Tjänsteskrivelse. Revisorernas granskning av den interna kontrollen, Landstinget Halland

Transkript

1 G Landstinget Halland Tjänsteskrivelse (W t'a&a asa&i5 ht q Datum Diarienummer Ls Konsult & stöd Mats Dahlgren, redovisningschef Ekonomiavdelningen Tfn Landstingsstyrelsen Revisorernas granskning av den interna kontrollen, Landstinget Halland Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås yttra sig enligt förslag. Bakgrund Revisorerna för Landstinget Halland har överlämnat rapport avseende granskning av den interna kontrollen inom landstinget till landstingsstyrelsen för yttrande. Syftet med granskningen har varit att bedöma nämndernas/styrelsernas kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner. Särskild vikt har lagts vid granskning av att rutiner är dokumenterade. Sammanfattning Revisorerna konstaterar att Landstinget Halland har genomgående bra rutiner även om det finns några förbättringsområden. Detta gäller i första hand; - Avstämning av enheternas dagskassor - Uppföljning av fordonskostnader - Registrering av reseräkningar via PS-självservice Lämnande av uppgifter om syfte och deltagare vid representationer/konferenser Momsavdrag i samband med representation Revisorerna framhåller även vikten av att landstinget har säkra och ändamålsenliga faxrutiner. Förslag till yttrande På landstingsfullmäktige i november fastställdes ett internkontrollreglemente för Landstinget Halland. Detta kommer succesivt att införas under En del i införandet är att varje förvaltning har erhållit tre platser i en utbildning i 1 (2)

2 intern kontroll som kommer att genomföras under första halvåret. Rapporten från revisorerna kommer att vara en del i utbildningsmaterialet för denna kurs. I utbildningen kommer att ingå att varje förvaltning arbetar fram en kontrollplan för 2007 med aktiviteter som särskilt skall följas under året. Revisorerna kommenterar särskilt att landstingsstyrelsen och övriga förvaltningar bör hantera samtliga reseräkningar/traktamenten i PSsjälvservice. Landstingsstyrelsen instämmer i detta och rekommenderar att förvaltningar använder PS-självservice i samtliga fall samt att denna rutin införs fullt ut inom styrelsens egen verksamhet under Landstingsledningen Catarina Dahlöf Landstingsdirektör Anette Henriksson Ekonomidirektör LS Reveok404 2 (2)

3 Landstinget Halland Datum Revisorerna i Landstinget Halland Komrev Box Halmstad Revisionsrapport Granskning av interna kontrollen, Landstinget Halland. Rubricerad rapport har översänts till landstingsstyrelsen för yttrande. Landstingsstyrelsen har tagit del av rapporten och avger yttrande enligt bifogat förslag. Landstingsstyrelsen Mats Eriksson Landstingsstyrelsens ordförande Catarina Dahlöf Landstingsdirektör Landstinget Halland Box 517 Iandstinget.halland@lthalland.se Postgiro Halmstad Besöksadress: Södra vägen 9 Tfn Org nr Fax

4

5 Landstinget Halland PROTOKOLL Yf ~ /i/211 SAMMANTRÄDE: , Komrevs lokaler, Halmstad Närvarande: Martinsen Jan-Erik Bertilsson Hans Gustafsson Gösta Hudin Eva Jacobsson Leif GRANSKNING AV INTERNA KONTROLLEN LANDSTINGET HALLAND Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen inom landstinget. Syftet har varit att bedöma nämndernas/styrelsens kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner. Särskild vikt har lagts vid granskning av att rutiner är dokumenterade. Följande nämnder/styrelse ingår i granskningen; - Närsjukvårdsnämnden Kungsbacka - Primärvårdsnämnden i Varberg - Primärvårdsnämnden i Falkenberg. - Primärvårdsnämnden i Halmstad - Primärvårdsnämnden i Hylte - Primärvårdsnämnden i Laholm - Psykiatrinämnden - Hjälpmedelsnämnden - Handikappförvaltningen inom Länssjukvårdsnämnden - Sjuktransportförvaltningen inom Länssjukvårdsnämnden - Landstingsstyrelsen Resultat av granskningen Landstinget Halland har genomgående bra rutiner även om det finns några förbättringsområden främst när det gäller; Avstänming av enheternas dagskassor Uppföljning av fordonskostnader Registrering av reseräkningar via PS-självservice Lämnande av uppgifter om syfte och deltagare vid representation/konferenser Momsavdrag i samband med representation. Revisorernas Komrev inom ÖPwC Besöksadress: Brogatan 1 kansli Box Halmstad Tfn Fax Jan-Erik Martinsen, ordf, Grusvägen 2, Tvååker, tfn Harry Staaf, v ordf, Svallarevägen 6, Falkenberg, tfn Hans Bertilsson, Hedbacka, Heberg, tfn Gösta Gustafsson, Torpa 13, Varberg, tfn Eva Hudin, Ängsstigen 9D, Falkenberg, tfn

6 När det gäller uppföljning av fordonsparken är sjuktransportförvaltningen ett gott exempel att rekommendera för andra förvaltningar. Beträffande offentlighet och sekretess vill vi framhålla vikten av att landstinget har säkra och ändamålsenliga faxrutiner. I landstingets nyligen antagna internkontrollreglemente betonas särskilt att nämnder och styrelser ska anta en särskild plan med aktiviteter för uppföljning av den interna kontrollen. Revisionen kommer framledes att följa upp att planer upprättas. Rapport med uppgifter om kontrollmål och bedömning av den interna kontrollen har lämnats till varje granskad förvaltning. Beslöts att översända revisionsrapporten till Närsjukvårdsstyrelsen, Styrelsen för Psykiatrin i Halland och landstingsstyrelsen för yttrande senast an-erik Martinsen Hans Bertilsson 2

7 Öhrlings FRI C EWATER H O Us E@D PER S Revisionsrapport* Granskning av interna kontrollen Landstinget Halland Datum Leif Johansson Anita Andersson *connectedthinking

8 Öhrlings PRICEWATERHOUsE topers Innehållsförteckning 1 Uppdrag Syfte och metod Allmänt om intern kontroll Dokumentation av rutiner Styrande dokument Bedömning och förslag till åtgärder Internkontrollreglemente Kontrollmål Sammanfattande kommentarer...8

9 Ohrlings PR I CEWATE RHO US ECCD P ER S 1 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid följande enheter inom Landstinget Halland: Närsjukvården Kungsbacka Primärvårdsnämnden i Varberg Primärvårdsnämnden i Falkenberg. Primärvårdsnämnden i Halmstad Primärvårdsnämnden i Hylte Primärvårdsnämnden i Laholm Psykiatrinämnden Hjälpmedelsnämnden Handikappförvaltningen inom Länssjukvårdsnämnden Sjuktransportförvaltningen inom Länssjukvårdsnämnden Landstingsstyrelsen 2 Syfte och metod Syftet har varit att bedöma nämndernas/styrelsens kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner. Särskild vikt läggs vid granskning av att rutiner är dokumenterade. Aktuella kontrollmål finns beskrivna i pkt 5.2. Bedömning har skett utifrån en genomgång av olika dokument, intervjuer med ansvariga personer samt stickprovskontroller. Rapport med uppgifter om kontrollmål och bedömning av den interna kontrollen har lämnats till varje nämnd/styrelse. 3 Allmänt om intern kontroll Intern kontroll är ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen bidrar till att uppnå effektivitet och säkerhet i organisationen. Den interna kontrollen består dels av redovisningskontroller, dels av administrativa kontroller. 3

10 Öhrlings PRICEWATERHOUSE OOPERS Redovisningskontroller syftar till säkerhet i system och rutiner (dvs. trygga tillgångar och förhindra att förluster uppstår) och rättvisande räkenskaper (dvs. säkerställa en riktig och fullständig redovisning). Syftet med administrativa kontroller är att främja effektiviteten och tillse att resurserna disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. Vidare syftar de till att säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Administrativa kontroller kan delas in i organisatoriska kontroller (skapas genom att organisationen utformas på ett ändamålsenligt sätt) och förvaltningskontroller (skapas genom att styr- och rapporteringssystem utformas på ett ändamålsenligt sätt). Det är respektive nämnd/styrelse som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och utförande. Nämnden ska således upprätta anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Landstingsstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. 4 Dokumentation av rutiner 4.1 Styrande dokument Landstinget har sedan tidigare ett flertal rutiner beskrivna i sin "Ekonomihandbok". Därtill kommer de olika anvisningar som frans beskrivna på Landstinget Hallands intranet, Lina. 5 Bedömning och förslag till åtgärder 5.1 Internkontrollreglemente Landstingsfullmäktige har antagit ett reglemente som ska gälla från och med 1 januari 2007 med successivt införande under Nämnden eller styrelsen ska varje år anta en särskild plan med aktiviteter för uppföljning av den interna kontrollen. 5.2 Kontrollmål Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen sker utifrån genomgång av dokument och intervjuer. För samtliga rutiner har även en verifiering gjorts. 4

11 Öhrlings JRI CEWATE R H O U GW P E R S Varje kontrollmål/revisionsfråga har betygsatts som acceptabel eller ej acceptabel. Rutin Kontrollmål Bedömning Motivering Dokumentadon av förekommande rutiner Att dokumenterade rutiner finns upprättade. Landstingets ekonomihandbok har för flertalet rutiner kompletterats med egna rutinbeskrivningar. löpande avstämningar Faktureringsrutiner Att det finns ändamålsenliga avstämningsrutiner Att det finns ändamålsenliga rutiner för fakturering Dokumenterade rutiner finns upprättade. I huvudsak fungerar faktureringsrutinerna på ett tillfredsställande sätt inom samtliga nämnder. kassahantering Att det finns rutiner för avstämning av nämndens kontanthantering Ej acceptabel Avstämning av enheternas dagskassor sker, med ett par undantag, 1 ggr/mån. Vi anser att avstämning av dagskassorna ska ske minst två gånger per månad. Psykiatriförvaltningen bör genomföra en inventering och uppdatering av samtliga förskottskassor. Vid Kungsbacka vårdcentral var säkerheten för kassan och personalen bristfällig på grund av en mycket öppen planlösning. Leverantörsfakturor Att det finns säkra rutiner för betalning av leverantörsfakturor Vissa konton, fakturor större än 20 tkr samt vissa leverantörer efterkontrolleras. Leverantörsfakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag/ scanningdag. 5

12 Ohrlings ~ Z I CEWA T ERH O US CW P ER S uppföljning av drivmedelskostnader och övriga kostnader Att rutiner finns utarbetade och följs. Ej acceptabel Körjournaler förs överlag men det är inte alltid dessa lämnas löpande till förvaltningen för uppföljning. Några enheter följer drivmedelsförbrukning och övriga kostnader årsvis på totalnivå och några årsvis per bil. Vi anser att regelbunden uppföljning av förbrukning och kostnader bör ske. Rutin för traktamenten, bilersättningar Att rutiner finns utarbetade och att rätt ersättning utbetalas Ej acceptabel Reseräkningen skickas för attest till närmaste chef. Centrala anvisningar finns. Flertalet nämnder registrerar uppgifterna manuellt, några registrerar direkt i PS-självservice. De manuella rutinerna fungerar i de flesta fall på ett ändamålsenligt sätt men vi anser ändå att all registrering ska ske direkt i PSsjälvservice. utbildning och konferenser Att det finns ändamålsenliga och säkra rutiner och att de följs Ej acceptabel Centrala anvisningar finns, som ibland har kompletterats med egna rutinbeskrivningar. Stickprov visar att uppgifter om syfte och deltagare saknas för några fakturor för en del förvaltningar. inköp och registrering av datorer och mobiltelefoner. Invent.förteckningar Att alla inköp registreras Allt som är stöldbegärligt registreras med serienr m m. Inventarieförteckningar begärs in varje årsskifte. Stickprov visar att anvisningarna med något undantag följs. 6

13 Ohrlings PRI CEWATE R H O US ECW P E R S representati on och gåvor Att befintliga rutiner tillämpas Ej acceptabel Landstingets regler för representation/gåvor följs i huvudsak. Stickprov visar att fullt avdrag för moms har gjorts på några representationsfakturor När det gäller interna konferenser eller interna informationsmöten är det av vikt att skillnaderna i avdragsrätt för moms uppmärksammas. Vid en konferens som omfattar minst 6 timmar samt har ett program, får moms på hela beloppet lyftas. Vid ett internt informationsmöte begränsas avdragsrätten till momsen på 90:-. Stickprov på verifikationsmaterialet visar att det för några fakturor råder oklarhet på ovannämnda punkt. mervärdesskaft vid leasing offentlighet och sekretess Att kännedom finns om gällande regelverk Att rutiner finns utarbetade och efterlevs - Rutiner finns för efterkontroll av leasingfakturor. Fakturor med personuppgifter scannas ej utan hanteras manuellt hos leverantören. Några centrala anvisningar över vad som ska scannas finns inte. Allmänna anvisningar om sekretess finns. I övrigt bestämmer varje förvaltning vad som ska scannas. Personal som scannar in fakturorna omfattas av sekretessen. Samtidigt vill vi framhålla vikten av att landstinget har säkra och ändamålsenliga rutiner vid sändande av fax. 7

14 Öhrlings JR I CE WA T ERH O UsECWPER S 6 Sammanfattande kommentarer Landstinget Halland har genomgående bra rutiner även om det finns några förbättringsområden främst när det gäller: -Avstämning av enheternas dagskassor -Uppföljning av fordonskostnader -Registrering av reseräkningar via PS-självservice -Lämnande av uppgifter om syfte och deltagare vid representation/konferenser -Momsavdrag i samband med representation. När det gäller uppföljning av fordonsparken är sjuktransportförvaltningen ett gott exempel att rekommendera för andra förvaltningar. Beträffande offentlighet och sekretess vill vi framhålla vikten av att landstinget har säkra och ändamålsenliga faxrutiner. I landstingets internkontrollreglemente betonas särskild att nämnder och styrelser ska anta en särskild plan med aktiviteter för uppföljning av den interna kontrollen. Revisionen kommer framledes att följa upp att planer upprättas. 8

15 Ohrlings PRI C EWATE R H O US O D P E R S Revisionsrapport* Granskning av interna kontrollen Landstingsstyrelsen Datum Författare Leif Johansson Anita Andersson *connectedthinking

16 Öhrlings PRICEWA T ERHOUSE OOPERS Innehållsförteckning 1 Uppdrag Syfte och metod Allmänt om intern kontroll Dokumentation av rutiner Styrande dokument Bedömning och förslag till åtgärder Intern kontrollplan Kontrollmål Sammanfattande kommentarer...7

17 Öhrlings P RI CEWATE R H O UsECWP E R S 1 Uppdrag Kornrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av den interna kontrollen vid landstingsstyrelsen. 2 Syfte och metod Syftet har varit att bedöma nämndens kontrollsystem och den interna kontrollen i väsentliga rutiner. Särskild vikt läggs vid granskning av att rutiner är dokumenterade. Aktuella kontrollmål finns beskrivna i pkt 5.2. Bedömning har skett utifrån en genomgång av olika dokument, intervjuer med ansvariga personer samt stickprovskontroller. 3 Allmänt om intern kontroll Intern kontroll är ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och förvaltningarna. Kontrollsystemen bidrar till att uppnå effektivitet och säkerhet i organisationen. Den interna kontrollen består dels av redovisningskontroller, dels av administrativa kontroller. Redovisningskontroller syftar till säkerhet i system och rutiner (dvs. trygga tillgångar och förhindra att förluster uppstår) och rättvisande räkenskaper (dvs. säkerställa en riktig och fullständig redovisning). Syftet med administrativa kontroller är att främja effektiviteten och tillse att resurserna disponeras för uppställda mål och i enlighet med fattade beslut. Vidare syftar de till att säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs. Administrativa kontroller kan delas in i organisatoriska kontroller (skapas genom att organisationen utformas på ett ändamålsenligt sätt) och förvaltningskontroller (skapas genom att styroch rapporteringssystem utformas på ett ändamålsenligt sätt). Det är respektive nämnd/styrelse som ansvarar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde, både till utformning och utförande. Nämnden ska således upprätta anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. 3

18 Ohrlings PRICEWA T ERHOUSCOOPERS Landstingsstyrelsen har till uppgift att främja den interna kontrollen. Viktigt är att den interna kontrollen utformas utifrån ett för alla nämnder gemensamt synsätt. 4 Dokumentation av rutiner 4.1 Styrande dokument Landstinget har sedan tidigare ett flertal rutiner beskrivna i sin "Ekonomihandbok". Därtill kommer de olika anvisningar som finns beskrivna på Landstinget Hallands intranet, Lina. 5 Bedömning och förslag till åtgärder 5.1 Intern kontrollplan Landstinget Halland har arbetat fram ett förslag till reglemente som ska läggas fram för landstingsfullmäktige i november 2006 och gälla från och med 1 januari 2007 med successivt införande under Nämnden eller styrelsen ska varje år anta en särskild plan med aktiviteter för uppföljning av den interna kontrollen. 5.2 Kontrollmål Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. För dessa görs en bedömning av dels befintliga regler och rutiner dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Bedömningen sker utifrån genomgång av dokument och intervjuer. För samtliga rutiner har även en verifiering gjorts. Varje kontrollmål/revisionsfråga har betygsatts som acceptabel eller ej acceptabel. Rutin Kontrollmål Bedömning Motivering Dokumentation av förekommande rutiner Att dokumenterade rutiner finns upprättade. I huvudsak används de rutiner som finns i Landstingets ekonomihandbok. MEAdokumentation och information finns på LINA. 4

19 Ohrlings PRICEWATERHOUSFCOPERS löpande avstämningar Att det finns ändamålsenliga avstämningsrutiner Centrala anvisningar tillämpas. Månatliga avstämningar sker. Faktureringsrutiner Att det finns ändamålsenliga rutiner för fakturering Relativt stor omfattning på faktueringen (ÖV, L-t fastigheter, EU-fakturor, fskr-kassan. Eftersläpningar i betalningen finns framförallt för EU-fakturor. Annars är rutinerna ändamålsenliga. kassahantering Att det finns rutiner för avstämning av nämndens kontanthantering Ej aktuellt Kontanthantering förekommer ej Leverantörsfakturor Att det finns säkra rutiner för betalning av leverantörsfakturor Vissa konton, fakturor större än 20 tkr samt vissa leverantörer efterkontrolleras. Leverantörsfakturor betalas 30 dagar efter ankomstdag/ scanningdag. uppföljning av drivmedelskostnader Att rutiner finns utarbetade och följs. Ej aktuellt De fordon som finns tillhör Serviceförvaltningen. Rutin för traktamenten, Att rutiner finns utarbetade och att rätt ersättning Ej acceptabel Reseräkningen skickas för attest till närmas chef. Centrala anvisningar finns. En del manuell 5

20 Ohrlings PtICEWATERHOUSE(JPERS bilersättning ar utbetalas hantering förekommer. Rutinerna fungerar på ett tillfredsställande sätt men vi anser ändå att all registrering ska ske direkt i PSsjälvservice. utbildning och konferenser Att det finns ändamålsenliga och säkra rutiner och att de följs Centrala anvisningar finns. Särskild kontroll görs i efterkontrollen av scannade fakturor. Stickprov visar att någon enstaka faktura saknade uppgift om deltagare, men i övrigt fanns inga avvikelser från gällande anvisningar. inköp och registrering av datorer och mobiltelefoner. Invent.förteckningar representati on och gåvor Att alla inköp registreras Att befintliga rutiner tillämpas Registrering sker av stöldbegärliga inventarier. Uppdatering sker årligen. Centrala anvisningar finns. Stickprov visar inga avvikelser från gällande anvisningar. mervärdesskatt vid leasing Att kännedom finns om gällande regelverk En leasingbil finns. Korttidshyror av bilar förekommer, Kännedom om reducerat momsavdrag frans. offentlighet och sekretess Att rutiner finns utarbetade och efterlevs Fakturor med personuppgifter scannas ej utan hanteras manuellt hos leverantören. 6

21 Ohrlings PR I CEWATE R H O US (ÄP E R S 6 Sammanfattande kommentarer Enhetens rutiner fungerar i allt väsentligt på ett tillfredsställande sätt. Det enda som kan behöva korrigeras är hanteringen av reseräkningar/traktamenten, som bör hanteras i PSsjälvservice. 7