Revisionsrapport. Granskning av. Räkenskapsmaterial vissa kostnadsslag. Norrbottens läns landsting. Oktober 2005

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av Räkenskapsmaterial vissa kostnadsslag Norrbottens läns landsting Oktober 2005 Namn Carina Olausson Certifierad kommunal revisor Hans Rinander Certifierad kommunal revisor 1

2 Innehållsförteckning 0. Sammanfattning Inledning Uppdrag Syfte, metod och avgränsning Granskningsresultat Kontospecifikt Utbildningar och konferenser Kost och logi Traktamenten och bilersättningar Biljetter, lokala resor mm Generella iakttagelser Allmänt om räkenskapsmaterial Allmänt om tjänsteresor Attestinstrumentet Reseräkning Övrigt Revisionell bedömning

3 0. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat den interna kontrollen avseende landstingets räkenskapsmaterial avgränsat till vissa kostnadsslag. Mer precist syftar granskningen till att besvara revisionsfrågorna: Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt kommunala redovisningslagen (KRL), utfärdade rekommendationer av Rådet för kommunal redovisning (RKR) samt skattelagstiftningens regler och anvisningar? Efterlevs landstingets interna regelverk för valda kostnadsslag? Granskningen omfattar räkenskaper för perioden januari april 2005 och avgränsas till landstingsstyrelsen och de politiska beredningarna (Division Politik), landstingsdirektörens staber (Division Landstingsgemensam) samt divisionerna Service och Opererande specialiteter. Granskningen omfattar kostnadsslagen Utbildning och konferenser, Traktamenten och bilersättningar, Biljetter, lokala resor med buss och taxi, Övriga resekostnader samt Kost och logi, Sverige och utomlands. Vår sammanfattande bedömning är att den interna kontrollen i sammanhanget i allt väsentligt är tillfredsställande. Räkenskapsmaterialet håller god kvalitet och uppfyller i allt väsentligt de krav som ställs av lagstiftning, normerande organ och landstingets interna regelverk. Viss förbättringspotential finns emellertid: Hantering och förvaring av kvitton/underlag hänförliga till kostnadsanspråk för utlägg i samband med inrikes tjänsteresa bör säkras. Detta för att säkerställa att landstinget lever upp till redovisningslagens krav på säker förvaring och god tillgänglighet. Nuvarande rutiner är enligt vår bedömning inte till fullo förenliga med lagstiftningens krav i dessa avseenden. Vi ser därför positivt på de förändringar mot en mer sammanhållen hantering/förvaring via Administrativ Service som planeras i detta avseende. Tillämpningen av gällande anvisningar beträffande registreringen av obligatoriska aktivitetskoder i PAW bör förbättras. Anvisningar och rutiner för hantering/förvaring av utbildningsprogram bör utvecklas. Detta dels för att säkerställa att landstinget lever upp till dels redovisningslagens krav om säker förvaring och god tillgänglighet men också skattelagstiftningens krav avseende eventuella beskattningskonsekvenser i samband med utbildnings-/konferensresor. 3

4 1. Inledning 1.1 Uppdrag Kostnadsposter som resor, bilersättningar, kurser, konferenser, kost och logi etc kan vara svåra att kontrollera och felaktiga utbetalningar, brister eller fel i redovisningen kan förorsaka landstinget badwill långt utöver värdet på de aktuella kostnadsposterna. Med anledning härav har landstingets revisorer uppdragit åt Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska om redovisningen och den interna kontrollen avseende dylika kostnadsslag är tillfredsställande. 1.2 Syfte, metod och avgränsning Syftet med granskningen är att följa upp och bedöma tillämpningen av gällande rutiner och regelverk samt räkenskapsmaterialets kvalitet. Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Uppfyller räkenskapsmaterialet kraven enligt kommunala redovisningslagen (KRL), utfärdade rekommendationer av Rådet för kommunal redovisning (RKR) samt skattelagstiftningens regler och anvisningar? Efterlevs landstingets interna regelverk för valda kostnadsslag? Granskningen omfattar räkenskaper för perioden januari april 2005 och avgränsas till landstingsstyrelsen och de politiska beredningarna (Division Politik), landstingsdirektörens staber (Division Landstingsgemensam) samt divisionerna Service och Opererande specialiteter. Granskningen avgränsas till att omfatta följande kostnadsslag: Utbildning och konferenser (5811, 5813) Traktamenten och bilersättningar (5511, 5512, 5521, 5522) Biljetter, lokala resor med buss och taxi, övriga resekostnader (7051, 7057, 7059) Kost och logi, Sverige och utomlands (7052, 7053) Under perioden januari april 2005 finns ca verifikat/verifikatsrader hänförliga till granskade divisioner och kostnadsslag registrerade. I granskningen har samtliga verifikat/verifikatsrader översiktligt granskats. Därutöver har också ett urval verifikat/verifikationsrader särskilt fokuserats. De kriterier som legat till grund för detta urval är: Basenheter och kostnadsställen med omfattande kostnader inom valda kostnadsslag. Samtliga ekonomiska transaktioner inom kostnadsslaget Kost och logi, utlandet. Avvikande/utmärkande verifikationer. Ett slumpmässigt urval verifikat. 4

5 Totalt har ca 200 reseräkningar med tillhörande underlag och 200 fakturor djupgranskats. Urvalet ger inte underlag för generell bedömning men ger ändå en indikation om räkenskapsmaterialets kvalitet och den interna kontrollen i sammanhanget. Enskilda individers resvanor och eventuellt nyttjande av bonuspoäng har inte granskats. Redovisningen för valda kostnadsslag har fångats via landstingets uppföljningsverktyg Lupp och BusinessObjects. Den fördjupade granskningen av verifikationer och underlag har gjorts via lönesystemet (PAW/Pabas) 1 och systemet för sökning av leverantörsfakturor, LEVIS. Intervjuer har gjorts med representanter för Administrativ service och ekonomienheten. 2. Granskningsresultat Utgångspunkt för vår bedömning är KRL samt utfärdade rekommendationer och uttalanden från RKR. Vi har även utgått från landstingets gemensamma regler för 2005 samt tilllämpningsanvisningar för aktuella områden. Dessa reglerar resor för anställda och förtroendevalda. Resultatredovisning sker dels med utgångspunkt från kostnadsslag, dels med utgångspunkt från mer generella iakttagelser om räkenskapsmaterialets kvalitet, d.v.s. inte på divisionseller kostnadsställenivå. Under avsnitt 2.1 nedan redovisas och bedöms således iakttagelser direkt kopplade till respektive kostnadsslag. Iakttagelser och bedömningar av mer generell karaktär redovisas i avsnittet 2.2. Avsnittet 3 sammanfattar våra revisionella bedömningar. 2.1 Kontospecifikt Utbildningar och konferenser För perioden januari april 2005 redovisas kostnader hänförliga till kostnadsslagen Utbildning och Konferenser till totalt 2,8 mnkr (27 procent av årsbudgeten). Redovisade kostnader fördelas mellan granskade divisioner enligt Tabell 1 nedan. På grund av förändrade konteringsprinciper under pågående granskningsperiod särskiljs inte kostnadsslagen utbildning och konferenser i tabellen. 1 PAW = landstingets Web-applikation för personaladministration 5

6 Tabell 1. Utbildning och konferenser. Redovisade kostnader perioden januari april 2005 (exklusive justeringar) Utbildning och Konferenser Division Kostnad Årsbudget Politik -75,5-55,0 Landstingsgemensam -629, ,2 Service -681, , 7 Opererande , ,3 Av tabellen ovan framgår att division Politik (ej revisionen) under perioden januari april överskridit sin årsbudget med 37 procent. Kostnaderna under perioden är framför allt hänförliga till de politiska beredningarna som överskridit budget med 43 kkr. Från och med den 1 mars 2005 ska kostnader för utbildning (5811) respektive konferenser (5813) särredovisas. (För tiden januari februari 2005 redovisas samtliga kostnader under kostnadsslaget 5811 Utbildningar.) Särskilda anvisningar finns framtagna som bland annat kommunicerats via landstingets intranät Insidan. 2 Som hänförligt till kostnadsslaget 5811 Utbildning ska enbart kostnader för kursavgifter alternativt lärare eller föredragshållare redovisas. Även resekostnader för lärare och föredragshållare ska redovisas som utbildningskostnad. På det nya kontot 5813 Konferenser ska avgifter och kostnader kopplade till konferenser, mässor och föredragshållare av annan karaktär än ren utbildning redovisas. Vid redovisning av utbildningskostnader ska från och med den 1 mars registrering av aktivitetskod 0100 Utbildning göras. Vid redovisning av konferenskostnader (5813) fordras däremot inte aktivitetskod. 3 Granskningen visar att särredovisningen mellan kostnadsslagen utbildning respektive konferenser inte fungerar fullt ut. Urvalet visar att viss felkontering mellan kostnadsslagen förekommer. Brister finns också avseende registreringen av aktivitetskod i PAW. Vanliga fel är felaktig kodning eller avsaknad av kod. Vid registrering via E-flow är aktivitetskod tvingande. 2 Landstingets Regler och tillämpningsanvisningar; Redovisning av utbildnings- och resekostnader 3 Gäller samtliga divisioner undantaget division Vuxenpsykiatri som använder sig av specifika koder. 6

7 Vi noterar att anvisningar avseende hantering av utbildningsprogram saknas. Praxis finns emellertid att utbildnings-/konferensprogram bifogas ansökan om ledighet i samband med utbildning. Vår bedömning Med utgångspunkt från granskat urval är det är vår bedömning att redovisningen av utbildningar och konferenser i allt väsentligt är tillfredsställande. Av Sveriges kommuners och landstings BAS-kontoplan, L-Bas 2005, följer att såväl utbildning som konferenser kan redovisas på ett och samma konto (Utbildning). Landstingets förändring innebär en intern utveckling av kontoplanen som syftar till att förbättra landstingets möjligheter att bättre kunna följa upp dessa kostnader. Noterade brister i redovisningen påverkar således i allt väsentligt inte landstingets externa redovisning. Noteras ska att granskningen till viss del sammanfaller med införandet av såväl särredovisningen av utbildnings- respektive konferenskostnaderna som införandet av den obligatoriska aktivitetsregistreringen på konto 5811 Utbildning. Det är därför för tidigt att dra några slutsatser av granskningsresultatet i detta avseende. Vi håller för troligt att den information om förändringarna som getts och också finns tillgängliga över landstingets Intranät torde över tiden få genomslag. En del i interna kontrollprocessen består av upprättande av anvisningar och direktiv av olika slag samt att dokumentera dessa. En annan del av processen utgörs av uppföljning och kontroll av att upprättade anvisningar efterlevs. Det är vår bedömning att upprättade anvisningar i sammanhanget i allt väsentligt är ändamålsenliga men att de bör vidareutvecklas såtillvida att man från landstingets sida bör säkra en enhetlig hantering/förvaring och bedömning av de utbildningsprogram som ligger till grund för genomförda utbildningar. Detta dels med anledning av att utbildningsprogram utgör verifikatsunderlag (jfr följesedel) i landstingets räkenskaper men också med anledning av skattelagstiftningen och det förmånsperspektiv som läggs på frågan. Frågan om eventuella beskattningskonsekvenser av arbetsgivares tillhandahållande av konferenser har i ett antal fall varit föremål för granskning av Skatteverket och ett antal avgöranden (i Länsrätt och Kammarrätt) finns i sammanhanget. Kortfattat har det avgörande i sammanhanget varit huruvida konferensen varit till nytta för bolaget och att inslaget av nöje och rekreation inte varit dominerande. Visst inslag av nöje/rekreation har dock godtagits. Konferens-/utbildningsresan måste innehålla en inte oväsentlig del effektivt arbete. Tumregel har uppgetts vara sex timmar per dag, jämt fördelade över antalet konferensdagar. 4 4 Källa: Skatteverket.se/rattsinfo/rattsnytt/02/0205.html 7

8 2.1.2 Kost och logi För perioden januari april 2005 redovisas kostnaderna för kost och logi, inom landet till totalt 1,3 mnkr (35 procent av årsbudgeten). Kostnaderna för kost och logi, utomlands uppgår för samma period till 21,5 kkr (41 procent av årsbudgeten). Redovisade kostnader fördelas mellan granskade divisioner enligt Tabell 2 nedan. Tabell 2. Kost och logi, Sverige och utomlands. Redovisade kostnader perioden januari april 2005 (exklusive justeringar) Kost och logi, Sverige Kost och logi, utlandet Division Kostnad Årsbudget Kostnad Årsbudget Politik -46,5-201,0 0 0 Landstingsgemensam -254,1-1137,0 0-30,0 Service -229, ,9-3, 7-22,5 Opererande -639, ,3-17,7 0 På dessa kostnadsslag ska bara kostnader för landstingets egen personal redovisas. Resor för inhyrd personal eller konsulter ska inte redovisas på dessa kostnadsslag. Medicinstuderande räknas som landstingsanställd personal. 5 Inom ramen för granskat urval har inte felkontering i detta avseende kunnat noteras. I likhet med redovisning av utbildnings- och konferenskostnader ska från och med den 1 mars aktivitetskod användas också vid redovisning av kostnader för kost och logi. Godkända aktivitetskoder är: 0100 Utbildning 0200 Övriga tjänsteuppdrag Redovisningen brister avseende aktivitetsregistreringen. Vanliga fel är felaktigt använd aktivitetskod eller att aktivitetskod saknas. I övrigt har endast någon enstaka felkontering kunnat noteras. I granskade resor förekommer endast kostnader kopplade till landstingets egen personal 5 Resekostnader för inhyrd personal eller inhyrda konsulter redovisas tillsammans med övriga kostnader på konto 4049 Inhyrd sjukvårdspersonal alternativt 6750 Konsulter. 8

9 Vår bedömning Med utgångspunkt från granskat urval är det vår bedömning att redovisningen och den interna kontrollen av dessa kostnadsslag i allt väsentligt är tillfredsställande. Som tidigare nämnts sammanfaller granskningen till viss del med införandet av nya regler för aktivitetsregistrering. Även i detta avseende är det för tidigt att dra några slutsatser av granskningsresultatet i detta avseende Traktamenten och bilersättningar För perioden januari april 2005 redovisas kostnader för skattefria traktamenten och bilersättningar till totalt 0,6 mnkr (38 procent av årsbudgeten). Redovisade skattepliktiga traktamenten respektive bilersättningar uppgår samtidigt till 0,3 kkr. (48 procent av årsbudgeten). Redovisade kostnader fördelas mellan granskade divisioner enligt Tabell 3 nedan. Tabell 3. Traktamenten och bilersättningar. Redovisade kostnader perioden januari april 2005 (exklusive justeringar) Traktamenten och bilersättningar, skattefria Traktamenten och bilersättningar, skattepliktiga Division Kostnad Årsbudget Kostnad Årsbudget Politik -62,0-202,2-20,6-70,0 Landstingsgemensam -111,0-265,3-33,2-95,4 Service -156,3-665,1-69,5-191,0 Opererande -250,8-406,6-156,2-233,7 Ett traktamente är den ersättning som arbetsgivaren betalar ut till en anställd för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Med tjänsteresa avses en resa som gjorts i arbetet till ett ställe som ligger utanför ordinarie verksamhetsort. Tjänsteresan ska vara förenad med övernattning. (Med vanlig verksamhetsort avses ett område inom ett avstånd av fem mil, närmaste färdväg, från den anställdes tjänsteställe (bostad).) Av Skatteverkets anvisningar 6 följer att för år 2005 uppgår högsta skattefria heldagtraktamente för inrikes resor till 200 kronor. Har anställd själv ordnat logi medges skattefritt en högsta ersättning om 100 kronor. För traktamente i samband med utlandsresor gäller Skatteverkets rekommendationer om normalbelopp, beloppet varierar således 6 SKV 354 utgåva 14 9

10 beroende på vilket land resan gått till. Belopp överstigande de av Skatteverkets fastställda schablonbelopp ska behandlas som lön och således beskattas Bilersättning avser ersättning för användandet av egen bil i tjänsten. Den skattefria bilersättningen för år 2005 uppgår till 17 kr/mil. Belopp överstigande de av Skatteverkets fastställda schablonbelopp ska behandlas som lön och således beskattas. Granskningen visar att: Tillämpade belopp för traktamenten och bilersättningar utgör fasta parametrar i landstingets löneystsemem Pabas som också automatiskt beräknar ersättningarnas storlek. Traktamenten utbetalas enbart vid tjänsteresa som är förenad med övernattning, skattefria schablonbelopp följer SKV: s anvisningar, överskjutande traktamenten och bilersättningar hanteras som lön (och beskattas således) och fria måltider reducerar traktamentsersättning i enlighet med SKV: s bestämmelser. Vår bedömning Med utgångspunkt från granskat urval reseräkningar är det vår bedömning att landstinget följer Skatteverkets anvisningar för traktamenten och bilersättningar. Det är också vår bedömning att det förhållandet att tillämpade belopp för traktamenten och bilersättningar utgör fasta parametrar i landstingets lönesystem Pabas stärker den interna kontrollen i sammanhanget Biljetter, lokala resor m m För perioden januari april 2005 redovisas kostnader för biljetter till totalt ca 2,4 mnkr (33 procent av årsbudget). Med biljetter avses kostnader för biljetter för såväl inrikes som utrikes resor. Av granskade resor utgör endast ett fåtal utomnordiska resor. Kostnaderna för lokala resor med buss och taxi samt övriga resekostnader uppgår för samma period till 494 kkr. (43 procent av årsbudgeten). Redovisade kostnader fördelas mellan granskade divisioner framgår av Tabell 4 nedan. 10

11 Tabell 4. Biljetter, lokala resor med buss och taxi, övriga resekostnader. Redovisade kostnader perioden januari april 2005 (exklusive justeringar) Biljetter Lokala resor med buss och taxi Övriga resekostnader Division Kostnad Årsbudget Kostnad Årsbudget Politik -97,0-480,1-11,9-35,0 Landstingsgemensam -457, ,5-74,1-185,1 Service -324, ,4-51, 6-175,0 Opererande , ,0-356, 2-635,9 I likhet med övriga konton inom kontogruppen 705X är aktivitetskod är obligatoriskt. Någon av koderna nedan ska användas: 0100 Utbildning 0200 Övriga tjänsteuppdrag Resekostnader för inhyrd personal eller konsulter ska inte redovisas på dessa kostnadsslag. 7 I granskningen har endast någon enstaka felkontering kunnat noteras. Resor för inhyrd personal eller konsulter har inte kunnat noteras i urvalet. I likhet med tidigare iakttagelser är bristerna stora avseende aktivitetsredovisningen i PAW. Vanliga fel är felaktigt använd aktivitetskod eller att aktivitetskod saknas. Vår bedömning Med utgångspunkt från granskat urval är det vår bedömning att redovisningen av dessa kostnadsslag i allt väsentligt är tillfredsställande. De brister avseende aktivitetsregistreringen som kunnat noteras avseende redovisningen av dessa kostnadsslag har inte någon effekt på landstingets externa redovisning. De interna möjligheterna att följa kostnadsförbrukningen med hjälp av aktivitetskod försvåras däremot. 7 Resekostnader för inhyrd personal eller inhyrda konsulter redovisas tillsammans med övriga kostnader på konto 4049 Inhyrd sjukvårdspersonal alternativt 6750 Konsulter. 11

12 2.2 Generella iakttagelser Allmänt om räkenskapsmaterial I det följande sammanfattas gjorda iakttagelser avseende granskade kostnadsslag. Som tidigare nämnts gäller från och med den 1 mars, 2005 nya ekonomiadministrativa tillämpningsanvisningar för redovisning av kostnader knutna till utbildning. Detta för att förbättra uppföljningen och kontrollen av kostnadsförbrukningen av nämnda kostnadsslag. Reglerna innebär i korthet att kontostrukturen förändrats såtillvida att kostnader kopplade till utbildning respektive konferenser ska särredovisas samt att aktivitetskoder ska användas vid kontering och attestering av fakturor, reseräkningar etc. där aktiviteter är relaterade till utbildning. På följande konton är aktivitetskoder ett obligatorium: 5811 Utbildning 7051 Biljetter 7052 Kost och logi, Sverige 7053 Kost och logi, utlandet 7057 Lokala resor med buss och taxi 7059 Övriga resekostnader Vid redovisning av utbildningskostnader ska aktivitetskod 0100 Utbildning användas. Resekostnaderna (kontogrupp 705X) ska delas upp mellan resor föranledda av utbildning respektive övriga tjänsteresor. På övriga konton ska aktivitetskod användas bara om syftet kan kopplas till utbildning eller resa till utbildning. Med undantag för Division Vuxenpsykiatri, som har egen kodtabell, ska följande aktivitetskoder användas: 0100 Utbildning 0200 Övriga tjänsteuppdrag Redovisning av konferenskostnader (5813) fordrar inte användande av aktivitetskod. Resor för inhyrd personal eller konsulter redovisas tillsammans med övriga kostnader på konto 4049 Inhyrd sjukvårdspersonal alternativt 6750 Konsulter. Granskningen i övrigt visar att: Felkontering mellan kostnadsslagen Utbildning respektive Konferenser förekommer. Brister finns avseende registreringen av aktivitetskod. Vanliga fel är felaktig kodning eller avsaknad av kod. Användandet av anvisade aktivitetskoder i samband med registrering/skanning av leverantörsfakturor ökar emellertid över tiden. Granskade reseräkningar saknar däremot genomgående uppgift om aktivitetskod. Resor för inhyrd personal eller konsulter har inte kunnat noteras i urvalet. Uppgift om deltagare och syfte framgår i allt väsentligt av leverantörsfakturor. 12

13 Vår bedömning Det är vår bedömning att kvaliteten i konteringen i granskat räkenskapsmaterial allt väsentligt är tillfredsställande. Som tidigare nämnts påverkar iakttagna brister i redovisningen av aktivitetskod i allt väsentligt endast landstingets interna redovisning och möjligheter att internt följa kostnadsutvecklingen avseende kostnader knutna till utbildning. Eftersom granskningen till viss del sammanfaller med införandet av landstingets regler för redovisning av kostnader knutna till utbildning menar vi att det är för tidigt att dra några slutsatser av granskningsresultatet i detta avseende Allmänt om tjänsteresor Grundläggande för allt resande inom landstinget att nyttan för verksamheten ska råda samt att kostnadsmedvetenhet ska råda i resandet. För resor inom Norrbotten och Västerbotten gäller t.ex. att resor i första hand ska genomföras med tåg, buss eller bil. I syfte att minska kostnaderna och administrationen har landstinget upphandlat all resebyråservice för service kring tjänsteresor. För närvarande har service avtalats med Norrbottens Resebyrå. Av regler följer att alla delar av en tjänsteresa ska bokas via avtalad resebyrå. Respektive chef beslutar om vilka resor som får göras och hur. Den enskilde ansvarar för att det egna resandet i tjänsten följer regler och avtal. Av landstinget Fördelning av arbetsbeslut, utgåva 5, gäller för utomnordiska resor att landstingsstyrelsens ordförande beslutar om förtroendevaldas och landstingsdirektörens utomnordiska resor medan landstingsdirektör/divisionschefer beslutar om förekommande utomnordiska resor inom sina respektive divisioner. Under perioden januari - april förekommer inom granskade divisioner endast ett relativt fåtal utomnordiska resor. Utomnordiska resor särredovisas inte i landstingets redovisning. I övrigt kan vi notera att: Beslut om resor fattats av behörig chef. Avtalad resebyråservice nyttjas i allt väsentligt. Bil används för resorna inom Norr- och västerbotten. Vår bedömning Utifrån granskat räkenskapsmaterial och genomförda intervjuer är det vår bedömning att den interna kontrollen avseende tjänsteresor i allt väsentligt är tillfredsställande. 13

14 2.2.3 Attestinstrumentet För befattningshavare som är beslutsattestanter gäller att rese- och traktamentskostnader, utbildningskostnader och andra personanknutna kostnader ska attesteras av dennes chef. Landstinget har totalt ca attestanter. Av Landstingsstyrelsens regelverk 2005 följer att samtliga transaktioner ska attesteras. De kontroller som tillämpas är: Sakattest. Sakattest för personalkostnader via lönesystemet innebör kontroll och bekräftelse av avvikelseunderlag och tjänstgöringslistor/tjänstgöringsrapport. Kontroll görs av att den anställde har tjänstgjort aktuell tidpunkt. Beslutsattest. Beslutsattesteringen av personalkostnader via lönesystemet motsvaras av attest av att grunduppgifterna i personregistret är riktiga. Behörighetsattest. Med behörighetsattest avses kontroll av att både sakattestant och beslutsattestant finns. Kontrollen görs mot gentemot aktuell attestförteckning. Behörighetsattest kan ske elektroniskt. Leverantörsfakturorna attesteras i E-flow, landstingets system för elektronisk fakturahantering. Begäran av nya användare till systemet för elektronisk fakturahantering sker via landstingets applikation Attest. Behörighet att uppdatera attestdatabasen har ekonomerna på de lokala staberna, divisionsekonomerna, IT-administratör samt IT-enheten. Attestering av reseräkning sker antingen elektroniskt i PAW (vid inrikes resor) eller på blankett för reseräkning. Den senare används i samband med utrikes resor samt av politiker (oavsett resa), jfr avsnitt Reseräkning. Attesttanterna i PAW/Pabas är inte per automatik desamma som i ekonomisystemet. I lönesystemet Pabas utgår man från begreppet ansvarig arbetsledare medan attesträtten i ekonomisystemet i stället utgår från vem som har den reella kontrollmöjligheten. Granskningen visar att attestanter utsedda i Pabas (ansvarig arbetsledare) oftast sammanfaller med beslutsattestant enligt attestdatabasen för ekonomisystemet, Attest. Vi har i granskat urval leverantörsfakturor inte kunnat notera brister i attestinstrumentet avseende inkomna leverantörsfakturor. Av intervju med representant före landstingets centrala ekonomifunktion följer däremot att landstinget i samband med det löpande kontrollarbetet själva kunnat notera förekomsten av att beslutsattestant attesterat faktura avseende egen tjänsteresa. Denna felaktighet har t.ex. visat sig kunna uppstå då leverantörsfaktura innefattar resa/resor där ansvarig beslutsattestant är en av resenärerna och den interna manuella kontrollen i sammanhanget brustit. Rutinförfarandet från landstingets centrala ekonomienhet är i dessa fall att närmare kontrollera aktuell resa med berörd person samt att informera aktuell divisionsstab om förhållandet. Bristen uppges ovanligt förekommande. 14

15 Vår bedömning Med utgångspunkt från granskat urval räkenskapsmaterial är det är vår bedömning att attestinstrumentet fungerar tillfredsställande Reseräkning Reseräkningar och andra handlingar som rör en anställds resor i tjänsten utgör verifikationer i landstingets redovisning. Krav som rent allmänt ställs på verifikation är att den ska innefatta uppgift om när verifikationen upprättats, när händelsen inträffat, vad den avser, belopp etc. För reseräkningen gäller specifikt att den ska innehålla uppgift om: Vem som rest När resan påbörjats och avslutats (datum och klockslag) Ort (vem) som besökts Syfte/ändamål med resan Antalet körda mil om egen bil använts Ev erhållna reseförskott Ev erhållna måltider från annan än arbetsgivare Ev kostnader som ska ersättas Eventuella ersättningsanspråk i samband med reseräkning ska styrkas. Fullständiga verifikationer i original ska därför bifogas. En reseräkning bör lämnas in inom en månad, dock senast inom tre månader. Landstinget tillämpar två (tre) rutiner för hantering av reseräkning: För inrikes resor gäller att den anställda själv registrerar uppgifterna i sin reseräkning i landstingets Webbaserade gränssnitt mot personalsystemet Pabas. Ansvarig arbetsledare ansvarar för förvaring av kvitto och andra underlag. För utrikes resor gäller att den anställde upprättar manuell reseräkning. Ansvarig arbetsledare attesterar reseräkningen. Kvitto och ev andra underlag biläggs reseräkningen. Registrering sker av löneförrättare direkt i Pabas. Administrativa enheten ansvarar för förvaring av reseräkning och kvitton/underlag. Politiker upprättar alltid manuell reseräkning. Registrering sker av löneförrättare direkt i Pabas. Administrativa enheten ansvarar för förvaring av reseräkning och kvitton/underlag. Skriftliga anvisningar för upprättande av reseräkning samt hantering och förvaring av kvitton och andra underlag finns tillgängligt i PAW. Granskningen i övrigt visar att: Det stora flertalet reseräkningar lämnas in inom anvisade en till tre månader (något enstaka undantag finns). Att uppgift om vem som rest, datum för resa, resväg samt syfte/ändamål med resa är tvingande i PAW. 15

16 Ersättningsanspråk styrks regelmässigt genom kvitton (original). Sammanblandning av de olika förvaringsrutinerna för inrikes respektive utrikes resor är inte ovanligt förekommande. Kvitton/underlag förvaras i för närvarande i närarkiv ute på arbetsplatserna. Som nämns under första punkten Inrikes resor ovan ska originalkvitton och eventuella andra underlag avseende ersättningsanspråk i samband med inrikes resa förvaras hos ansvarig arbetsledare, detta enligt hittillsvarande anvisningar i PAW. Central förvaring av denna typ av underlag har, på grund av omfattningen, hittills inte bedömts som möjlig. Administrativ Service avser emellertid att under hösten centralisera hanteringen såtillvida att även kvitton/underlag hänförliga till denna typ av resor kommer att hämtas in (månatligen). Slutarkivering av kvitton/underlag kommer därefter att regelbundet göras vid landstingets centrala administrativa arkiv (Norrbottens Minne). Vår bedömning Med utgångspunkt från granskat urval reseräkningar är det vår bedömning att kvaliteten i granskade reseräkningar överlag är god. Det förhållandet att kvitton/underlag förvaras i närarkiv ute på arbetsplatserna är däremot inte tillfredsställande ur ett internt kontrollperspektiv. Verifikationer utgör räkenskapsmaterial varvid redovisningslagen ställer krav på såväl förvaring som tillgänglighet. Arkivlag och landstingets arkivreglemente betonar också betydelsen av att räkenskapsmaterialet arkiveras/förvaras på sådant sätt att det skyddas från skada, åverkan och obehörig åtkomst. Samtidigt ska förvaringen också svara mot kraven på överskådlighet och åtkomlighet. Myndigheter ska t.ex. utan svårigheter kunna få tillgång till informationen. Vi ser därför positivt på de åtgärder som planeras för att stärka den interna kontrollen i detta avseende Övrigt Vid sidan av granskningsuppdraget har vi även gjort vissa iakttagelser beträffande modell för budgetstyrning avseende granskade kostnadsslag. Enligt landstingets generella budgetanvisningar ska budgeten så långt möjligt fördelas på kostnadsställen. Specifikt för utbildningskostnader gäller att grund- och vidareutbildning ska budgeteras emellertid gemensamt medan å andra sidan övriga utbildningskostnader ska budgeteras på kostnadsställe i verksamheten. Kontoslaget för Konferenser (5813) har tillkommit under pågående budgetår. Budgeten för konferenser ingår därför i årsbudgetbudget för Utbildningar (5811). Principerna för budgetstyrning av granskade kostnadsslag varierar. Vi ser att det inte är ovanligt förekommande att budget inte fördelas ut på det kostnadsställe som sedan har att bära kostnaderna. Av intervju med ekonomienheten framgår att valet mellan en något mer 16

17 centraliserad eller en decentraliserad (budgetering på kontonivå per kostnadsställe) styrmodell varierar beroende på hur hög grad av kontroll som önskas. Den något mer centraliserade budgeteringsmodellen upplevs ge en bättre kontroll över kostnadsförbrukningen. Vår bedömning Granskningen syftar inte till, och ger heller inte underlag för, bedömning av tillämpad modell för budgetstyrning. Rent allmänt gäller att var och en av styrmodellerna har sina för- respektive nackdelar. Medan den mera centraliserade medger större kontroll (och flexibilitet i resursfördelningen) för överställda nivåer finns det samtidigt en risk för att man på kostnadsställenivå inte upplever en tillräckligt tydlig styrning. Den mer decentraliserade styrmodellen å andra sidan tydliggör ekonomiskt utrymme och kostnadsansvaret på kostnadsställenivå medan kan upplevas som mer statisk (svårigheter att i efterhand göra omfördelningar mellan kostnadsställen). 3. Revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning med utgångspunkt från ställda revisionsfrågor och stickprovsmässiga kontroller av räkenskapsmaterialet är att den interna kontrollen i sammanhanget är tillfredsställande: Efterlevnaden av gällande lagar, normer och internt regelverk är generellt sett är god. Räkenskapsmaterialet håller i de flesta fall god kvalitet. Attestinstrumentet är ändamålsenligt uppbyggt och fungerar tillfredsställande. Några brister har vi emellertid kunnat notera. Exempel på dessa är: Erforderliga aktivitetskoder saknas ofta i PAW alternativt är felaktig. Olika rutiner för hantering och förvaring av kvitton/underlag avseende kostnadsanspråk för utlägg i samband med tjänsteresa. Centrala anvisningar och rutiner för hantering/förvaring av utbildningsprogram saknas. Eftersom granskningen av berörda kostnadsslag i stort sammanfaller med införandet av särredovisning av vissa kostnadsslag samt införandet av intern aktivitetsregistrering är det för tidigt att dra några slutsatser av granskningsresultatet i detta avseende. Den information om förändringarna som getts och som också finns tillgängliga över landstingets Intranät torde över tiden få genomslag. Beträffande hanteringen och förvaringen av kvitton/underlag ser vi förändringen som planeras mot en mer centraliserad hantering och förvaring av underlagen via Administrativ Service som positivt och angeläget. Nuvarande rutiner är enligt vår bedömning inte till fullo förenliga med lagstiftningens krav på säker förvaring och god tillgänglighet. 17

18 Detta gäller även hanteringen av utbildningsprogram. För att vidareutveckla den interna kontrollen i det sammanhanget menar vi att landstinget bör utarbeta anvisningar och rutiner för hantering/förvaring av utbildningsprogram så att man lever upp till redovisningslagn krav avseende förvaring och tillgänglighet men också för att säkra att skattelagstiftningens krav säkerställs. 18