Granskning av årsredovisning Servicenämnden

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av årsredovisning Servicenämnden Halmstads kommun Margareta Bertin Carl-Magnus Stensson

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattande synpunkter Inledning Verksamhetsberättelse Årets resultat Budgetuppföljning Investeringar Balansposter Internkontrollplan Nyckeltal...10

3 1 Sammanfattande synpunkter Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten och den ekonomiska ställningen. Årsredovisningen uppfyller i allt väsentligt kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Servicenämndens resultat för 2008 uppgår till -0,7 mkr. Vi anser att de upplysningar som lämnas i bokslutet brister i information och analys kring resultatet. Att utesluta analyser om varför utfall per kontoklass vid flera verksamheter avviker gentemot budget med flera miljoner är icke tillfredställande. Servicenämnden har inte upprättat någon verksamhetsplan för Av den anledningen kan man inte bedöma huruvida verksamheten uppfyller sitt uppdrag. Prognosarbetet bör förbättras. Nämnden har under året redovisat prognoser i intervallet +0,6 till -4,6 mkr, vilket ska jämföras med nämndens resultat om -0,7 mkr. Omständigheterna avseende färdtjänstavvecklingen kan ha försvårat prognosarbetet. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättningar och skulder. Vi har under granskningen noterat att Servicenämnden betalat ut medel till leverantör i förskott om 0,4 mkr. Vid årsskiftet uppgår fordran på leverantören till 0,2 mkr. Vi anser inte det acceptabelt att betala ut medel för tjänster som ej levererats. Vi ser det som positivt att nämnden arbetat med att utveckla sin internkontrollplan. Det är angeläget att nämnden ser till att fastställda kassarutiner tillämpas. 2 Inledning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Halmstads kommuns revisorer granskat Servicenämndens årsredovisning för Förutom en obligatorisk granskning av kommunens årsredovisning har revisorerna beslutat att även mer specifikt granska några utvalda nämndsredovisningar. För 2008 har bl a Servicenämnden valts ut. Nämndens ansvarsområden utgörs av servicekontoret, kontorsservice, IT-service, städoch måltidservice samt kommuntransport. 3

4 Revisorerna har bl.a. till uppgift att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom nämnden är tillräcklig. Rapporten är sakgranskad av berörda personer. 3 Verksamhetsberättelse Nämndernas verksamhetsberättelse har till uppgift att redovisa och analysera avvikelser till av Kommunfullmäktige fastlagda mål och beslut om verksamhetens inriktning, omfattning och kvalitet. Fr o m 1 december 2004 har kommunallagen kompletterats med föreskrifter som förtydligar synen på god ekonomisk hushållning i kommunal verksamhet. Förändringen innebär bl a att kommunen skall ta fram särskilda mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning. För att skapa förutsättningar för att få en god ekonomisk hushållning krävs ett klart samband mellan resursåtgång, prestationer, resultat och effekter. Detta säkerställer en kostnadseffektiv och ändamålsenlig verksamhet. För att åstadkomma detta krävs bl a en utvecklad planering med framförhållning och beredskap, tydliga och mätbara mål samt en rättvisande och tillförlitlig redovisning som ger information om avvikelser gentemot uppställda mål. Vidare behövs resultatanalyser och kontroller som utvisar hur verksamhetens prestationer och kvalitet motsvarar uppställda mål samt en effektiv organisation som säkerställer måluppfyllelsen. God ekonomisk hushållning innebär inte bara att det är balans i räkenskaperna, utan också att tillgängliga medel utnyttjas på ett effektivt sätt. Servicenämnden har inte upprättat någon verksamhetsplan för För åren har verksamhetsplan tagit fram. Servicenämnden har inte upprättat verksamhetsplan för Av den anledningen kan man inte bedöma huruvida verksamheten uppfyller sitt uppdrag. Vår rekommendation är att servicenämnden tydliggör koppling mellan resurs och resultat. Vi uppfattar att ett arbete med detta har påbörjats och kommer att intensifieras under

5 4 Årets resultat Servicenämndens resultat för 2008 avviker gentemot budget med 0,7 mkr. Viss del av nämndens verksamhet har avkastningskrav på 8 % av insatt kapital. Avkastningskrav gäller för städ- och måltidsservice, IT-service och kommuntransport. Hanteringen sker genom att stadskontoret skickar en intern faktura på uppsatt avkastningskrav som konteras på driften. Servicenämnden fick för 2008 ett sparbeting på 0,3 mkr vilket nämnden helt påförde kommuntransport. Ekonomisk avvikelse gentemot budget för Servicekontoret förklaras i sin helhet av utökning av IT-strateger från stadskontoret utan budgetkompensation (1,2 mkr). Kontorsservices positiva resultat om 2,7 mkr beror till stor del på att tryckeriets nettoresultat var 1,3 mkr, vilket förklaras av större efterfrågan på dyra komplexa trycksaker. Televäxelns nettoresultat uppgår till 1,4 mkr vilket till stor del förklaras av krediteringar för trafikavgifter och teleförbindelser motsvarande 0,9 mkr. Detta beror på att ett nytt trafikavtal för telefoni förhandlats fram. Städ- och måltidsservice uppvisar ett negativt resultat om 0,7 mkr vilket helt kan relateras till måltidsservice. Under hösten har Vallåsköket startat upp sin verksamhet efter nybyggnation, men har inte kunnat producera de mängder som köket har kapacitet för. Köket har en kapacitet på portioner per dag, medan antal lagade portioner endast uppgår till ca 460. I bokslutet framgår inte varför måltidsservice redovisar underskott. I prognoser under året ges förklaring som ökade livsmedelspriser och drivmedelskostnader. Städ och måltids intäktsbudget avviker med -10 mkr någon förklaring anges ej. Vidare redovisar verksamhetens personalkostnader en avvikelse med +7,1 mkr, förklaring anges för 2,4 mkr. IT-service redovisar ett negativt resultat om 0,1 mkr, vilket inte förklaras i bokslutet. Verksamhetens intäkter överstiger budget med 8,5 mkr och övriga kostnader överstiger budget om 8,3 mkr. Någon förklaring till detta anges ej. Kommuntransports resultat för året uppgick till -1,5 mkr. Under året har avvecklingen av färdtjänsten belastat verksamheten med 3,9 mkr. Förklaring till denna negativa avvikelse beror på att verksamheten belastats med framtida personalkostnader för Enligt uppgifter dröjde det dock ända till sensommaren innan beslut om hur man skulle hantera kostnaderna togs tillsammans med stadskontoret. 5

6 Nedan redovisas nämndens resultat per verksamhet, belopp i tkr. Verksamhet Budget Utfall Avvikelse Servicekontoret Kontorsservice Städ- och måltidsservice IT-service Kommuntransport Summa: Vi anser att de upplysningar som lämnas i bokslutet brister i information och analys kring resultatet. Att utesluta analyser om varför utfall per kontoklass vid flera verksamheter avviker gentemot budget med flera miljoner är icke tillfredställande. Inom flera verksamheter ser vi stora differenser mellan utfall och budget per kontoklass. Vår rekommendation är att budget sätts i bättre relation. Ur redovisningen är det inte möjligt att få fram uppgifter för beräkning av täckningsgrad vid skolcafeterior, rådhusrestaurangen och vid servicehus avseende försäljning, vilket vi ser som en brist. 5 Budgetuppföljning Budgetföljsamhet och prognossäkerhet är två viktiga aspekter när det gäller ekonomisk kontroll. Vi har tagit del av nämndens ekonomiska prognoser som redovisats till Kommunstyrelsen. Nedan redovisas prognoserna för Servicenämnden och per verksamhet samt årets resultat: 6

7 Servicenämnden: m ars april m aj juni aug s ept ok t nov dec bok s l m k r ,6-0,5-1,1-4 -4,6-3,6-3,8-3,6-0,7 Verksamhetsområde: mars april maj juni aug s ept okt nov dec boks l Serv ic ekontoret 0 0-1,1-1,1-1,1-1,1-1,1-1,1-1,1-1,2 Kontors service 0 0,6 0,6 0,6 0,6 2 2,5 2,6 2,6 2,7 Städ- & måltidss erv ic e , ,6-0,6-0,3-0,7 IT-s erv ic e ,3-0,3-0,1 Kommuntrans port ,5-4,5-4,5-4,5-4,5-1,5 Inledningsvis prognostiserades ett positivt resultat om 0,6 mkr med förklaring att kontorsservice skulle generera ett överskott. Allteftersom prognostiseras negativa avvikelser. Huvudsakliga orsaker som redovisas är att verksamheten belastas med kostnader avseende IT strateg 1,2 mkr (Servicekontoret), livsmedelskostnaderna ökar med 10 % (Städ- & måltid) och färdtjänstavveckling (Kommuntransport). Färdtjänstverksamheten övergick till Hallandstrafiken den 15 januari Först i prognos 7

8 avlämnad i augusti redovisar kommuntransport prognosavvikelse med -2,5 mkr som sedan under hösten uppgick till -4,5 mkr. Prognosarbetet bör förbättras. Nämnden har under året redovisat prognoser i intervallet +0,6 till -4,6 mkr, vilket ska jämföras med nämndens resultat om -0,7 mkr. Omständigheterna avseende färdtjänstavvecklingen kan ha försvårat prognosarbetet. Vi vill understryka vikten av budgetföljsamhet och prognossäkerhet. En tidig upptäckt av befarade budgetavvikelser gör det lättare att vidtaga åtgärder som får effekt på det slutliga resultatet. 6 Investeringar Servicenämndens investeringsbudget för 2008 uppgick till 9,0 mkr. Av dess medel har 5,2 mkr förbrukats. Orsak till att resterande 3,9 mkr inte använts är främst att kommuntransport redovisar ett nettoöverskott på 2,5 mkr med anledning av man sålt fordon motsvarande 2,7 mkr. Bruttoinvesteringar för kommuntransport uppgår till 5,5 mkr. Utfall Budget Avvikelse Servicekontoret Kontorsservice Städ- och måltidsservice IT-service Kommuntransport Totalt Investeringskostnaderna ger vid slutet av året ett överskott om 3,9 mkr, vilket beror på att kommuntransport sålt fordon motsvarande 2,7 mkr. Servicekontoret och Kontorsservice har främst investerat i datorer. Städ- och måltid har huvudsakligen investerat i utrustning till Vallåsköket. Kommuntransport har bortsett från försäljning av fordon investerat om 5,5 mkr och då främst fordon till verksamheten. 8

9 7 Balansposter Vi har granskat att samtliga poster i balansräkningen har stämts av mot specifikationer samt de underlag som fanns till specifikationerna. Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättningar och skulder. Vi anser att det är ytterst viktigt att nämnden fortsättningsvis bibehåller en tillräcklig hög kontroll över balansräkningens poster. Vi har under granskningen noterat att Servicenämnden betalt ut medel till leverantör i förskott om 0,4 mkr. Vid årsskiftet uppgår fordran på leverantören till 0,2 mkr. Vi anser inte det acceptabelt att betala ut medel för tjänster som ej levererats. 8 Internkontrollplan Servicenämnden har sedan år 2004 arbetat med att fastställa och följa upp en internkontrollplan som bygger på en väsentlighets- och riskanalys. Med väsentlighet menas politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenser om fel, brist eller skada uppstår. Med risk menas graden av sannolikhet att fel, brist eller skada uppstår. Servicenämnden fastställde den en internkontrollplan för 2008, se nedan: Servicekontorets administration: att ekonomisk uppföljning sker enligt beslut. Kontorsservice: att verksamhetsuppföljning sker enligt anvisningar. Städ- och Måltidsservice: att kassarutinerna följs. IT-service: att rutin för skrotning av PC följs. Kommuntransport: att reglerna för moms följs. Nämnden har gett förvaltningen i uppdrag att revidera internkontrollplan inför år Under året har samtliga kontroller genomförts och rapporterats till nämnden. Resultatet visar på att kassarutinerna brister. Förklaring ges nedan: 9

10 Det har införskaffats nya kassapparater, som programmerats, men trots detta förekommer det fortfarande kontanthantering vid sidan om. Fortfarande återstår flertal punkter att arbeta vidare med. Exempel är bland annat att kassorna kan vara felräknade, pengar redovisas inte in till korrekt verksamhet, antalet personer som räknar dagskassan, samt kontroll att momsen är korrekt avdragen. Vi ser det som positivt att nämnden arbetat med att utveckla sin internkontrollplan. Det är angeläget att nämnden ser till att fastställda kassarutiner tillämpas. 9 Nyckeltal I bokslut redovisas ett antal verksamhetsmått. Verksamhetsmåtten är uppdelade på: Servicekontorets administration Kontorsservice Städ- och måltidsservice IT-service Kommuntransport Verksamhetsmåtten redovisas som utfall 2008, budget 2008, avvikelse % och utfall för åren Verksamhetsmått för pris per måltidsportion avseende förskola, skola och för servicehus saknas för Förklaring som ges är att det inte går att räkna fram med anledning av att debiteringen av måltider ser olika ut för olika kunder. Debitering kan ske som portion eller debitering för hyreskostnad och personalkostad samt livsmedelskostnad. Vi har noterat att arbetet med att ta fram nya verksamhetsmått har påbörjats. Vi ser det som angeläget att detta arbete prioriteras. Idag saknas kommentarer till nyckeltalen vilket ger en sämre förklaring och analys. Vi rekommenderar servicenämnden att detta beaktas framöver. 10