PM Uppföljning av internkontroll inom hotell- och restaurangprogrammet

Transkript

1 PM av internkontroll inom hotell- och restaurangprogrammet Bakgrund och uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskade under 2007 intern kontroll vid hotell- och restaurangprogrammet vid Carlsunds Utbildningscentrum i Motala. Granskningen finns sammanställd i en rapport från I rapportens sammanfattning lyfts fram ett antal synpunkter/förslag. Komrev har av kommunens revisorer fått i uppdrag att göra en uppföljning av de åtgärder som vidtagits med anledning av vad som framfördes vid den tidigare granskningen. Granskningsrapporten behandlades i bildningsnämnden I samband med sammanträdet föredrogs ett av förvaltningen upprättat förslag till yttrande. Vid träff med representanter för skolan diskuterades ur en uppföljningsaspekt dels rapportens sammanfattning och dels förvaltningens yttrande. Skolans företrädare kommentarer vid tillfället kort nämndes/förvaltningens/skolans åtgärder med anledning av rapport och yttrande. Nuvarande kassarutiner kontrollerades samtidigt. Resultat av uppföljningen PKT 1 Mot bakgrund av beslutet om god ekonomisk hushållning i kommuner bör Bildningsnämnden verka för framtagandet av ekonomiska och andra övergripande mål inom enheten. t Bildningsnämnden har under 2007 arbetat med framtagandet av nya inriktnings- och resultatmål för nämndens verksamheter. Dessa mål ska snarast kompletteras med åtgärdsplaner och mer specifika interna mål på enhetsnivå. I samband med detta arbete kommer Bildningsnämnden bevaka att ekonomiska och andra övergripande mål tas fram inom Carlsunds Utbildningscentrum. Nya övergripande inriktnings- och resultatmål för nämndens verksamheter har arbetats fram. Förvaltningen anger att mot bakgrund av pågående omorganisation, har komplettering med åtgärdsplaner och mer specifika interna mål inte skett. Detta gäller även på Carlsunds Utbildningscentrum.

2 PKT 2 Nämnden bör upprätta detaljerade mål och mot bakgrund av den utåtriktade verksamheten eventuellt även någon form av policy för verksamheten inom HR-programmet. Här kan nämnas prissättning av måltider, förekomst och omfattning av kvällsaktiviteter, catering, vinprovning mm. Nämnden uppdrar till förvaltningskontoret att se till att mål och policy enligt ovan utarbetas på Carlsund. I samband med att ovan nämnda mål och policys tas fram bör därför särskilt utredas hur ansvarfördelningen avseende ovan nämnda aktiviteter ska vara mellan HR-programmet och restaurangen fortsättningsvis. Någon policy avseende den utåtriktade verksamheten har inte utarbetats. Ansvarsfördelningen mellan HR-programmet och restaurangen har inte varit föremål för prövning. Samma ansvarförhållande som gällt tidigare gäller fortfarande. Pkt 3 Den löpande uppföljningen av verksamheten bör förbättras och särskild uppmärksamhet ägnas åt bruttovinstens utveckling. Det är också lämpligt att fastställa ekonomiska mål för verksamheten, ex vis bruttovinstens nivå. Bildningsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att mer detaljerat utreda hur inköpsrutiner fortsättningsvis ska ske inom restaurangverksamheten och restaurang Blåklinten. Vad gäller rutiner för bevakningen av den s.k. bruttovinstens utveckling ges förvaltningen i uppdrag att fastställa rutiner för detta för samtliga yrkesinriktade program på Carlsund med extern verksamhet. Blåklintens och restaurangens verksamhet är fortsatt och på samma sätt integrerade verksamhetsmässigt, som tidigare. Tidigare gällande fördelningsschablon avseende kostnader är dock borttagen. Kostnaderna i verksamheterna analyseras och fördelas numera på verifikationsnivå. Enbart de kostnader där det är omöjligt att exakt göra en rättvis fördelning, fördelas mot bakgrund av schablon. När det gäller Blåklintens verksamhet kan göras den noteringen att den ökat. Lokalerna har också byggts om utökats ytmässigt. Någon ekonomisk uppföljning av verksamheten med TB/förädlingsvärde har dock inte genomförts, varken vid HR-programmet eller vid någon annan av skolans andra verksamheter. 2

3 Förutsättningarna för en bra redovisning av bruttovinsten utveckling har ökat i och med den tydligare kostnadsfördelningen. Däremot avviker budgeten kraftigt från utfallet såväl intäkts- som kostnadsmässigt. Bl a kan göras den noteringen att vid den tidigare granskningen konstaterades att försäljningen av läromedel (lunchservering) saknade intäktsbudget vilket gäller fortfarande. PKT 4 Efter genomgången av tillämpade rutiner är det revisionens uppfattning att rutinerna är bristfälligt dokumenterade. Det är därför viktigt att samtliga rutiner dokumenteras och regelbundet ses över, samtidigt som tillämpningen löpande kontrolleras. Nämnden ger förvaltningsledningen i uppdrag att tillämpade ekonomiska rutiner skriftligt dokumenteras och regelbundet ses över på samtliga enheter inom Bildningsnämndens verksamhetsområde Såvitt granskningen visar har någon sådan dokumentation ännu inte genomförts. Enligt uppgift från verksamhetsansvariga har arbetet dock påbörjats. PKT 5 De rutiner och avstämningar som omger hotell- och restaurangprogrammets kassaredovisning är inte tillfyllest ur en intern kontrollaspekt. I detta sammanhang kan även göras den noteringen att kommunen saknar en övergripande dokumenterad kassaredovisnings/avstämningsrutin Här bör skapas av en rutin som garanterar att samtliga intäkter blir inbetalda och redovisade på kommunens konto samtidigt som beloppen också intäktsmässigt kan stämmas av. Här anser vi att varje dags kassaremsa, utvisande varje enskild transaktion, tillsammans med dagsoch periodutslag och eventuella korrigeringsnotor skall sparas och tillsammans upprättad kassarapport stämmas av mot gjorda kontantinsättningar. Rutinen bör dokumenteras För hotell- och restaurangprogrammets kassahantering kan även noteras att försäljningsintäkterna påverkas av kostnader. Programansvariga gör direktinköp av varor som kostnadsregleras tillsammans med intäkterna. Förfaringssättet ger upphov till nettoredovisning, vilket inte kan rekommenderas. Momsens redovisning blir också felaktig Gällande rutiner bör således ses över generellt. Ekonomgruppen i kommunen kommer därför att se över gällande rutiner och ta fram nya generella kassaredovisningsrutiner för samtliga verksamheter i kommunen. Vad gäller att programansvariga gjort direktinköp av varor som kostnadsreglerats mot redovisade intäkter är det en rutin som omgående, efter att detta påtalats, avvecklats. 3

4 Förfaringssättet med nettoredovisning har upphört. Sedan granskningen 2007 har kassaregistret också varit föremål för byte. Kassaredovisningen har fram till att revisionen gjorde sin uppföljning sett likadan ut som tidigare. D.v.s. dagsutslag från kassaregistret och kassarapporten i original stannar på skolan. Periodutslag har inte genomförts. Ekonomiavdelningen centralt har inte fått något material förutom den sammanställning som följer kontanterna och normala kontoutdrag. Kassaregistret har heller inte medgett periodutslag. Kassan har m a o inte stämts av. Kassan har varit inlåst på samma sätt som tidigare dvs. i ett plåtskåp i ett lärarrum. I anslutning till revisionens genomgång gjordes samtidigt av kassaansvarig en avstämning av under året insatta medel i förhållande till de dagliga kassaredovisningarna. Avstämningen uppvisade vid tillfället en differens på ca kronor. Händelsen är enligt uppgift polisanmäld. Efter revisionens besök ändrades rutinerna såtillvida att kopia på kassarapporten skickas till kommunens ekonomiavdelning. Kassaansvarig har tillsammans med leverantören av kassaregistret sett till att registret numera även klarar periodutslag (månad). Revisionens uppfattning är att kassarapport, dags- och periodutslag, ev korrigeringsnotor mm, i original, skall skickas till och förvaras på kommunens ekonomiavdelning. Det bör även fastställas vilken funktion som svarar för avstämning av insatta medel i förhållande till registrets periodutslag. Rutinen bör dokumenteras. I samband med förra granskningen konstaterades att kommunens rutiner för kassahantering fungerar i stort på samma sätt vad gäller samtliga kassaavstämningar oavsett förvaltningstillhörighet. I samband med förra granskningen lämnades, från revisionens sida över till förvaltningen, även ett förslag till övergripande kassahanteringsrutin. Enligt uppgift ligger ansvaret numera på kommunens ekonomiavdelning centralt. Mot bakgrund av händelserna på Carlsund bör därför frågan så snart som möjlighet få sin slutliga behandling. PKT 6 Det bör klarläggas om Blåklintens kassaregister medger momsredovisning med reduceringsregel Nämnden uppdrar till ansvarig för hotell- och restaurangprogrammet att klarlägga ovanstående. 4

5 Vid revisionens besök i samband med uppföljningen hade frågan inte fått sin lösning. Vid efterkontroll ( ) meddelar kassaansvarig att registret numera klarar intäkter som är baserad på reduceringsregel (12 %). Skolan bör så snart tillfälle ges justera sin momsredovisning av det som sålts som s.k. hämtmat. Justering bör kunna gå att genomföra under den tid registret varit i bruk. Jönköping Lars Edgren Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouseCoopers 5