REVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av projektredovisning. styrning och uppföljning Leif Johansson

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Granskning av projektredovisning styrning och uppföljning Landstinget Halland Leif Johansson

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING Uppdrag Syfte och metod Bakgrund Allmänt Projektstyrning...2 Projektstyrning är att planera, organisera och följa upp projektarbetet Projektplanering Organisering av projekt Uppföljning/avrapportering Projektredovisning Ekonomisk redovisning Verbal/dokumenterad redovisning Projektutvärdering Exempel på projekt...6

3 1. Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en avgränsad studie av projektredovisningen inom landstinget. 2. Syfte och metod Syftet är att översiktligt granska hur styrning och uppföljning av projektverksamheten sker inom Landstinget Halland. Flera projektliknande arbeten pågår men ett mindre antal benämns projekt. Vi har gått igenom några projekt och projektliknande arbete och bl a intervjuat projektledare för att få en bild av hur projekten beställs, organiseras, avrapporteras och dokumenteras. Projektarbete förekommer även i nämndernas löpande verksamhet. Exempel på ett par projekt redovisas i slutet av rapporten. 3. Bakgrund 3.1 Allmänt Ett projekt är en avgränsad arbetsuppgift i både tid och arbetsform. Med projekt avses här verksamhet som bl a: -är en engångsuppgift -ska leda fram till bestämda resultat -är tidsbegränsad -kräver olika typer av resurser 4. Projektstyrning Projektstyrning är att planera, organisera och följa upp projektarbetet.

4 4.1 Projektplanering I planeringen ingår att göra tids- och kostnadsberäkningar. Det är viktigt att skapa förståelse för den tid och de resurser som krävs. Vidare måste bedömas vilken kompetens som krävs av projektdeltagarna. Kommentarer: Vid en genomgång av några aktuella projekt kan konstateras att det ofta finns projektplaner, i något fall med begränsat innehåll. Huvudsakligen finns uppgifter om syfte, ekonomi och uppföljning/utvärdering. Det är relativt vanligt att någon slutdatum inte fastställs. I något fall fanns målsättningar och ungefärliga tidpunkter fastställda. Vi efterlyser gemensamma anvisningar eller regelverk för projektarbete inom landstinget. 4.2 Organisering av projekt Något av de studerade projekten hade en traditionell organisation med projektgrupp och styrgrupp. Här fanns även projektledaruppdraget beskrivet. Flera projekt drivs vid sidan av ordinarie arbetsuppgifter, vilket innebär att projekten tar längre tid än om fokusering enbart skett på projektet. Detta medför att det som nämnts ovan ofta inte fastställs någon slutdatum för arbetena. 4.3 Uppföljning/avrapportering Uppföljningen innebär att beskriva aktuell status i projektet, att konstatera eventuella avvikelser mot upprättad plan, analysera avvikelser, besluta om eventuell korrigering och verkställa. Uppföljning bör ske efter ett relativt fast mönster. 3

5 Kommentar: Avrapportering sker på olika sätt. I något fall sker endast muntlig avrapportering och avstämning av det fortsatta arbetet, i andra fall lämnas delrapporter med uppgift om den fortsatta rapporteringen. Någon form av landstingsgemensam modell för uppföljning bör tas fram. Det bör framgå efter vilka kriterier som projekt ska följas upp. 5. Projektredovisning 5.1 Ekonomisk redovisning I flera projekt är risken att den ekonomiska redovisningen blir alltför positiv. Till exempel redovisas ofta projektmedarbetarnas arbetstid/lön på den normala driften. Detta riskerar att ge en felaktig bild av kostnaden för projektet och ger ett bristfälligt underlag för resursplanering inför kommande projekt. I ett fall förekommer att överskottsmedel på ett projekt har använts för uppstart av ett nytt projekt. Kommentar: Det är väsentligt att redovisningen blir rättvisande och att de verkliga kostnaderna hänförs till aktuellt projekt. Varje projekt bör slutredovisas till beställaren. 5.2 Verbal/dokumenterad redovisning Redovisningen av uppnått resultat varierar utifrån beställarens krav. Sammanställningar i form av diskussionsunderlag och mötesanteckningar finns oftast. I något fall lämnades korta delrapporter. Kommentar: Det är en fördel ifall det ställs generella krav på rapportering av projekt utifrån vissa kriterier. 4

6 6. Projektutvärdering Utvärdering kan göras underhand eller efter avslutat projektet. Kommentar: Det kan vara lämpligt att bestämma i projektplanen hur utvärdering ska ske. Det är viktigt att krav ställs på utvärdering av projekt och att dokumentation sker. Härigenom ökar kunskaper och erfarenheter, vilka kan tas tillvara och användas i kommande projekt. 5

7 7. Exempel på projekt PROJEKT: KPP Beställare: Projektplan med syfte: Fastställt slutdatum: Avsatta medel: Landstingsstyrelsen I samband med att beslut togs i december 2001 redovisades projektets syfte och medel avsattes. Något direkt slutdatum är inte fastställt. Nuvarande projekt gäller slutenvården, men avsikten är att även öppenvården ska medverka i ett senare skede. Budget 2003: 962 tkr Utfall 2003: 397 tkr Budget 2004: 990 tkr Utfall 2004: 848 tkr Ingen enhetlig teknik har använts mellan åren. Något år har nya medel erhållits. Lön för personal från SiV och LiH särredovisas på projektet. Projektledaren är dock anställd av ekonomiavdelningen och någon lön belastar inte projektet. Avrapportering Projektorganisation Delrapport lämnad hösten Rapportering till landstingsstyrelsen kommer att ske. Tidpunkt inte angiven. Ingen uttalad projektledare, men rapportansvarig har motsvarande sammanhållande funktion. Ytterligare 6-7 personer deltar i projektet. Är projektet dokumenterat? Är projektet slutfört? Utvärdering av projekt Sammanställningar i form av diskussionsunderlag och mötesanteckningar finns. Pågår - 6

8 PROJEKT: Beställare: Projektplan med syfte: Fastställt slutdatum: Hälso- och sjukvårdsprogram (f d Medicinsk värdegrund) Landstingsstyrelsen I augusti tog landstingsstyrelsen beslut om att ett medicinskt programarbete, Hälso- och sjukvårdsprogram, ska starta i Halland. Uppdragsbeskrivning för projektet finns med rubriker som: - Grunder och principer - Syfte - Projektorganisation - Tidplan - Resurser I projektet ingår program för olika sjukdomsgrupper. Slutdatum finns inte för alla program, men en uppskattad tidsåtgång är 9-12 månader. Något program är avslutat, några pågår (beräknas klara maj 2005) och några ska starta upp under 2005 (beräknas klara våren 2006). Avsatta medel: Budget 2003: tkr Utfall 2003: 815 tkr Budget 2004: 375 tkr Utfall 2004: 381 tkr I budgeten för 2003 ingår lön för dåvarande projektledare. Numera ingår uppdraget som en del i ordinarie utvecklingsarbete. Av 2003 års överskott flyttades 375 tkr över till Dessa medel har dock, efter beslut av projektledaren, i huvudsak använts till ett produktionsplaneringsprojekt på länssjukhuset. Något politiskt beslut finns dock inte. Några löner belastar inte projektet fr o m Avrapportering Första programarbetet blev klart våren 2004 och kommer pga en extra remissrunda under hösten att behandlas i landstingsstyrelsen först i februari Korta delrapporter finns. Programmen beslutas i landstingsstyrelsen efterhand som de blir klara Projektorganisation Projektledare är Hälso- och sjukvårdsdirektören, som till sin hjälp har en styrgrupp bestående av verksamhetsföreträdare från sjukhus, primärvård och närsjukvård. Vidare finns ett medicinskt råd för varje programområde samt en referensgrupp. Organisationen kring Hälso- och sjukvårdsprogram var från början i 7

9 projektform, men är nu ett arbete som ingår i det ordinarie utvecklingsarbetet i landstinget. Är projektet dokumenterat? Är projektet slutfört? Utvärdering av projekt Klara program är dokumenterade. Minnesanteckningar finns. Se även punkt Avrapportering. Se punkt Fastställt slutdatum. De program som blir klara och antagna av landstingsstyrelsen kommer att utvärderas efterhand. Det programarbete som genomförs i andra landsting följs noga, och erfarenheter utbyts för att komma fortare fram i processen. Kommentarer: Redovisningen av Hälso- och sjukvårdsprogramet har enligt vår uppfattning en tydlig och ändamålsenlig arbetsmodell som kan användas som utgångspunkt för en landstingsmodell för projektarbete. 8