REVISIONSRAPPORT. Interna kontrollen. Primärvårdsnämnden i Falkenberg. Anita Andersson Leif Johansson

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Interna kontrollen Primärvårdsnämnden i Falkenberg Anita Andersson Leif Johansson

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Uppdraget Bakgrund Syfte och metod Allmänt om intern kontroll Attest och utanordning Attestreglemente och attestförteckning Registrering och utanordning Leverantörsfakturor Faktureringsrutiner Kassa- och redovisningsrutiner Allmänt Inventarieförteckningar datorer Aktuell inventarieförteckning Utrangering Övrigt...7 (2)

3 1. Inledning 1.1 Uppdraget Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland granskat den interna kontrollen vid primärvårdsnämnden i Falkenberg. 1.2 Bakgrund Av kommunallagen framgår att landstinget skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Intern kontrollplan saknas inom nämnden men det pågår ett centralt arbete med att ta fram detta. 1.3 Syfte och metod Syftet har varit att bedöma ifall ett urval av ekonomiska rutiner inom nämndens ansvarsområde fungerar på ett tillfredsställande sätt. Följande revisionsfrågor är aktuella: - Finns dokumenterade attestrutiner? Finns aktuella attestförteckningar? Tillämpas dessa? - Faktureringsrutiner, dokumentation och ändamålsenlighet. - Är rutinen för betalning av leverantörsfakturor ändamålsenlig och säker? - Är rutinen för kontanthantering vid vårdcentraler och tandvårdskliniker ändamålsenlig och säker? Vilka kontroller sker på förvaltningen? - Stickprovskontroll av en månads verifikationer för 1:a halvåret Inventarieförteckning datorer? Vilka uppgifter finns och är förteckningarna kompletta? - Vilka rutiner gäller för utrangering av datorer, finns förteckning? - Uppföljning av EU-projekt Mixat. (3)

4 Vi har genomfört intervjuer med ansvarig ekonom och assistenter på förvaltningen. Vidare har vi tagit stickprovskontroller på ca xx verifikationer. Vi har också besökt några vårdcentraler och tandvårdskliniker. 2. Allmänt om intern kontroll Varje nämnd har enligt kommunallagen, 6 kap 7, ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Varje nämnd har därmed ansvar för att utforma och utföra den interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. Den interna kontrollen skall på ett effektivt och rationellt sätt garantera en tillförlitlig och säker redovisning. Med tillförlitlig och säker redovisning avses att: - system och rutiner är utformade så att eventuella felrisker är eliminerade - transaktionerna/verifikationerna är fullständiga, dvs följer gällande regler och god redovisningssed - transaktionerna tillhör nämndens verksamhet - det finns substans i varje enskild transaktion Det är väsentligt att det interna kontrollsystemet upplevs som tydligt, lättillgängligt och praktiskt tillämpbart för dem som är berörda. 3. Attest och utanordning 3.1 Attestreglemente och attestförteckning Landstingets attest- och utanordningsreglemente har tillsammans med övriga anvisningar och policydokument i ekonomihandboken angående betalning av leverantörsfakturor varit grundläggande för granskningen. Vi bedömer att landstingets attestreglemente och övriga tillämpningsanvisningar är väl anpassade till de krav som kan ställas avseende god intern kontroll. (4)

5 Enligt reglementet skall varje nämnd årligen utse en eller flera huvudattestanter samt ersättare för dessa. Primärvårdsnämnden har antagit förteckning över huvudattestanter och ersättare för år Namnteckningsprov finns? 3.2 Registrering och utanordning Flertalet fakturor skickas till förvaltningen där ankomststämpling och registrering sker. Fakturorna skickas därefter ut till respektive enhet för attest, kontroll och kontering. Två personer har rätt att utanordna. Behörighetsattest görs av den person som registrerar fakturorna. För närvarande pågår ett pilotprojekt med scanning av fakturor vid vårdcentralerna i Ullared och Vessigebro. Betalning av fakturor till post- eller bankgiro görs av person som ej registrerat fakturorna. Utanordnaren gör stickprovsvisa kontroller av alla registrerade fakturor och samtliga överstigande 5.000:-.. Vår bedömning är att förvaltningens rutiner för registrering och utanordning av fakturor fungerar på ett tillfredställande sätt. 3.3 Leverantörsfakturor Vi har granskat verifikationsmaterialet stickprovsvis första halvåret Antalet granskade fakturor uppgår till ca xx st. Endast ett fåtal felkonteringar, i övrigt tillfredställande. (5)

6 4. Faktureringsrutiner Extern fakturering förekommer endast i mindre omfattning och avser framförallt vissa hyror och personalkostnader. Fakturering sker månadsvis eller kvartalsvis, ofta enligt upprättat avtal. Stickprovskontroll visar att fakturering sker utan några direkta dröjsmål. Hyran för restaurangen Önskemålet (15 tkr per månad) faktureras den 15:e varje månad. Vi förordar att beloppet betalas via autogiro den sista i varje månad. 5. Kassa- och redovisningsrutiner 5.1 Allmänt Vi har gjort en genomgång av förvaltningens kontroll- och uppföljningsrutiner för dagskassor. Förvaltningen gör avstämning av inbetalda dagskassor ungefär var fjortonde dag. Förvaltningen bör utföra egna kontroller av kassa- och redovisningsrutinerna minst en gång per år. 6. Inventarieförteckningar datorer 6.1 Aktuell inventarieförteckning Alla inköp av utrustning och apparatur där inköpsvärdet överstiger 5.000:- ska förtecknas, med undantag av möbler. Vidare ska all stöldbegärlig egendom (ex.vis datorer) förtecknas även om värdet understiger 5.000:-. (6)

7 När det gäller driftinventarier skapas en inventarieförteckning direkt i ekonomisystemet. Inköp som betecknas som driftinventarier redovisas på särskilda konton. Vid konteringen ska investeringskod anges enligt principen 9+Ansvarsenhetskod, exempelvis som avser driftinventarie på primärvårdens kansli. Förteckning finns över samtliga datorer som tillhör Primärvården i Falkenberg. Uppgifter finns ute på basenheterna om bl a placering, datorernas fabrikat, tillverkningsnr, avskrivningstid, ver nr, anskaffningsår och pris. Samtliga datorer är stöldmärkta. Vi har på ett par enheter gjort stickprovskontroller över några av datorerna som köpts in under Samtliga uppgifter enligt ovan fanns förtecknade i mycket bra och överskådliga förteckningar över så väl tidigare inköpta som nyinköpta datorer. Lista från Susanne 6.2 Utrangering Dokumenterade rutiner för utrangering av datorer finns. Uppgifter om utrangerade datorer finns förtecknade i MEA. Avskrivningstiden för datorer är 3 år. Utrangering av datorer sköts via Infocare, som rensar apparaterna från hårddiskar och minneskort. Resterande delar skrotas 7. Övrigt 7.1 Projektet Mixat Avser ett samverkansprojekt med EU-bidrag som primärvården har drivit tillsammans med Falkenbergs kommun, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Projektet samordnas via kommunen. Primärvårdens kostnader uppgick till ca 2,4 mnkr varav ca 1,4 mnkr ska erhållas i EU-bidrag. Projektet avslutades i april Fordran på ca 1,1 mnkr uppmärksammades i bokslutet per Sedan dess har det skett en utbetalning på knappt 300 tkr (januari 2005) och för närvarande uppgår fordran till 842 tkr. Utbetalningen har dragit ut på tiden och vi kommer att bevaka projektet under året. (7)