förs över kontanta inbetalningar och mindre utlägg. Kvitto lämnas till betalande. Kvittoblocket har utkvitterats från ekonomikontoret. Växelkassa/handkassa har ej utkvitterats från ekonomikontoret. Resurscentrum På resurscentrum förekommer numera ingen kontantförsäljning. Kvittoblock som utkvitterats från ekonomikontoret finns fortfarande kvar. Tekniska På tekniska kontoret förekommer försäljning av diverse VA-material, gatsten, hyra av släp, sand, ved, rör, parkbänkar, däck, rörlastare, cyklar mm. Prislista för uthyrning, till kommunanställda, av olika trädgårdredskap m m har upprättats av tekniska kontoret att gälla fr o m Ingen kassabok förs över försålda varor. Kvittoblock har utkvitterats från ekonomikontoret. Vid revisionens inventering fanns en växelkassa. Växelkassa/handkassa har ej utkvitterats enligt ekonomikontorets redovisning. 5

8 3.4.2 Bedömning Vår granskning påvisar att rutinerna för kassaredovisning och avstämningar varierar mellan de olika verksamheterna. För att tydliggöra vilka rutiner som gäller och hur avstämning/ redovisning och instruktioner för hantering av kontanta kvittoblock skall göras, skall skriftliga rutiner förankras på de olika verksamheterna. Detta/dessa dokument utgör ett bra stöd för den personal som handhar kontanta försäljningsmedel och även för vikarier eller andra som endast periodvis arbetar inom verksamheten. Förslagsvis kan innebörden av att vara kassaansvarig införlivas i dokumenten. Vår granskning påvisar att tekniska nämnden bedriver försäljning direkt till kunder utanför den kommunala kompetensen. Vid uthyrning av jordfräs, högstryckstvätt, såg, släp m m till kommunanställda bör beaktas hur försäkringsfrågan ska lösas vid eventuella incidenter. När det uppstår differenser ska detta också redovisas som sådana i den sammanställning som upprättas i samband med redovisning av kontanter. Revisionen instämmer i den av kulturoch fritidsförvaltningens upprättade åtgärdsplan för att komma till rätta med de differenser som uppkommit. 3.5 Kontrollmål: av kassarapport framgår; datum, saldo, vad som sålts, eventuell differens, utslagskvitto samt vem som upprättat rapporten Iakttagelser Vid Rönnebadet finns kassaapparat, av dagrapporten framgår datum, saldo, vad som sålts, utslagskvitto och signatur från kassaavstämningen. Vid Härbärget och Räddningstjänsten förs manuell kassabok. Vid tekniska kontoret fanns vid vår granskning ingen redovisning i kassaapparat/kassabok Bedömning För att säkra den interna kontrollen är det viktigt att även tekniska kontoret med den försäljningsverksamheten som finns idag upprättar en redovisning i kassabok. Våra synpunkter på redovisning av differenser framgår i avsnitt Kontrollmål: försäljningsbelopp redovisas med korrekt belopp och utan dröjsmål Iakttagelser Vid de granskade enheterna sker redovisning regelbundet till kommunens kassa beroende på vilken omsättning som finns och på vilket sätt kontanta medel kan förvaras. Rönnebadet redovisar en sammanställning av dagrapporterna till ekonomikontoret i samband med insättning av kontanter på bank. För övriga granskade enheter lämnas en kopia på kvittot som 6

9 erhållits från ekonomikontoret. Vid ekonomikontoret sker ingen avstämning av att alla kvitton som erhållits också redovisas. Vid vår granskning har framkommit att bokföring inte sker i ett ordnat och betryggande system vid alla granskade verksamheter Bedömning I KRL 2 kap. 8 framgår att kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Vi bedömer att om insättning och bokföring i huvudboken sker minst en gång per vecka är detta förenligt med god redovisningssed. Detta förutsätter att kassabok används. Utlämnade kvitton från ekonomikontoret till verksamheterna bör i fortsättningen avstämmas mot de redovisade kvitton med kontanter för att säkra den interna kontrollen. 3.7 Kontrollmål: utgående moms redovisas på ett korrekt sätt Iakttagelser Utgående mervärdesskatt redovisas i sammanställningen från Rönnebadet och anges på de kvitton som lämnas i samband med redovisning. För övriga granskade enheter framgår utgående moms på avlämnade kvitto Bedömning Revisionen har inget att erinra på detta kontrollmål. 3.8 Kontrollmål: kontanter hanteras på ett sätt som förhindrar obehörig åtkomst Iakttagelser Kontanterna förvaras till övervägande del på ett tillfredsställande sätt. För en av de granskade verksamheterna förvarades handkassan i en vanlig bokhylla som dock var låst Bedömning Likvida medel ska förvaras stöldsäkert och enbart finnas tillgängliga för ett begränsat antal personer. 7