INTERN KONTROLLGRANSKNING 2015 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN

Transkript

1 För kännedom Landstingsstyrelsen Landstingsdirektör Jan Grönlund Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky Samlad Redovisning Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Hälso- och sjukvårdschef Jörgen Striem Ekonomichef Åsa Hedin-Karlsson INTERN KONTROLLGRANSKNING 2015 LÖPANDE REDOVISNINGSREVISION LÄNSSJUKVÅRDEN Landstinget Sörmlands revisionskontor har på uppdrag av landstingets revisorer genomfört en verifikationsgranskning för att bedöma tillförlitligheten och den interna kontrollen i den löpande redovisningen. Den översiktliga, analytiska granskningen har genomförts genom ett urval av transaktioner bokförda under perioden januari-juni Vi har gjort ett antal kontoanalyser för att bland annat granska rutiner att ange syfte och deltagare, attest och kontraattest. Vi har också bedömt leverantörsfakturans formalia samt avtalstrohet mot, av landstinget, ingångna avtal och tillämpning av kontoplan. GRANSKNINGENS RESULTAT Granskningens resultat kan sammanfattas enligt nedan: Syfte och deltagare Attest/kontraattest Leverantörsfakturans formalia Avtalstrohet Kontoplan Inte tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Tillfredsställande God Vi bedömer att rutinen att ange syfte och deltagare samt kontraattestera har förbättrats jämfört med föregående år men är ett fortsatt utvecklingsområde. Leverantörsfakturans formalia bedöms som god och har förbättrats jämfört med föregående år. Tillämpning av kontoplanen bedöms som inte helt tillfredsställande och möjlig att förbättra. Rutiner för hantering av avdragsgill moms vid representation behöver stärkas. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se SID 1(9)

2 lämnar följande rekommendationer utifrån granskningens iakttagelser; Hantering av avdragsgill moms vid representation behöver säkerställas. Att ange syfte, deltagare samt kontraattestera kan förbättras. Konsulter bör debitera resekostnader i samband med sin fakturering i stället för en separat utbetalning. Detta för att underlätta landstingets avtalsuppföljning och minska risken för en felaktig skattehantering. Att upprätta gemensamma rutiner för hantering av månadskort som säkerställer att det skattemässiga regelverket följs. Organisationsbidrag ska hanteras enligt landstingsstyrelsens rutiner för organisationsbidrag. SID 2(9)

3 IAKTTAGELSER Rutiner att ange syfte, deltagare samt attest/kontraattestera För att kunna bedöma den interna kontrollen har vi granskat löpande redovisning främst utifrån Hälso- och sjukvårdens inköps- och beställningsrutiner och administrativa anvisningar, Redovisningsrutiner 1, landstingets anvisningar enligt Ekonomihandboken samt landstingets Tillämpningsanvisningar till attestreglemente 2 samt kod- och kontoplan. Enligt anvisningarna ska fakturan bland annat innehålla uppgifter som syfte och deltagare samt om utgiften avser den som attesterar, måste kontraattest ske. Detta gäller sådana aktiviteter som exempelvis representation, resor, konferenser, personalbefrämjande åtgärder och uppvaktningar. Föregående års värden redovisas inom parantes. Vi har gjort stickprov på nedanstående konton och noterat följande; Kurs- och konferensavgift Konto består av 1038 transaktioner på tillsammans 5,8 mnkr (5,5 mnkr). Vi har granskat 104 verifikat. Vi har noterat följande vid 22 verifikat; I 8 fall saknades uppgifter om syfte och/eller deltagare, varav 2 borde ha konterats på annat konto. Eftersom uppgifterna saknades går det inte att bedöma om kontraattest av överordnad har varit nödvändigt. I 2 fall saknades kontraattest. I 7 fall borde dessa ha konterats på annat konto och i 5 fall hade resekostnader bokförts som konferensavgift. Det är viktigt att uppgifter som syfte och deltagare anges vid leverantörsfakturahantering. På grund av saknade uppgifter är det omöjligt att bedöma ändamålsenligheten, momsen har hanterats korrekt och om kostnader har bokförts på rätt konto. Det går inte heller att uttala sig om kontraattest har varit nödvändig. Interna kurser (personalutbildning) Kontot består av 89 interna och externa fakturor på tillsammans 688 tkr (583 tkr). Kontot har tidigare använts för bland annat interna IT-utbildningar i SYSteam Cross och landstingets ledarutbildningar. Vi har granskat 9 verifikat. Vi har noterat följande vid 7 verifikat; Vår granskning visar att uppgifter som syfte och deltagare framgår mycket tydligt. I ett fall saknades kontraattest. I 5 fall borde dessa ha konterats på annat konto och för mycket moms hade dragits av. I ett fall hade logikostnader också bokförts som kostnader för interna kurser. 1 Redovisningsrutiner, Ledningsinfo Hälso- och sjukvård nr Landstingsstyrelsen 134/2007 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente SID 3(9)

4 Vi har noterat att kontot tillämpas inkonsekvent. På kontot finns bokförda kostnader bland annat för förtäring, dagskonferenser, handledning, lokaler, teaterföreställning och ledarskapsutveckling. Vi rekommenderar att förtydliga anvisningar avseende interna kurser för att underlätta konteringen samt säkerställa hantering av avdragsgill moms vid representation. För att kunna få tillförlitlig information från redovisningen behöver kontoplanen tillämpas konsekvent. Det är viktigt att räkenskaper är rättvisande då informationen används för jämförelser och statistik. Uppvaktning personal Kontot består av 161 transaktioner på tillsammans 119 tkr (52 tkr). Vi har granskat 17 verifikat. Vår granskning visar att det är god ordning i räkenskaperna där uppgifter om syfte, mottagare och kontraattester framgår. Vår bedömning är också att hälso- och sjukvårdens och landstingets anvisningar avseende uppvaktning tillämpas. Informationsmöten, personalfester Kontot består av 24 fakturor på tillsammans 100 tkr (49 tkr). Vi har granskat 3 verifikat. Vår granskning visar att uppgifter som deltagare och syfte framgår tydligt men i ett fall saknades kontraattest och momshantering har blivit felaktig på alla 3 verifikat. Övrig personalrepresentation och trivselåtgärder Kontot består av 613 transaktioner på tillsammans 1,2 mnkr (1,1 mnkr). Enligt landstingets anvisningar är kontot avsett för trivselåtgärder av mindre värde såsom kaffe, bulle, frukt och förfriskningar. Över hälften av transaktioner avser kaffe från avtalade leverantörer och därför har vi granskat mindre urval av verifikationer från andra leverantörer. Vi har granskat 19 verifikat och noterat följande vid 12 verifikat; Vår granskning visar att det i 11 fall borde ha konterats på annat konto, varav det i 3 fall också saknades uppgifter om syfte och deltagare och för mycket moms hade dragits av. Det går inte bedöma om kontraattest av överordnad har varit nödvändigt. I 2 fall saknades också kontraattest. I ett fall var underlaget bristfälligt. Resekostnader, biljetter m.m. Kontot består av 1676 transaktioner på tillsammans tkr (2 285 tkr). Vi har granskat 168 verifikat och noterat följande vid 35 verifikat; Vår granskning visar att rutin för att ange syfte och resenär har förbättrats jämfört med föregående år men fortsatt utvecklingspotential finns speciellt avseende uppgift om syftet. Kostnader för sjukresor (interna debiteringar) SID 4(9)

5 har också bokförts på kontot. I landstingets kontoplan finns konto för sjukresor i en annan kontoklass. I 7 fall saknades uppgift om syfte och/eller resenär och därför går det inte bedöma om kontraattest av överordnad har varit nödvändigt. I 18 fall saknades syfte med resan. I 2 fall borde det ha bokförts på annat konto. I 2 fall följer inte inköp policyn för resor i tjänsten och inköp har skett från andra leverantörer än landstinget har avtal med. I 2 fall saknades kontraattest. I ett fall saknades uppgift om syfte och kostnader borde ha bokförts på annat konto. I ett fall saknades uppgift om syfte och kontraattest. I 2 fall har landstinget betalat konsulters resekostnader med utbetalningsorder och en leverantörsfaktura som ställts till landstinget. Vi rekommenderar att konsulterna debiterar resekostnader i samband med sin fakturering i stället för en separat utbetalning. Detta för att underlätta landstingets avtalsuppföljning och minska risken för en felaktig skattehantering. Vi har noterat att förvaltningen har köpt månadskort till anställda för tjänsteresor och hantering av korten har varit olika. Vi rekommenderar att upprätta gemensamma rutiner för hantering av månadskorten som säkerställer att det skattemässiga regelverket följs. Vi har också noterat ändrade rutiner kring beslut om konferens- och studieresor utanför Danmark, Finland och Norge. Länssjukvårdsnämnden upphörde från 1 januari 2015 och nämndens ansvarsområde flyttades under landstingsstyrelsen. Landstingsdirektören beslutar om resor enligt landstingsstyrelsens delegation. 3 Hotell och logikostnader Kontot består av 727 transaktioner på tillsammans tkr (2 588 tkr). Även interna kostnader för sjukresor finns bokförda på kontot. Vi har granskat 73 verifikat och noterat vid 9 verifikat enligt nedan; I 3 fall saknades uppgift om syfte och/eller resenär och därför går det inte bedöma om kontraattest av överordnad har varit nödvändigt. I 2 fall saknades syfte med login. I 2 fall borde ha bokförts på annat konto. I ett fall saknades uppgift om syfte med login och kostnader borde ha bokförts på annat konto. I ett fall saknades kontraattest och kostnaderna borde ha bokförts på annat konto. 3 Landstingsstyrelsen 3/2015, Landstingsstyrelsens utskott och beredningar samt landstingsstyrelsens delegation SID 5(9)

6 Extern representation Kontot består av 20 fakturor på tillsammans 8 tkr (47 tkr). Vi har granskat 2 verifikat och noterat att ett verifikat borde ha konterats på intern representation. Inköpet följer hälso-och sjukvårdens anvisningar för intern representation. Förtäring, konferenslokal vid möten/sammankomster Konto består av 385 (varav 69 interna) transaktioner på tillsammans 3,8 mnkr (3,4 mnkr). Kontot används både för intern fakturering genom det s.k. TM-systemet och för konferenskostnader från externa leverantörer. Vi har granskat 32 externa leverantörsfakturor och noterat vid 15 verifikat enligt nedan; Vår granskning visar att det i stort framgår uppgifter som deltagare, syfte och kontraattest. Det var ett fall där uppgift om deltagare saknades. I 14 fall borde kostnader ha fördelats på andra konton då fakturor inte enbart avsåg förtäring/konferenslokal alternativt konterats på annat konto och några fall hade för mycket moms dragits av. Enligt anvisningarna ska aktiviteter och middagar med karaktär av personalfest bokföras på konto för intern representation. Det finns begränsning för avdragsgill moms. Det är viktigt att bedömning om avdragsgill moms görs och denna kan med fördel dokumenteras i underlag. Detta för att underlätta att avdragsgill moms hanteras korrekt. Leverantörsfakturans formalia Vi har granskat ett urval av leverantörsfakturor på konton som avser olika konsulttjänster för att säkerställa att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och att kostnader för uppdragstagare hanteras korrekt. Arvode uppdragstagare Kontot består av 105 transaktioner på tillsammans 3,2 mnkr (3 mnkr). En stor del av transaktioner avser exempelvis inköp av tjänster avseende neurofysiologi och distansgranskning samt hyrläkarkostnader. Ca 400 tkr har hanterats via löner, vilket bedöms vara korrekt. Enligt anvisningarna redovisas i kontoklass 4 samtliga kostnader för landstingets personal och förtroendevalda. Med landstingets personal menas både anställd och tidigare anställd (pensionerad) personal och uppdragstagare, som enligt lagstiftning om sociala avgifter likställs med anställda. SID 6(9)

7 Dessa fakturor avser inte kostnader för personal och borde ha bokförts som verksamhetens kostnader (köpt verksamhet) och hyrläkarkostnader. Vår bedömning är att kontot inte helt tillämpas enligt anvisningarna. Att kontoplanen inte tillämpas konsekvent kan leda till missvisande redovisning och statistik. Extern föredragshållare Kontot består av 21 transaktioner på tillsammans 169 tkr (418 tkr). Vi har granskat 3 verifikat. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura och kostnader för uppdragstagare har hanterats korrekt. Bra underlag för utbetalning och dokumentation av tillämpning av rutinen för att anlita uppdragstagare finns bifogad. Vi lämnade rekommendationen att stärka tillämpning av rutinen att anlita uppdragstagare vid föregående års intern kontrollgranskning. Vi bedömer att tillämpning av rutinen har stärkts jämfört med föregående år. Konsultarvode Kontot består av 99 transaktioner på tillsammans 8 mnkr (3,8 mnkr). Enligt kontoplanen redovisas på detta konto konsultarvoden för speciella konsultationer och utredningar över tekniska, administrativa, ekonomiska och skattefrågor med mera. Kontot används inte för konsultarvoden som avser personalrekrytering, detta redovisas på konto 464. Verksamhetsanknutna tjänster redovisas i kontogrupp 55. Vi har granskat 10 verifikat. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura men vid 5 fall borde fakturan ha konterats på ett annat konto. På kontot har bokförts bland annat kostnader för rekrytering, handledning och föreläsningsarvode. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Extern handledning Kontot består av 373 transaktioner på tillsammans 4,3 mnkr (3,4 mnkr). Vi har granskat 38 verifikat. Vår granskning visar att fakturorna uppfyller kraven på en fullständig faktura men vid 9 fall borde fakturan ha konterats på ett annat konto. På kontot har bokförts bland annat kostnader för ledarskapsgruppsutveckling, sakkunnig läkare och utbildningskostnader. Ur uppföljnings- och intern kontrollsynpunkt är det viktigt att tillämpa kontoplanen konsekvent. Avtalstrohet Vi har gjort en översiktlig granskning av bokförda transaktioner på hyrpersonalkostnadskontot för att bedöma förvaltningens SID 7(9)

8 avtalstrohet/leverantörstrohet. Bedömningen grundar sig på landstingets avtalsdatabas. Vi har översiktligt granskat fyra konton för inhyrd personal. Kontona avser läkare, sjuksköterskor och psykologer som redovisas separat från år Kostnader för inhyrda läkare uppgår till 34 mnkr, för sjuksköterskor 13 mnkr och för psykologer 446 tkr. Granskningen visar att det i liten utsträckning förekommer fakturor från leverantörer utanför avtalsdatabasen och leverantörsfakturans formalia är god. Vi bedömer avtalstroheten/leverantörstroheten som god. Övriga noteringar Vi har gjort stickprov på några av övriga kostnaders konton. Vår granskning visar att i 1 fall har fakturan konterats på fel konto och uppgift om syfte, deltagare och eventuell kontraattest saknades. En faktura avsåg årligt organisationsbidrag till stiftelsen Fontänhuset som hälso- och sjukvårdsförvaltningen betalat. Vi rekommenderar att bidraget hanteras enligt landstingsstyrelsens rutiner för organisationsbidrag. Vi har noterat att det fortfarande förekommer att fakturor sänts direkt till verksamheter och inte följer rutinen för hantering av leverantörsfakturor 4. Enligt rutinen ska pappersfakturorna sändas direkt till skanning på särskild faktureringsadress. Tillämpningen av rutinen minskar risken för dröjsmålsräntor varför vi rekommenderar att rutinen följs. 4 Enligt information på Insidan; SID 8(9)

9