Granskning av upphandling av utrustning Länssjukhuset i Halmstad

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av upphandling av utrustning Länssjukhuset i Halmstad Landstinget Halland Leif Johansson

2 Innehållsförteckning 1 Uppdrag, syfte och metod Allmänt Organisation Inventarier/utrustning Investeringskostnad Upphandlingar Mottagningskontroll/attester Stickprov leverantörsfakturor Sammanfattande bedömning...7

3 1 Uppdrag, syfte och metod Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av upphandlingen av utrustning till entréoch mottagningsbyggnad (EMB) vid Länssjukhuset i Halmstad. Följande revisionsfrågor är aktuella: -Investeringsbudgeten contra utfall -Upphandlingar, ramavtal -Mottagningskontroll/attest -Stickprovskontroller Bedömning sker utifrån en genomgång av olika dokument, intervjuer med ansvariga personer samt stickprovskontroller. 2 Allmänt Budgeten för möbler, vårdutrustning och datorer var ursprungligen 40 mnkr men har idag räknats upp och beräknas uppgå till 44 mnkr. Beloppet fördelas till ungefär lika delar på möbler och medicinskteknisk utrustning. 3 Organisation Upphandlingen av möbler och utrustning samordnas via länssjukhusets tekniske controller som till stöd även har verksamhetschefen på MTA (Medicinsk Tekniska avdelningen) en ekonom på länssjukhuset samt utrustningsplanerare från Landstingsfastigheter. 4 Inventarier/utrustning 4.1 Investeringskostnad I länssjukhusets investeringsplan för 2007 är investeringskostnaden beräknad till 44 mnkr. Vid en avstämning per har följande belopp redovisats som inventarier/utrustning (mnkr): MTA (medicinteknisk utrustning) 14,0 3

4 Vårdutrustning, möbler m m 21,1 Datorer 0,6 Totalt 35,7 Beloppet fördelar sig på respektive klinik enligt följande: Ögon 10,4 mnkr, Kirurgi 8,6 mnkr, KK 5,1 mnkr, Öron 3,2 mnkr, Urologi 3,6 mnkr och Sjukhusgemensamt 4,99 mnkr. I beloppet ingår drygt 600 tkr i form av ändrings- och tilläggsarbeten som belastat kirurgi- respektive urologiklinikerna. Kommentar: Budgeten på ursprungliga 44 mnkr gäller även i dagens läge. De ytterligare investeringar som klinikerna har behov av får äskas i enlighet med den vanliga investeringsprocessen. Det återstår ytterligare inköp innan en slutavstämning av budgeten kan ske, vilket enligt ekonomiavdelningen förväntas ske årsskiftet Det som återstår är investeringar inom Ögon för ca 5,5 mnkr och Öron för ca 2,5 mnkr. Anledningarna till att upphandlingen av utrustning försenats är bl a: -Lång upphandlingstid beroende bl a på ny teknik och nya metoder som kommit fram. -Klinikerna har i vissa fall haft svårigheter att se vad som behövts innan byggnationen var helt klar. -Ekonomiska orsaker, krympande ekonomi, nya prioriteringar. 4.2 Upphandlingar Den största delen av investeringen i inventarier/utrustning sker via landstingets befintliga ramavtal bl a möbler och en del medicinskteknisk utrustning. De upphandlingar som hittills har genomförts via Upphandlingsavdelningen uppgår till mindre belopp, ca 2 mnkr. Inköpen av kontorsmöbler och möbler för offentlig miljö har huvudsakligen skett via Input Interiör. När det gäller kontorsmöbler finns ett gällande ramavtal. Avseende möbler för offentlig miljö saknades aktuellt avtal. Upphandling skedde under 2006 men denna fick göras om efter överklagande och efter ny upphandling finns numera ett gällande avtal fr o m oktober Ett tidigare utgånget ramavtal har därför använts. Detta ramavtal tecknades för perioden med optionsrätt för ytterligare två år, dvs t o m Totalt är det ca 700 rum som har utrustas. 4

5 Kommentar: Vi har granskat avslutade upphandlingar avseende medicinteknisk utrustning. Det har förekommit både förenklade och direkta upphandlingar. Vår bedömning är att utvärderingen av anbuden har skötts på ett formellt riktigt sätt. Befintliga ramavtal har utnyttjats när det gäller vissa leverantörer och det har även gjorts en hel del kompletteringsköp från tidigare leverantörer. När det gäller möbler för offentlig miljö var landstinget avtalslösa under ca 5 år innan ny upphandling gjordes. Vi är kritiska till att ny upphandling dragit ut på tiden och att landstinget varit tvungna att använda sig av ett 5-6 år gammalt avtal i samband med upphandling av ett så stort projekt som EMB. 5 Mottagningskontroll/attester Alla möbler och all utrustning levereras till godsmottagningen vid EMB. Två personer anställda vid Landstingsservice svarar, sedan början av september 2007, för mottagning av levererad utrustning och även för huvuddelen av leveranser till respektive klinik. Vid godsets ankomst sker leveranskontroll enligt följesedel, att allt gods har ankommit och att inga yttre skador finns. Stöldbegärligt varor typ microvågsugnar, TV-apparater m m förvaras i låst utrymme. Övrig utrustning och möbler lämnas så snart ske kan till respektive klinik. Leverantörerna har märkt upp varje produkt med rumsnummer. Vaktbolag bevakar utrymmena vid godsmottagningen på dagtid. Leverantören har förbundit sig att leverera utrustning och möbler på angivet datum och länssjukhuset svarar enligt avtalet inte för gods som levereras för tidigt. MTA leveransgodkänner all MTA-utrustning och gör även funktionskontroller samt märker upp utrustningen. Kontroll görs av fakturerat pris gentemot orderbekräftelse på all utrustning. Tekniske controllern leveransgodkänner övrig utrustning förutom datorer. Stickprov tas på fakturerat pris gentemot orderbekräftelsen. Utrustningsplaneraren har kontrollerat möbler och inredning till samtliga rum enligt orderbekräftelsen. Priskontroll har skett gentemot gällande avtal eller beträffande möbler för 5

6 offentlig miljö mot tidigare avtal. Ekonomichefen på länssjukhuset huvudattesterar all utrustning som betraktas som investering för EMB. Kommentar: Vår bedömning är att ankomstkontroll av levererad utrustning sker enligt landstingets rutiner. Säkerheten när det gäller förvaring av stöldbegärlig utrustning är i huvudsak god, möjlighet står en del utrustning obevakad några dagar för länge på det s k Torget. Vidare kan det ibland av tidsskäl vara för svårt för personalen att hinna med kontroll av följesedlar innan transportören lämnat länssjukhuset. 6 Stickprov leverantörsfakturor Vi har genomfört en stickprovsvis granskning av leverantörsfakturor avseende möbler och utrustning för EMB och respektive kliniker. Antal och pris avseende fakturerade möbler och utrustning har jämförts med orderbekräftelse och avtal. Vi har även genomfört en stickprovsvis inventering av att fakturerade möbler och utrustning har levererats till länssjukhuset.. Kommentar: När det gäller standardmöbler har kontroll skett mot aktuella prislistor och tillämpat avtal med Input Interiör. En del möbler är specialbeställda och här saknades underlag i form av prislista eller särskild offert varför någon verifiering inte kunde göras i ett första skede. Upphandlaren erhåller endast ett ordererkännande. En första rimlighetskontroll av några poster föranledde dock inga synpunkter på fakturerade priser. Verifiering gjordes efter kontakter med Input Interiör och respektive leverantör. Vi anser dock att prislistor och offerter på specialbeställda möbler/utrustning ska sparas för att verifiera fakturerade belopp. Stickprovskontroller av leverantörsfakturor och övrigt redovisningsmaterial samt inventering av möbler och utrustning i övrigt föranleder inga kommentarer. 6

7 7 Sammanfattande bedömning Upphandlingen av inventarier och utrustning har av olika anledningar försenats jämfört med ursprunglig tidplan och någon slutlig uppföljning kan sannolikt inte ske förrän under våren Budgeten på ursprungliga 44 mnkr gäller även i dagens läge. De ytterligare investeringar som klinikerna har behov av utöver budgeten för EMB får äskas i enlighet med den vanliga investeringsprocessen. Vi vill sammanfatta granskningen enligt nedan: -Beträffande upphandling av medicinteknisk utrustning är vår bedömning att utvärderingen av anbuden har skett på ett formellt riktigt sätt. -När det gäller möbler för offentlig miljö var landstinget avtalslösa under ca 5 år innan ny upphandling gjordes. Vi är kritiska till att ny upphandling dragit ut på tiden och att landstinget varit tvungna att använda sig av ett 5-6 år gammalt avtal i samband med upphandling av ett så stort projekt som EMB. -Vår bedömning är att ankomstkontroll av levererad utrustning skett enligt landstingets rutiner. -När det gäller standardmöbler har kontroll skett mot aktuella prislistor och tillämpat avtal med Input Interiör. En del möbler är specialbeställda och här saknades underlag i form av prislista eller särskild offert varför någon verifiering inte kunde göras i ett första skede. Verifiering gjordes efter kontakt med Input Interiör och respektive leverantör. Vi anser dock att prislistor och offerter på specialbeställda möbler/utrustning ska sparas för att styrka fakturerade belopp. 7