Rutiner och intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning

Transkript

1 Revisionsrapport Rutiner och intern kontroll vid ansökan om särskild ersättning - sektorn för socialtjänst samt sektorn för utbildning och kultur Härryda kommun Juni 2009 Henrik Bergh

2 Innehållsförteckning 1 Uppdrag och genomförande Bakgrund Revisionsfråga Metod Sammanfattning Sektorn för socialtjänst Synpunkter till sektorn för socialtjänst Sektorn för utbildning och kultur Synpunkter till sektorn för utbildning och kultur...7

3 1 Uppdrag och genomförande Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har av revisionen i Härryda kommun fått i uppdrag att granska kommunens rutiner och interna kontroll vad gäller redovisning och ansökan om särskild ersättning (momskompensation). 2 Bakgrund Kommunerna intar en särställning i momssystemet genom att man av konkurrensneutralitetsskäl kan erhålla ersättning för ingående moms som hänför sig till skattefri omsättning samt ersättning för dold moms vid upphandling från eller bidrag till entreprenörer som driver verksamhet inom områdena tandvård, sjukvård, social omsorg eller utbildning. Vidare intar äldreboendet och LSS- boendet en särställning genom att dessa vårdformer också berättigar till ersättning för lokalkostnader då lokalerna hyrs av kommunen. Ersättningarna regleras i kommunkontolagen och rekvireras av kommunerna från skattekontoret i Jönköping. Staten har från och med år 2003 tagit över finansieringen av kommunkontosystemet. Detta innebär att den avgift kommunerna tidigare erlagt för att finansiera uttagen från kontona försvinner. I gengäld kommer statsbidragen till kommunerna att sänkas i motsvarande mån. Kontrollen i systemet skall skärpas bland annat genom att RSV ges möjligheter att utföra revisioner. Hanteringen av moms i kommunen är således utifrån flera aspekter en väsentlig fråga som utifrån revisionell utgångspunkt bör granskas periodiskt. 3 Revisionsfråga Syftet med granskningen är att pröva den interna kontrollen i nu tillämpade rutiner för att söka särskild momskompensation. Granskningen syftar också till att följa upp de synpunkter gällande särskild moms-kompensation som har redovisats i en konsultrapport år 2003 samt i en revisionsrapport våren Metod Vi har utifrån verifikationslistor för år 2008 gjort stickprovskontroller inom de områden hos sektorerna socialtjänst samt kultur och utbildning där det kan förekomma ersättningsberättigade fakturor. Kompletterande information har också inhämtats från berörda handläggare. 3

4 5 Sammanfattning 5.1 Sektorn för socialtjänst Vår konsultrapport från år 2003 har lett till att sektorn för socialtjänst under år 2003 upprättat en retroaktiv ansökan om särskild ersättning (perioden ). Rättelserna avser verksamheterna för vård och omsorg samt funktionshinder (köpt vård inom daglig verksamhet, hemsjukvård, personlig assistent,mm). Utbetalning från skattemyndigheten uppgår till cirka 1 mkr. Vår revisionsrapport från år 2005 har lett till att sektorn för socialtjänst under år 2005 upprättat en ansökan om momsreglering ( =ingående moms) för verksamheten vård och omsorg samt en ny retroaktiv ansökan om särskild ersättning ( ) för verksamheten individ och familjeomsorg. Den sammanlagda utbetalningen från skattemyndigheten uppgår till cirka 1 mkr. De synpunkter som framförts i tidigare granskningar och kontroller har på ett nöjaktigt sätt åtgärdats med ett undantag. Detta gäller vår rekommendation att sektorn inför och skriftligen dokumentera en rutin för intern kontroll som syftar till att säkerställa att sektorn söker särskild ersättning för alla ersättningsberättigade fakturor. En sådan kontroll skulle kunna utföras genom exempelvis regelbunden efterkontroll av redovisningen baserat på särskilt framtagna verifikationslistor. Lokalrevision AB har på kommunens uppdrag begärt omprövning för vissa år gällande särskild ersättning för så kallade sociala lägenheter till ett belopp om cirka 1 mkr. Ärendet har fått avslag hos skatteverket med hänvisning till att det i biståndsbeslut saknas hänvisning till Sol 5:5 eller Sol 5:7. Frågan har därefter drivits vidare av Lokalrevision AB genom överklagande till Länsrätten i Falun. Utgången av de olika omprövningsbesluten bör bevakas av sektorn för socialtjänst för den händelse kommunen vinner framgång vid den rättsliga prövningen. I vår aktuella granskning har vi utrett frågan om huruvida det finns förutsättningar att söka särskild ersättning för de nya boende med särskild tillgänglighet som inrättas för i första hand äldre människor i Härryda kommun. Vad vi kan finna så saknas i dessa fall förutsättningar till momskompensation då detta kräver biståndsbeslut enligt Sol 5:5 andra stycket eller Sol 5:7 tredje stycket. I aktuella fall har biståndsbeslut lämnats enligt Sol 4:2. Vi har som ett led i aktuell periodisk granskning av den interna kontrollen vad gäller rutiner för ansökan om särskild ersättning också gjort analyser av verifikationer inom sektorn för socialtjänst baserat på verifikationslistor för redovisningsåret Vid kontrollen noterades tre missade fakturor inom verksamheten för vård och omsorg som kan sökas retroaktivt till ett belopp om cirka kr. 4

5 Vid vår kontroll noterades också återigen missar i ansökan om särskild ersättning inom verksamheten för individ och familjeomsorg (IFO). De ersättningsberättigade fakturor som vi noterade som missade inom IFO var beloppsmässigt av mindre omfattning men eftersom vår granskning baseras på stickprov så bör sektorn ändå göra en fördjupad kontroll. Anledningen till ovanstående misstag inom verksamheten IFO uppges vara att aktivitetskodning inte har utförts på rätt sätt och enligt systemansvarig har detta sin förklaring i att ett nytt datasystem med nya rutiner för kontering införts från och med sommaren Synpunkter till sektorn för socialtjänst En genomgång av redovisningen och en retroaktiv ansökan om särskild ersättning för år 2008 bör göras för verksamhet vård och omsorg samt för individ och familjeomsorg och då särskilt för perioden efter att ett nytt datasystem med nya rutiner för kontering införts. Vi ser det som mycket angeläget att sektorn för socialtjänst upprättar en skriftlig rutin för intern kontroll i syfte att säkerställa att sektorns ansökan om särskild ersättning är korrekt och komplett. I en sådan rutin bör det utses personer som har ansvar för att med jämna intervall utföra efterkontroller med hjälp av verifikationslistor. En anvisning för kodning av ersättningsberättigade fakturor upprättades vid granskningstillfället till berörda assistenter inom verksamheten IFO. En anvisning och information om ersättningsberättigade fakturor bör också upprättas för den personal inom för verksamheten vård och omsorg samt funktionshinder som sköter kontering av fakturor i syfte att undvika missar i ansökan om särskild ersättning. Vi har vid vår granskning noterat att sektorn för socialtjänst inte utnyttjar möjligheten till att fördela momskompensationen på lokaler och driftskostnad och därmed söka särskild ersättning med 18% respektive 5 %. Om lokalkostnadens andel av det totala fakturabeloppet överstiger 8% så är denna fördelningsgrund mer fördelaktig. Det kan finnas skäl för sektorn att analysera denna möjlighet samt det ekonomiska utfallet vid en uppdelning av momskompensationen inom samtliga verksamheter i de fall det finns förutsättningar att få lokalkostnaden specificerad från berörda företag. 5

6 5.2 Sektorn för utbildning och kultur Vår revisionsrapport från år 2005 har lett till att sektorn för utbildning och kultur tillsammans med ekonomikontoret upprättat en retroaktiv ansökan om särskild ersättning för perioden Från skattemyndigheten har sedan utbetalats cirka kr. De synpunkter som framförts i tidigare granskningar och kontroller har på ett nöjaktigt sätt åtgärdats med ett undantag. Detta gäller vår rekommendation att sektorn inför och skriftligen dokumenterar en rutin för intern kontroll som syftar till att säkerställa att sektorn söker särskild ersättning för alla ersättningsberättigade fakturor. En sådan kontroll skulle kunna utföras genom exempelvis regelbunden efterkontroll av redovisningen baserat på särskilt framtagna verifikationslistor. Sektorn för utbildning och kultur har vad vi kan bedöma nu ett specificerat underlag för lokalkostnader från berörda friskolor vid ansökan om 18 % ersättning som uppfyller de krav som skattemyndigheten för närvarande ställer i dessa sammanhang. Sektorn bör emellertid vara observant på att ytterligare skärpning i kravet på specifikation av lokalkostnader har aviserats av skattemyndigheten. Vi har som ett led i periodisk granskning av den interna kontrollen vad gäller ansökan om särskild ersättning gjort nya stickprov av verifikationer inom sektorn för utbildning och kultur. Den aktuella kontrollen har baserats på verifikationslistor för redovisningsåret Vid denna stickprovskontroll noterades återigen missar i ansökan om särskild ersättning inom sektorn för utbildning och kultur. De missade ersättningsberättigade fakturor som påträffats i vårt aktuella stickprov bedömer vi kan uppgå till ett totalt fakturabelopp på över 3 mkr varav tre fakturor från den Internationella Skolan i Göteborgsregionen (ISGR) uppgår till cirka 1 mkr. Förutsatt att den analys som vi utfört tillsammans med ekonom på sektorn för utbildning och kultur är korrekt (ytterligare analyser av eventuella ombokningar skall utföras av ekonom) skulle detta innebära att sektorn retroaktivt skulle kunna söka en retroaktiv ersättning med 6 % för år 2008 om cirka kr. Beloppet kan blir större vid en fördelning av kostnader för lokaler och drift och en uppdelning på 5% respektive 18% vilket tillämpas inom sektorn för utbildning och kultur. 6

7 5.2.1 Synpunkter till sektorn för utbildning och kultur. Mot bakgrund av att sektorn för utbildning och kultur enligt vårt stickprov kan ha missat att söka kompensation för ersättningsberättigade fakturor under år 2008 samt att sektorn även under tidigare perioder missat att söka ersättning så anser vi att det kan finnas skäl för sektorn att göra en kontroll av redovisningen för räkenskapsår samt innevarande räkenskapsår Sektorn bör därefter upprätta en retroaktiv ansökan om särskild ersättning för missade fakturor. Vi ser det som mycket angeläget att sektorn för utbildning och kultur upprättar en skriftlig rutin för intern kontroll i syfte att säkerställa att sektorns ansökan om särskild ersättning är korrekt och komplett. I en sådan rutin bör det utses personer som har ansvar för att med jämna intervall utföra efterkontroller med hjälp av verifikationslistor. 7