Granskning av vissa kostnadsslag Inhyrd sjukvårdspersonal och externt köpta tjänster

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av vissa kostnadsslag Inhyrd sjukvårdspersonal och externt köpta tjänster Norrbottens läns landsting Februari 2007 PerÅke Brunström, Certifierad kommunal revisor Carina Olausson, Certifierad kommunal revisor *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Revisionsfrågor, revisionsmetod och avgränsning Granskningsresultat Definitioner Redovisningsmässig/systemmässig hantering av granskade kostnader Bokföring av de granskade kostnaderna Landstingsinterna regler för tjänster från bemanningsföretag Inköp av externa tjänster från bemanningsföretag Räkenskapsmaterial Revisionell bedömning...6

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Landstingets revisorer genomför årliga granskningar med inriktning mot vissa konton. Konton som väljs ut är sådana där kostnaderna kan sägas vara svåra att kontrollera och där felaktiga utbetalningar kan minska förtroendet för landstinget. Denna granskning har inriktats mot inhyrd och externt köpta konsulttjänster av vårdpersonal. Landstingets revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers i uppdrag att genomföra granskning med ovanstående inriktning. 1.2 Revisionsfrågor, revisionsmetod och avgränsning Syftet med granskningen är huvudsakligen att följa upp och bedöma tillämpningen av gällande rutiner och regelverk samt räkenskapsmaterialets kvalitet. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt kommunala redovisningslagen och landstingets egna anvisningar? Efterlevs landstingets interna regelverk för nyttjande av bemanningsföretag? Granskningen omfattar en genomgång av landstingets egna regelverk och gällande lagstiftning på området. Stickprovsmässig manuell granskning och registeranalys har gjorts av räkenskapsmaterial. Intervjuer har genomförts med tjänstemän från landstingets centrala funktioner för inköp, ekonomi och Administrativ Service. Granskningen omfattar räkenskapsmaterial för landstinget externa köp av vårdtjänster och privata vårdgivare. Landstinget centrala funktioner har berörts av granskningen i egenskap av administrativa stödenheter respektive servicefunktion i upphandlingsfrågor. Granskningen omfattar perioden januari december

4 2 Granskningsresultat 2.1 Definitioner I lag om kommunal redovisning 2:2 ställs krav på att bokföringen ska vara så ordnad att en tillfredsställande finansstatistisk information kan lämnas. Inhyrd personal för verksamhetsanknutna tjänster Definition enligt L-BAS (normalkontoplan för landsting): Inhyrd personal från personaluthyrningsföretag eller liknande för att täcka tillfällig personalbrist. Kontot efterfrågas i bokslutsstatistiken. I landstingets redovisning motsvaras detta av konto Inhyrd personal med anställningsliknande förhållanden I de situationer personal tillfälligt hyrs in men där den inhyrde inte hör till bemanningsföretag och saknar F-skattesedel utgår lön (och sociala avgifter) varvid landstinget redovisar kostnaden under konto 5098 Ersättning stafettläkare med lön. Externt köpta vårdtjänster Med externt köpta vårdtjänster avses enligt landstingets egen definition, vårdtjänster som utförs på vårdinrättningar utanför landstingets lokaler (men ej inom annat landsting). Hit hör följande konton: 4042 Avgifter och ersättningar för läkare (exkl. stafettläkare) 4043 Avgifter och ersättningar för fotvård 4044 Avgifter och ersättningar för psykoterapitjänster 4045 Avgifter och ersättningar för yrkesinriktad rehab 4047 Avgifter och ersättningar för sjukgymnasttjänster 4048 Avgifter och ersättningar för sjukvårdspersonal (exkl läkare) Kommentar: Granskningen visar att landstinget inte följer normalkontoplanen för landsting ( L-BAS). Landstinget har, för att klara kraven på att lämna bokslutsstatistik, ett konto (4049 Köp av sjukvårdspersonal) som motsvarar L-BAS:s (555 Inhyrd personal för verksamhetsanknutna tjänster). Bokföringen av inhyrd personal med anställningsliknande förhållanden följer rekommendationer men avviker även det följdenligt kontostrukturmässigt från L-BAS. 2

5 Normalkontoplanen för landsting (L-BAS) har definitioner för varje konto för att underlätta klassificering av bokföringsposter vilket inte landstingets kontoplan har. Även om landstinget med hjälp av översättningstabeller klarar att lämna finansstatistik bör en fullständig anpassning till L-BAS i en framtid övervägas. Förutom att det skulle underlätta jämförelser och statistiklämnande, skulle landstinget också erhålla en kontoplan (med definitioner) som ständigt utvecklas av SKL. 2.2 Redovisningsmässig/systemmässig hantering av granskade kostnader Ovan nämnda kostnader skapas i landstingets redovisning i huvudsak av olika administrativa system enligt följande: Kostnadsslag Adm system Avgifter och ersättningar för läkare Privata vårdgivare (AVIR) Slutregistrering elektroniska fakturor Avgifter och ersättningar för fotvård Slutregistrering elektroniska fakturor Avgifter och ersättningar för psykoterapitjänster Slutregistrering elektroniska fakturor Avgifter och ersättningar för sjukgymnasttjänsterprivata vårdgivare (AVIR) Slutregistrering elektroniska fakturor Avgifter och ersättningar för sjukvårdspersonal Slutregistrering utlandsfaktura Slutregistrering elektroniska fakturor Inhyrd personal från bemanningsföretag Slutregistrering utlandsfaktura Slutregistrering elektroniska fakturor Ersättning stafettläkare med lön Lönesystemet (PABAS) Kommentarer: Granskningen visar att redovisningsposterna för de granskade kostnaderna skapas av de administrativa system man kan förvänta sig. Att lönesystemet PABAS används för att ersätta stafettläkare förklaras av att det finns stafettläkare som saknar f-skattsedel och som landstinget har ett anställningsliknande förhållanden med. Dessa är dock av minskande omfattning. 2.3 Bokföring av de granskade kostnaderna I lag om kommunal redovisning 2:2 ställs krav på att bokföringen ska vara så ordnad att de ekonomiska utfallen kan jämföras med budget och en tillräcklig kontroll över verksamheten kan upprätthållas. 3

6 Division, tkr S:a 2006 Jfr 2005 Finansiering Landstingsgemensamt Diagnostik Folktandvård Medicinska spec Opererande spec Primärvård Vuxenpsyk S:a Utfall Budget Avvikelse Kommentar: Uppgifterna i ovanstående tabell är hämtade från landstingets redovisning och visar på god budgetföljsamhet med undantag för konto 4049 inhyrd personal för verksamhetsanknutna tjänster. Det stora budgetöverskridandet på detta konto bedöms inte uppstått med anledning av bristande ordning i bokföringen. Budgeten är fördelad till verksamheter och som lönekostnad på ordinarie befattningar. Tvärt om är vår bedömning att bokföringen är ordnad så att budgeten och ekonomin i övrigt kan följas på ett sätt så att en tillräcklig kontroll över verksamheten är möjlig. 2.4 Landstingsinterna regler för tjänster från bemanningsföretag I Landstingets gemensamma regler för 2006 framgår att Nyttjandet av bemanningsföretag ska ske med stor restriktivitet. Hur nyttjandet ska begränsas eller hur restriktiviteten ska åstadkommas bestäms inte i dessa regler, utan det får därför anses ha överlåtits till cheferna inom respektive divisions linjeorganisation att realisera. Kommentarer: Vår bedömning är att regeln om att nyttjande av bemanningsföretag ska ske med stor restriktivitet är välkänt av divisionsorganisationerna. Vi bedömer att det finns en tillräcklig kontroll på området även om man inte håller budgeten på de tre stora divisionerna Opererande specialiteter, Medicinska specialiteter och Primärvård. Tydliga orsaker till negativa budgetavvikelser för inhyrd sjukvårdspersonal framgår av divisionernas årsrapporter för Inköp av externa tjänster från bemanningsföretag I Landstingets gemensamma regler för 2006 framgår att Tjänster som ska utföras av externa bemanningsföretag ska avropas från de företag som landstinget har tecknat avtal med. 4

7 Granskningen av landstingets fakturaregister visar att inköp av tjänster från bemanningsföretag endast gjorts från företag med vilka landstinget har tecknade avtal, enligt följande: Företag Antal fakturor Fakturabelopp, tkr Partnerskap för vård AB Vik-Team APS Framtidsvården AB Läkarjouren i Norrland AB Poolia Doctor AB 2 98 Otima AB Medpro Psykiatrika AB Doc Care AB S:a Kommentar: Vår bedömning är att regeln om att endast nyttja bemanningsföretag med vilka landstinget har avtal, följs utan undantag. 2.6 Räkenskapsmaterial I lag om kommunal redovisning och mervärdesskattelagen ställs krav på att verifikationer ska innehålla följande: När verifikationen sammanställts När den ekonomiska händelsen ägt rum Vad den ekonomiska händelsen avser till vilket belopp den ekonomiska händelsen gäller vilken motpart den ekonomiska händelsen berör Upplysning om ev. handlingar som legat till grund för den ekonomiska händelsen Verifikationsnummer/identifieringstecken Fakturamottagare Momsbelopp/skattesats Ett urval av 50 st fakturor från de olika divisionerna har granskats med avseende på ovanstående krav på innehåll. Urvalet har gjorts från samtliga i granskningen ingående konton med undantag från Kommentarer: Vi bedömer att de granskade fakturorna motsvarar de juridiska krav som ställas på dess innehåll. Följande iakttagelse värd att beakta har dock gjorts: I en av de granskade fakturorna röjs namnet på en patient som varit inlagd på psykiatrisk avdelning. Fakturan har behandlats på ett öppet sätt i systemet LEVIS, vilket många har titta- 5

8 behörigheter till. En närmare granskning av hanteringen visar att den aktuella fakturan av misstag inte sorterats på rätt sätt vid skanningsmomentet. Fakturor med känsliga uppgifter ska enligt gällande rutin hanteras så att åtkomsten till dessa inte sprids till obehöriga. Vi föreslår att rutinerna för sekretessbelagda uppgifter i fakturor ses över. 3 Revisionell bedömning Granskningens resultat visar att det ekonomiska utfallet avseende granskade kostnadsslag kan jämföras med budget, tillfredsställande finansstatistik kan lämnas, samt att verifikationerna innehåller de uppgifter som krävs enligt lag. Vi kan också notera däremot att budgetföljsamheten avseende inhyrd personal under en följd av år varit bristfällig. Landstinget har emellertid rutiner för uppföljning och analys av denna kostnadspost. Det är därför vår bedömning att tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas. Med utgångspunkt från ställda revisionsfrågor är det vår sammanfattande revisionella bedömning att: räkenskapsmaterialet uppfyller kraven enligt kommunala redovisningslagen och landstingets egna anvisningar och att landstingets interna regelverk för nyttjande av bemanningsföretag efterlevs. De kommentarer och förslag vi har med anledning av gjorda iakttagelser, finns redogjort för under Kommentarer till respektive avsnitt. 6